Lees in dit artikel over verschillende soorten gebruikers, hun rollen en de machtigingen per rol. Maak nieuwe gebruikers aan en wijzig hun machtigingen naargelang de behoeften.

Inzicht in gebruikers en gebruikersrollen

Gebruikers in Retail POS zijn de individuele accounts die zijn gekoppeld aan je medewerkers. Alle gebruikers hebben een toegewezen gebruikersrol die machtigingen biedt voor taken die specifiek zijn voor hun gebruikersrol.

Er kunnen drie gebruikersrollen aan een gebruiker worden toegewezen in Retail POS:

• Kassamedewerker
  • Voor verkoopmedewerkers die geen managers zijn.
  • Kan verkopen verwerken, voorraad overdragen en de kassa sluiten
  • Uitgesloten van managementfuncties zoals het toevoegen en bewerken van producten of het openen van rapportage.
• Manager
  • Is bedoeld voor personeel op managementniveau.
  • Omvat dezelfde machtigingen als voor de gebruikersrol Kassamedewerker.
  • Kan nieuwe accounts voor medewerkers aanmaken, waaronder voor kassamedewerkers en managers.
  • Heeft toegang tot de rapportage van de winkel die aan de gebruiker is toegewezen.
  • Kan producten toevoegen en bewerken
• Beheerder
  • Is bedoeld voor de eigenaar van de winkel of het account van het hoofdkantoor.
  • Volledige toegang om alle winkels binnen het Retail POS-account te bekijken en te wijzigen.
  • Er kunnen meerdere beheerders worden aangemaakt.

Elk Retail POS-account heeft een accounteigenaar. Voor deze rol logt de betreffende gebruiker in met dezelfde inloggegevens waarmee hij of zij zich heeft aangemeld bij Retail POS. De accounteigenaar heeft de meeste machtigingen, meer dan een beheerder, en kan contactgegevens voor facturering bijwerken, betaalgegevens voor abonnementen en tariefplannen wijzigen, het account opzeggen, kritieke gegevens exporteren en de rol van accounteigenaar bewerken of aan een andere gebruiker overdragen. De accounteigenaar is gemachtigd om administratieve rechten toe te kennen aan andere gebruikers van het Retail POS-account, waaronder aan beheerders, en om Lightspeed instructies te geven met betrekking tot het Retail POS-account.

Standaard hebben accounts met Lite- en Pro-abonnementen en Basis-, Standaard en Geavanceerd-abonnementen alleen toegang tot de gebruikersrollen kassamedewerker, manager en beheerder. Accounts met een Enterprise-abonnement kunnen aanvullend aangepaste gebruikersrollen aanmaken.

Een gebruiker (medewerker) aanmaken

Standaard kunnen alleen managers en beheerders gebruikers aanmaken of beheren. Eenmaal ingelogd kunnen alle gebruikers hun eigen profiel en beveiligingsinformatie bewerken.

1. Ga naar Configuratie > Gebruikers en klik op Gebruiker toevoegen.

   

2. Voer de gebruikersgegevens in:
   1. Gebruikersnaam: de naam waarmee je als gebruiker inlogt op Retail POS.
   2. Schermnaam: de naam die wordt weergegeven op kassabonnen, rapporten en elders in Retail POS.
   3. E-mailadres: het e-mailadres van de gebruiker dat wordt gebruikt voor verificatie.
   4. Profielfoto: de afbeelding die wordt weergegeven op inlogpagina's en gebruikersprofielen.
   5. Vestigingen: Selecteer de vestiging waartoe je de gebruiker toegang wilt geven. Als je wilt dat de gebruiker toegang heeft tot alle vestigingen, klik je op Alle vestigingen selecteren.
   6. Rol: Dit bepaalt welke rechten de gebruiker krijgt.
   7. Beveiliging en ID: Voer een wachtwoord in voor de gebruiker. Deze zal dit wachtwoord invoeren om in te loggen in je Retail POS-winkel. De gebruiker kan het wachtwoord later zelf wijzigen door na het inloggen naar Configuratie > Gebruikers te navigeren.

