Maak gebruik van vraagprognoses om snel te zien hoeveel voorraad je moet bestellen en om inkooporders rechtstreeks via de pagina voor voorraadrapporten aan te maken. Als je deze functie samen met maatstaven voor niet op voorraad en de tool voor vraagprognose gebruikt, kun je het beheer van je voorraad stroomlijnen.

Met deze functie kun je het volgende doen:

• Nauwkeurige inkooporders mogelijk maken, zodat relaties met leveranciers goed blijven en de bevoorrading op tijd plaatsvindt.
• Het bestelproces vereenvoudigen, zodat je gemakkelijker een groeiende voorraad en een groter aantal leveranciers kunt beheren.
• Alle inkooporders documenteren en volgen binnen hetzelfde systeem, waardoor items getraceerd kunnen worden en de verantwoordelijkheid wordt gestimuleerd.

Het aanmaken van inkooporders via de vraagprognose is ideaal voor:

• Situaties waarbij je geregeld bestaande catalogusitems nabestelt bij leveranciers.
• Populaire producten met een hoog verkoopvolume. Producten die minder vaak worden verkocht en speciale bestellingen zijn minder geschikt voor deze functie. Er zijn namelijk onvoldoende gegevens om een nauwkeurige aanbeveling te doen. Items met onvoldoende gegevens worden niet in prognoses opgenomen.

Gebruikers passen deze prognosetool op eigen risico toe. Lightspeed garandeert de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de prognoses niet. Werkelijke resultaten kunnen uiteenlopen. De tool wordt alleen voor informatieve doeleinden verstrekt en dient niet te worden beschouwd als financieel, beleggings- of juridisch advies. Gebruikers worden aangemoedigd voorzichtig te werk te gaan bij zakelijke beslissingen die op de output van de tools zijn gebaseerd.

Toelichting op de berekening van vraagprognoses

Items verkocht per dag (excl. voorraadtekorten)

De berekening van Items verkocht per dag (excl. voorraadtekorten) is gebaseerd op het aantal eenheden dat is verkocht in een periode van 6 weken min het aantal dagen dat het item niet op voorraad was. Als er van een product in de afgelopen 6 weken (42 dagen) bijvoorbeeld 50 eenheden zijn verkocht, maar het product 10 dagen niet op voorraad was, wordt het aantal van 50 eenheden voor de berekening gedeeld door 32 (42-10) dagen, wat een resultaat van 1,5 verkochte items per dag (excl. voorraadtekorten) oplevert. Dit cijfer wordt vervolgens gebruikt om Gemiste verkopen (door voorraadtekorten), Prognose van vraag en Voorgestelde bestelhoeveelheid te berekenen.

Gemiste verkopen

De kolom Gemiste verkopen wordt berekend door Items verkocht per dag (excl. voorraadtekorten) te vermenigvuldigen met het aantal dagen zonder voorraad in de laatste 6 weken aan historische gegevens. Als in hetzelfde voorbeeld 1,5 eenheden per dag worden verkocht van een product (excl. voorraadtekorten) en er 10 dagen geen voorraad van het product was, hadden er 15 eenheden verkocht kunnen worden als er voorraad was geweest.

Klik één keer op de kop Gemiste verkopen om de kolomgegevens te sorteren van de hoogste naar de laagste waarde. Klik opnieuw op de kop om de gegevens te sorteren van de laagste naar de hoogste waarde.

Prognose van vraag

Vraagprognose detecteert SKU's die gedurende twee of meer jaren terugkerende seizoensgebonden pieken hebben vertoond. Voor SKU's waarvoor een seizoenstrend wordt gedetecteerd, wordt de prognose gebaseerd op het verkoopvolume in dezelfde periode van het voorgaande jaar in plaats van op recente verkopen. Voor prognoses voor nieuwe SKU's zonder seizoenstrend wordt de methode op basis van de verkoopgegevens van de afgelopen zes weken gebruikt.

