In Retail POS worden inkooporders gebruikt om voorraad te bestellen, bestellingen bij leveranciers te volgen en ervoor te zorgen dat je voorraadcijfers nauwkeurig blijven. Je kunt handmatig inkooporders aanmaken in Retail POS of een conceptinkooporder genereren vanuit een leveranciersdocument.

Je kunt je instellingen voor inkooporders en bevoorraden beheren op de pagina Configuratie > Voorraad.

Een inkooporder handmatig maken

Zo maak je een inkooporder aan in Retail POS:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.

2. Klik op Voorraad bestellen.

   

3. Klik op Doorgaan zonder document als je hierom wordt gevraagd.

4. Voer de gegevens van de inkooporder in:

   • Leverancier: selecteer een leverancier voor de bestelling. Deze selectie bepaalt welke leverancierscode en kostprijs worden gebruikt voor producten die aan de bestelling worden toegevoegd als er meerdere leveranciers zijn geregistreerd. De leveranciersinformatie kan worden bewerkt nadat de inkooporder is opgeslagen of verzonden.
   • Bestellen voor: selecteer de vestiging of vestigingen waar de voorraad wordt geleverd. De vestiging kan worden bewerkt nadat de inkooporder is opgeslagen of verzonden.
   • Leveren aan: selecteer de vestiging die de bestelling moet ontvangen.
   • Leverdatum (optioneel): selecteer de verwachte leverdatum van de bestelling.
   • Bestelnummer: het bestelnummer wordt automatisch gegenereerd door Retail POS wanneer je de vestiging selecteert. Je kunt dit nummer bewerken om je bestellingen te helpen identificeren.
   • Nummer van leveranciersfactuur (optioneel): als je een factuurnummer van een leverancier hebt, kun je dit invoeren voor je leverancier.
   • Valuta van leverancier (optioneel): selecteer de valuta van de inkooporder als deze afwijkt van de standaardvaluta van je account en voer vervolgens een wisselkoers in. Meer informatie over het beheren van inkooporders in meerdere valuta's.

   • Opmerking (Optioneel): Voeg aangepaste informatie toe aan je bestellingen, zoals persoonlijke herinneringen of goedkeuringsnotities.

     

5. In het gedeelte Producten en kosten selecteer je Producten kiezen of Importeren via CSV.

   •  

     1. Als je Producten kiezen hebt geselecteerd, voer je de productnaam in de zoekbalk in of scan je de productbarcode. Als je producten scant, schakel dan Snelscan-modus in om automatisch de SKU van een variantproduct toe te voegen. Op die manier hoef je de variant niet handmatig te selecteren uit het hoofdproduct.

        

     2. Voer voor elke locatie het aantal in van het product dat je bestelt.

        

     3. Als een product varianten heeft, selecteer dan de varianten die je wilt bestellen, voer voor elke variant het juiste aantal in en klik vervolgens op Varianten aan bestelling toevoegen.

        

     Nieuwe producten toevoegen

     1. Wil je een nieuw product toevoegen, dan voer je de productnaam in de zoekbalk in en klik je vervolgens op + Product '(productnaam)' toevoegen als nieuw product aan je lokale catalogus.

        

     2. Vul de productdetails in het pop-upvenster Een nieuw product toevoegen in. Je kunt een standaardproduct of een product met varianten toevoegen.

        

     3. Klik op Product toevoegen.

     Producten toevoegen uit aanbevelingen

     Als je bestelpunten hebt ingesteld voor producten, inclusief minimale en maximale hoeveelheden, kun je producten toevoegen vanuit aanbevelingen voor meerdere vestigingen. Deze functie stelt automatisch producten voor die op of onder hun ingestelde bestelpunt liggen en kan ook worden gebruikt om voorraad te bestellen voor openstaande verkopen.

     1. Klik op Producten toevoegen vanuit aanbevelingen.

        

     2. (Optioneel) Klik op de vervolgkeuzelijst Producten tonen uit om Alle aanbevelingen, Bevoorradingsmethoden of Openstaande verkopen en services te selecteren. Klik vervolgens op Filter toepassen.

        

     3. Vink de selectievakjes aan voor alle producten die je aan de inkooporder wilt toevoegen. Je kunt op de productrij klikken om meer informatie te bekijken over waarom een product wordt aanbevolen voor nabestelling.

        

     4. Klik op Producten aan bestelling toevoegen

        Als een product in een andere openstaande of verzonden inkooporder of overdracht voor dezelfde vestiging is, wordt het niet toegevoegd aan de aanbevolen nabestellijst. Is een leverancier aan de inkooporder gekoppeld, dan worden alleen producten van die leverancier aanbevolen en toegevoegd aan de inkooporder.