   Voeg een extra beveiligingslaag toe aan beheerders door na het aanmaken multifactorauthenticatie in te schakelen. Het is verplicht voor alle Retail POS-accounts in Australië die zijn geïntegreerd met Xero om tweefactorauthenticatie te gebruiken voor beheerders, inclusief de accounteigenaar, om te voldoen aan de wereldwijde beveiligingsnormen van Xero. Aan nieuwe beheerders wordt gevraagd om tweefactorauthenticatie in te stellen bij het inloggen. Ze krijgen pas toegang tot de Retail POS-winkel nadat dit is voltooid.

3. Klik op Opslaan.

Gebruikersmachtigingen aanpassen

Gebruikersmachtigingen kunnen worden bewerkt voor de kassamedewerker- en managerrollen om bepaalde mogelijkheden in Retail POS in of uit te schakelen. De machtigingen van de beheerdersrol staan vast en kunnen niet worden bewerkt.

1. Ga naar Configuratie > Gebruikers en klik op het tabblad Rollen.

   

2. Je de drie beschikbare gebruikersfuncties. Klik op Kassamedewerker of Manager om de in- en uitgeschakelde machtigingen voor die gebruikersfunctie te bekijken.

   Enterprise-abonnementen kunnen extra aangepaste rollen bevatten die bewerkt kunnen worden.

Op de pagina Rollen kun je de volgende machtigingen aanpassen:

Productkosten

Hiermee kunnen kassamedewerkers of managers productkosten en toeslagen bekijken en berekenen op het verkoopscherm, in de productcatalogus, in rapporten en in voorraadbeheer. Dit is standaard ingeschakeld voor managers en standaard uitgeschakeld voor kassamedewerkers.

Labels

Kassamedewerkers en managers kunnen standaard productlabels printen. Je kunt deze optie deselecteren als je niet wilt dat je kassamedewerkers of managers labels printen.

Kortingen

Geef machtigingen om kortingen toe te passen op regelitems of op de hele verkoop. Je kunt ook een kortingslimiet instellen om te bepalen hoeveel korting verschillende rollen mogen geven. Standaard zijn kortingen ingeschakeld en zijn de maximale kortingen ingesteld op 100% voor managers en kassamedewerkers. Beheerders kunnen deze machtigingen zo nodig wijzigen.

Verkopen

Pas de machtigingen aan voor verkoopgerelateerde activiteiten, zoals het uitvoeren van verkopen op rekening en reserveringen, het verwerken van retouren en ruilen, het handmatig uitgeven van winkeltegoeden of het bewerken en annuleren van verkopen. Al deze opties zijn standaard ingeschakeld voor managers. Het handmatig uitgeven van winkeltegoeden en het annuleren en bewerken van verkopen in het verkoopboek en de verkoopgeschiedenis is standaard uitgeschakeld voor kassamedewerkers.

De machtiging om te verkopen kan ook volledig worden uitgeschakeld voor niet-verkooprollen binnen je organisatie. Zodra de machtiging voor verkopen is uitgeschakeld, heeft die gebruikersrol geen toegang meer tot het verkoopscherm of eCom, indien van toepassing. Die gebruikersrol kan wel standaard de verkoopgeschiedenis zien, maar deze machtiging kan worden uitgeschakeld door het vinkje voor Verkoopgeschiedenis van toegewezen vestigingen bekijken te verwijderen.

Klanten

Standaard zijn kassamedewerkers alleen gemachtigd om nieuwe klanten toe te voegen in Retail POS. Ze mogen geen klant verwijderen of toevoegen aan een klantengroep. Managers zijn volledig gemachtigd om klanten te wijzigen, bewerken en verwijderen.

In dit gedeelte kun je ook aanpassen of kassamedewerkers en managers klantenlijsten als CSV mogen exporteren en of ze limieten voor verkopen op rekening voor klanten mogen toestaan en bewerken.

Een vinkje (✔) of kruisje (X) naast een machtiging in het gedeelte Andere machtigingen betekent dat deze niet aanpasbaar is. Dit is een snelle manier om te zien welke machtiging wel of niet beschikbaar is per rol.

Producten

Stel in of kassamedewerkers en managers producten mogen aanmaken, bewerken en verwijderen, voorraad handmatig mogen aanpassen, prijslijsten mogen aanmaken en voorraadtellingen, -bestellingen en -retourzendingen mogen uitvoeren. Standaard zijn alle productgerelateerde machtigingen ingeschakeld voor managers. Voor kassamedewerkers zijn voorraadtellingen, -bestellingen en -retourzendingen ingeschakeld.

