Retail POS is het administratiesysteem voor beide platforms. Wanneer je jouw productinformatie in zowel Shopify als Retail POS bewerkt, is dat verwarrend en kan dat leiden tot synchronisatieproblemen en gegevensverlies. Beheer bestellingen vanuit Retail POS om problemen met de Shopify-integratie te voorkomen.

Bestellingen synchroniseren met de Shopify-integratie

Nadat een bestelling is aangemaakt, worden alleen updates van de afhandelingsstatus gesynchroniseerd. Updates van bestellingen die in Shopify zijn gemaakt, worden niet weer terug gesynchroniseerd naar Retail POS. Bewerk bestelgegevens alleen in Retail POS.

Wanneer een klant een aankoop doet op Shopify, wordt de bestelling automatisch gesynchroniseerd met Retail POS als een verkoop.

De volgende bestelgegevens worden gesynchroniseerd van Shopify naar Retail POS:

• Bestelnummer
• Besteldatum
• Bestelstatus
• Totale prijs
• Totale belasting
• Totale korting
• Bedrag van fooi
• Valuta
• Financiële status (of de betaling is voltooid)

Wanneer een bestelling in Shopify wordt aangemaakt, wordt deze, indien van toepassing, ook gesynchroniseerd met klantinformatie, regeliteminformatie en verzendinformatie. Betalingsinformatie zoals het bedrag, de datum en de betaalmethode worden opgenomen in gesynchroniseerde verkopen, evenals informatie over kortingscodes, bestelnotities en de afhandelingsstatus.

Alles over automatische synchronisatie met de Shopify-integratie

Standaard worden Shopify-verkopen altijd naar Retail POS gesynchroniseerd. Als je automatische synchronisatie hebt uitgeschakeld, moet je verkopen handmatig aan je Retail POS-winkel toevoegen. Volg deze stappen om de instelling in of uit te schakelen:

1. Ga naar Instellingen > Apps > Shopify.
2. Scrol naar het gedeelte Automatische updates.
3. Selecteer of deselecteer Lightspeed Retai bijwerken.
4. Klik op Opslaan.

Shopify-verkopen (zowel volledig betaalde als onbetaalde) worden in de verkoopgeschiedenis (Verkopen > Verkoopgeschiedenis) en op pagina de Afhandelingen (Voorraad > Afhandelingen) weergegeven.

Wanneer de verkoop vanuit Shopify binnenkomt in Retail POS, wordt elk product in die verkoop in mindering gebracht op de voorraad.

De verkoop en betalingen worden geregistreerd in de gekoppelde vestiging op de kassa die je hebt geselecteerd in de instellingen van de Shopify-integratie. Het verkochte aantal wordt in mindering gebracht op het voorraadniveau van die vestiging.

Verkopen die worden verwerkt in Retail POS, worden niet teruggesynchroniseerd naar Shopify.

Online bestellingen importeren

Importeer de volledige lijst met bestellingen alleen als je al je bestellingen nog niet eerder hebt geïmporteerd. Opnieuw importeren kan namelijk problemen in de integratie veroorzaken.

Zo importeer je de volledige lijst met bestellingen in Retail POS:

1. Ga naar Configuratie > Apps > Shopify.
2. Klik op Shopify-bestellingen > Alle Shopify-bestellingen
   • Als een Shopify-bestelling een item bevat dat nog niet in je Retail POS-voorraad is opgenomen of niet is gepubliceerd, wordt het product automatisch aangemaakt en in Retail POS gepubliceerd.
   • Voor Shopify-bestellingen wordt het veld Kassabonnummer van de verkoop in Retail POS automatisch ingevuld. Voor Shopify-verkopen in Retail POS wordt dezelfde volgorde gebruikt als voor Shopify-bestelnummers.
   • Shopify-bestellingen die meer dan 60 dagen oud zijn, kunnen niet in Retail POS worden geïmporteerd.

Als dat nodig is, kun je op de knop Nieuwe Shopify-bestellingen klikken om de meest recente bestellingen te importeren. Houd er rekening mee dat het een paar minuten kan duren voordat gesynchroniseerde bestellingen zichtbaar zijn in Retail POS.

Shopify-verzendkosten in Retail POS

Verwijder het verzendproduct nooit in Retail POS.

Wanneer je je Shopify-webshop koppelt, wordt in Retail POS een product 'Verzendkosten' aangemaakt. Bij elke Shopify-bestelling met verzendkosten wordt dit product met het bedrag van je verzendkosten toegevoegd aan de verkoop.

