En plus de vendre des produits, votre entreprise peut aussi fournir des services, comme des réparations, du nettoyage ou de la maintenance.

Après avoir créé une vente de service à la caisse ou directement sur la page Services sans traiter de vente, vous pouvez effectuer des modifications rapides et gérer les détails du service, comme les états, les programmations du service, les notes et les utilisateurs. Vous pouvez également configurer des états personnalisés aux fins d'adaptation à votre processus de vente.

Les renseignements sur le client et l'article du client ne peuvent plus être modifiés une fois le service créé. Les services marqués comme terminés ne peuvent pas être modifiés.

Configurer des états de services personnalisés

Pour assurer une meilleure adaptation à vos processus de vente de services, vous pouvez créer, modifier et supprimer les états personnalisés. Vous pouvez également réorganiser les états pour les afficher dans l'ordre le plus logique pour votre entreprise. Tous les rôles d'utilisateur peuvent ajouter, modifier et supprimer les états de services.

Créer un nouvel état

1. Accédez à Services > États.

2. Cliquez sur Ajouter un état.

   

3. Saisissez un nom pour l'état et cliquez sur Ajouter un état.

   

Modifier et réorganiser les états

Les états du système ne peuvent pas être modifiés ou supprimés. Les états Nouveau, Annulé et Terminé ne peuvent pas être réorganisés.

Pour renommer l'état d'un service, cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté, saisissez un nouveau nom et cliquez sur Mettre à jour. Le nom sera modifié partout où il est utilisé et cette action est irréversible.

Pour supprimer l'état d'un service, cliquez sur l'icône en forme de poubelle à côté et cliquez sur Supprimer. Si un quelconque service accompagné de cet état est actuellement actif, vous serez invité·e à sélectionner un nouvel état à appliquer aux services concernés. Sélectionnez un nouvel état dans le menu déroulant et cliquez sur Remplacer.

Pour réorganiser les états, cliquez sur l'icône en forme de grille à côté de l'état et faites glisser celui-ci vers le haut ou vers le bas de la liste.

Consulter les détails d'un service

Consulter les détails de l'article d'un client

Lorsque vous créez un service, vous pouvez sélectionner Ajouter un article pour enregistrer l'article d'un client, sa description ainsi que l'état dans lequel il se trouvait au moment de sa collecte.

1. Accédez à Services > onglet En cours.

   

2. Recherchez la vente associée au service que vous souhaitez modifier, puis cliquez pour développer la ligne.

3. Dans la section Article du client, vérifiez le nom de l'article, sa description et les renseignements sur son état.

   

   Cette section ne sera disponible que si l'option Ajouter un article a été sélectionnée lors de la création du service.

Consulter les détails du travail à effectuer

Pour consulter un résumé du travail à effectuer pour le service :

1. Accédez à Services > onglet En cours.
2. Recherchez la vente associée au service que vous souhaitez modifier, puis cliquez pour développer la ligne.
3. En haut à droite de la ligne, vérifiez l'état actuel.
4. Dans la section Travail à effectuer, vérifiez les notes internes, l'emplacement de l'article (le cas échéant), l'utilisateur qui a créé le service, la date de création et toutes les notes ajoutées lors de la vente.

Effectuer des modifications rapides des services

Pour apporter des modifications rapides à un service, comme la mise à jour de l'état ou l'ajout d'une note :

1. Accédez à Services > onglet En cours. Si le système vous le demande, sélectionnez une caisse.

2. Recherchez la vente associée au service que vous souhaitez modifier, puis cliquez pour développer la ligne.

   

3. Utilisez les boutons sur le côté droit pour apporter des modifications rapides :
   1. Marquer comme [état] : appliquez l'état suivant, par exemple Nouveau > Prêt à être effectué.
   2. Modifier l'état : sélectionnez manuellement un autre état dans le menu déroulant.
   3. Modifier l'utilisateur : réassignez un service à un autre employé.
   4. Afficher la vente : consultez les détails ou apportez des modifications à la vente associée sur la page Historique des ventes.
   5. Ajouter une note rapide : ajoutez une note interne au service. Pour ajouter une note visible à l'intention du client, quittez la fenêtre et cliquez sur le bouton Modifier le service.
   6. Imprimer les renseignements relatifs au service : imprimez une copie du service pour vos dossiers.

