De nieuwe cadeaubonomgeving wordt stapsgewijs uitgerold. Gebruik gedurende deze periode het tabblad Cadeaubonnen 1.0 in artikelen over cadeaubonnen voor instructies voor de standaardomgeving en het tabblad Cadeaubonnen 2.0 voor informatie over de nieuwe omgeving.

Als je cadeaubonnen inschakelt in Retail POS, kun je klanten de mogelijkheid bieden cadeaubonnen aan te schaffen die kunnen worden verzilverd in je winkel. Zo kun je aanvullende inkomsten genereren.

Cadeaubonnen inschakelen

Om cadeaubonnen te kunnen verkopen, moet je de cadeaubonfunctie inschakelen in Retail POS. Alle gebruikers kunnen cadeaubonnen verkopen of als betaling aannemen, maar alleen beheerders kunnen cadeaubonnen inschakelen in Retail POS.

• Cadeaubonnen inschakelen (standaard cadeaubonomgeving)

  Cadeaubonnen activeren:

  1. Navigeer naar Catalogus > Cadeaubonnen.
  2. Klik op de schakeloptie Cadeaubonnen inschakelen zodat een vinkje zichtbaar wordt.
  3. Klik op Opslaan.

  Na inschakeling wordt een product exclusief belasting met de naam Cadeaubon toegevoegd aan je winkel. Ook wordt de betaalmethode Gift Card (Cadeaubon) aan het verkoopscherm toegevoegd. Deze optie kan worden gebruikt wanneer een klant een cadeaubon verzilvert.

• Cadeaubonnen inschakelen (nieuwe cadeaubonomgeving)

  Cadeaubonnen activeren:

  1. Navigeer naar Catalogus > Cadeaubonnen.
  2. Klik op de knop Beginnen.

     

  3. Je wordt nu naar de pagina Cadeaubonnen geleid, waar je de opties voor cadeaubonnen verder kunt configureren.

  Na inschakeling wordt een product exclusief belasting met de naam Cadeaubon toegevoegd aan je winkel. Ook wordt de betaalmethode Gift Card (Cadeaubon) aan het verkoopscherm toegevoegd. Deze optie kan worden gebruikt wanneer een klant een cadeaubon verzilvert.

Als je een integratie met Xero hebt, moet je de juiste rekeningcode koppelen aan de betaalmethode Cadeaubon. Als een cadeaubon niet in Xero wordt geboekt, krijg je een melding en verschijnt een foutmelding op de pagina met het cadeaubonrapport. Daar kun je de mislukte transactie alsnog in Xero boeken,

Voor QuickBooks Online moet je je rekening voor verschuldigde bedragen koppelen op de pagina met koppelingen tussen Retail POS en QuickBooks Online.

Retail POS-cadeaubonnen werken niet in Shopify, WooCommerce of apps van derden, met uitzondering van Wrapped. BigCommerce-cadeaubonnen kunnen in de winkel worden verzilverd.

Verkoopkanalen voor cadeaubonnen selecteren

• Verkoopkanalen voor cadeaubonnen selecteren (standaard cadeaubonomgeving)

  In de standaard cadeaubonomgeving worden cadeaubonnen voor in de winkel, die niet online kunnen worden verkocht, beheerd in Retail POS. Omnichannel-ondernemers met eCom (E-Series) beheren online cadeaubonnen, die alleen online kunnen worden verzilverd, afzonderlijk op het eCom-beheerderspaneel.

  Cadeaubonnen worden niet gesynchroniseerd tussen Retail POS en eCom (E-Series). Bestellingen die zijn betaald met cadeaubonnen in eCom (E-Series) worden als onbetaald gesynchroniseerd naar Retail POS.

  In de nieuwe cadeaubonomgeving (binnenkort beschikbaar), worden de cadeauboninstellingen beheerd in Retail POS en kunnen omnichannel-ondernemers kiezen of ze cadeaubonnen zowel online als in de winkel, alleen online of alleen in de winkel willen verkopen. Klanten kunnen cadeaubonnen ook in de winkel en online verzilveren.

• Verkoopkanalen voor cadeaubonnen selecteren (nieuwe cadeaubonomgeving)

  Omnichannel-ondernemers (Retail POS en eCom (E-Series)) kunnen voor de verkoop van cadeaubonnen uit drie opties kiezen: In de winkel en online, Alleen in winkel of Alleen online:

  • In de winkel en online: cadeaubonnen kunnen in de winkel of online worden verkocht.
  • Alleen in winkel: cadeaubonnen kunnen alleen worden verkocht in de winkel als fysieke cadeaubonnen.
  • Alleen online: cadeaubonnen kunnen alleen online worden verkocht.

  Klanten kunnen cadeaubonnen altijd zowel in een winkel als online verzilveren.

