Een kassasluiting is een basisproces in de detailhandel waarmee je het totaal aan contant geld en tegoeden fysiek kunt vergelijken met het geregistreerde totaal in Retail POS.

Een kassa wordt geopend wanneer je voor het eerst naar het verkoopscherm van Retail POS gaat, en de datum en tijd op je computer of iPad worden gecontroleerd en geregistreerd als de tijd waarop je de kassa hebt geopend. Vanaf dat moment worden alle verkopen die je op die kassa in Retail POS registreert opgenomen in het kassasluitingenrapport.

Zodra je besluit de kassa te sluiten, wordt er een kassasluiting aangemaakt. Dit doe je via de pagina Kassa sluiten, die je kunt openen door te gaan naar Verkopen > Openen/Sluiten.

Dit proces maakt verbinding met de Retail POS-cloudserver, controleert de datum en tijd en registreert deze als de tijd waarop de kassa werd gesloten. Alle verkopen, betalingen en retours die tussen de open- en sluitingstijd van die kassa zijn gedaan, worden vastgelegd in een kassasluitingenrapport.

In het kassasluitingenrapport wordt de volgende informatie weergegeven:

• Vestiging: De vestiging waar de kassa zich bevindt
• Kassa: De kassa die gebruikt werd
• Sluitingnummer: De unieke identificatiecode voor de kassasluiting. Wordt ook wel reeksnummer genoemd.
• Geopend: De datum en tijd waarop de kassa werd geopend
• Gesloten: De datum en tijd waarop de kassa werd gesloten (dit hoeft niet dezelfde dag te zijn als de opening)
• Nieuwe verkopen: De totale waarde van de verkopen die zijn gecreëerd tijdens de kassaperiode
• Belastingen: Een overzicht van de belastingen die zijn geïnd terwijl de kassa open was
• Kortingen: Het totaal aan kortingen die aan de verkopen zijn toegevoegd, inclusief handmatige kortingen, promoties en prijslijsten.
• Verkopen op rekening: Aangemaakte, betaalde en geretourneerde verkopen op rekening
• Reserveringen: Hetzelfde als verkopen op rekening
• Levering en afhalen: Een overzicht van onvervulde verkopen naar omzet en aanbetalingen(vooruit ontvangen omzet)
• Betalingen: Het totaal aan betalingen dat is toegepast op de verkopen tijdens de kassaperiode en een overzicht van de ontvangen betalingen per betaalmethode.

Bij het afsluiten van de kassa tel je de totalen per betaalmethode op en vergelijk je deze met de verwachte totalen die bij de kassasluiting zijn vermeld.

Je kunt de volledige details van de sluiting zien door na het sluiten van de kassa op de knop Bekijk verkopen kassasluiting onderaan de pagina te klikken.

Je komt dan op de pagina Rapportage> Kassasluitingen, waar je linksboven de knop Alle details bekijken ziet. Klik op deze knop om een lijst te zien van alle verkopen en de bijbehorende producten en betalingen van de sluiting.

Kassasluitingen zijn belangrijk omdat je hierdoor een momentopname kunt zien van de activiteit tijdens een werkdag. Hier hebben retours en annuleringen geen invloed op, zoals dat bij andere rapportages wel het geval is. Daarom zijn kassasluitingen erg nuttig om te vergelijken met latere rapporten om een beter beeld te krijgen van de dagelijkse gang van zaken in je winkel en om een financieel overzicht te creëren voor de rapportage.

Als je meer wilt weten over het uitvoeren van een kassasluiting, bekijk dan de handleiding Het uitvoeren van een kassasluiting.