Stroomlijn je bestelworkflow met bestellingen voor meerdere locaties. Als je voorraad ontvangt op een centrale locatie en deze vervolgens overdraagt aan je winkels, kun je inkooporders voor meerdere locaties verzenden, volledige of gedeeltelijke bestellingen ontvangen op je centrale locatie en producten overdragen naar winkels.

Een inkooporder aanmaken

Zo maak je een inkooporder aan in Retail POS:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.

2. Klik op Voorraad bestellen.

   

3. Voer de volgende informatie in:
   • Leverancier: Kies de leverancier voor de bestelling uit de vervolgkeuzelijst. Aan de hand van de leverancier wordt de leverancierscode bepaald en de kostprijs voor aan de bestelling toegevoegde producten waaraan meerdere leveranciers zijn gekoppeld.
   • Bestellen voor: Klik in de vervolgkeuzelijst en selecteer de vestiging of vestigingen waarvoor je gaat bestellen.

     

   • Bezorgen bij: Selecteer de vestiging die de bestelling moet ontvangen.
   • Leveringsdatum: Dit is de verwachte leverdatum van de bestelling.
   • Bestelnummer: Het bestelnummer wordt door Retail POS gegenereerd wanneer je de vestiging selecteert. Je kunt dit nummer bewerken om je bestellingen te helpen identificeren.
   • Nummer van leveranciersfactuur: Als je een factuurnummer van een leverancier hebt, kun je dit invoeren voor je leverancier.
   • Opmerking: Voeg aangepaste informatie toe aan je bestellingen, zoals persoonlijke herinneringen of goedkeuringsnotities.

     

Producten toevoegen met Kies producten

Wanneer je met één inkooporder bestellingen voor meerdere locaties doet, kun je geen producten toevoegen met een CSV-bestand of vanuit aanbevelingen.

Zo voeg je producten aan de inkooporder toe:

1. Typ de productnaam op de zoekbalk of scan de barcode van het product.

   

2. Voer voor elke locatie waarvoor je bestelt de hoeveelheid in van het product dat je wilt bestellen. Als een product varianten heeft, kun je de varianten en de hoeveelheid selecteren in het selectievenster en vervolgens klikken op Varianten toevoegen aan bestelling.

   

   Je kunt de huidige voorraadniveaus van al je vestigingen bekijken door op de productpijl te klikken om de uitgebreide productdetails te zien. Je kunt in één oogopslag zien hoeveel er van het product op voorraad is, hoeveel er in bestelling is, hoeveel er wordt overgedragen en hoeveel er van elk product is verkocht in de afgelopen 30 dagen.

   

3. Registreer alle kortingen, transportkosten en heffingen die zijn geassocieerd met de inkooporder. Deze bedragen kunnen worden bewerkt wanneer je een inkooporder ontvangt en worden niet weergegeven op de inkooporder die je naar de leverancier verstuurt.

   

4. Klik bovenaan de pagina op Opslaan.

Inkooporders versturen

Nadat je de inkooporder hebt aangemaakt en ingevuld, kun je deze naar de leverancier sturen om de producten te bestellen.

Zo verzend je een inkooporder:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen en zoek de voorraadbestelling die je wenst te ontvangen. Indien nodig kun je de filters gebruiken.

   

2. Klik op Bestelling e-mailen en voer de naam en het e-mailadres van de leverancier en een bericht (optioneel) in.

   

3. Klik op Versturen. De status verandert in Verstuurd.

   Proefaccounts kunnen geen kassabonnen of voorraadbestellingen via e-mail versturen. E-mails die worden verstuurd door proefaccounts, worden niet bezorgd.

4. Klik nadat de leverancier de bestelling heeft bevestigd op de vervolgkeuzelijst Bestelling markeren als... om de bestelling te markeren als onderweg.

   

5. Als je de leveringsdatum niet weet, selecteer dan Ik weet niet wanneer en klik op Volgende.
6. Klik op Status wijzigen naar onderweg.

Inkooporders ontvangen en distribueren voor meerdere locaties

Je kunt inkooporders ontvangen en onmiddellijk distribueren, zodat voorraad zo snel mogelijk op de bestemming aankomt en je magazijn niet vol raakt met bestellingen die nog overgedragen moeten worden.

1. Ga naar Voorraad >Voorraadbeheer > Bestellingen en zoek de voorraadbestelling die je wenst te ontvangen. Indien nodig kun je de filters gebruiken.
2. Klik op het pictogram Bestelling ontvangen rechts naast de informatie over de inkooporder.

   

3. Selecteer op de pagina Levering ontvangen en distribueren onder Leveringsgegevens een leveringsdatum. Je kunt eventueel ook een leveranciersfactuurnummer of opmerking bij de levering toevoegen.

   

4. Klik in de tabel Product onder Ontvangen aantal op Alle bestelde producten ontvangen om een volledige bestelling te ontvangen. Voer voor gedeeltelijke bestellingen het aantal in het veld Ontvangen aantal in en volg de stappen in het volgende gedeelte.

   

5. Werk de kosten, kortingen, verzendkosten of invoerrechten zo nodig bij.
6. Klik bovenaan de pagina op Levering ontvangen en distribueren.
7. Controleer de informatie in de waarschuwing en klik op Levering ontvangen. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
8. Klik op Markeren als ontvangen.

