In Retail POS kun je volledige of gedeeltelijke inkoopbestellingen ontvangen en openstaande delen van gedeeltelijk ontvangen voorraadbestellingen volgen. Dit zorgt voor nauwkeurige voorraadniveaus en vereenvoudigt bestellingen aanmaken en beheren. Als je voorraad ontvangt op een centrale locatie en deze vervolgens overdraagt naar je winkels, kun je inkoopbestellingen voor meerdere locaties verzenden, volledige of gedeeltelijke bestellingen ontvangen op je centrale locatie en producten overdragen naar winkels.

Als je barcodelabels wilt printen voor een ontvangen bestelling, wordt het aantal labels bepaald door het ontvangen aantal items in de voorraad. Als het ontvangen aantal nul is, wordt het bestelde aantal gebruikt.

Inkooporders handmatig ontvangen

Inkooporder ontvangen in Retail POS:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.
2. Zoek de voorraadbestelling die je wilt ontvangen, eventueel met behulp van filters.

3. Klik op het palletpictogram (Bestelling ontvangen) rechts van de rij met de inkooporder.

   

4. Klik op Doorgaan zonder document als je hierom wordt gevraagd.

5. Selecteer optioneel in het gedeelte Leveringsgegevens een leverdatum of voeg een datum en nummer van een leveranciersfactuur en een leveringsbon toe. Als de inkooporder in een andere valuta is, kun je de valuta en wisselkoers bijwerken voordat je de inkooporder ontvangt. Na het ontvangen van de inkooporder zijn de valuta en wisselkoers vergrendeld.

   

6. Klik in de tabel Product onder de titel Ontvangen aantal op Alle bestelde producten ontvangen om een volledige bestelling te ontvangen. Voor gedeeltelijke bestellingen voer je voor elk product de hoeveelheid in de velden Ontvangen aantal in en volg je de stappen in het onderstaande gedeelte Gedeeltelijk ontvangen bestellingen beheren.

   

7. Als de inkooporder producten bevat die verpakkingsrelaties hebben, klik dan op Splits het hier op in de banner om de producten te verdelen tijdens het ontvangen van de bestelling.

   

8. (Optioneel) Werk het veld Prijs per eenheid van de leverancier bij als de kostprijs is gewijzigd. Anders wordt in dit veld automatisch de leveringsprijs van het product ingevuld.

   Totale kostprijs bij aankomst per eenheid is een rapportagewaarde die wordt berekend op basis van alle kosten die zijn ingevoerd bij ontvangst van een inkooporder.

9. Klik op Opslaan om de ingevoerde gegevens op te slaan zonder het proces af te ronden. Om de inkooporder opnieuw te openen en later verder te gaan met het ontvangen, ga je naar Voorraad > Voorraadbeheer> Bestellingen en zoek je de bestelling op.

   

10. (Optioneel) Klik naast Korting op % (Percentage) of $ (Valuta) en voer een korting in voor je inkooporder. Als de inkooporder in een andere valuta is, kun je je standaardvaluta of de valuta van de leverancier selecteren in de vervolgkeuzelijst.

    

11. Voer de waarden voor Totale verzendkosten en/of Totale invoerrechten in. Gebruik indien van toepassing de vervolgkeuzelijst om te kiezen voor Niet toepassen op items, Distribueren op basis van kosten of Aangepaste distributie. Als je Aangepaste distributie selecteert, voer je het aangepaste bedrag in het veld Verzendkosten van de productregel in.

    

    Distribueren van totale kostprijs bij aankomst is beschikbaar voor de abonnementen Essentieel en Plus.

12. Klik bovenaan de pagina op Ontvangen.

13. Klik op Levering ontvangen. Dit kan niet meer ongedaan worden gemaakt.

    

14. (Optioneel) Als je voorraad hebt besteld om klantbestellingen af te handelen, verschijnt er een pop-upvenster waarin je wordt gevraagd om die items apart te zetten. Zodra je dit hebt gedaan, klik je op Oké, bedankt. Je kunt later naar Voorraad > Afhandelingen gaan om de openstaande verkoop te voltooien.

