In Retail POS (X-Series) kun je volledige of gedeeltelijke voorraadbestellingen ontvangen en openstaande delen van gedeeltelijk ontvangen bestellingen volgen. Dit zorgt voor nauwkeurige voorraadniveaus en maakt het aanmaken en ontvangen van bestellingen eenvoudiger.

Als je barcodes wilt printen voor een ontvangen bestelling, wordt het aantal labels bepaald door het ontvangen aantal items. Als het ontvangen aantal 0 is, wordt het bestelde aantal gebruikt.

Inkooporders ontvangen voor één locatie

Zie voor informatie over het tegelijk ontvangen van inkooporders voor meerdere locaties Inkooporders versturen en ontvangen voor meerdere locaties.

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen en zoek de voorraadbestelling die je wenst te ontvangen. Indien nodig kun je de filters gebruiken.

2. Klik op het pictogram Bestelling ontvangen rechts naast de informatie over de inkooporder.

   

3. (Optioneel) Op de pagina Levering ontvangen kun je bij Leveringsgegevens een leveringsdatum selecteren. Hier kun je ook een leveranciersfactuurdatum, leveranciersfactuurnummer en opmerking bij de everingsopmerking toevoegen.

   

4. Klik in de tabel Product onder de titel Ontvangen aantal op Alle bestelde producten ontvangen om een volledige bestelling te ontvangen. Voer voor gedeeltelijke bestellingen het aantal in de velden Ontvangen aantal voor elk product in en volg de stappen in het volgende gedeelte.

   

5. Als de inkooporder producten bevat die verpakkingsrelaties hebben, klik dan op Splits het hier op in de banner om de producten te verdelen tijdens het ontvangen van de bestelling.

   

6. In het veld Leverancierskosten staat automatisch de leveranciersprijs van het product ingevuld. Werk dit bij als de kostprijs is veranderd.

   Totale kostprijs is een rapportagewaarde die wordt berekend op basis van alle kosten die zijn ingevoerd bij ontvangst van een inkooporder.

7. (Optioneel): Klik op Opslaan als je de ingevoerde gegevens wilt opslaan, maar het proces nog niet wilt voltooien. Wil je de inkooporder opnieuw openen en later doorgaan met de ontvangst, dan ga je naar Voorraad > Voorraadbeheer >Bestellingen en zoek je de inkooporder.

   

8. Scrol naar beneden naar het gedeelte Subtotaal van itemkosten en voer eventuele kortingen in die je van de leverancier hebt gekregen voor de inkooporder.

9. Voer de verzendkosten en invoerrechten in.

   

10. Selecteer in de vervolgkeuzelijsten van elk veld hoe je de waarde wilt verdelen:
    • Niet toepassen op items: de waarden worden helemaal niet toegepast.
    • Verdelen op basis van kosten: de waarde wordt gesplitst op basis van het aandeel in de kostprijs per item.

    • Aangepaste verdeling: voer de waarde per item(s) in tot het totale bedrag van de kosten.

      

      Het verdelen van de totale kostprijs bij aankomst is alleen beschikbaar voor de abonnementen Core en Plus.

11. Bevestig het totaal van de bestelling.
12. Klik op Levering ontvangen en distribueren.

13. Er verschijnt een pop-upvenster. Klik op Een levering ontvangen en distribueren om het proces af te ronden.

    

Er verschijnt een banner met een bevestiging dat je de levering hebt ontvangen en gedistribueerd. De volledige bestelling wordt ontvangen en afgesloten, en je voorraad wordt bijgewerkt. Zodra dit is voltooid, kunnen er geen wijzigingen meer worden aangebracht.

Gedeeltelijk ontvangen bestellingen beheren voor één locatie

De workflow voor gedeeltelijk ontvangen bestellingen wordt momenteel uitgerold en is mogelijk nog niet voor alle accounts beschikbaar. Wil je meer weten over gedeeltelijk ontvangen bestellingen en de order- API, lees dan Wijzigingen in gedeeltelijk ontvangen bestellingen.

