In Retail POS (X-Series) kun je volledige of gedeeltelijke voorraadbestellingen ontvangen en openstaande delen van gedeeltelijk ontvangen bestellingen volgen. Dit zorgt voor nauwkeurige voorraadniveaus en maakt het aanmaken en ontvangen van bestellingen eenvoudiger.

Als je barcodes wilt printen voor een ontvangen bestelling, wordt het aantal labels bepaald door het ontvangen aantal items. Als het ontvangen aantal 0 is, wordt het bestelde aantal gebruikt.

Inkooporders ontvangen voor één locatie

Zie voor informatie over het tegelijk ontvangen van inkooporders voor meerdere locaties Inkooporders versturen en ontvangen voor meerdere locaties.

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen en zoek de voorraadbestelling die je wenst te ontvangen. Indien nodig kun je de filters gebruiken.
2. Klik op het pictogram Bestelling ontvangen rechts naast de informatie over de inkooporder.

   

3. Selecteer op de pagina Levering ontvangen onder Leveringsgegevens een leveringsdatum. Je kunt eventueel ook een leveranciersfactuurnummer of opmerking bij de levering toevoegen.
4. Klik in de tabel Product op Alle bestelde producten ontvangen om een volledige bestelling te ontvangen. Voer voor gedeeltelijke bestellingen het aantal in het veld Ontvangen aantal in en volg de stappen in het volgende gedeelte.

   

5. In het veld Kostprijs staat automatisch de leveranciersprijs van het product ingevuld. Werk dit bij als de kostprijs is veranderd.
6. Scrol naar beneden om eventuele kortingen, verzendkosten of invoerrechten toe te voegen of bij te werken. Het totaalbedrag van de bestelling wordt dan bijgewerkt.

   

7. Klik bovenaan de pagina op Ontvangen.
8. Controleer de informatie in de waarschuwing en klik op Levering ontvangen. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
9. Klik op Markeren als ontvangen.

De volledige bestelling wordt ontvangen en gesloten. Na sluiting kunnen er geen wijzigingen meer worden aangebracht.

Gedeeltelijk ontvangen bestellingen beheren voor één locatie

De workflow voor gedeeltelijk ontvangen bestellingen wordt momenteel uitgerold en is mogelijk nog niet voor alle accounts beschikbaar. Wil je meer weten over gedeeltelijk ontvangen bestellingen en de order- API, lees dan Wijzigingen in gedeeltelijk ontvangen bestellingen.

Als je niet alle items in een bestelling hebt ontvangen, kun je de bestelling markeren als gedeeltelijk ontvangen. Wanneer je een bestelling markeert als gedeeltelijk ontvangen, wordt een gedeeltelijke levering gekoppeld aan de bestaande bestelling. Deze kun je raadplegen door op de pagina Voorraadbeheer op de inkooporder te klikken om de informatie uit te vouwen.

Zo markeer je een bestelling als gedeeltelijk ontvangen:

1. Ga naar Voorraad >Voorraadbeheer > Bestellingen en zoek de voorraadbestelling die je wenst te ontvangen. Indien nodig kun je de filters gebruiken.
2. Klik op het pictogram Bestelling ontvangen rechts naast de informatie over de inkooporder.

   

3. Voer op de pagina Levering ontvangen het ontvangen aantal in het veld Ontvangen aantal in.
4. Werk de kosten, kortingen, verzendkosten of invoerrechten zo nodig bij.
5. Klik bovenaan de pagina op Ontvangen.
6. Controleer de informatie in de waarschuwing en klik op Levering ontvangen. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
7. Als je via de workflow Producten toevoegen vanuit aanbevelingen voorraad hebt besteld voor de afhandeling van bestellingen van klanten, word je geïnstrueerd deze items apart te houden. Klik op de pijl naast de productnaam voor informatie over de klant en de kassabon van de verkoop. Noteer de items die je apart moet houden, klik op Volgende om de ontvangst van de bestelling te voltooien en ga vervolgens naar Voorraad > Afhandelingen om de openstaande verkoop te voltooien.

   

8. Klik op Markeren als gedeeltelijk ontvangen.

   

Je kunt de bestelling en leveringen raadplegen op de pagina Bestellingen door de bestelling te zoeken en erop te klikken om de informatie uit te vouwen. Op het tabblad Uitsplitsing van bestelling is te zien welke items al zijn aangekomen en welke items naar verwachting bij elke levering aankomen.

Je kunt ook op het bestelnummer of op de leveringsdatums klikken om naar de pagina Bestelling bekijken te gaan. Hier kun je de tabbladen Bestellingsgegevens en Leveringsgegevens raadplegen.

Wanneer de resterende voorraad aankomt, kun je op het tabblad Uitsplitsing van bestelling op Levering ontvangen klikken en de voorraad ontvangen voor de gedeeltelijke bestelling.

De ontvangstdatum op de inkooporder wordt gegenereerd zodra alle producten in de bestelling en de leveringen zijn ontvangen of geannuleerd.

Gedeeltelijk ontvangen bestellingen annuleren

Als de leverancier openstaande producten niet meer kan leveren of je hebt besloten dat je de producten niet meer nodig hebt, kun je openstaande leveringen annuleren op de pagina Bestellingen. De bestelling wordt dan gemarkeerd als ontvangen, maar de producten worden niet aan je voorraad toegevoegd.

Zo annuleer je een gedeeltelijke bestelling:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.
2. Klik op het bestelnummer om de regel uit te vouwen.
3. Klik op het tabblad Uitsplitsing van bestelling op Annuleren naast de openstaande levering.

   

4. Controleer de informatie in de waarschuwing en klik op Levering annuleren. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

De status van de gedeeltelijke bestelling verandert nu in Geannuleerd. Je kunt de gedeeltelijke bestelling nog raadplegen op het tabblad Uitsplitsing van bestelling. Hier kun je zien welke voorraad is besteld en ontvangen, en wat er nog open stond op het moment van annulering.

Je kunt een bestelling ook annuleren door op de leveringsdatum te klikken om de pagina Bestelling bekijken te openen en vervolgens op de knop Bestelling annuleren te klikken.

Inkooporders beheren met boekhoudintegraties

Ondernemers die een integratie hebben met Xero of QuickBooks, zien op de pagina Bestellingen de optie om de bestelling naar de boekhoudsoftware te verzenden. Hier kunnen bestellingen worden verzonden en eerder verzonden bestellingen worden bekeken.

Zo verzend je een inkooporder naar Xero of QuickBooks:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.
2. Klik op het tabblad Uitsplitsing van bestelling rechts naast een ontvangen levering op Verzenden naar QuickBooks/Xero.

   

Je kunt een bestelling ook naar Xero of QuickBooks verzenden door op de leveringsdatum te klikken. Je wordt dan naar de pagina Bestelling bekijken geleid, waar je op de knop Verzenden naar Xero/Quickbooks kunt klikken.

Raadpleeg voor gedetailleerde informatie over het beheer van inkooporders met boekhoudintegraties de artikelen Voorraadbeheer en het gebruik van de Xero-integratie of Voorraadbeheer en het gebruik van de QuickBooks Online-integratie.

Wat nu?