    

Er verschijnt een banner met een bevestiging dat je de levering hebt ontvangen. De bestelling wordt gesloten en je voorraad wordt bijgewerkt. Zodra dit is voltooid, kunnen er geen wijzigingen meer worden aangebracht.

Een ontvangen inkooporder corrigeren

Zodra een inkooporder volledig is ontvangen, kan deze niet meer worden verwijderd of geannuleerd. Om een fout te corrigeren:

1. Maak en verwerk een voorraadretour voor de ontvangen items.
2. Maak en verwerk een nieuwe inkooporder met de juiste gegevens.

Een ontvangen inkooporder genereren vanuit een leveranciersdocument

Als je een leveranciersfactuur of pakbon uploadt, genereert de AI-tool voor het importeren van documenten een conceptinkooporder die je kunt ontvangen, waarbij de regelitems automatisch worden gekoppeld aan producten in je lokale catalogus. Als er geen match wordt gevonden, heb je de optie om een nieuw product rechtstreeks vanuit de inkooporder aan te maken, het regelitem handmatig aan een bestaand product te koppelen of het product uit de bestelling te verwijderen. Je kunt de matches beoordelen, kolommen opnieuw toewijzen en de details op de pagina met de conceptinkooporder wijzigen voordat je deze opslaat of ontvangt.

Om automatisch een concept van een ontvangen inkooporder te genereren op basis van een leveranciersdocument:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.

2. Klik op Voorraad ontvangen.

   

3. Sleep je JPG-, PNG- of PDF-bestand naar het vak. Je kunt ook klikken om te uploaden en het bestand op je computer zoeken.

   

4. Klik op Document gebruiken. Het uploadproces kan even duren, afhankelijk van de grootte van het bestand.

5. Controleer op de pagina Voorraad ontvangen de velden in de sectie Leveringsgegevens en pas deze indien nodig aan.

   

   In inkooporders die op basis van een leveranciersdocument worden gegenereerd, wordt je standaardvaluta gebruikt. Als je de valuta van een leverancier wilt opnemen, moet je de inkooporder bewerken nadat je deze hebt opgeslagen.

6. Beoordeel de producttabel met de lijst van producten in het document, de bijbehorende producten in je catalogus (indien gevonden) en de status van de match:

   • Match: er is een bestaande productmatch gevonden in je catalogus.
   • Bestaand variantproduct: er is een match met een bestaande variant gevonden en gekoppeld aan het product op de regel eronder.
   • Nieuw: er is geen match met een bestaand product gevonden in je catalogus en er wordt een nieuw product aangemaakt.
   • Nieuw variantproduct: er is een nieuwe variant gekoppeld aan het product op de regel eronder en er wordt een nieuw variantproduct aangemaakt.

   Als je overeenkomende producten moet corrigeren of de kolommen opnieuw moet toewijzen, volg dan de instructies in Inkooporder aanmaken.

7. Klik bovenaan de pagina op Ontvangen (om de bestelling te ontvangen) of op Opslaan (om de bestelling op te slaan als concept).

Gedeeltelijk ontvangen bestellingen beheren

De uitrol van de workflow voor gedeeltelijk ontvangen bestellingen is momenteel in uitvoering en is mogelijk niet beschikbaar voor alle accounts.

Als je niet alle items van een bestelling hebt ontvangen, kun je de bestelling markeren als gedeeltelijk ontvangen. Wanneer je een bestelling markeert als gedeeltelijk ontvangen, wordt er een gedeeltelijke levering gekoppeld onder de bestaande bestelling. Je kunt de gedeeltelijke levering openen door te klikken in de rij van de inkooporder. De details worden dan uitgevouwen op de pagina Voorraadbeheer.

Zo markeer je een bestelling als gedeeltelijk ontvangen:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.
2. Zoek de voorraadbestelling die je wilt ontvangen, eventueel met behulp van filters.

3. Klik op het palletpictogram (Bestelling ontvangen) rechts van de rij met de inkooporder.

   

4. Voer op de pagina Levering ontvangen het aantal ontvangen items in het veld Ontvangen aantal in.

   

5. (Optioneel) Pas de velden Prijs per eenheid van de leverancier, Korting, Totale verzendkosten en Totale invoerrechten indien nodig aan.
6. Klik bovenaan de pagina op Ontvangen.