Als je niet alle items in een bestelling hebt ontvangen, kun je de bestelling markeren als gedeeltelijk ontvangen. Wanneer je een bestelling markeert als gedeeltelijk ontvangen, wordt een gedeeltelijke levering gekoppeld aan de bestaande bestelling. Deze kun je raadplegen door op de pagina Voorraadbeheer op de inkooporder te klikken om de informatie uit te vouwen.

Zo markeer je een bestelling als gedeeltelijk ontvangen:

1. Ga naar Voorraad >Voorraadbeheer > Bestellingen en zoek de voorraadbestelling die je wenst te ontvangen. Indien nodig kun je de filters gebruiken.

2. Klik op het pictogram Bestelling ontvangen rechts naast de informatie over de inkooporder.

   

3. Voer op de pagina Levering ontvangen het ontvangen aantal in het veld Ontvangen aantal in.
4. Werk de kosten, kortingen, verzendkosten of invoerrechten zo nodig bij.
5. Klik bovenaan de pagina op Ontvangen.
6. Controleer de informatie in de waarschuwing en klik op Levering ontvangen. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

7. Als je via de workflow Producten toevoegen vanuit aanbevelingen voorraad hebt besteld voor de afhandeling van bestellingen van klanten, word je geïnstrueerd deze items apart te houden. Klik op de pijl naast de productnaam voor informatie over de klant en de kassabon van de verkoop. Noteer de items die je apart moet houden, klik op Volgende om de ontvangst van de bestelling te voltooien en ga vervolgens naar Voorraad > Afhandelingen om de openstaande verkoop te voltooien.

   

8. Klik op Markeren als gedeeltelijk ontvangen.

   

Je kunt de bestelling en leveringen raadplegen op de pagina Bestellingen door de bestelling op te zoeken en erop te klikken om de informatie uit te vouwen. Op het tabblad Uitsplitsing van bestelling is te zien welke items al zijn aangekomen en welke items naar verwachting bij elke levering aankomen.

Je kunt ook op het bestelnummer of op de leveringsdatums klikken om naar de pagina Bestelling bekijken te gaan. Hier kun je de tabbladen Leveringslijst en Leveringsgegevens raadplegen.

Wanneer de resterende voorraad aankomt, kun je op het tabblad Uitsplitsing van bestelling op Levering ontvangen klikken en de voorraad ontvangen voor de gedeeltelijke bestelling.

De ontvangstdatum op de inkooporder wordt gegenereerd zodra alle producten in de bestelling en de leveringen zijn ontvangen of geannuleerd.

Labels printen voor gedeeltelijk ontvangen bestellingen

Als je een bestelling gedeeltelijk hebt ontvangen, kun je via de pagina Voorraadbeheer labels printen voor de ontvangen items.

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.
2. Klik op het bestelnummer om de regel uit te vouwen.

3. Zoek op het tabblad Uitsplitsing van bestelling naar de ontvangen bestelling met behulp van de kolom Status en klik op de datum van de bestelling.

   

4. Controleer de items in de gedeeltelijke bestelling en klik vervolgens op Labels printen.

   

5. Configureer de labels naar wens met de selectievakjes voor informatie en klik vervolgens op Printen om een venster met het afdrukvoorbeeld te openen.

   

6. Controleer of je labelprinter is geselecteerd en of de weergegeven opmaak correct is. Mogelijk moet je het papierformaat configureren met wat er wordt afgedrukt. Klik vervolgens op Afdrukken.

   

Leveranciers een e-mail sturen over openstaande leveringen

Voor een efficiënte communicatie kun je leveranciers nu vanaf de pagina Voorraadbeheer mailen en vragen stellen over openstaande of gedeeltelijk ontvangen items.

Zo stuur je een e-mail naar een leverancier:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.
2. Klik op het bestelnummer om de regel uit te vouwen.

