Hoe wordt de voorraad beheerd tussen Retail POS en eCom?

Wanneer je Lightspeed eCom aan Retail POS koppelt, moet je een of meer vestigingen aan je online winkel koppelen om de voorraad te synchroniseren. Doe dit door vestigingen aan de online kassa toe te wijzen, zodat alle items van vestigingen met je online winkel worden gesynchroniseerd.

Voorraad bijhouden is standaard ingeschakeld en voorraadniveaus worden automatisch bijgewerkt tussen Retail POS en eCom wanneer een verkoop plaatsvindt op een van beide platforms.

POS Retail is de belangrijkste bron voor voorraadinformatie. Als je het voorraadniveau in POS Retail wijzigt, is dat gelijk zichtbaar in de online voorraad. Je kunt voorraad in eCom niet handmatig bijwerken.

Wanneer worden bestellingen gesynchroniseerd van eCom naar Retail POS?

Nadat eCom-verkopen zijn geïntegreerd, worden ze automatisch gesynchroniseerd met Retail POS en verschijnen bestellingen op de pagina's Verkoopgeschiedenis (Verkopen > Verkoopgeschiedenis) en Afhandelingen (Voorraad > Afhandelingen) zodra ze zijn geplaatst. Dit geldt ook voor volledig betaalde en niet-betaalde verkopen. Afhandelingen voor nieuwe eCom-bestellingen krijgen de status Nieuw op de pagina Afhandelingen in Retail POS.

Verkopen die worden verwerkt in Retail POS, worden niet gesynchroniseerd naar eCom.

Bij verkopen via eCom met een geïntegreerde betaalmethode zoals Lightspeed Payments wordt de naam van de betalingsverwerker weergegeven in Retail POS in Verkoopgeschiedenis en Betalingsrapporten. Dit zorgt voor zichtbaarheid en meer efficiëntie bij het afstemmen van je verkopen.

Elke betaling die wordt geregistreerd met een niet-geïntegreerde methode zoals contant geld, cheque of bankstorting die offline moet worden geverifieerd, wordt als niet betaald doorgevoerd in Retail POS.

Als de verzendmethode die voor een eCom-bestelling wordt gekozen niet aan een vestiging is gekoppeld, wordt de bestelling toegewezen aan een vestiging die deze volledig kan uitvoeren (als die er is). Als geen enkele vestiging alle producten in een bestelling op voorraad heeft, wordt de bestelling op de pagina Afhandelingen gesplitst weergegeven en op basis van de beschikbare voorraad aan meerdere vestigingen toegewezen.

Je kunt online bestellingen verwerken in Retail POS of op de pagina Bestellingen op het eCom (E-serie)-beheerderspaneel. We raden aan de verwerking van bestellingen te beheren in Retail POS, omdat dat het administratiesysteem is. Voor informatie over de afhandeling van online bestellingen in Retail POS raadpleeg je het artikel De afhandeling van online bestellingen beheren in Retail POS (X-Series).

Hoe word ik op de hoogte gebracht van nieuwe eCom-bestellingen?

Meldingen voor alle nieuwe eCom-bestellingen worden direct weergegeven in het gedeelte eCom onder het belpictogram rechtsboven op het Retail POS-dashboard. Elke melding voor een bestelling bevat een link naar de afhandeling, zodat het personeel de artikelen kan bekijken en beginnen te verzamelen.

De zichtbaarheid van meldingen is afhankelijk van de gebruikersmachtigingen. Een gebruiker ziet alleen meldingen voor afhandelingen in de vestigingen waarvoor hij is gemachtigd.

Wil je meldingen over eCom-bestellingen uitschakelen, dan ga je in Retail POS naar Configuratie > Apps > Lightspeed eCom.

Als je de mobiele Lightspeed eCom-app voor iOS of Android gebruikt, kun je pushmeldingen ontvangen over nieuwe bestellingen.

Welke klantgegevens worden gesynchroniseerd tussen Retail POS en eCom?

Bestaande klanten

Wanneer een verkoop wordt gesynchroniseerd van eCom naar Retail POS, worden e-mailadressen gekoppeld aan klantprofielen in Retail POS, omdat de klant hetzelfde e-mailadres gebruikt in eCom.

Als het e-mailadres overeenkomt met een bestaand klantprofiel in Retail POS, maar de namen op de bestelling en het profiel komen niet overeen, dan worden de klantgegevens niet overschreven en wordt het klantprofiel toegewezen op basis van het e-mailadres.

Nieuwe klanten

Voor klanten die geen klantprofiel in Retail POS hebben, wordt bij het synchroniseren van een bestelling van eCom naar Retail POS een nieuw klantprofiel aangemaakt met het e-mailadres en de naam die aan de bestelling zijn gekoppeld.

Als er geen naam beschikbaar is, wordt het e-mailadres gebruikt als klantnaam in Retail POS.

Hoe worden wijzigingen in de bestelstatus gesynchroniseerd tussen Retail POS en eCom?

Over het algemeen biedt eCom meer flexibiliteit bij het wijzigen van de bestelstatus, maar sommige van deze wijzigingen worden mogelijk niet gesynchroniseerd (bijvoorbeeld als je de status in eCom bijwerkt nadat de verkoop in Retail POS is voltooid). Als je wilt dat je klanten e-mailmeldingen ontvangen over wijzigingen in de status van eCom-bestellingen, ga dan naar Online > Webshop > Meldingen in Retail POS en controleer of de overeenkomstige meldingen zijn ingeschakeld.

• De afhandelingsstatus van bestellingen die moeten worden verzonden of afgehaald, wordt in beide richtingen gesynchroniseerd, zoals wordt beschreven in het artikel De afhandeling van online bestellingen beheren in Retail POS (X-Series).

  Als je een bestelling in eCom markeert als Onderweg voor levering, wordt de afhandeling automatisch gemarkeerd als Voltooid in Retail POS. De bestelstatus Verpakt in Retail POS komt overeen met Klaar voor ophalen in eCom en wordt alleen gesynchroniseerd voor bestellingen die worden afgehaald (niet voor verzendingen).

• Statuswaarden voor terugbetaalde bestellingen worden gesynchroniseerd zoals wordt beschreven in het artikel Een eCom (E-Series)-bestelling terugbetalen in Retail POS (X-Series).

• De betalingsstatus voor onbetaalde bestellingen die in eCom als Betaald zijn gemarkeerd, wordt gesynchroniseerd naar Retail POS. Een onbetaalde online bestelling moet echter via het verkoopscherm worden betaald om als Betaald te worden gesynchroniseerd van Retail POS naar eCom.

• De status Wordt verwerkt in eCom en de status In uitvoering in Retail POS worden niet gesynchroniseerd tussen de systemen.

• Bestellingen met de betalingsstatus Geannuleerd in eCom worden gesynchroniseerd naar Retail POS met dezelfde status (Geannuleerd), en andersom. Zulke bestellingen krijgen automatisch de status Levering geannuleerd in eCom en kunnen niet meer worden bijgewerkt.