Een nieuwe klant toevoegen

In Retail POS kun je een nieuwe klant toevoegen en opslaan voor toekomstig gebruik, direct tijdens een verkoop of via de pagina Klanten.

Ga tijdens de verkoop naar Verkopen > Verkopen en typ de naam van de klant in het zoekvak Een klant toevoegen.

Wil je een klant toevoegen via de pagina Klanten, ga dan naar Klanten > Klanten en klik op Een klant toevoegen.

Klantinformatie toevoegen:

1. In het tabblad Contact voer je de voor- en achternaam van de klant in, evenals het e-mailadres en het telefoonnummer. Je kunt ook een klantengroep toevoegen. Klik op de schakelaar voor marketing- en promotionele e-mails als de klant ermee instemt deze te ontvangen.

   

2. Klik op het tabblad Adressen om het verzend- en factuuradres van de klant toe te voegen. Vink het selectievakje naast Factuuradres en verzendadres zijn hetzelfde aan als beide hetzelfde zijn.

   

3. Klik op het tabblad Aanvullende informatie om informatie in te voeren over de bedrijfsnaam, het geslacht, de geboortedatum, de website en de sociale media van de klant. Je kunt hier eventueel ook opmerkingen toevoegen.

   

4. Klik op Klantinstellingen om limieten voor verkoop op rekening in te stellen, Loyalty in te schakelen en zo nodig een aangepast belastingtarief in te stellen.

   

5. Klik op Nieuwe klant aanmaken.

Klanten in bulk toevoegen en bijwerken

Klanten kunnen vanuit een bestaand systeem, zoals MYOB, Outlook of SharePoint, worden overgezet door ze te importeren met behulp van een spreadsheetbestand. Ook kun je je huidige klantenlijst exporteren om gegevens in bulk bij te werken.

Je klantenlijst opmaken voor Retail POS

1. Ga naar Klanten > Klanten.

2. Als je gegevens uit een ander systeem wilt overzetten, klik je op Klanten importeren.

   

3. Klik in de banner op Hulp nodig? en vervolgens op Download een sjabloon om aan de slag te gaan.

   

4. Als je je huidige klantenlijst wilt exporteren om deze te bewerken, filter dan de klanten die je wilt bewerken en klik vervolgens op Lijst exporteren.

   

5. Download het sjabloon op je computer.
6. Open het andere systeem, indien van toepassing, en exporteer je klanten als een CSV-bestand.
7. Open het sjabloon dat je hebt gedownload uit Retail POS.

8. Kopieer de gegevens uit het huidige klantenbestand naar het CSV-bestand voor klantenexports van Retail POS of bewerk de klantgegevens.

   Klantcode (klantcode) kan niet worden bijgewerkt door een spreadsheet te importen, want dan wordt een gedupliceerde klant aangemaakt. Om klantcodes bij te werken moet je de klant(en) afzonderlijk bewerken in Retail POS.

De klantenlijst in Retail POS importeren

Zodra je alle benodigde informatie hebt overgezet naar je Retail POS-klantenspreadsheet, moet je deze importeren in je Retail POS-klantendatabase.

1. Navigeer naar Klanten > Klanten.

2. Klik op Klanten importeren.

   

3. Sleep je bestand of klik op Selecteer een bestand om te uploaden... om het bestand te zoeken en toe te voegen.

   Upload het bestand in CSV- of XLSX-formaat.

4. Zodra je het bestand hebt toegevoegd, voert Retail POS een foutcontrole uit.

Uploadfouten corrigeren

Als er tijdens het uploaden van het bestand fouten worden gedetecteerd, word je doorgestuurd naar een scherm met fouten. Hier kun je de oorzaak van de inconsistenties bekijken en nieuwe versies van de spreadsheet downloaden met opmerkingen over wat je moet corrigeren. Klik op Lijst met inconsistenties exporteren om een spreadsheet te downloaden met opmerkingen over wat je moet corrigeren of klik op Toch doorgaan om de spreadsheet ongewijzigd te importeren. Afhankelijk van het type probleem zul je de spreadsheet mogelijk niet kunnen uploaden, dus wordt het aanbevolen deze problemen te corrigeren.

