Deze functie bevindt zich momenteel in de bètafase en is mogelijk nog niet beschikbaar in je account.

Momenteel kan voor beschikbare voorraad een negatieve waarde worden weergeven als gevolg van:

• Openstaande verkopen
• oververkochte producten
• voorraadafwijkingen

Aangezien negatieve waarden het resultaat zijn van een combinatie van fysieke voorraad, openstaande verkopen en afwijkingen, kunnen ze ten onrechte worden opgevat als aantallen die besteld moeten worden of algemene fouten, wat kan leiden tot inefficiënte bestellingen, overbevoorrading of onduidelijkheid over de werkelijke voorraadniveaus.

Wat verandert er in de weergaven voor beschikbare voorraad?

Om de fysiek beschikbare voorraad nauwkeuriger te weerspiegelen, zullen voor beschikbare voorraad ('op voorraad') geen negatieve waarden meer worden weergegeven als gevolg van openstaande verkopen die na de update zijn aangemaakt. Deze update heeft gevolgen voor de volgende pagina’s:

• Verkoopscherm
• Producten (inclusief voorraadaanpassingen, voorraadverplaatsingen en productexporten)
• Voorraadbeheer (inclusief inkooporders, overdrachten en retouren)
• Voorraadrapporten

Na de lancering van de functie kunnen negatieve voorraadwaarden alleen nog maar het gevolg zijn van oververkoop en voorraadafwijkingen, zoals telfouten of handmatige aanpassingen.

Eerder werd bijvoorbeeld als je 0 keramische theepotten op voorraad had en er 3 verkocht voor levering aan de klant zodra het product weer op voorraad was, -3 als voorraad ( beschikbaar voor verkoop) weergegeven.

Nu geeft je beschikbare voorraad 0 weer om de hoeveelheid keramische theepotten die fysiek op voorraad zijn nauwkeurig te laten zien. De nieuwe kolom Nodig voor speciale bestellingen geeft 3 weer (de hoeveelheid voorraad die besteld moet worden).

De 3 items voor openstaande verkopen worden weergegeven in een speciaal overzicht op de nieuwe pagina Speciale bestellingen, waar ze aan een inkooporder kunnen worden toegevoegd.

Worden de gegevens van verkopen voor afhandeling ook gewijzigd?

Openstaande verkopen die na de update zijn gemaakt, hebben niet meer tot gevolg dat de waarde voor Beschikbaar voor verkoop negatief wordt. De vereiste bestelhoeveelheden worden in de nieuwe kolom Nodig voor speciale bestellingen en op de pagina Speciale bestellingen weergegeven.

Wat verandert er voor negatieve voorraden?

Een negatieve voorraad heeft geen betrekking meer op items voor openstaande verkopen. Als de beschikbare voorraad negatief is, komt dat door:

• oververkochte producten
• voorraadafwijkingen

De benodigde hoeveelheden om bestellingen af te handelen, worden weergegeven in de nieuwe kolom Nodig voor speciale bestellingen op de pagina Producten en op de pagina Speciale bestellingen, waar je details kunt bekijken en producten aan een inkooporder kunt toevoegen.

Zo corrigeer je een negatieve voorraad:

1. Controleer de voorraadrapporten om te bepalen wat het probleem is.

2. Voer een voorraadtelling uit.

   Als je nog openstaande verkopen hebt van voor de update, moet je de negatieve voorraad tijdens een telling niet op nul zetten, aangezien dat gevolgen kan hebben voor de voorraad die voor die verkopen is gereserveerd.

3. Doe de nodige voorraadaanpassingen.

Tijdens de overgangsperiode kan het zijn dat op de pagina van de voorraadtelling een andere waarde voor Beschikbaar voor verkoop wordt weergegeven dan op andere Retail POS-pagina’s, aangezien de voorraadtellingen de werkelijke waarde in de database moeten weerspiegelen om je administratie accuraat te houden.

Wat verandert er voor openstaande verkopen?

Wanneer een openstaande verkoop wordt verwerkt waarvoor een speciale bestelling nodig is, worden de details en de vereiste bestelhoeveelheden weergegeven op de nieuwe pagina Speciale bestellingen.

Op de pagina Speciale bestellingen kun je het volgende zien:

• Een lijst met producten die moeten worden afgehandeld, gegroepeerd op vestiging. Je kunt de lijst filteren op vestiging of leverancier.
• Totale voorgestelde bestelhoeveelheden op productniveau (per vestiging), waarbij rekening wordt gehouden met alle gerelateerde openstaande verkopen, nog niet ontvangen hoeveelheden van inkooporders en inkomende voorraad van inkooporders en overdrachten.
• Uitgeklapte rijen met productgegevens bevatten onder meer details als verkoopinformatie, klantgegevens, benodigde hoeveelheden en opmerkingen bij de verkoop.

