Stroomlijn je bestelworkflow met bestellingen voor meerdere locaties. Als je voorraad ontvangt op een centrale locatie en deze vervolgens overdraagt aan je winkels, kun je inkooporders voor meerdere locaties versturen, producten ontvangen op je centrale locatie en overdrachten aanmaken om producten naar winkels over te brengen.

Een inkooporder aanmaken

1. Om een inkooporder aan te maken in Retail POS navigeer je naar Voorraad > Voorraadbeheer > Bestellingen.

2. Klik op Voorraad bestellen.

   

3. Voer de volgende informatie in:
   • Leverancier: Kies de leverancier voor de bestelling uit de vervolgkeuzelijst. Aan de hand van de leverancier wordt de leverancierscode bepaald en de kostprijs voor aan de bestelling toegevoegde producten waaraan meerdere leveranciers zijn gekoppeld. 
   • Bestellen voor: Klik in de vervolgkeuzelijst en selecteer de vestiging of vestigingen waarvoor je gaat bestellen.

     

   • Bezorgen bij: Selecteer de vestiging die de bestelling moet ontvangen.
   • Leveringsdatum: Dit is de verwachte leverdatum van de bestelling.
   • Bestelnummer: Het bestelnummer wordt door Retail POS gegenereerd wanneer je de vestiging selecteert. Je kunt dit nummer bewerken om je bestellingen te helpen identificeren.
   • Nummer van leveranciersfactuur: Als je een factuurnummer van een leverancier hebt, kun je dit invoeren voor je leverancier.

   • Opmerking: Voeg aangepaste informatie toe aan je bestellingen, zoals persoonlijke herinneringen of goedkeuringsnotities.

     

Producten toevoegen met Kies producten

Wanneer je met één inkooporder bestellingen voor meerdere locaties doet, kun je geen producten toevoegen met een CSV-bestand of vanuit aanbevelingen.

1. Om producten toe te voegen typ je de productnaam in de zoekbalk of scan je de barcode van het product.

   

2. Voer voor elke locatie waarvoor je bestelt de hoeveelheid in van het product dat je wilt bestellen. Als een product varianten heeft, kun je de varianten en de hoeveelheid selecteren in het selectievenster en vervolgens klikken op Varianten toevoegen aan bestelling.

   

   Je kunt de huidige voorraadniveaus van al je vestigingen bekijken door op de productpijl te klikken om de uitgebreide productdetails te zien. Je kunt in één oogopslag zien hoeveel er van het product op voorraad is, hoeveel er in bestelling is, hoeveel er wordt overgedragen en hoeveel er van elk product is verkocht in de afgelopen 30 dagen.

3. Registreer alle kortingen, transportkosten en heffingen die zijn geassocieerd met de inkooporder. Deze bedragen kunnen worden bewerkt wanneer je een inkooporder ontvangt en worden niet weergegeven op de inkooporder die je naar de leverancier verstuurt.

   

4. Klik wanneer je inkooporder gereed is op Opslaan.

   

Inkooporders versturen

Nadat je de inkooporder hebt aangemaakt en ingevuld, kun je deze naar de leverancier sturen om de producten te bestellen.

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer.
2. Zoek, eventueel met behulp van filters, de bestelling op die je wilt versturen en klik erop.

   

3. Klik op Bestelling e-mailen en voer de naam en het e-mailadres van de leverancier en een bericht (optioneel) in.

   

4. Klik op Versturen. De status verandert in Verstuurd.

   Proefaccounts kunnen geen kassabonnen of voorraadbestellingen via e-mail versturen. E-mails die worden verstuurd door proefaccounts, worden niet bezorgd.

5. Nadat de leverancier de bestelling heeft bevestigd, kun je de bestelling Markeren als Onderweg.

   

6. Als je weet op welke datum de bestelling wordt geleverd, vul die datum dan in en klik op Volgende.
   • Als je de leveringsdatum niet weet, selecteer dan Ik weet niet wanneer en klik op Volgende.
7. Klik op Status wijzigen naar onderweg.

Een inkooporder ontvangen en distribueren

Je kunt tegelijkertijd inkooporders ontvangen en voorraadoverdrachten naar je vestigingen aanmaken, zodat voorraad zo nodig wordt verplaatst en je magazijn niet vol raakt met bestellingen die nog overgedragen moeten worden.

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer.
2. Zoek de bestelling op die je wilt ontvangen. Hiervoor kun je eventueel filters gebruiken.
3. Klik op het pictogram Ontvangen naast de bestelling.

   

4. Als je een gedeeltelijke bestelling ontvangt, voer je voor elk product het aantal ontvangen eenheden in. Voor alle bestelde producten die niet naar een vestiging gaan, moet 0 worden ingevoerd in het veld Ontvangen aantal.

   Als je een volledige bestelling ontvangt, klik je op Alle bestelde producten ontvangen.

   

   De som van het aantal door de verschillende vestigingen ontvangen producten moet gelijk zijn aan het aantal producten in het veld Ontvangen aantal. Als dat niet zo is, verschijnt een foutmelding waarin je wordt gewaarschuwd dat de totale toewijzing voor alle vestigingen niet overeenkomt met het ontvangen aantal.
   

5. Voer informatie over met de inkooporder geassocieerde kortingen, invoerheffingen en verzendkosten in of werk deze informatie bij.
6. Klik op Levering ontvangen en distribueren.

   

7. Er verschijnt een pop-upbericht waarin wordt aangegeven dat je op het punt staat deze levering te ontvangen en distribueren, en dat de voorraad hierdoor permanent zal worden bijgewerkt. Als je dit wilt bevestigen, klik je op Levering ontvangen en distribueren. Er worden vervolgens overdrachten aangemaakt voor elke locatie in de inkooporder.

   

   • Als je wilt annuleren en verdere wijzigingen wilt aanbrengen, klik je op Niet ontvangen.
   • Als sommige van je producten niet zijn ontvangen, word je gevraagd deze aan een nieuwe bestelling toe te voegen. Je kunt kiezen tussen de opties Nieuwe bestelling aanmaken en Geen nieuwe bestelling aanmaken.

     

Je wordt teruggeleid naar het tabblad Bestellingen, waar de overdrachten om de voorraad naar je vestigingen te distribueren automatisch worden aangemaakt en worden gemarkeerd als Verstuurd. Er verschijnt ook een tijdelijke banner waarin wordt bevestigd dat je inkooporder is ontvangen en dat overdrachten zijn verzonden voor distributie.

Als sommige van je producten niet zijn ontvangen en je een nieuwe bestelling hebt aangemaakt voor die producten, worden nog steeds automatisch overdrachten aangemaakt en worden deze gemarkeerd als Verstuurd. In de banner wordt in plaats daarvan aangegeven dat een nieuwe inkooporder met de niet-ontvangen producten is aangemaakt. Je kunt eventueel op de link in de banner klikken om de nieuwe inkooporder te bekijken.

Open overdrachten voor inkooporders bekijken:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer.
2. Klik op de pijl naast de inkooporder om meer details te zien.
3. Klik op het tabblad Distributie.

   

Raadpleeg voor meer informatie over voorraadoverdrachten de gids Voorraad overdragen in Retail POS.

Wat nu?