Een nieuwe klant toevoegen

In Retail POS kun je een nieuwe klant toevoegen en opslaan voor toekomstig gebruik, direct tijdens een verkoop of via de pagina Klanten.

Als je tijdens een verkoop een nieuwe klant wilt toevoegen, ga je naar het Verkoopscherm > Verkopen en typ je de naam van de klant in het zoekvak Klant toevoegen.

Wil je een klant toevoegen via de pagina Klanten, ga dan naar Klanten > Klanten en klik op Klant toevoegen.

Klantinformatie toevoegen:

1. Voer op het tabblad Contactgegevens de voor- en achternaam van de klant, de bedrijfsnaam, het e-mailadres en het telefoonnummer in. Selecteer een klantengroep indien van toepassing, en vink de selectievakjes aan voor sms-berichten en e-mails voor marketing als de klant ermee instemt deze te ontvangen.

   

2. Klik op het tabblad Adressen om het verzend- en factuuradres van de klant toe te voegen. Vink het selectievakje naast Factuuradres en verzendadres zijn hetzelfde aan als beide hetzelfde zijn.

   

3. Klik op het tabblad Aanvullende informatie om informatie over het geslacht, de geboortedatum, de website en sociale media van de klant in te voeren, evenals eventuele notities.

   • Onder Aanvullende contactgegevens kun je extra telefoonnummers en e-mailadressen toevoegen, evenals eventuele berichtenaccounts, socialmediaprofielen, websites of andere links. Klik op + Aanvullende contactgegevens toevoegen om nieuwe vermeldingen aan te maken.

   

4. Klik op het tabblad Klantinstellingen om limieten voor verkoop op rekening in te stellen, Loyalty in te schakelen en zo nodig een aangepast belastingtarief in te stellen.

   

5. Klik op Nieuwe klant toevoegen.

Klanten in bulk toevoegen en bijwerken

Klanten kunnen vanuit een bestaand systeem, zoals MYOB, Outlook of SharePoint, worden overgezet door ze te importeren met behulp van een spreadsheetbestand. Ook kun je je huidige klantenlijst exporteren om gegevens in bulk bij te werken.

Klantnummer (customer_code) kan niet worden bijgewerkt via import van een spreadsheet. Als je dit probeert te doen, wordt een duplicaat van de klant aangemaakt. Om klantnummers bij te werken, moet je elke klant afzonderlijk bewerken in Retail POS.

Klantenlijst overdragen

1. Ga naar Klanten > Klanten.

2. Klik op Klanten importeren.

   

3. Klik in de banner op Hulp nodig? en vervolgens op Download een sjabloon om aan de slag te gaan.

   

4. Download het sjabloon op je computer.
5. Open het andere systeem en exporteer je klanten als een CSV-bestand.
6. Open het sjabloon dat je hebt gedownload uit Retail POS.
7. Kopieer de gegevens uit het huidige klantenbestand naar het CSV-bestand voor klantenexports van Retail POS.

Je lijst met bestaande klanten bijwerken

1. Ga naar Klanten > Klanten.

2. Filter je klanten, indien vereist, en klik op Lijst exporteren.

   

3. Bewerk de klantgegevens als dat nodig is.

De klantenlijst in Retail POS importeren

Zodra je alle benodigde informatie hebt overgedragen of bijgewerkt naar je spreadsheet met Retail POS-klanten, moet je deze importeren in je Retail POS-klantendatabase.

1. Navigeer naar Klanten > Klanten.

2. Klik op Klanten importeren.

   

3. Sleep het bestand naar het veld Upload een spreadsheet of klik op Selecteer bestand om te uploaden om naar het bestand te bladeren.

   

   Upload het bestand in CSV- of XLSX-formaat.