   •  
     1. Als je Importeren via CSV hebt geselecteerd, download je de sjabloon voor voorraadbestellingen en open je deze in Excel of Google Sheets.

     2. Vul de kolommen in:

        • Sleutel: De productsleutel moet overeenkomen met een bestaand product in Retail POS.
        • SKU (vereist): De SKU van het product moet overeenkomen met een bestaand product in Retail POS.
        • Leveranciersprijs: De leveranciersprijs per item.

        • Aantal (vereist): Het aantal van elk besteld item.

          Als je een leverancier hebt geselecteerd toen je de inkooporder aanmaakte, moeten alle producten die via CSV worden geïmporteerd dezelfde leverancier hebben als de geselecteerde leverancier.

     3. Sla je spreadsheet op als een CSV-bestand.

     4. Klik in Retail POS op CSV importeren.

        

     5. Kies het bestand van je computer en klik op Openen.

6. (Optioneel) Registreer de ordergerelateerde kosten en kortingen:

   1. Klik naast Korting op % (percentage) of $ (Valuta) en voer een kortingsbedrag in voor je inkooporder. Als de inkooporder in een andere valuta is, selecteer je de juiste valuta in de vervolgkeuzelijst naast het veld Waarde.
   2. Voer de waarden voor Totale verzendkosten en/of Totale invoerrechten in en selecteer indien van toepassing de valuta in de vervolgkeuzelijsten.

   

7. Als je klaar bent met het toevoegen van producten, klik je op Opslaan om de bestelling op te slaan met de status Openstaand. Je kunt ook op de pijl van de vervolgkeuzelijst naast de knop Opslaan klikken en vervolgens Opslaan als verzonden of Opslaan als onderweg selecteren.

   

Een inkooporder genereren vanuit een leveranciersdocument

Je kunt een leveranciersfactuur of pakbon uploaden en de AI-tool voor het importeren van documenten vragen om een conceptinkooporder te genereren. De tool koppelt de regelitems automatisch aan de producten in je lokale catalogus. Als er geen match wordt gevonden, heb je de optie om rechtstreeks in de inkooporder een nieuw product aan te maken, een regelitem handmatig aan een bestaand product te koppelen of het product uit de order te verwijderen. Je kunt de matches beoordelen, kolommen opnieuw toewijzen en de details op de pagina met de conceptinkooporder wijzigen voordat je opslaat.

Een conceptinkooporder automatisch genereren vanuit een leveranciersdocument:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.

2. Klik op Voorraad bestellen.

   

3. Sleep je JPG-, PNG- of PDF-bestand naar het vak. Je kunt ook klikken om te uploaden en het bestand op je computer zoeken.

   

4. Klik op Document gebruiken. Het uploadproces kan even duren, afhankelijk van de grootte van het bestand.

5. Op de pagina Nieuwe inkooporder controleer je de velden onder Leveringsgegevens en pas je die eventueel aan.

   

   In inkooporders die op basis van een leveranciersdocument worden gegenereerd, wordt je standaardvaluta gebruikt. Als je de valuta van een leverancier wilt opnemen, moet je de inkooporder bewerken nadat je deze hebt opgeslagen.

6. Beoordeel de producttabel met de lijst van producten in het document, de bijbehorende producten in je catalogus (indien gevonden) en de status van de match:

   • Match: er is een bestaande productmatch gevonden in je catalogus.
   • Bestaand variantproduct: er is een match met een bestaande variant gevonden en gekoppeld aan het product op de regel eronder.
   • Nieuw: er is geen match met een bestaand product gevonden in je catalogus en er wordt een nieuw product aangemaakt.
   • Nieuw variantproduct: er is een nieuwe variant gekoppeld aan het product op de regel eronder en er wordt een nieuw variantproduct aangemaakt.

   Als je productmatches wilt corrigeren of de kolommen opnieuw wilt toewijzen, dan volg je de instructies in de onderstaande secties.

7. Klik bovenaan de pagina op Opslaan als openstaand. Je kunt ook op de pijl van de vervolgkeuzelijst naast de knop Opslaan als openstaand klikken en vervolgens Opslaan als verzonden of Opslaan als onderweg selecteren.

Kolommen opnieuw toewijzen

Als je kolommen opnieuw wilt toewijzen in de gegenereerde inkooporder:

1. Klik op Kolommen toewijzen bovenaan de producttabel.

2. Bekijk de lijst met Lightspeed-velden en selecteer vervolgens de kolommen die moeten worden gekoppeld in de vervolgkeuzelijsten van de documentkolom.

