Maak gebruik van vraagprognoses om snel te zien hoeveel voorraad je moet bestellen en om inkooporders rechtstreeks via de pagina voor voorraadrapporten aan te maken. Als je deze functie samen met maatstaven voor niet op voorraad en de tool voor vraagprognose gebruikt, kun je het beheer van je voorraad stroomlijnen.

Met deze functie kun je het volgende doen:

• Nauwkeurige inkooporders mogelijk maken, zodat relaties met leveranciers goed blijven en de bevoorrading op tijd plaatsvindt.
• Het bestelproces vereenvoudigen, zodat je gemakkelijker een groeiende voorraad en een groter aantal leveranciers kunt beheren.
• Alle inkooporders documenteren en volgen binnen hetzelfde systeem, waardoor items getraceerd kunnen worden en de verantwoordelijkheid wordt gestimuleerd.

Het aanmaken van inkooporders via de vraagprognose is ideaal voor:

• Situaties waarbij je geregeld bestaande catalogusitems nabestelt bij leveranciers.
• Populaire producten met een hoog verkoopvolume. Producten die minder vaak worden verkocht en speciale bestellingen zijn minder geschikt voor deze functie. Er zijn namelijk onvoldoende gegevens om een nauwkeurige aanbeveling te doen. Items met onvoldoende gegevens worden niet in prognoses opgenomen.

Gebruikers passen deze prognosetool op eigen risico toe. Lightspeed garandeert de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de prognoses niet. Werkelijke resultaten kunnen uiteenlopen. De tool wordt alleen voor informatieve doeleinden verstrekt en dient niet te worden beschouwd als financieel, beleggings- of juridisch advies. Gebruikers worden aangemoedigd voorzichtig te werk te gaan bij zakelijke beslissingen die op de output van de tools zijn gebaseerd.

Toelichting op de berekening van vraagprognoses

Items verkocht per dag (excl. voorraadtekorten)

De berekening van Items verkocht per dag (excl. voorraadtekorten) is gebaseerd op het aantal eenheden dat is verkocht in een periode van 6 weken min het aantal dagen dat het item niet op voorraad was. Als er van een product in de afgelopen 6 weken (42 dagen) bijvoorbeeld 50 eenheden zijn verkocht, maar het product 10 dagen niet op voorraad was, wordt het aantal van 50 eenheden voor de berekening gedeeld door 32 (42-10) dagen, wat een resultaat van 1,5 verkochte items per dag (excl. voorraadtekorten) oplevert. Dit cijfer wordt vervolgens gebruikt om Gemiste verkopen (door voorraadtekorten), Prognose van vraag en Voorgestelde bestelhoeveelheid te berekenen.

Gemiste verkopen (door voorraadtekorten)

De kolom Gemiste verkopen wordt berekend door Items verkocht per dag (excl. voorraadtekorten) te vermenigvuldigen met het aantal dagen zonder voorraad in de laatste 6 weken aan historische gegevens. Als in hetzelfde voorbeeld 1,5 eenheden per dag worden verkocht van een product (excl. voorraadtekorten) en er 10 dagen geen voorraad van het product was, hadden er 15 eenheden verkocht kunnen worden als er voorraad was geweest.

Prognose van vraag

In de berekeningen voor Prognose van vraag wordt aan de hand van Items verkocht per dag (excl. voorraadtekorten) bepaald hoeveel voorraad je nodig hebt in de prognoseperiode en hoeveel je moet bestellen om in die behoefte te voorzien. Het systeem maakt voor deze berekeningen gebruik van historische verkoopgegevens:

• Als het product in de afgelopen 6 weken minstens 21 dagen op voorraad is geweest, berekent het systeem Gemiste verkopen (door voorraadtekorten) aan de hand van zo veel mogelijk datapunten in die periode.
• Als het product in de afgelopen 6 weken minder dan 21 dagen op voorraad is geweest, gaat het systeem 10 weken terug om 21 dagen te vinden waarop het product op voorraad was en Gemiste verkopen (door voorraadtekorten) te berekenen op basis van die 21 dagen dat het product op voorraad was.
• In andere gevallen berekent het systeem Gemiste verkopen (door voorraadtekorten) niet.

Door te kijken naar een bepaald aantal dagen dat een product op voorraad was, kan worden gegarandeerd dat er voldoende historische gegevens zijn om nauwkeurige verkoopsnelheden vast te stellen, zowel voor items met een hoog volume als voor items met een laag volume, en kunnen betrouwbaardere aanbevelingen worden gedaan voor meer producten.

Het systeem vermenigvuldigt Items verkocht per dag (excl. voorraadtekorten) vervolgens met het aantal dagen in de prognoseperiode om te bepalen hoeveel voorraad je nodig hebt om aan de verwachte vraag te voldoen. Als van een product bijvoorbeeld 1,5 eenheden per dag is verkocht (excl. voorraadtekorten) en je prognoseperiode 6 weken (42 dagen) is, heb je 63 eenheden nodig om aan de verwachte vraag te voldoen.

