Het aanmaken van een productcatalogus is een belangrijke stap om het succes van je winkel te garanderen. Je catalogus is een verzameling van alle producten die beschikbaar zijn in je winkel en de plek waar je essentiële productinformatie vastlegt, zoals productnamen, prijzen, leverancierskosten, variaties en voorraad. Een goed opgezette productcatalogus zorgt voor een efficiënt verkoopproces, nauwkeurige rapportage en een betrouwbaar voorraadbeheer.

Producttypes begrijpen

Er zijn drie producttypes die aan de catalogus kunnen worden toegevoegd:

Standaardproduct

Een enkel product met een enkele SKU en zijn eigen voorraad. Voorbeelden zijn een plant, handtas of vintage juwelen.

Productvariant

Een groep gelijksoortige producten die in verschillende variaties worden aangeboden, zoals grootte of kleur. Elke variant is een unieke SKU met een eigen voorraad. Voorbeelden zijn shirts die in verschillende kleuren en maten verkrijgbaar zijn of kaarsen die in verschillende geuren verkrijgbaar zijn.

Samengesteld product

Verschillende producten worden samen verpakt om een productbundel, multi-pack of deelproduct te maken. Voorbeelden hiervan zijn cadeaumanden of meubelsets.

Individuele producten toevoegen aan je catalogus

Je kunt elk producttype afzonderlijk aan je catalogus toevoegen door naar Catalogus > Producten te gaan en op Product toevoegen te klikken. Het is handig om je catalogus product voor product uit te breiden als je een beperkt aantal producten verkoopt of als je niet zo vaak grote wijzigingen aanbrengt in je productassortiment.

Producten in bulk importeren naar je catalogus

Voor een groter assortiment producten of productcatalogi die al buiten Retail POS zijn gedigitaliseerd, kun je het proces versnellen door producten correct op te maken en via een spreadsheet (CSV, XLSX of XLS) in de catalogus te importeren.

We raden je aan vertrouwd te raken met de basisprincipes van het toevoegen van afzonderlijke producten voordat je producten probeert te importeren via een spreadsheet. Zodra je begrijpt welke productinformatie is vereist, kun je leren hoe je de productinformatie correct opmaakt en importeert naar Retail POS.

Voorraad toevoegen aan je producten

De laatste stap bij het opzetten van je productcatalogus is het toevoegen van voorraad aan je producten zodat je voorraadbeheerfuncties kunt gebruiken. Retail POS houdt nauwkeurige voorraadniveaus voor je producten bij terwijl je verkoopt, zodat je altijd weet wat je op voorraad hebt.

Rapportage is een ander belangrijk onderdeel van voorraadbeheer. Met rapporten kun je de verkoopprestaties van producten volgen, kosten voor inkooporders ramen en de winstgevendheid berekenen.

Voor je voorraad toevoegt aan je producten

Voordat je begint met het toevoegen van voorraad aan je producten, raden we je aan om te controleren of je de leveranciersprijzen voor elk product correct hebt ingevoerd. Zo zorg je ervoor dat automatische rapporten, die op de leveranciersprijs zijn gebaseerd, nauwkeurig blijven.

• Leveranciersprijs: de leveranciersprijs van een product is de waarde waarvoor je het product van je leverancier(s) koopt. Deze wordt aanvankelijk ingevoerd wanneer je een product toevoegt aan je productcatalogus en wordt vervolgens bevestigd of bijgewerkt (indien nodig) bij het maken van inkooporders/het ontvangen van voorraad. De leveranciersprijs wordt vervolgens gebruikt om de gemiddelde kosten van het product te berekenen.
• Gemiddelde kostprijs: de gemiddelde kostprijs is een waarde voor elk product die automatisch wordt berekend in Retail POS door het gemiddelde te nemen van alle leveranciersprijzen die in de loop van de tijd zijn geregistreerd. De gemiddelde kostprijs wordt vervolgens gebruikt om de kosten van verkochte goederen in je rapportage te berekenen.
• Kosten van verkochte goederen (COGS): de kosten van verkochte goederen (COGS) zijn de directe kosten voor het kopen of maken van de producten die je verkoopt. Wanneer je een verkoop doet in Retail POS waarbij COGS is ingeschakeld, worden de waarden van de kosten die verband houden met de verkochte producten opgeteld als onderdeel van de kassasluiting, geboekt als een factuur (van nul dollar) en weergegeven als een som op het overzichtsrapport van de kassasluiting. Door de COGS af te zetten tegen de totale bedrijfskosten, kun je je totale winst of verlies controleren.

De leveranciersprijs van een product wordt automatisch ingesteld zodra een voorraadverplaatsing wordt geactiveerd, waarna de berekeningen van de gemiddelde kostprijs en de kosten van verkochte goederen beginnen.

• Voorraadverplaatsing: een voorraadverplaatsing is een gebeurtenis in Retail POS waardoor de leverancierskosten van een product automatisch worden ingesteld en de gemiddelde kostprijs voor de eerste keer wordt berekend. Er zijn vier soorten voorraadverplaatsingen:
  • Voorraad direct toevoegen aan je producten
  • Inkooporders en ontvangen voorraad aanmaken
  • Producten verkopen op het verkoopscherm
  • Voorraadtellingen voltooien

Voorraad toevoegen tijdens het configuratieproces

Zolang er nog geen voorraadverplaatsing is geactiveerd in Retail POS, kun je tijdens de configuratie direct voorraad aan producten toevoegen. Dat kan op twee manieren:

• Producten individueel te bewerken
• Producten in bulk bewerken via een spreadsheet (CSV, XLSX, or XLS)

Voorraad toevoegen nadat je live bent gegaan

Als je live gaat, worden voorraadverplaatsingen geactiveerd en de gemiddelde kosten ingesteld. Nadat je live bent gegaan, is er maar één methode die je kunt gebruiken om voorraad toe te voegen:

• Een inkooporder aanmaken

Door een inkooporder te gebruiken om voorraad toe te voegen, kun je de leveranciersprijzen van producten blijven registreren en ervoor zorgen dat de berekeningen van de gemiddelde kostprijs en de kosten van verkochte goederen nauwkeurig blijven veranderen.

Het bijwerken van voorraad door producten na het configuratieproces handmatig te bewerken, wordt niet aanbevolen, omdat updates van leveranciersprijzen dan niet nauwkeurig kunnen worden vastgelegd. Dit kan gevolgen hebben voor de berekeningen van de gemiddelde kostprijs en de kosten van verkochte goederen.

Wat nu?