3. Klik op het tabblad Uitsplitsing van bestelling op de datum van de openstaande levering.

   

4. Klik op E-mailadres voor levering.

   

5. Vul de vereiste velden.

6. Klik op Levering e-mailen om de leverancier een e-mail te sturen met de details van de levering en een bericht.

   

Gedeeltelijk ontvangen inkooporders bewerken

Je kunt inkooporders nadat ze gedeeltelijk zijn ontvangen nog steeds bewerken. Dat kan handig zijn als je fouten wilt corrigeren, producten wilt vervangen of producten wilt toevoegen aan een bestaande bestelling.

Een gedeeltelijk ontvangen inkooporder bewerken:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.
2. Klik op de gedeeltelijk ontvangen bestelling om de informatie uit te vouwen.

3. Klik op Bestelling bewerken. Retail POS gaat dan automatisch naar de pagina van de inkooporder.

   

Updates in een inkooporder worden automatisch gesynchroniseerd met de conceptbestelling of de gegevens over leveringen die onderweg zijn.

Producten toevoegen aan een gedeeltelijk ontvangen inkooporder:

1. Scrol naar het onderste gedeelte van de inkooporder.

2. Zoek het product met behulp van het veld Zoek of scan om een product toe te voegen.

   

3. Selecteer het product in de lijst met resultaten.

Een product toevoegen dat nog niet in je catalogus staat:

1. Scrol naar het onderste gedeelte van de inkooporder.
2. Voer de productnaam in het veld Producten zoeken of toevoegen in.
3. Klik op +'(productnaam)' als nieuw product toevoegen.
4. Vul de productdetails in het venster Een nieuw product toevoegen in. Je kunt een standaardproduct of een product met varianten toevoegen.
5. Klik op Product toevoegen.

Je kunt het totale aantal van een product in een bestelling aanpassen.

• Klik op een cel in de kolom Totaalaantal of de kolom Locatie om de productaantallen aan te passen. Het totaalaantal van een product moet overeenkomen met het totaal voor alle locaties. Het aantal items kan niet lager zijn dan het aantal reeds ontvangen items.
• Om een product uit een bestelling te verwijderen, zet je het aantal op nul. Het product blijft dan wel in de inkooporder staan.

Gedeeltelijk ontvangen bestellingen annuleren

Als de leverancier openstaande producten niet meer kan leveren of je hebt besloten dat je de producten niet meer nodig hebt, kun je openstaande leveringen annuleren op de pagina Bestellingen.

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.
2. Klik op het bestelnummer om de regel uit te vouwen.

3. Klik op het tabblad Uitsplitsing van bestelling op Annuleren naast de openstaande levering.

   

4. Controleer de informatie in de waarschuwing en klik op Levering annuleren. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

De status van de gedeeltelijke bestelling verandert nu in Geannuleerd. Je kunt de gedeeltelijke bestelling nog raadplegen op het tabblad Uitsplitsing van bestelling. Hier kun je zien welke voorraad is besteld en ontvangen, en wat er nog open stond op het moment van annulering.

Je kunt een bestelling ook annuleren door op de leveringsdatum te klikken om de pagina Bestelling bekijken te openen en vervolgens op de knop Bestelling annuleren te klikken.

Inkooporders beheren met boekhoudintegraties

Ondernemers die een integratie hebben met Xero of QuickBooks, zien op de pagina Bestellingen de optie om de bestelling naar de boekhoudsoftware te verzenden. Hier kunnen bestellingen worden verzonden en eerder verzonden bestellingen worden bekeken.

Zo verzend je een inkooporder naar Xero of QuickBooks:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.

2. Klik op het tabblad Uitsplitsing van bestelling rechts naast een ontvangen levering op Verzenden naar QuickBooks/Xero.

   

Je kunt een bestelling ook naar Xero of QuickBooks verzenden door op de leveringsdatum te klikken. Je wordt dan naar de pagina Bestelling bekijken geleid, waar je op de knop Verzenden naar Xero/Quickbooks kunt klikken.

Raadpleeg voor gedetailleerde informatie over het beheer van inkooporders met boekhoudintegraties de artikelen Voorraadbeheer en het gebruik van de Xero-integratie of Voorraadbeheer en het gebruik van de QuickBooks Online-integratie.

Wat nu?