Zodra je de nodige wijzigingen hebt aangebracht, verwijder je de kolom Issue uit het spreadsheetbesand en importeer je het bestand opnieuw door het naar het venster te slepen of ernaar te zoeken.

Lijst met inconsistenties in de spreadsheet, met opties om de lijst te exporteren, toch door te gaan of een nieuw bestand te selecteren om te uploaden.

Spreadsheetkolommen koppelen

Nadat je de spreadsheet hebt geüpload, kun je kolommen uit het bestand koppelen aan het overeenkomstige Retail POS-veld. Bij velden die niet zijn gekoppeld, wordt de aanduiding Niet gekoppeld weergegeven. Kies in de vervolgkeuzelijst het veld waaraan je de kolom wilt koppelen.

Zodra je alle kolommen hebt gekoppeld, klik je op Volgende.

Loyalty-saldi omzetten

Als dat nodig is, kun je Loyalty-saldi uit een ander systeem uploaden. Om geïmporteerd te kunnen worden, moeten Loyalty-saldi in de standaardvaluta van de winkel worden uitgedrukt. Als je Loyalty-saldi momenteel worden uitgedrukt in een andere eenheid, bijvoorbeeld in punten, selecteer je Loyalty-saldi zijn niet in [x] en stel je de omzettingsverhouding voor de Loyalty-eenheden in. Klik daarna op Volgende.

Het bestand importeren

Als er problemen zijn met het spreadsheetbestand en het niet kan worden geüpload, moet je deze problemen corrigeren en het bestand opnieuw uploaden om verder te kunnen gaan.

Wanneer je bestand klaar is om te worden geüpload, klik je op Klanten importeren.

De gegevens van een klant bijwerken op de pagina Klanten

1. Ga naar Klanten > Klanten.

2. Zoek de klant van wie je de gegevens wilt bijwerken, klik op de klant zodat de informatie wordt uitgevouwen en klik vervolgens op Klant bewerken.

   

3. Gebruik in het dialoogvenster Klant bewerken de tabbladen Contact en Gegevens om de gegevens van de klant waar nodig bij te werken.
4. Klik wanneer je klaar bent op Wijzigingen opslaan.

Klanten verwijderen

Klanten met openstaande of serviceverkopen die worden verwerkt, of een openstaand saldo op rekening, kunnen pas worden verwijderd als alle verkopen zijn afgerond en alle openstaande saldo's zijn betaald.

Een enkele klant verwijderen

1. Ga naar Klanten > Klanten.
2. Zoek de klant die je wilt verwijderen en klik op de pijl zodat meer gegevens zichtbaar worden.

3. Klik op Verwijderen.

   

4. Bevestig dat je de klant wilt verwijderen en klik op Verwijderen.

In alle informatie die aan deze klant is gekoppeld, inclusief verkoopgeschiedenis en rapporten, wordt na de verwijdering de aanduiding Anonieme klant gebruikt.

Klanten in bulk verwijderen op de pagina Klanten

Als je een groot aantal klanten tegelijkertijd moet verwijderen, kun je daarvoor de bulkacties op de pagina Klanten gebruiken:

1. Ga naar Klanten > Klanten.
2. Zoek de klanten die je wilt verwijderen en vink hun namen aan.

3. Klik op Kies een actie > Klanten verwijderen.

   

4. Bevestig dat je de klanten wilt verwijderen en klik op Verwijderen.

In alle informatie die aan deze klant is gekoppeld, inclusief verkoopgeschiedenis en rapporten, wordt na de verwijdering de aanduiding Anonieme klant gebruikt.

Wat nu?