Beheerders kunnen daarnaast aangeven of een gebruiker voorraad handmatig mag aanpassen.

Rapportages

Specificeer tot welke rapporten je gebruikers toegang hebben. Selecteer of deselecteer om gebruikers toe te staan rapporten te bekijken over de verkopen die ze hebben gedaan of alle verkopen die zijn gedaan bij toegewezen vestigingen, evenals kassasluitingrapporten of voorraadrapporten.

• Als je Lightspeed Payments-rapporten weergeven uitschakelt, heeft de gebruiker geen toegang tot de LS Payments-rapporten.
  • Managers kunnen de rapporten van de vestigingen die aan hen zijn toegewezen alleen zien als ze daarvoor zijn gemachtigd.
  • Kassamedewerkers hebben geen toegang, ongeacht hun machtigingen.
• Door Verkooprapporten bekijken te deselecteren, zal je gebruiker het verkooprapport niet meer zien in de sectie Rapporten. Het verkoopdoel en de verkopen zullen niet langer beschikbaar zijn op het Home-dashboard.
• Door Voorraadrapporten bekijken te deselecteren, verwijder je de toegang tot het voorraadrapport. Je gebruiker heeft wel toegang tot andere rapporten.
• Door Kassasluitingen bekijken te deselecteren, sta je de gebruiker toe om diens kassa te openen en te sluiten en het overzicht van die specifieke opening of sluiting te zien. De gebruiker zal de overzichten van kassaopeningen of -sluitingen van eerdere dagen niet zien. Zo heb je meer controle over de gegevens die met je verkopers worden gedeeld.

Configuratie

Alle configuratieopties zijn vergrendeld voor kassamedewerkers en kunnen niet worden gewijzigd. Managers hebben slechts beperkt toegang tot de meeste configuratieopties, maar kunnen wel andere kassamedewerkers en managers toevoegen en bewerken en sneltoetsen beheren. Als je wilt dat managers andere managers kunnen toevoegen, zet dan een vinkje voor Managers toevoegen.

Aangepaste gebruikersrollen aanmaken

Ondernemers met een Enterprise-abonnement kunnen aangepaste gebruikersrollen aanmaken om aan hun behoeften te voldoen.

1. Ga naar Configuratie > Gebruikers>Rollen.
2. Klik op Rol toevoegen.

   

3. Kies een naam en of je wilt dat de nieuwe rol standaardmachtigingen krijgt als kassamedewerker of manager.

   

4. Pas de machtigingen voor de nieuwe rol aan. Raadpleeg voor informatie over het instellen van machtigingen het gedeelte Machtigingen voor gebruikersrollen aanpassen in dit artikel.
5. Klik op Opslaan.

De inlogmachtiging van gebruikers beperken

Door de inlogmachtiging te beperken, kun je voorkomen dat medewerkers vanaf een andere locatie toegang krijgen tot je Retail POS-winkel. Gebruikers waarvoor beperkingen gelden, kunnen alleen inloggen op een apparaat dat al is ingelogd door een gebruiker waarvoor geen beperkingen gelden, zoals een beheerder.

1. Log in op Retail POS als accounteigenaar of beheerder.
2. Ga naar Configuratie > Beveiliging.

   

3. Selecteer onder Inlogmachtiging Is alleen gemachtigd om in te loggen via een gebruikerswissel.

   

4. Onder Rolspecifieke instellingen kun je rollen configureren die een inlogmachtiging nodig hebben door in de vervolgkeuzelijst InlogmachtigingIs gemachtigd om in te loggen te selecteren.

   

Nadat deze optie is ingeschakeld, kunnen gebruikers waarvoor beperkingen gelden niet inloggen op Retail POS met hun inloggegevens. Deze gebruikers moeten van gebruiker wisselen op een apparaat dat al is ingelogd.

Gebruikers moeten zich na elke verkoop opnieuw identificeren door hun gebruikersnaam te selecteren of hun gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren om onbevoegde toegang te voorkomen.

Wat nu?