  Verkoopkanalen voor cadeaubonnen selecteren:

  1. Navigeer naar Catalogus > Cadeaubonnen.
  2. Selecteer onderVerkoopkanalen een van de volgende opties voor de verkoop van je cadeaubonnen: In de winkel en online, Alleen in winkel of Alleen online.

     

     Ondernemers die eCom (E-Series) niet gebruiken, krijgen het onderdeel Verkoopkanalen van de nieuwe cadeaubonomgeving niet te zien. Als je eCom in de toekomst activeert, zal het onderdeel Verkoopkanalen zichtbaar worden op de pagina Cadeaubonnen.

  3. Klik bovenaan de pagina op Wijzigingen opslaan.

Fysieke cadeaubonnen aanschaffen

Als je cadeaubonnen verkoopt voor gebruik in de winkel, moet je fysieke cadeaubonnen aanschaffen. Je kunt deze kopen van een leverancier van cadeaubonnen of je eigen unieke codes printen.

Voor cadeaubonnen moeten code 128-barcodes met unieke alfanumerieke, niet-opeenvolgende codes van 8 tekens worden gebruikt (verplicht). Als je al fysieke cadeaubonnen hebt met codes van minder dan 8 tekens, kun je handmatig extra tekens toevoegen aan het begin van de codes van je bestaande voorraad fysieke cadeaubonnen. 123456 wordt dan bijvoorbeeld 11123456 of GC123456.

Zo werk je de code bij tijdens het verkopen van cadeaubonnen aan de kassa:

1. Zoek in het verkoopscherm op 'gift card' (cadeaubon) en klik op het product Gift Card (Cadeaubon).
2. Voer cadeaubonnummer in.
3. Voeg de benodigde extra tekens toe. De code moet minstens 8 tekens bevatten, bijvoorbeeld 11123456.
4. Selecteer een bedrag of voer een bedrag in om aan de cadeaubon toe te voegen en klik op Add to sale (Aan verkoop toevoegen).
5. Voltooi de verkoop om de cadeaubon te activeren.

Cadeaubonnen met codes van minder dan 8 tekens die al aan klanten zijn verkocht, kunnen nog worden verzilverd, maar niet meer worden opgewaardeerd.

Als je niet-opeenvolgende codes gebruikt, kunnen kwaadwillenden cadeaubonnummers niet raden en beperk je de risico's die samenhangen met nepcadeaubonnen.

Limieten voor cadeaubonnen instellen

• Limieten voor cadeaubonnen instellen (standaard cadeaubonomgeving)

  In de standaard cadeaubonomgeving kun je geen limieten instellen voor de bedragen die kunnen worden toegevoegd aan een cadeaubon tijdens een verkoop.

  In de nieuwe cadeaubonomgeving (binnenkort beschikbaar) kun je minimum- en maximumbedragen instellen.

• Limieten voor cadeaubonnen instellen (nieuwe cadeaubonomgeving)

  Je kunt limieten instellen voor de bedragen die kunnen worden toegevoegd aan een cadeaubon tijdens een verkoop.

  Minimum- en maximumbedragen voor cadeaubonnen instellen:

  1. Navigeer naar Catalogus > Cadeaubonnen.
  2. Voer onder Limieten een minimumbedrag (optioneel) in.

     

  3. Voer een maximumbedrag (verplicht) in.

     Bedragen moet positieve, hele getallen zijn zonder decimalen of speciale tekens. Het maximumbedrag moet hoger zijn dan 0 en dan het mninimumbedrag.

  4. Klik bovenaan de pagina op Wijzigingen opslaan.

Vooraf ingestelde cadeaubonbedragen configureren

• Vooraf ingestelde cadeaubonbedragen configureren (standaard cadeaubonomgeving)

  In de standaard cadeaubonomgeving kunnen geen vooraf ingestelde cadeaubonbedragen worden geconfigureerd.

  In de nieuwe cadeaubonomgeving (binnenkort beschikbaar) kun je vooraf ingestelde cadeaubonbedragen configureren. Er worden dan cadeaubonbedragen aan het verkoopscherm toegevoegd die snel kunnen worden geselecteerd.

• Vooraf ingestelde cadeaubonbedragen configureren (nieuwe cadeaubonomgeving)

  Nadat je vooraf ingestelde waarde hebt geconfigureerd op de pagina Cadeaubonnen, zijn op het verkoopscherm opties te zien om snel een bepaald bedrag toe te voegen wanneer je een cadeaubon verkoopt of opwaardeert. Als er geen vooraf ingestelde bedragen zijn geconfigureerd, moet je een bedrag invoeren wanneer je geld aan een cadeaubon toevoegt.