7. Klik op Levering ontvangen. Dit kan niet meer ongedaan worden gemaakt.

   

8. Klik op Markeren als gedeeltelijk ontvangen.

   

9. (Optioneel) Als je voorraad hebt besteld om klantbestellingen af te handelen, verschijnt er een pop-upvenster waarin je wordt gevraagd om die items apart te zetten. Zodra je dit hebt gedaan, klik je op Oké, bedankt. Je kunt later naar Voorraad > Afhandelingen gaan om de openstaande verkoop te voltooien.

   

10. Wanneer de resterende voorraad arriveert, herhaal deze stappen om de rest van de bestelling te ontvangen.

Je kunt de bestelling en leveringen openen door naar Voorraadbeheer > Bestellingen te gaan en op de rij met de inkooporder te klikken om deze uit te vouwen.

Om het pop-upvenster Ontvangen te openen, klik je op de bestellingsregel > klik je op de datum > klik je op de tabbladen Leveringslijst en Leveringsdetails voor meer informatie. Je kunt ook Levering afdrukken, Levering e-mailen of Labels afdrukken.

De ontvangstdatum op de inkooporder wordt gegenereerd zodra alle producten in de bestelling en de leveringen zijn ontvangen of geannuleerd.

Labels afdrukken voor ontvangen bestellingen

Zodra je een bestelling hebt ontvangen, kun je labels afdrukken voor de ontvangen items.

Labels afdrukken voor volledig ontvangen bestellingen

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.
2. Klik op het bestelnummer.

3. Klik op Acties en selecteer Labels afdrukken in de vervolgkeuzelijst.

   

4. Gebruik de selectievakjes om de labels te configureren en klik vervolgens op Afdrukken om het venster met het afdrukvoorbeeld te openen.

   

5. Zorg ervoor dat je labelprinter is geselecteerd en dat de opmaak juist is. Klik vervolgens op Afdrukken.

   

Labels printen voor gedeeltelijk ontvangen bestellingen

Als je een bestelling gedeeltelijk hebt ontvangen, kun je alleen de labels afdrukken voor de items die je hebt ontvangen.

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.
2. Klik op de bestelregel om deze uit te vouwen > klik op de datum van de ontvangen bestelling.

3. Klik op Label printen.

   

4. Gebruik de selectievakjes om de labels te configureren en klik vervolgens op Afdrukken om het venster met het afdrukvoorbeeld te openen.

   

5. Zorg ervoor dat je labelprinter is geselecteerd en dat de opmaak juist is. Klik vervolgens op Afdrukken.

   

Leveranciers een e-mail sturen over openstaande leveringen

Om de communicatie met leveranciers te stroomlijnen, kun je je leveranciers een e-mail sturen en via de pagina Voorraadbeheer > Bestellingen navraag doen naar nog uitstaande of gedeeltelijk ontvangen items.

Zo stuur je een e-mail naar een leverancier:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.
2. Klik op de bestelregel om deze uit te vouwen.

3. Klik op het tabblad Leveringen op de datum van de openstaande levering.

   

4. Klik op E-mailadres voor levering.

   

5. Voer de contactgegevens en het bericht in (optioneel).

   

6. Klik op E-mailadres voor levering.

Gedeeltelijk ontvangen inkooporders bewerken

Je kunt inkooporders nadat ze gedeeltelijk zijn ontvangen nog steeds bewerken. Dat kan handig zijn als je fouten wilt corrigeren, producten wilt vervangen of producten wilt toevoegen aan een bestaande bestelling.

Een gedeeltelijk ontvangen inkooporder bewerken:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.
2. Klik op de bestelregel om deze uit te vouwen.

3. Klik op Bestelling bewerken.

   

   Updates in een inkooporder worden automatisch gesynchroniseerd met de conceptbestelling of de gegevens over leveringen die onderweg zijn.