Je kunt ook producten toevoegen aan een nieuwe of bestaande inkooporder rechtstreeks vanaf de pagina Speciale bestellingen.

Voor openstaande verkopen worden de kosten van verkochte goederen erkend op het moment dat de verkoop wordt aangemaakt.

Hoe weet ik hoeveel voorraad ik moet bestellen?

Nadat de wijziging in je account is doorgevoerd, hoef je niet langer één negatief voorraadcijfer te gebruiken om in te schatten wat er op voorraad is of wat er besteld moet worden.

Bijhouden wat er op voorraad is

Op product- en voorraadpagina’s geeft de statistiek Beschikbaar voor verkoop de werkelijke hoeveelheid fysiek aanwezige voorraad weer. Tenzij het product oververkocht is of de voorraad handmatig is aangepast, zal dit aantal voor nieuwe, na de update aangemaakte openstaande verkopen altijd 0 of hoger zijn.

Op de pagina Voorraadrapporten kun je de resultaten filteren om alle SKU’s weer te geven of alleen SKU’s met voorraad, met weinig voorraad of zonder voorraad (inclusief negatieve voorraad).

Weten wat je moet bestellen

Voor standaard voorraad bestellen kun je een inkoopbestelling maken via de pagina Voorraadbeheer. Je kunt ook direct vanaf de pagina Speciale bestellingen producten toevoegen aan een nieuwe of bestaande inkoopbestelling.

Als je de benodigde bestelhoeveelheden voor openstaande verkopen wilt bepalen, kun je het volgende controleren:

• De pagina Producten, waar de nieuwe kolom Nodig voor speciale bestellingen de vereiste voorraad voor alle openstaande speciale bestellingen toont.
• De pagina Voorraad > Speciale bestellingen, die de vereiste hoeveelheid toont om bestellingen per verkoop af te handelen, evenals een totaal voorgestelde bestelhoeveelheid per product die al bestelde en inkomende voorraad weerspiegelt.

Meer informatie over de statistieken die op de pagina Speciale bestellingen worden gebruikt, krijg je door te klikken op Woordenlijst in de rechterbovenhoek onder de knop Zoeken.

De voorgestelde bestelhoeveelheden controleren op de pagina Speciale bestellingen:

1. Ga naar Voorraad > Speciale bestellingen.

2. Zoek op vestiging of leverancier, of scrol naar beneden om het product te vinden (geordend op vestiging). Op productniveau kun je de totale Voorgestelde bestelhoeveelheid bekijken of op het pijltje naast de productnaam klikken om details en hoeveelheden per verkoop te bekijken.

   

Producten aan een inkooporder toevoegen op de pagina Speciale bestellingen:

1. Vink een of meer productvakjes aan.

   

2. Klik op Product aan inkooporder toevoegen.

3. Selecteer of je wilt toevoegen aan een bestaande inkooporder of een nieuwe inkooporder wilt maken.

   

4. Als je een bestaande inkooporder aanvult, selecteer je de bestelling. Als je een nieuwe inkooporder maakt, voer je de ordergegevens in.
5. Klik op Volgende.

6. Pas eventueel de velden Aantal en Kostprijs aan.

   

7. Klik op Producten aan bestelling toevoegen

Op de pagina Speciale bestellingen verschijnt een bevestigingsbericht met een link naar de bijbehorende inkooporder.

Op de pagina Speciale bestellingen kunnen maximaal 1000 producten worden weergegeven. Je kunt bestellingen verwerken zodat nieuwe bestellingen zichtbaar worden.

Welke gevolgen heeft dit voor voorraad en vooruitbestellingen in eCom?

Momenteel gebruikt de eCom (E-Series)-integratie voor bepaalde configuraties negatieve voorraadaantallen uit Retail POS om de de hoeveelheid vooruitbestellingen te bepalen. Als onderdeel van deze release wordt de logica voor de hoeveelheid vooruitbestellingen in eCom aangepast, zodat deze in overeenstemming is met de gewijzigde berekeningen van de beschikbare en negatieve voorraad in Retail POS.

Jij hoeft verder niets te doen. Deze update wordt automatisch uitgevoerd zodra de functie voor je account beschikbaar is

Hoe komt dit tot uiting in rapporten?