4. Zodra je het bestand hebt toegevoegd, voert Retail POS een foutcontrole uit.

Uploadfouten corrigeren

Als er tijdens het uploaden van het bestand fouten worden gedetecteerd, word je doorgestuurd naar een scherm met fouten. Hier kun je de oorzaak van de inconsistenties bekijken en nieuwe versies van de spreadsheet downloaden met opmerkingen over wat je moet corrigeren. Klik op Lijst met inconsistenties exporteren om een spreadsheet te downloaden met opmerkingen over wat je moet corrigeren of klik op Toch doorgaan om de spreadsheet ongewijzigd te importeren. Afhankelijk van het type probleem zul je de spreadsheet mogelijk niet kunnen uploaden, dus wordt het aanbevolen deze problemen te corrigeren.

Zodra je de vereiste wijzigingen hebt aangebracht, verwijder je de kolom Probleem uit het spreadsheetbestand en upload je het bestand opnieuw door het naar het veld Upload je nieuwe bestand te slepen of door op Selecteer bestand om te uploaden te klikken.

Spreadsheetkolommen koppelen

Nadat je de spreadsheet hebt geüpload, kun je kolommen uit het bestand koppelen aan het overeenkomstige Retail POS-veld. Bij velden die niet zijn gekoppeld, wordt de aanduiding Niet gekoppeld weergegeven. Kies in de vervolgkeuzelijst het veld waaraan je de kolom wilt koppelen.

Zodra je alle kolommen hebt gekoppeld, klik je op Volgende.

Loyalty-saldi omzetten

Als dat nodig is, kun je Loyalty-saldi uit een ander systeem uploaden. Om geïmporteerd te kunnen worden, moeten Loyalty-saldi in de standaardvaluta van de winkel worden uitgedrukt. Als je Loyalty-saldi momenteel worden uitgedrukt in een andere eenheid, bijvoorbeeld in punten, selecteer je Loyalty-saldi zijn niet in [x] en stel je de omzettingsverhouding voor de Loyalty-eenheden in. Klik daarna op Volgende.

Het bestand importeren

Als er problemen zijn met je spreadsheetbestand waardoor de upload niet is gelukt, moet je deze corrigeren en het bestand opnieuw uploaden om door te gaan.

Wanneer je bestand klaar is om te worden geüpload, klik je op Klanten importeren.

De gegevens van een klant bijwerken op de pagina Klanten

1. Ga naar Klanten > Klanten.

2. Zoek de klant van wie je de gegevens wilt bijwerken, klik op de klant zodat de informatie wordt uitgevouwen en klik vervolgens op Klant bewerken.

   

3. Gebruik in het dialoogvenster Klant bewerken de verschillende tabbladen om de klantgegevens bij te werken zoals vereist.
4. Klik wanneer je klaar bent op Wijzigingen opslaan.

Klanten verwijderen

Klanten met openstaande verkopen, serviceverkopen die worden verwerkt of openstaande saldi (reserveringen of verkopen op rekening) kunnen pas worden verwijderd nadat alle verkopen zijn voltooid en alle openstaande saldi zijn betaald.

Een enkele klant verwijderen

1. Ga naar Klanten > Klanten.
2. Zoek de klant die je wilt verwijderen en klik op de vermelding om deze uit te vouwen.

3. Klik op Verwijderen.

   

4. Bevestig dat je de klant wilt verwijderen en klik op Verwijderen.

In alle informatie die aan deze klant is gekoppeld, inclusief verkoopgeschiedenis en rapporten, wordt na de verwijdering de aanduiding Anonieme klant gebruikt.

Klanten in bulk verwijderen op de pagina Klanten

Als je een groot aantal klanten tegelijkertijd moet verwijderen, kun je daarvoor de bulkacties op de pagina Klanten gebruiken:

1. Ga naar Klanten > Klanten.
2. Zoek de klanten die je wilt verwijderen en vink hun namen aan.

3. Klik op Kies een actie > Klanten verwijderen.

   

4. Bevestig dat je de klanten wilt verwijderen en klik op Verwijderen.

In alle informatie die aan deze klant is gekoppeld, inclusief verkoopgeschiedenis en rapporten, wordt na de verwijdering de aanduiding Anonieme klant gebruikt.

Wat nu?