In de berekeningen wordt aan de hand van Items verkocht per dag (excl. voorraadtekorten) bepaald hoeveel voorraad je nodig hebt in de prognoseperiode en hoeveel je moet bestellen om in die behoefte te voorzien. Het systeem maakt voor deze berekeningen gebruik van historische verkoopgegevens.

Door te kijken naar het aantal dagen dat een product op voorraad was, kan het systeem garanderen dat er voldoende historische gegevens zijn om nauwkeurige verkoopsnelheden vast te stellen, zowel voor items met een hoog volume als voor items met een laag volume, en kunnen betrouwbaardere aanbevelingen worden gedaan.

Het systeem vermenigvuldigt Items verkocht per dag (excl. voorraadtekorten) met het aantal dagen in de prognoseperiode om te bepalen hoeveel voorraad je nodig hebt. Als van een product bijvoorbeeld 1,5 eenheid per dag wordt verkocht (excl. voorraadtekorten) en de prognoseperiode 6 weken (42 dagen) is, heb je 63 eenheden nodig om aan de verwachte vraag te voldoen.

Klik eenmaal op de kop Prognose van vraag om de kolomgegevens te sorteren van de hoogste naar de laagste waarde. Klik opnieuw op de kop om de gegevens te sorteren van de laagste naar de hoogste waarde.

Voorgestelde bestelhoeveelheid

De kolom Voorgestelde bestelhoeveelheid wordt berekend door van de waarde voor Prognose van vraag de eindvoorraad en inkomende voorraad af te trekken. Als je gemiste verkopen wilt meenemen, schakel dan het selectievakje Houd in vraagprognoses rekening met gemiste verkopen in. Als je gemiste verkopen niet meeneemt, omvat de prognose alleen de gemiddelde gegevens zonder rekening te houden met de gemiste verkopen. Door inschakeling van dit selectievakje wordt gegarandeerd dat in de aanbeveling rekening wordt gehouden met de voorraad die je op dit moment hebt of die je naar verwachting zult ontvangen van leveranciers of andere vestigingen. Als je bijvoorbeeld 63 eenheden nodig hebt om te voldoen aan de verwachte vraag, je momenteel 50 eenheden op voorraad hebt en er geen inkomende voorraad is, moet je 13 eenheden bestellen om aan de verwachte vraag te voldoen.

Klik eenmaal op de kop Voorgestelde bestelhoeveelheid om de kolomgegevens te sorteren van de hoogste naar de laagste waarde. Klik opnieuw op de kop om de gegevens te sorteren van de laagste naar de hoogste waarde.

Informatie over bevoorradingsmodellen

Je kunt op basis van de volgende bevoorradingsmodellen inkooporders aanmaken vanuit vraagprognoses:

• Magazijnmodel: Je hebt een centrale magazijnlocatie die voorraad ontvangt en opslaat voor je winkels. Je draagt items vanuit dit magazijn over naar de locaties waar ze nodig zijn.
• Distributiemodel: Je ontvangt voorraad op een centrale locatie en distribueert die meteen naar je winkels. Het merendeel van de productvoorraad (of alles) wordt bewaard in de winkel en niet in een centraal magazijn.
• Model voor direct bestellen: Je ontvangt voorraad en bewaart die in de afzonderlijke vestigingen van je winkels.

Je kunt een combinatie van deze modellen gebruiken als onderdeel van je volledige workflow voor bevoorrading. Stel je bestelt grote hoeveelheden van een product die je bewaart in een magazijn totdat de voorraad bij afzonderlijke winkels op is. In dat geval maak je gebruik van het magazijnmodel.

Maar misschien heb je ook producten die specifiek zijn voor afzonderlijke winkels en die je meteen distribueert na ontvangst in het magazijn. Hiervoor gebruik je dus het distributiemodel.

Bij sommige producten wordt de voorraad beheerd door afzonderlijke winkels en rechtstreeks naar die locatie gestuurd. In dat geval gebruik je het model voor direct bestellen.