Voorgestelde bestelhoeveelheid

De kolom Voorgestelde bestelhoeveelheid wordt berekend door de waarde voor Prognose van vraag te nemen en daarvan eindvoorraad en inkomende voorraad af te trekken. Zo wordt gegarandeerd dat in de aanbeveling rekening wordt gehouden met de voorraad die je op dit moment hebt of die je naar verwachting zult ontvangen van leveranciers of andere vestigingen. Als je bijvoorbeeld 63 eenheden nodig hebt om te voldoen aan de verwachte vraag, je momenteel 50 eenheden op voorraad hebt en er geen inkomende voorraad is, moet je 13 eenheden bestellen om aan de verwachte vraag te voldoen.

Informatie over bevoorradingsmodellen

Je kunt op basis van de volgende bevoorradingsmodellen inkooporders aanmaken vanuit vraagprognoses:

• Magazijnmodel: Je hebt een centrale magazijnlocatie die voorraad ontvangt en opslaat voor je winkels. Je draagt items vanuit dit magazijn over naar de locaties waar ze nodig zijn.
• Distributiemodel: Je ontvangt voorraad op een centrale locatie en distribueert die meteen naar je winkels. Het merendeel van de productvoorraad (of alles) wordt bewaard in de winkel en niet in een centraal magazijn.
• Model voor direct bestellen: Je ontvangt voorraad en bewaart die in de afzonderlijke vestigingen van je winkels.

Je kunt een combinatie van deze modellen gebruiken als onderdeel van je volledige workflow voor bevoorrading. Stel je bestelt grote hoeveelheden van een product die je bewaart in een magazijn totdat de voorraad bij afzonderlijke winkels op is. In dat geval maak je gebruik van het magazijnmodel.

Maar misschien heb je ook producten die specifiek zijn voor afzonderlijke winkels en die je meteen distribueert na ontvangst in het magazijn. Hiervoor gebruik je dus het distributiemodel.

Bij sommige producten wordt de voorraad beheerd door afzonderlijke winkels en rechtstreeks naar die locatie gestuurd. In dat geval gebruik je het model voor direct bestellen.

Inkooporders aanmaken met behulp van het magazijnmodel

Als je voorraad op een centrale locatie bewaart en die vaak overdraagt naar de locaties van je winkels, deel je het rapport in op de weergave van totalen. Hierdoor wordt de hele voorraad betrokken bij de berekeningen, dus ook de winkellocaties en de voorraad in het magazijn die nog moet worden verzonden.

In deze situatie toont de kolom Voorgestelde bestelhoeveelheid de vereiste aanvullende voorraadeenheden om te voorzien in de toekomstige vraag, boven op de voorraad die al beschikbaar is voor verzending vanuit het magazijn naar het winkelnetwerk.

1. Ga naar Rapporten > Voorraadrapporten > Bevoorraden.
2. Deel het rapport in:
   1. Het rapporttype wordt ingesteld op SKU-naam.
   2. De maatstaf wordt ingesteld op Alle voorraad.
   3. Het datumbereik wordt ingesteld op de periode waarvoor je een prognose wilt maken.
3. Klik op Meer filters en filter eventueel op leverancier.
4. Klik op Zoeken.
5. Klik op Resultaten indelen > Alleen totalen tonen > Toepassen. Nu wordt je hele voorraad gebruikt voor de berekeningen.
6. De kolom Vraagprognose geeft weer hoeveel voorraad je van elk product nodig hebt voor het geselecteerde datumbereik van de prognose. De kolom Voorgestelde bestelhoeveelheid laat zien hoeveel aanvullende eenheden nodig zijn om aan de vraag te voldoen.
7. Klik op het selectievakje naast elk product dat je wilt bestellen en klik dan op Inkooporder aanmaken.

   

8. Selecteer de locatie van je magazijn via de vervolgkeuzelijsten voor Bestellen voor en Ontvanger van de levering.
9. Klik op Volgende.
10. Onder de kolom Aantal voeg je toe hoeveel producten je wilt bestellen. De tabel laat zien hoeveel voorraad beschikbaar is samen met de voorgestelde bestelhoeveelheid.
11. Klik op Producten aan bestelling toevoegen. Er wordt een nieuwe inkooporder voor de producten aangemaakt. Je kunt de velden Leverancier of Bezorgen aan na het aanmaken van de inkooporder niet meer wijzigen.

Inkooporders aanmaken met behulp van het distributiemodel

Als je items voor je magazijn bestelt en meteen distribueert naar de locaties van je winkels, stel je het rapport in op weergave per vestiging. Zo wordt de berekening gebaseerd op wat al je afzonderlijke locaties nodig hebben, omdat er geen extra voorraad in het magazijn is.