  

  Vooraf ingestelde cadeaubonbedragen configureren:

  1. Navigeer naar Catalogus > Cadeaubonnen.
  2. Voeg onder Vooraf ingestelde bedragen een vast cadeaubonbedrag toe in het veld Bedrag 1.

     

  3. Klik op +Nog een vooraf ingesteld bedrag toevoegen om een ander vast cadeaubonbedrag toe te voegen.

     Je kunt maximaal 4 vooraf ingestelde bedragen hebben. Deze moeten tussen je minimum- en maximumlimieten liggen en positieve, hele getallen zijn zonder decimalen of speciale tekens.

  4. Om een bedrag te verwijderen, klik je op het prullenbakpictogram naast het bedrag.
  5. Klik bovenaan de pagina op Wijzigingen opslaan.

Een vervaldatum voor cadeaubonnen inschakelen

Raadpleeg en volg bij het toepassen van een vervaldatum voor cadeaubonnen de lokale wet- en regelgeving.

Als je dat wilt, kun je cadeaubonnen na een bepaalde tijd laten verlopen.

• Een vervaldatum voor cadeaubonnen inschakelen (standaard cadeaubonomgeving)

  1. Navigeer naar Catalogus > Cadeaubonnen.
  2. Zet in het gedeelte Vervaldatum een vinkje voor Activate gift card expiration (Vervaldatum voor cadeaubonnen activeren) zodat cadeaubonnen na een bepaalde periode vervallen.
  3. Voer onder Geldigheidsperiode in het eerste veld een heel cijfer in en kies een periode (jaar, maanden, dagen) in de vervolgkeuzelijst.

     

  4. Klik bovenaan de pagina op Wijzigingen opslaan.

• Een vervaldatum voor cadeaubonnen inschakelen (nieuwe cadeaubonomgeving)

  1. Navigeer naar Catalogus > Cadeaubonnen.
  2. Zet in het gedeelte Vervaldatum een vinkje voor Activate gift card expiration (Vervaldatum voor cadeaubonnen activeren) zodat cadeaubonnen na een bepaalde periode vervallen.
  3. Voer onder Geldigheidsperiode in het eerste veld een heel cijfer in en kies een periode (jaar, maanden, dagen) in de vervolgkeuzelijst.

     

  4. Klik bovenaan de pagina op Wijzigingen opslaan.

Nadat je een vervaldatum voor cadeaubonnen hebt ingeschakeld, wordt op alle nieuwe cadeaubonnen die worden uitgegeven de geselecteerde vervaldatum toegepast. Cadeaubonnen die al eerder zijn uitgegeven, hebben geen vervaldatum. Cadeaubonnen kunnen voor of op de vervaldatum worden verzilverd. Lees voor meer informatie Vervaldatums voor cadeaubonnen inschakelen.

Rekeningen voor omzet uit vervallen cadeaubonnen koppelen in Xero en Quickbooks

Als je een Xero- of QuickBooks-account hebt gekoppeld aan Retail POS, moet je je winkel zo configureren dat omzet door verlopen cadeaubonnen naar Xero of Quickbooks wordt geboekt wanneer cadeaubonnen verlopen. Als je niet de juiste rekening voor omzet door verlopen cadeaubonnen koppelt, worden deze transacties en alle andere transacties niet naar Xero of QuickBooks gesynchroniseerd.

• Verlopen cadeaubonnen koppelen aan rekeningen in Xero

  Zo wijs je de inkomsten uit verlopen cadeaubonnen toe in Xero:

  1. Ga in Retail POS naar Configuratie > Apps.
  2. Klik op het potloodpictogram naast Xero.

     

  3. Ga naar het gedeelte Accounts for liability and expiry (Rekeningen voor verschuldigde bedragen en verlopen cadeaubonnen).
  4. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Gift card expiry revenue (Omzet uit verlopen cadeaubonnen) de omzetrekening die je wilt gebruiken.

     

  5. Klik op Opslaan.

  De restwaarde van alle verlopen cadeaubonnen wordt nu als omzet geboekt in Xero. Wanneer een cadeaubon verloopt, wordt een journaalpost in Xero toegevoegd.

• Verlopen cadeaubonnen koppelen aan rekeningen in Xero

  Omzet uit verlopen cadeaubonnen koppel je als volgt aan rekeningen in QuickBooks:

  1. Ga in Retail POS naar Configuratie > Apps.
  2. Klik op het potloodpictogram naast QuickBooks.

     

  3. Ga naar het gedeelte Liabilities (Verschuldigde bedragen).
  4. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Gift card revenue (Omzet uit cadeaubonnen) de omzetrekening die je wilt gebruiken.

     

  5. Klik op Opslaan.

  De restwaarde van alle verlopen cadeaubonnen wordt nu als omzet geboekt in QuickBooks.

Wat nu?