Inkooporders aanmaken met behulp van het magazijnmodel

Als je voorraad op een centrale locatie bewaart en die vaak overdraagt naar de locaties van je winkels, deel je het rapport in op de weergave van totalen. Hierdoor wordt de hele voorraad betrokken bij de berekeningen, dus ook de winkellocaties en de voorraad in het magazijn die nog moet worden verzonden.

In deze situatie toont de kolom Voorgestelde bestelhoeveelheid de vereiste aanvullende voorraadeenheden om te voorzien in de toekomstige vraag, boven op de voorraad die al beschikbaar is voor verzending vanuit het magazijn naar het winkelnetwerk.

1. Ga naar Rapporten > Voorraadrapporten > Bevoorraden.
2. Deel het rapport in:
   1. Het rapporttype wordt ingesteld op SKU-naam.
   2. De maatstaf wordt ingesteld op Alle voorraad.
   3. Het datumbereik wordt ingesteld op de periode waarvoor je een prognose wilt maken.
3. Selecteer Meer filters voor het opnemen of uitsluiten van klanten, klantengroepen of promoties in de prognose. Dit verfijnt je prognosegegevens doordat personeelsaankopen of promotionele verkopen worden meegeteld of verwijderd zodat de focus op echte verkopen ligt.

4. Klik op Zoeken.

   

5. Klik op Resultaten indelen > Alleen totalen tonen > Toepassen. Nu wordt je hele voorraad gebruikt voor de berekeningen.

   

6. De kolom Vraagprognose geeft weer hoeveel voorraad je van alle producten nodig hebt voor het geselecteerde datumbereik van de prognose. De kolom Voorgestelde bestelhoeveelheid laat zien hoeveel aanvullende eenheden nodig zijn om aan de vraag te voldoen.

   

7. Vink het selectievakje aan naast elk product dat je wilt bestellen. Nadat je producten hebt geselecteerd, verschijnt de knop Inkooporder aanmaken in de kolomkop SKU-naam.

8. Klik op de knop Inkooporder aanmaken nadat je alle producten hebt geselecteerd die je wilt bestellen.

   

9. Selecteer de locatie van je magazijn via de vervolgkeuzelijsten voor Bestellen voor en Ontvanger van de levering.

   

10. Klik op Volgende.

11. Onder de kolom Aantal voeg je toe hoeveel producten je wilt bestellen. In de tabel zie je hoeveel voorraad beschikbaar is samen met de voorgestelde bestelhoeveelheid.

    

12. Klik op Producten aan bestelling toevoegen. Er wordt een nieuwe inkooporder voor de producten aangemaakt. Je kunt de velden Leverancier of Bezorgen aan na het aanmaken van de inkooporder niet meer wijzigen.

Inkooporders aanmaken met behulp van het distributiemodel

Als je items voor je magazijn bestelt en meteen distribueert naar de locaties van je winkels, stel je het rapport in op weergave per vestiging. Zo wordt de berekening gebaseerd op wat al je afzonderlijke locaties nodig hebben, omdat er geen extra voorraad in het magazijn is.

In deze situatie geeft de kolom Voorgestelde bestelhoeveelheid de hoeveelheid voorraad weer die elke winkel nodig heeft voor de verwachte vraag. Hierbij wordt rekening gehouden met de huidige en inkomende voorraad van die winkel.

1. Ga naar Rapporten > Voorraadrapporten > Bevoorraden.
2. Het rapport indelen:
   1. Het rapporttype wordt ingesteld op SKU-naam.
   2. De maatstaf wordt ingesteld op Alle voorraad.
   3. Het datumbereik wordt ingesteld op de periode van de prognose.
3. Klik op Meer filters en gebruik het filter Opnemen om desgewenst te filteren op leverancier.

4. Klik op Zoeken.

   

5. Klik op Resultaten indelen > Op vestiging > Toepassen. Nu worden de berekeningen ingedeeld voor elke vestiging.

   

6. De kolom Vraagprognose geeft weer hoeveel voorraad je nodig hebt van elk product voor het geselecteerde datumbereik. De kolom Voorgestelde bestelhoeveelheid laat zien hoeveel aanvullende eenheden nodig zijn om aan de vraag te voldoen.