4. Om producten toe te voegen aan een gedeeltelijk ontvangen inkooporder, scrol je omlaag naar de sectie Product, zoek je het product via het veld Zoeken of scannen om een product toe te voegen en selecteer je het product in de resultaten.

   

5. Om het totale aantal van een product in een bestelling aan te passen, werk je het totale aantal of het aantal per locatie bij (indien besteld voor meerdere locaties). Het totale aantal van een product moet overeenkomen met het totaal voor alle locaties. Het aantal van een item kan niet worden verlaagd tot onder het aantal items dat al is ontvangen.

   Om een product uit een bestelling te verwijderen, zet je het aantal op nul. Het product blijft dan wel in de inkooporder staan.

Een bestelling annuleren

Als er nog openstaande producten zijn die niet meer beschikbaar zijn of waarvan je hebt besloten dat ze niet nodig zijn, kun je openstaande leveringen annuleren.

Als een product beschikbaar is bij een andere leverancier, kun je de velden Leverancier en Vestiging bewerken in Openstaande of Verzonden inkooporders.

Een niet-ontvangen bestelling annuleren

Het annuleren van een bestelling kan niet ongedaan worden gemaakt.

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.
2. Klik op het potloodpictogram (Bewerken) naast de open bestelling.

3. Klik onderaan de pagina op Inkooporder annuleren.

   

4. Controleer de waarschuwing en klik vervolgens op Inkooporder annuleren. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Annuleren van een gedeeltelijk ontvangen bestelling

Het annuleren van een bestelling kan niet ongedaan worden gemaakt. Als een deel van de producten al is ontvangen, behouden ze de status Ontvangen. Producten die nog niet zijn ontvangen, worden geannuleerd.

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.
2. Klik op de bestelregel om deze uit te vouwen.

3. Klik op Levering annuleren naast de openstaande levering.

   

4. Je ziet een pop-upvenster ter bevestiging dat toekomstige leveringen niet kunnen worden ontvangen voor deze bestelling. De algehele bestelstatus wordt gemarkeerd als Ontvangen. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Klik op Levering annuleren.

   

Het geannuleerde deel van de levering heeft nu de status Geannuleerd op het tabblad Leveringen. Hiermee kun je controleren welke voorraad was besteld en ontvangen, en welke voorraad nog openstond op het moment van annulering.

Als je een bestelling wilt annuleren, klik je op de leveringsdatum om het pop-upvenster Bestelling bekijken te openen en klik je vervolgens op de knop Bestelling annuleren.

Distributieoverdrachten beheren

Nadat je een levering voor meerdere locaties hebt ontvangen, worden er automatisch overdrachten verzonden om de levering te distribueren. Je kunt de referenties van de overdrachten bekijken en de overdrachten ontvangen via de pagina Voorraadbeheer > Bestellingen.

Zo bekijk je referenties van overdrachten en ontvang je overdrachten:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.
2. Klik op de bestelregel om deze uit te vouwen.

3. Klik op het tabblad Distributie.

   

4. Klik op de overdrachtsreferentie om meer details te bekijken, of klik op Overdracht ontvangen om de overdracht te ontvangen.

Raadpleeg voor meer informatie over voorraadoverdrachten de gids Voorraad overdragen in Retail POS (X-Series).

Inkooporders beheren met boekhoudintegraties

Ondernemers die Xero of QuickBooks hebben geïntegreerd, kunnen de optie om een bestelling naar hun boekhoudsoftware te sturen gebruiken via de pagina Voorraadbeheer > Bestellingen. Met deze functie kunnen ze bestellingen verzenden en al verzonden bestellingen openen.

Zo verzend je een inkooporder naar Xero of QuickBooks:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.
2. Klik op de bestelregel om deze uit te vouwen.

3. Klik op Verzenden naar QuickBooks Online of Verzenden naar Xero.

   

Je kunt een bestelling ook naar Xero of QuickBooks sturen door op de leveringsdatum > Verzenden naar QuickBooks Online / Xero te klikken.

Meer informatie over voorraadbeheer met de Xero-integratie of voorraadbeheer met de QuickBooks Online-integratie.

Wat nu?