Dit betekent dat je ook het totale bedrag aan verzendkosten kunt rapporteren met behulp van de productrapportages in Retail POS.

Alleen bestellingen met één verzendmethode kunnen in Retail POS worden geïmporteerd.

Afhandeling van online bestellingen die worden afgehaald

Voor de afhandeling van online bestellingen die worden afgehaald, moet je het proces voor openstaande bestellingen volgen.

Wanneer de bestelling is verzameld en aangemerkt als opgehaald, krijgt deze in Retail POS de status Afhalen, Voltooid In Shopify is de status Afgehandeld.

Als een bestelling wordt aangemerkt als Verpakt, verandert de status in Shopify niet.

Bestellingen afhandelen waarvoor wordt betaald via een overschrijving

Als je betalingen via overschrijving accepteert, wordt de verkoop van Shopify naar Retail POS verzonden. Het saldo van de verkoop wordt weergegeven als onbetaald.

Nadat de klant je betaalt, moet je de betaling handmatig registreren in Retail POS:

1. De betaling registreren en de bestelling afhandelen in Shopify.
2. Zorg dat de kassa open is. De kassa moet open zijn wanneer je de betaling toepast.
3. Zoek de verkoop in de Verkoopgeschiedenis.
4. Klik op de linkApply payment (Betaling toepassen).
5. Selecteer de betaalmethode, de datum van vandaag en het huidige tijdstip. Dit tijdstip moet na het openen van de kassa en voor het sluiten van de kassa liggen, anders verschijnt je betaling niet in je kassasluitingsrapportage.

Je Shopify-bestellingen moeten een paar minuten nadat ze zijn voltooid in de verkoopgeschiedenis van Retail POS verschijnen. Als dit niet of slechts gedeeltelijk gebeurt, heeft dat meestal een van de volgende oorzaken.

Problemen met mislukte synchronisaties oplossen

Je Shopify-bestellingen worden meestal een paar minuten nadat ze zijn voltooid gesynchroniseerd met je verkoopgeschiedenis van Retail POS. Er zijn enkele veelvoorkomende redenen waarom Shopify-verkopen mogelijk niet worden gesynchroniseerd met Retail POS:

• Gearchiveerde bestellingen worden niet in Retail POS geïmporteerd.
• Bestellingen worden niet geïmporteerd als ze verwijderde producten of aangepaste producten bevatten.
• Conceptbestellingen worden niet gesynchroniseerd.
• Shopify-bestellingen die ouder zijn dan 60 dagen kunnen niet worden geïmporteerd.
• Bestellingen kunnen niet worden geïmporteerd als ze zijn geplaatst op een externe app voor bestellingen die is verbonden met Shopify.

Als geen van deze redenen van toepassing is op de mislukte synchronisatie, controleer dan of je Shopify-integratie correct is ingesteld, zodat Retail POS in Shopify kan controleren op nieuwe bestellingen.

1. Ga naar Configuratie > Apps > Shopify.

2. Klik op Bewerken (potloodpictogram).

   

3. Scrol naar het gedeelte Automatische updates.

4. Controleer of er een blauw vinkje staat in het vakje naast Lightspeed Retail bijwerken.

   

5. Ga naar Shopify-bestellingen ophalen > Nieuwe Shopify-bestellingen ophalen om te controleren of je bestellingen nu worden gesynchroniseerd.

Als het probleem nog steeds niet is opgelost, zijn jouw bestellingen in Shopify mogelijk gearchiveerd.

Gearchiveerde bestellingen in Shopify

Archivering is een instelling in Shopify die ervoor kan zorgen dat Retail POS je Shopify bestellingen niet kan vinden. Volg de onderstaande stappen om te controleren of je bestellingen in Shopify zijn gearchiveerd:

1. Klik in Shopify op Orders (Bestellingen).
2. Selecteer een bestelling die niet is gesynchroniseerd met je verkoopgeschiedenis. Bovenaan de pagina wordt een label weergegeven dat aangeeft dat de bestelling is gearchiveerd.
3. Om de archivering van een bestelling ongedaan te maken, klik je op More actions en selecteer je Unarchive (Archiveren ongedaan maken).
4. Ga in Retail POS naar Configuratie > Apps > Shopify.

5. Klik op Shopify-bestellingen ophalen > Nieuwe Shopify-bestellingen ophalen. De bestelling zou in je verkoopgeschiedenis moeten verschijnen.

   

Wat nu?