De volledige bestelling wordt ontvangen en gesloten en er worden overdrachten aangemaakt voor elke locatie in de inkooporder. Om deze te bekijken, klik je op de bestelling om de informatie uit te vouwen en vervolgens op het tabblad Distributie. Als een inkooporder is gesloten, kunnen hierin geen wijzigingen meer worden aangebracht.

Gedeeltelijk ontvangen bestellingen beheren voor meerdere locaties

De workflow voor gedeeltelijk ontvangen bestellingen wordt momenteel uitgerold en is mogelijk nog niet voor alle accounts beschikbaar. Wil je meer weten over gedeeltelijk ontvangen bestellingen en de order- API, lees dan Wijzigingen in gedeeltelijk ontvangen bestellingen.

Als je niet alle items in een bestelling hebt ontvangen, kun je de bestelling markeren als gedeeltelijk ontvangen. Wanneer je een bestelling markeert als gedeeltelijk ontvangen, wordt een gedeeltelijke levering gekoppeld aan de bestaande bestelling. Deze kun je raadplegen door op de pagina Voorraadbeheer op de inkooporder te klikken om de informatie uit te vouwen.

Zo markeer je een bestelling als gedeeltelijk ontvangen:

1. Ga naar Voorraad >Voorraadbeheer > Bestellingen en zoek de voorraadbestelling die je wenst te ontvangen. Indien nodig kun je de filters gebruiken.
2. Klik op het pictogram Bestelling ontvangen rechts naast de informatie over de inkooporder.

   

3. Voer op de pagina Levering ontvangen en distribueren het aantal in het veld Ontvangen aantal in.
4. Werk de kosten, kortingen, verzendkosten of invoerrechten zo nodig bij.
5. Controleer de ingevoerde informatie en klik op Levering ontvangen en distrbueren.
6. Als je via de workflow Producten toevoegen vanuit aanbevelingen voorraad hebt besteld voor de afhandeling van bestellingen van klanten, word je geïnstrueerd deze items apart te houden. Klik op de pijl naast de productnaam voor informatie over de klant en de kassabon van de verkoop. Noteer de items die je apart moet houden, klik op Volgende om de ontvangst van de bestelling te voltooien en ga vervolgens naar Voorraad > Afhandelingen om de openstaande verkoop te voltooien.

   

7. Klik op Markeren als gedeeltelijk ontvangen.

   

Je kunt de bestelling en leveringen raadplegen op de pagina Bestellingen door de bestelling op te zoeken en erop te klikken om de informatie uit te vouwen. Op het tabblad Uitsplitsing van bestelling is te zien welke items al zijn aangekomen en welke items naar verwachting bij elke levering aankomen.

Je kunt ook op het bestelnummer of op de leveringsdatums klikken om naar de pagina Bestelling bekijken te gaan. Hier kun je de tabbladen Bestellingsgegevens en Leveringsgegevens raadplegen.

Wanneer de resterende voorraad aankomt, kun je op het tabblad Uitsplitsing van bestelling op Levering ontvangen klikken en de voorraad ontvangen voor de gedeeltelijke bestelling.

De ontvangstdatum op de inkooporder wordt gegenereerd zodra alle producten in de bestelling en de leveringen zijn ontvangen of geannuleerd.

Gedeeltelijk ontvangen bestellingen annuleren

Als de leverancier openstaande producten niet meer kan leveren of je hebt besloten dat je de producten niet meer nodig hebt, kun je openstaande leveringen annuleren op de pagina Bestellingen. De bestelling wordt dan gemarkeerd als ontvangen, maar de producten worden niet aan je voorraad toegevoegd.

Zo annuleer je een gedeeltelijke bestelling:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.
2. Klik op het bestelnummer om de regel uit te vouwen.
3. Klik op het tabblad Uitsplitsing van bestelling op Annuleren naast de openstaande levering.

   

4. Controleer de informatie in de waarschuwing en klik op Levering ontvangen. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

De status van de gedeeltelijke bestelling verandert nu in Geannuleerd. Je kunt de gedeeltelijke bestelling nog raadplegen op het tabblad Uitsplitsing van bestelling. Hier kun je zien welke voorraad is besteld en ontvangen, en wat er nog open stond op het moment van annulering.

Je kunt een bestelling ook annuleren door op het bestelnummer of de leveringsdatum te klikken om de pagina Bestelling bekijken te openen, en vervolgens op de knop Bestelling annuleren te klikken.

Distributieoverdrachten beheren

Na ontvangst van een levering worden overdrachten automatisch verzonden voor distributie. Je kunt referenties van overdrachten bekijken en overdrachten ontvangen op de pagina Bestellingen.

Zo bekijk je referenties van overdrachten en ontvang je overdrachten:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.
2. Zoek de bestelling en klik erop om de gegevens uit te vouwen.
3. Klik op het tabblad Distributie.

   

4. Klik op de referentie van de overdracht voor meer informatie of klik op Overdracht ontvangen om de overdracht te ontvangen.

Raadpleeg voor meer informatie over voorraadoverdrachten de gids Voorraad overdragen in Retail POS (X-Series).

Wat nu?