   

3. Klik op Toepassen.

Productmatches of nieuwe productnamen corrigeren

Een productmatch corrigeren of een nieuwe productnaam bijwerken:

1. Klik op de productnaam in de kolom Product in catalogus.

2. Voer een productnaam in.

   

   Als het een bestaand product is, klik je om de juiste match te selecteren uit de lijst met bestaande producten die onder het veld voor de productnaam verschijnt. Je kunt ook over het einde van de productrij (onder de kolom Totale prijs) bewegen en op het vergrootglaspictogram (Match zoeken) klikken om een match in je catalogus te vinden.

3. Druk op Enter of klik ergens anders om de update op te slaan.

Een productmatch omzetten naar een nieuw product

Een product ontkoppelen en een nieuw product maken:

1. Beweeg de muis over het einde van de productrij (onder de kolom Totale prijs).

   

2. Klik op het pictogram van de kapotte link (Ontkoppelen en als nieuw aanmaken).

Matches variantproduct bijwerken

Het product toevoegen aan een bestaand variantproduct of als een nieuwe variant:

1. Beweeg de muis over het einde van de productrij (onder de kolom Totale prijs).

   

2. Wil je het product toevoegen aan een bestaand variantproduct, dan klik je op het stapelpictogram met een pijl (Toevoegen aan een bestaand variantproduct) > voer een variantproductnaam in het zoekveld in > klik om te selecteren > selecteer een variantnaam uit de vervolgkeuzelijst > klik op Volgende.

   Wil je het product als een nieuwe variant toevoegen, dan klik je op de stapel met een plusteken (Toevoegen als een nieuw variantproduct) > voer een variantproductnaam in het zoekveld in > klik om te selecteren > voeg een waarde toe > selecteer een variantnaam uit de vervolgkeuzelijst > klik op Volgende.

   

Een nieuwe variantgroep maken

Een nieuwe variantfamilie maken:

1. Wijs met de muis de productnaam aan.

2. Vink de selectievakjes aan naast de producten die je wilt toevoegen aan een nieuwe variantfamilie.

   

3. Bovenaan de producttabel klik je op + Nieuw variantproduct aanmaken.

4. Voer een productnaam in en selecteer een kenmerk. Klik op + Kenmerk om aanvullende kenmerken toe te voegen.

   

5. Voer de kenmerkwaarden per productregel in.
6. Klik op Aanmaken.

Een variant omzetten naar een standaardproduct

Een variant omzetten naar een standaardproduct:

1. Beweeg de muis over het einde van de productrij (onder de kolom Totale prijs).

2. Klik op het plusteken (Toevoegen als nieuw standaardproduct).

   

Een product uit een gegenereerde inkooporder verwijderen

Een productregel uit de producttabel verwijderen:

1. Beweeg de muis over het einde van de productrij (onder de kolom Totale prijs).
2. Klik op het prullenbakpictogram (Verwijderen uit inkooporder).

Producten toevoegen aan een inkooporder vanuit je catalogus

Je kunt producten rechtstreeks vanuit je catalogus in een inkooporder importeren.

1. Navigeer naar Catalogus > Producten.

2. Vink het selectievakje aan naast de producten die je wilt bestellen.

   

3. Klik op Kies een actie > Producten aan inkooporder toevoegen.

   

4. Selecteer of je wilt toevoegen aan een bestaande inkooporder of een nieuwe inkooporder wilt maken.

   Als je toevoegt aan een bestaande bestelling, selecteer je de bestelling.

   

   Als je een nieuwe inkooporder aanmaakt, kies je een leverancier en de ontvanger van de levering uit de vervolgkeuzelijsten. Het bestelnummer wordt automatisch ingevuld.

   

5. Klik op Volgende.

6. Voer de aantallen in voor de producten die je wilt bestellen.

   

   Als je kostprijs is gewijzigd ten opzichte van de standaardwaarde van je product, is het belangrijk om de nieuwe waarde in te voeren om je gemiddelde kosten en kosten van verkochte goederen correct te berekenen.

7. Klik op Producten aan bestelling toevoegen

Nadat je een inkooporder hebt gemaakt, kun je inkooporders beheren via Voorraadbeheer > Bestellingen, inclusief:

• Een openstaande inkoopbestelling bewerken nadat deze is opgeslagen.
• Een inkooporder naar een leverancier verzenden
• Een bestaande bestelling als onderweg markeren
• Een inkooporder printen

Wat nu?

Attachments

• stock_order_return_transfer_template.csv56 bytes