Pour des options supplémentaires ou pour effectuer plusieurs modifications à la fois, cliquez sur le bouton Modifier le service.

Modifier des services sur la page Modifier le service

Pour modifier une vente de service existante à partir de la page Modifier le service :

1. Accédez à Services > onglet En cours. Si le système vous le demande, sélectionnez une caisse.
2. Recherchez la vente associée au service que vous souhaitez modifier, puis cliquez pour développer la ligne.

3. Cliquez sur Modifier le service.

   

   Si l'option Modifier la programmation du service s'affiche au lieu de Modifier le service, cela signifie que la date d'achèvement prévue du service est expirée et qu'elle doit être mise à jour.

4. Sur la page Modifier le service, vous pouvez :
   • mettre à jour l'état du service;
   • changer l'utilisateur affecté;
   • mettre à jour l'emplacement des articles;
   • ajouter des notes;
   • ajouter ou retirer des produits, ou ajuster la quantité, le prix ou le montant de la réduction;
   • ajuster la durée prévue du service;
   • ajuster la date d'achèvement prévue du service.
5. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page.

Modifier l'état des services

Vous pouvez mettre à jour la progression de vos services à l'aide des états de service sur la page Services.

1. Accédez à Services > onglet En cours.
2. Recherchez la vente associée au service que vous souhaitez modifier, puis cliquez pour développer la ligne.

3. Cliquez sur Marquer comme [état] pour appliquer l'état suivant, ou sur Modifier l'état pour sélectionner manuellement un autre état dans le menu déroulant.

   

4. (Facultatif) Ajoutez une note interne.

   

5. Cliquez sur Marquer comme [état].

Vous pouvez également mettre à jour les états sur la page Modifier le service.

Affecter un utilisateur à un service

Pour affecter un utilisateur ou changer l'employé affecté au service :

1. Accédez à Services > onglet En cours.
2. Recherchez la vente associée au service que vous souhaitez modifier, puis cliquez pour développer la ligne.

3. Cliquez sur Affecter un utilisateur ou sur Modifier l'utilisateur pour affecter ou réaffecter un utilisateur au service.

   

Vous pouvez également affecter des utilisateurs sur la page Modifier le service.

Ajouter de la main-d'œuvre et des articles à un service

Pour ajouter la main d'œuvre et les articles à un service :

1. Accédez à Services > onglet En cours.
2. Recherchez la vente associée au service que vous souhaitez modifier, puis cliquez pour développer la ligne.
3. Cliquez sur Modifier le service.

4. Dans la section Produits, recherchez un produit et cliquez sur celui-ci pour l'ajouter au service. Pour modifier la quantité, le prix ou la réduction, cliquez sur le nom du produit pour développer la ligne. Pour retirer un produit, cliquez sur l'icône de corbeille (Supprimer).

   

5. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page.

Ajouter ou modifier une programmation de service

Vous pouvez ajouter ou modifier une programmation de service même si elle n'a pas été ajoutée à la vente lors de sa création. Pour modifier la programmation :

1. Accédez à Services > onglet En cours.
2. Recherchez la vente associée au service que vous souhaitez modifier, puis cliquez pour développer la ligne.
3. Cliquez sur Modifier le service.

4. Dans la section Programmation, saisissez la durée du service en heures et en minutes. Ce temps sera ajouté à la colonne Nouvelle programmation dans le tableau. Ensuite, sélectionnez une date d'achèvement du service dans le tableau ou à l'aide du sélecteur de date. Pour réinitialiser votre sélection, cliquez sur Effacer la programmation.

   

   Le temps de service saisi précédemment s'affichera dans la colonne Services programmés. La saisie d'heures ou de minutes supplémentaires ajoutera ce temps à la colonne Nouvelle programmation. Par exemple, si vous aviez prévu un service de 1 h 0 min et que vous saisissez 30 dans le champ Minutes, la nouvelle programmation de service sera de 1 h 30 min.

5. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page.

Ajouter des notes internes à un service

Vous pouvez effectuer le suivi des renseignements importants sur le service en créant des notes internes réservées aux employés.

1. Accédez à Services > onglet En cours.
2. Recherchez la vente associée au service que vous souhaitez modifier, puis cliquez pour développer la ligne.

3. Cliquez sur Ajouter une note rapide pour ajouter une note interne au service.

   

Vous pouvez également ajouter des notes internes sur la page Modifier le service.

Ajouter des notes à l'intention du client à un service

Vous pouvez consigner des renseignements importants sur le service sur les reçus des clients grâce à des notes visibles au client.

1. Accédez à Services > onglet En cours.
2. Recherchez la vente associée au service que vous souhaitez modifier, puis cliquez pour développer la ligne.
3. Cliquez sur Modifier le service.

4. Dans la section Notes, ajoutez une note avec des renseignements pertinents sur le service et cochez la case Visible pour le client.

   

5. Si vous souhaitez ajouter une photo, cliquez sur + Ajouter des photos à la note, puis cliquez sur Téléverser des photos ou faites glisser et déposez la photo dans la zone de téléversement. Si vous souhaitez supprimer une photo, cliquez sur le bouton X (Supprimer) dans le coin supérieur droit de la photo, ou faites-la glisser et déposez-la à l'extérieur de la zone de téléversement.

   Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 photos seulement, avec une taille de fichier maximale de 8 Mo par photo.

   

6. Cliquez sur Ajouter une note.
7. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page.

Terminer une vente de service

Une fois votre service terminé, vous devez le marquer comme Terminé dans PDV détaillants.

1. Accédez à Services > onglet En cours.
2. Recherchez la vente de service que vous souhaitez terminer, puis cliquez pour développer la ligne.

3. Cliquez sur Marquer comme « Terminé » ou Modifier l'état > Terminé.

   

4. (Facultatif) Saisissez l'emplacement de l'article dans la boutique.

   

5. Par défaut, l'option de notification par courriel est activée pour informer votre client que son article est prêt à être ramassé. Pour désactiver la notification par courriel, désactivez l'option Notifier (adresse courriel du client) que son service est prêt à être ramassé.

   Ce courriel est envoyé automatiquement. Il ne peut pas être modifié ni personnalisé.

6. Cliquez sur Marquer comme « Terminé ».

Terminer des ventes incomplètes avec services

Après avoir marqué une vente de service incomplète comme Terminée sur la page Services, vous devrez également la marquer comme terminée dans l'Historique des ventes.

1. Accédez à Services > onglet Tous.
2. Trouvez la vente terminée associée au service, puis cliquez dessus pour développer la ligne.
3. Cliquez sur Afficher la vente.

4. Dans la ligne de vente développée de l'Historique des ventes, cliquez sur Marquer comme terminé.

   

5. Lisez le message d'avertissement, puis cliquez sur Marquer comme terminé. Cette action est irréversible.

   

Gérer les services terminés

Pour afficher les détails, ajouter une note rapide ou imprimer une copie d'un service terminé :

1. Accédez à Services > onglet Tous.

   

2. Recherchez la vente associée au service que vous souhaitez modifier, puis cliquez pour développer la ligne.

3. Cliquez sur les onglets Détails et Main-d'œuvre et articles pour afficher les détails du travail, les notes et les renseignements sur les articles.

   

4. Cliquez sur Afficher la vente pour consulter les renseignements sur la vente dans l'Historique des ventes, sur Ajouter une note rapide pour ajouter une note interne au service, ou sur Imprimer les renseignements relatifs au service pour en imprimer une copie pour vos dossiers.

Annuler une vente de service

Si vous avez besoin d'annuler une commande de service, vous pouvez annuler la vente dans PDV détaillants. Une fois la vente annulée, le service est automatiquement marqué comme annulé.

Prochaines étapes