In rapporten waarin momenteel een negatieve voorraad wordt weergegeven als gevolg van openstaande verkopen, zal na de lancering van deze functie de waarde 0 worden weergegeven. Voorraadgegevens worden hierdoor gedetailleerder en betrouwbaarder.

In de betreffende rapporten kun je filters gebruiken om aan te geven hoe de statistiek moet worden berekend:

• Alle SKU's meenemen: alle SKU's met een hoeveelheid voor Beschikbaar voor verkoop worden meegenomen.
• Alleen SKU's met voorraad meenemen: alleen SKU's met een hoeveelheid voor Beschikbaar voor verkoop van minimaal 1 worden meegenomen.
• Alleen SKU's met weinig voorraad meenemen: alleen SKU's met een hoeveelheid voor Beschikbaar voor verkoop die op of onder het bestelpunt voor het product ligt, worden meegenomen.
• Alleen SKU's zonder voorraad meenemen: alleen SKU's met een hoeveelheid voor Beschikbaar voor verkoop van 0 of minder (inclusief negatieve voorraad) worden meegenomen.

Informatie over openstaande verkopen is te vinden op de pagina Voorraad > Speciale bestellingen.

Als het datumbereik van een voorraadrapport begint voordat de functie werd uitgerold, kunnen de waarden van de beginvoorraad en eindvoorraad inconsistent lijken als de beginvoorraad negatieve voorraad van speciale bestellingen van vóór de migratie bevat.

Verandert het CSV-bestand voor productexport?

De kolom inventory_[outlet_name] in het bestand voor productexport heet nu available_to_sell_[outlet_name]. De waarde blijft overeenkomen met de hoeveelheid die wordt weergegeven in Retail POS en ook hier staan negatieve waarden niet meer voor voorraad die moet worden aangevuld. Verder ondervinden de import- en exportprocessen geen gevolgen van deze wijziging.

Als producten worden geïmporteerd met een negatieve voorraad die aangeeft dat voorraad moet worden besteld voor openstaande verkopen, interpreteert Retail POS dit aantal als oververkochte voorraad. Gebruik de workflow voor speciale bestellingen om ervoor te zorgen dat de gegevens nauwkeurig blijven.

Heeft dit gevolgen voor API-integraties?

Er zijn geen gevolgen voor bestaande API-integraties. De Retail API 2.0 blijft negatieve waarden retourneren om de in te kopen hoeveelheid weer te geven. Dit betekent dat de waarden voor Beschikbaar voor verkoop die door de API worden geretourneerd en degene die in het product worden weergegeven, in sommige gevallen mogelijk niet overeen zullen komen.

Bij een toekomstige release zal een nieuwe versie van de API worden gelanceerd die afzonderlijke waarden retourneert voor Beschikbaar voor verkoop en Vereist aantal voor afhandelingen en services. Als je een aangepaste integratielogica of aangepaste workflows hebt die een negatieve voorraad interpreteren als vereiste bestelhoeveelheden, moeten deze mogelijk worden bijgewerkt.

Wanneer wordt deze functie gelanceerd?

Deze functie bevindt zich momenteel in de bètafase en zal vanaf augustus 2026 geleidelijk worden uitgerold naar klanten.

Zodra de functie is ingeschakeld in je account, verandert het volgende:

• De namen van de statistieken voor beschikbare voorraad (Voorraad of Op voorraad) veranderen op de verkoop-, product-, voorraad- en rapportagepagina's in Beschikbaar voor verkoop.
• Negatieve voorraad als gevolg van openstaande verkopen wordt niet meer meegenomen in de waarden voor Beschikbaar voor verkoop.
• De pagina Producten toont een nieuwe kolom Nodig voor speciale bestellingen met de hoeveelheid voorraad die nodig is om alle speciale bestellingen per product te kunnen afhandelen.
• Er komt een nieuwe pagina Voorraad > Speciale bestellingen beschikbaar waarop je producten uit nog niet afgehandelde verkopen kunt bekijken en bestellen.

De wijziging heeft alleen gevolgen voor nieuwe verkopen voor afhandeling die na de update worden aangemaakt. Naarmate je oudere verkopen voor afhandeling verwerkt, zullen de voorraadcijfers geleidelijk weerspiegelen wat er daadwerkelijk op voorraad is.

Als je interne workflows, aangepaste integraties of aangepaste rapporten hebt ingesteld waarbij negatieve voorraad wordt gesorteerd of geëxporteerd voor het plaatsen van bestellingen, raden we je aan deze aanpassingen te controleren en waar nodig bij te werken om rekening te houden met deze wijziging.