In deze situatie geeft de kolom Voorgestelde bestelhoeveelheid de hoeveelheid voorraad weer die elke winkel nodig heeft voor de verwachte vraag. Hierbij wordt rekening gehouden met de huidige en inkomende voorraad van die winkel.

1. Ga naar Rapporten > Voorraadrapporten > Bevoorraden.
2. Het rapport indelen:
   1. Het rapporttype wordt ingesteld op SKU-naam.
   2. De maatstaf wordt ingesteld op Alle voorraad.
   3. Het datumbereik wordt ingesteld op de periode van de prognose.
3. Klik op Meer filters als je wilt filteren op leverancier.
4. Klik op Zoeken.
5. Klik op Resultaten indelen > Op vestiging > Toepassen. Nu worden de berekeningen ingedeeld voor elke vestiging.
6. De kolom Vraagprognose geeft weer hoeveel voorraad je van alle producten nodig hebt voor het geselecteerde datumbereik van de prognose. De kolom Voorgestelde bestelhoeveelheid laat zien hoeveel aanvullende eenheden nodig zijn om aan de vraag te voldoen.
7. Klik op het selectievakje naast elk product dat je wilt bestellen en klik dan op Inkooporder aanmaken.

   

8. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Bestellen voor de vestigingen waarvoor je bestelt en de locatie van je magazijn voor Ontvanger van de levering.
9. Klik op Volgende.
10. Onder de kolom Aantal worden de aantallen voor elke locatie vooraf ingevuld, afhankelijk van de voorgestelde bestelhoeveelheid voor elke winkel. Je kunt deze hoeveelheden bewerken.

    Bij de berekening van de voorgestelde bestelhoeveelheid wordt meegenomen hoeveel voorraad het winkelnetwerk heeft. Is er voldoende voorraad in het netwerk van winkels die verplaatst kan worden in plaats van nabesteld, dan is de voorgestelde bestelhoeveelheid nul.

11. Klik op Producten aan bestelling toevoegen. Er wordt een nieuwe inkooporder voor de producten aangemaakt. Je kunt de velden Leverancier of Bezorgen aan na het aanmaken van de inkooporder niet meer bewerken.

Lees voor meer informatie het artikel Inkooporders verzenden en ontvangen voor meerdere locaties.

Inkooporder aanmaken met behulp van het model voor direct bestellen

Bestel je producten voor een specifieke locatie die daar rechtstreeks worden bezorgd, dan deel je het rapport in zodat alleen die locatie wordt getoond. Hiervoor voeg je een vestigingsfilter toe. Zo worden de berekeningen alleen gebaseerd op de voorraad die deze vestiging nodig heeft.

In deze situatie geeft de kolom Voorgestelde bestelhoeveelheid de hoeveelheid voorraad weer die de winkel nodig heeft om aan de verwachte vraag te voldoen. Hierbij wordt rekening gehouden met de huidige en inkomende voorraad van de winkel.

1. Ga naar Rapporten > Voorraadrapporten > Bevoorraden.
2. Het rapport indelen:
   1. Het rapporttype wordt ingesteld op de SKU-naam.
   2. De maatstaf wordt ingesteld op Alle voorraad.
   3. Het datumbereik wordt ingesteld op de periode van de prognose.
3. Klik op Meer filters als je wilt filteren op vestiging en leverancier.
4. Klik op Zoeken.
5. De kolom Vraagprognose geeft weer hoeveel voorraad je nodig hebt van elk product voor het geselecteerde datumbereik. De kolom Voorgestelde bestelhoeveelheid laat zien hoeveel aanvullende eenheden nodig zijn om aan de vraag te voldoen.
6. Klik op het selectievakje naast elk product dat je wilt bestellen en klik dan op Inkooporder aanmaken.

   

7. Selecteer de vestiging waarvoor je bestelt via de vervolgkeuzelijsten Bestellen voor en Ontvanger van de levering. Heb je maar één vestiging, dan wordt deze automatisch geselecteerd.
8. Klik op Volgende.
9. Onder de kolom Aantal voeg je toe hoeveel producten je wilt bestellen. In de tabel zie je hoeveel voorraad beschikbaar is samen met de voorgestelde bestelhoeveelheid.
10. Klik op Producten aan bestelling toevoegen. Er wordt een nieuwe inkooporder voor de producten aangemaakt. Je kunt na het aanmaken van de inkooporder de velden Leverancier of Bezorgen aan niet meer bewerken.

De inkooporder bewerken en verzenden

Je kunt de inkooporder bekijken via de banner bovenaan het scherm of via de pagina Voorraad.

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer.
2. Klik op het potloodpictogram naast de inkooporder.
3. Voeg de leveringsdatum, het factuurnummer of opmerkingen toe. Je kunt ook de producten in de inkooporder bewerken.
4. Voeg eventuele kortingen, verzendkosten of importheffingen toe.
5. Klik op Opslaan en verzenden.

Lees voor meer informatie over inkooporders het artikel Een inkooporder aanmaken.

Wat nu?