Het is essentieel om aan het einde van elke dag alle kassa's in je winkel te sluiten. Als je personeel hebt, zorg er dan voor dat je een sluitingsproces hebt voor elke kassa, in elke vestiging, elke dag. Dit proces moet onder meer bestaan uit het tellen en uit de kassalade verwijderen van contanten, het optellen van de kaarttransacties en het sluiten van elke kassa in Retail POS. Raadpleeg voor gedetailleerde instructies voor het sluiten van kassa's het artikel Kassa's openen en sluiten.

Zo werken kassasluitingen met Xero

Als je een kassa sluit in Retail POS, wordt er een debiteurenfactuur aangemaakt in Xero. De factuur bevat:

• Verkochte producten: Afhankelijk van de instelling die je hebt gekozen, wordt dit per product of per accountcode opgeteld, of per verkoop vermeld. De bedragen zijn exclusief btw.
• Loyalty: Toont verdiende Loyalty als een ontstaan verschuldigd bedrag. Dit bedrag wordt verlaagd wanneer Loyalty wordt verzilverd.
• Op rekening: Een aantekening van het bedrag aan betalingen dat die dag is aangenomen voor verkoop op rekening. De betalingen worden in plaats daarvan op de factuur voor verkoop op rekening weergegeven, als verkoop op rekening deel uitmaakt van de bedragen die deze dag zijn aangenomen.
• Reserveringen: Elke keer dat de klant een betaling doet voor een reservering, worden het bedrag van de betaling en een overeenkomstige hoeveelheid van de gereserveerde producten geregistreerd in de kassasluitingen van die dag. Dit wordt in delen gerapporteerd, aangezien de Xero-factuur voor de kassasluiting een saldo van € 0,00 moet hebben. Daardoor kan het zijn dat je vreemde hoeveelheden in Xero ziet voor deze items. In het kassasluitingsrapport in Retail POS wordt echter de volledige waarde van de verkoop vermeld. Raadpleeg voor meer informatie Gedeeltelijke betalingen van reserveringen boeken in Xero.
• Kosten van verkochte goederen: Als je de module Kosten van verkochte goederen hebt ingeschakeld, worden de kosten die zijn gekoppeld aan de verkochte producten bij elkaar opgeteld en verzonden als onderdeel van de kassasluiting. Ze worden in Xero geboekt als een factuur voor kosten van verkochte goederen en het totaalbedrag wordt ook vermeld in de samenvatting van je kassasluiting in Retail POS.

De sluiting in Xero bekijken en afstemmen

Nadat je kassa is gesloten, wordt in Xero een debiteurenfactuur aangemaakt voor de kassasluiting. Elk betalingstotaal wordt als betaling toegepast op de factuur.

Betalingen die worden gedaan voor een verkoop op rekening, worden niet opgenomen in de totale betaalde bedragen in de kassasluiting. Deze zijn namelijk al geboekt op de factuur van de verkoop op rekening. Op de door de kassasluiting gegenereerde factuur zie je een regel ter debitering van de betalingen die die dag zijn aangenomen, zodat het sluitingstotaal weer in evenwicht is.

Wanneer de betaalde bedragen worden gestort op je bankrekening en te zien zijn op het bankafschrift, kun je ze koppelen aan de totale betaalde bedragen.

Lees het artikel van Xero over de afstemming van bankrekeningen voor meer informatie.

Omdat Lightspeed Payments-uitbetalingen dagelijks worden verzonden, is het belangrijk dat je aan het einde van elke handelsdag je kassa sluit en kassasluitingen in Xero boekt. Dit maakt de afstemming zo eenvoudig mogelijk.

Stortingen op een bankrekening voor meerdere dagen of meerdere kassa's

Mogelijk neem je kassasluitingsbetalingen op in een grotere storting op de bankrekening, bijvoorbeeld bij Lightspeed Payments-betalingen in het weekend. Je moet deze betaling dan koppelen aan de factuur voor elke toepasselijke kassasluiting. Lees voor meer informatie het artikel van Xero over het vinden van transacties om ze te koppelen aan regels van bankafschriften.

Kassasluitingen handmatig in Xero boeken

Soms wordt de sluiting van een kassa niet automatisch in Xero geboekt. In dat geval kun je de kassasluiting handmatig boeken in Xero.

1. Ga in Retail POS naar Rapporten > Kassasluitingen.
2. Zoek de niet-geboekte kassasluiting en noteer de volgende gegevens:
   • referentienummer;
   • datum en tijdstip van de sluiting;
   • totale verkopen waarvoor betalingen zijn aangenomen (exclusief verkoop op rekening) en het totaal voor elke betaalmethode.
     Opmerking: als je de sluiting in Xero boekt op basis van producttotalen in plaats totale verkopen, klik dan op Alle details bekijken om de producttotalen te zien.
3. Ga in Xero naar Business (Bedrijf) > Sales overview (Verkoopoverzicht).
4. Klik op +New (Nieuw) en selecteer Invoice (Factuur) in het vervolgkeuzemenu.
5. Vul de factuurvelden als volgt in (je kunt zo nodig het vorige kassasluitingsrapport als voorbeeld gebruiken):
   • To (Aan): [winkelnaam] - [kassanaam].
   • Date (Datum): datum van de kassasluiting.
   • Due Date (Vervaldatum): datum van de kassasluiting.
   • Reference (Referentie): referentienummer van de kassasluiting.
6. Vul de factuuritems in met de totale verkopen of vul indien van toepassing producttotalen in.
7. Klik op Approve (Goedkeuren). Xero genereert nu de factuur.
8. Vul in het gedeelte Receive a payment (Een betaling ontvangen) de betaalgegevens van de factuur in en klik op Add payment (Betaling toevoegen).