   

7. Klik op het selectievakje naast elk product dat je wilt bestellen en klik dan op Inkooporder aanmaken.

   

8. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Bestellen voor de vestigingen waarvoor je bestelt en de locatie van je magazijn voor Ontvanger van de levering.

   

9. Klik op Volgende.

10. Onder de kolom Aantal worden de aantallen voor elke locatie vooraf ingevuld, afhankelijk van de voorgestelde bestelhoeveelheid voor elke winkel. Je kunt deze hoeveelheden bewerken.

    Bij de berekening van de voorgestelde bestelhoeveelheid wordt meegenomen hoeveel voorraad het winkelnetwerk heeft. Is er voldoende voorraad in het netwerk van winkels die verplaatst kan worden in plaats van nabesteld, dan is de voorgestelde bestelhoeveelheid nul.

11. Klik op Producten aan bestelling toevoegen. Er wordt een nieuwe inkooporder voor de producten aangemaakt. Je kunt de velden Leverancier of Bezorgen aan na het aanmaken van de inkooporder niet meer bewerken.

Lees voor meer informatie het artikel Inkooporders verzenden en ontvangen voor meerdere locaties.

Inkooporder aanmaken met behulp van het model voor direct bestellen

Als je bestellingen plaatst voor een specifieke locatie die daar rechtstreeks moeten worden bezorgd, deel je het rapport in om alleen die locatie weer te geven. Daarvoor voeg je het filter Opnemen toe en voer je de vestiging in. Dit zorgt ervoor dat de berekeningen alleen zijn gebaseerd op de voorraad die in die vestiging nodig is.

In deze situatie geeft de kolom Voorgestelde bestelhoeveelheid de hoeveelheid voorraad weer die de winkel nodig heeft om aan de verwachte vraag te voldoen. Hierbij wordt rekening gehouden met de huidige en inkomende voorraad van de winkel.

1. Ga naar Rapporten > Voorraadrapporten > Bevoorraden.
2. Het rapport indelen:
   1. Het rapporttype wordt ingesteld op de SKU-naam.
   2. De maatstaf wordt ingesteld op Alle voorraad.
   3. Het datumbereik wordt ingesteld op de periode van de prognose.
3. Selecteer Meer filters voor het filter Opnemen en filter desgewenst op vestiging en leverancier.

4. Klik op Zoeken.

   

5. De kolom Vraagprognose geeft weer hoeveel voorraad je nodig hebt van elk product voor het geselecteerde datumbereik. De kolom Voorgestelde bestelhoeveelheid laat zien hoeveel aanvullende eenheden nodig zijn om aan de vraag te voldoen.

   

6. Klik op het selectievakje naast elk product dat je wilt bestellen en klik dan op Inkooporder aanmaken.

   

7. Selecteer de vestiging waarvoor je bestelt via de vervolgkeuzelijsten Bestellen voor en Ontvanger van de levering. Heb je maar één vestiging, dan wordt deze automatisch geselecteerd.

   

8. Klik op Volgende.
9. Onder de kolom Aantal voeg je toe hoeveel producten je wilt bestellen. In de tabel zie je hoeveel voorraad beschikbaar is samen met de voorgestelde bestelhoeveelheid.
10. Klik op Producten aan bestelling toevoegen. Er wordt een nieuwe inkooporder voor de producten aangemaakt. Je kunt na het aanmaken van de inkooporder de velden Leverancier of Bezorgen aan niet meer bewerken.

De inkooporder bewerken en verzenden

Je kunt de inkooporder bekijken via de banner bovenaan het scherm of via de pagina Voorraad.

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer.

2. Klik op het potloodpictogram naast de inkooporder.

   

3. Voeg de leveringsdatum, het factuurnummer of opmerkingen toe. Je kunt ook de producten in de inkooporder bewerken.
4. Voeg eventuele kortingen, verzendkosten of importheffingen toe.

5. Klik op Opslaan en verzenden.

   

Lees voor meer informatie over inkooporders het artikel Een inkooporder aanmaken.

Wat nu?