Binnenkort in Voorraadbeheer in Retail POS (X-Series): een nieuwe voorraadbeheerfunctie die je helpt bestellingen nauwkeurig te ontvangen wanneer ze binnenkomen, een deel van de producten in een bestelling eenvoudiger te ontvangen en openstaande delen van gedeeltelijk ontvangen bestellingen bij te houden.

Wat verandert er bij het ontvangen van een onvolledige bestelling?

In het verleden bood Retail POS wanneer bij een levering niet alle producten van een inkooporder waren ontvangen de mogelijkheid om een nieuwe vervolgbestelling te maken met de ontbrekende producten. Voor gedeeltelijk ontvangen bestellingen werden dus meerdere bestellingen aangemaakt, die niet aan elkaar waren gekoppeld.

Nu kun je de bestelling markeren als gedeeltelijk ontvangen. De status van de bestaande (overkoepelende) inkooporder wordt dan gewijzigd in Gedeeltelijk ontvangen en er wordt een gedeeltelijke (onderliggende) levering aangemaakt onder de bestaande bestelling. Je kunt al deze informatie vervolgens raadplegen op de pagina Voorraadbeheer onder één enkele inkooporder door erop te klikken om de regel uit te vouwen. Zo kun je openstaande producten bijhouden en de gedeeltelijke bestelling voltooien zodra de openstaande levering aankomt.

Hoe werkt het nieuwe proces voor gedeeltelijk ontvangen bestellingen?

Gedeeltelijke leveringen worden nu onder een overkoepelende bestelling gegroepeerd

Wanneer je inkooporders ontvangt op de pagina Voorraadbeheer > Bestellingen en niet alle producten in de bestelling zijn ontvangen, kun je de bestelling markeren als gedeeltelijk ontvangen.

Er worden geen meerdere inkooporders met unieke ID's meer aangemaakt. In plaats daarvan wordt de bestaande (overkoepelende) bestelling voor de ontvangen producten automatisch gemarkeerd als gedeeltelijk ontvangen en wordt een nieuwe gedeeltelijke (onderliggende) levering aangemaakt die wordt gekoppeld aan de bestaande bestelling.

De overkoepelende bestelling en onderliggende leveringen kunnen worden geraadpleegd op de pagina Bestellingen door de bestelling op te zoeken en uit te vouwen voor meer informatie. Op het tabblad Uitsplitsing van bestelling is te zien wat aangekomen is en wat naar verwachting zal aankomen bij elke levering. Je kunt ook op de ID van de bestelling en op de datums van de onderliggende leveringen klikken om naar de pagina Bestelling bekijken te gaan en daar de product- en andere bestelgegevens te controleren.

Wanneer de resterende voorraad aankomt, kun je die wegstrepen tegen de gedeeltelijke bestelling.

De ontvangstdatum op de inkooporder wordt nu gegenereerd zodra alle producten in de overkoepelende bestelling en onderliggende leveringen zijn ontvangen of geannuleerd.

Gedeeltelijk ontvangen bestellingen annuleren

Als de leverancier openstaande producten niet meer kan leveren of je hebt besloten dat je de producten niet meer nodig hebt, kun je gedeeltelijke bestellingen onder de overkoepelende bestelling annuleren. De bestelling wordt dan gemarkeerd als ontvangen, maar de producten worden niet aan je voorraad toegevoegd.

Na annulering kun je onderliggende bestellingen nog raadplegen op de pagina Voorraadbeheer. Hier kun je zien welke voorraad is besteld en ontvangen, en wat er nog open stond op het moment van annulering.

Integraties met Xero en QuickBooks Online

Voor ondernemers die een integratie hebben met Xero of QuickBooks Online, wordt de optie om de bestelling naar de boekhoudsoftware te versturen verplaatst van de pagina Bestelling bekijken naar de pagina Bestellingen, zodat je de gekoppelde bestellingen tegelijk kunt versturen en reeds verstuurde bestellingen snel kunt raadplegen.

Welke gevolgen heeft dit voor de manier waarop ik gedeeltelijke bestellingen ontvang?

Ik ontvang gedeeltelijke bestellingen in Retail POS

Als je gedeeltelijke bestellingen ontvangt in Retail POS, kun je bestellingen nu markeren als gedeeltelijk ontvangen en worden deze gebundeld op de pagina Voorraadbeheer.

Plug-ins of integraties van derden die vervolgbestellingen maken in Retail POS, zullen na deze update niet meer werken en moeten opnieuw worden geconfigureerd voor de nieuwe workflow.

Ik ontvang gedeeltelijke bestellingen via de order-API

Als je uitsluitend gedeeltelijke bestellingen ontvangt via de order-API (en niet handmatig in Retail POS), zal je workflow ongewijzigd blijven.

Als je de consignment.receive-webhook gebruikt en een inkooporder wordt gemarkeerd als gedeeltelijk ontvangen, verschijnen dezelfde consignment_id en product_id nu in meerdere consignment.receive-payloads (één per levering), elk met een unieke id. De ontvangen waarde in elke payload weerspiegelt de voor die levering als ontvangen gemarkeerde hoeveelheid. Meer informatie hierover vind je in de documentatie over de Webhooks-API.

Ik maak gedeeltelijke bestellingen aan in Retail POS en ontvang deze vervolgens via de order-API

Als je gedeeltelijke bestellingen aanmaakt in Retail POS en deze vervolgens ontvangt via de order-API, worden gedeeltelijk ontvangen bestellingen door de API geretourneerd als ontvangen. Voor deze bestellingen gelden dan ook dezelfde beperkingen als voor ontvangen inkooporders en de volgende acties kunnen niet worden uitgevoerd:

• een gedeeltelijk ontvangen inkooporder annuleren, bijwerken of verwijderen
• een product aan/in een gedeeltelijk ontvangen inkooporder toevoegen, bijwerken of verwijderen
• producten in gedeeltelijk ontvangen inkooporders in bulk bijwerken

Vanwege de hierboven genoemde beperkingen kun je, wanneer je bestellingen in Retail POS handmatig markeert als gedeeltelijk ontvangen, de inkooporder niet wijzigen via de API zoals dat bij een vervolgbestelling wel zou kunnen. Vervolgbestellingen zijn afzonderlijke bestellingen die niet zijn gekoppeld aan de oorspronkelijke bestelling, dus interacties via de API zijn beperkt tot de nieuwe bestelling. Voor gedeeltelijk ontvangen bestellingen wordt dezelfde actieve bestelling gebruikt, waardoor de mogelijkheden om wijzigingen aan te brengen via de API beperkt zijn.

Wanneer zijn de wijzigingen zichtbaar in mijn account?

Het nieuwe proces voor gedeeltelijk ontvangen bestellingen wordt eind april 2025 eerst uitgerold onder accounts die gedeeltelijke bestellingen ontvangen in Retail POS of uitsluitend gedeeltelijke bestellingen ontvangen via de order-API.

Als je gedeeltelijke bestellingen aanmaakt in Retail POS en deze vervolgens ontvangt via de order-API, ontvang je een bericht in je Retail POS-account en heb je daarna ongeveer 3 werken de tijd om de nodige aanpassingen te doen in je API-workflow.

Hoe krijg ik toegang tot het nieuwe proces voor gedeeltelijk ontvangen bestellingen?

Nadat de functie is geactiveerd in je Retail POS-account, wordt de pagina Voorraadbeheer automatisch bijgewerkt met het nieuwe proces voor gedeeltelijk ontvangen bestellingen. Totdat de functie in je Retail POS-account wordt geactiveerd, houd je toegang tot de huidige flow.