Hoi, hoe kunnen we je helpen?

Gebruikersrollen en -machtigingen instellen

Aan de slag-handleiding

Lees in dit artikel over verschillende soorten gebruikers, hun rollen en de machtigingen per rol. Maak nieuwe gebruikers aan en wijzig hun machtigingen naargelang de behoeften. Gebruik het carrousel om naar de andere artikelen in de gids te gaan.

Inzicht in gebruikers en gebruikersrollen

Gebruikers in Retail POS zijn de individuele accounts die zijn gekoppeld aan je medewerkers. Alle gebruikers hebben een toegewezen gebruikersrol die machtigingen biedt voor taken die specifiek zijn voor hun gebruikersrol.

Er kunnen drie gebruikersrollen aan een gebruiker worden toegewezen in Retail POS:

  • Kassamedewerker is de ideale gebruikersrol om toe te wijzen aan je niet-managementpersoneel.
    • Kan verkopen verwerken, voorraad overdragen en de kassa sluiten
    • Uitgesloten van managementfuncties zoals het toevoegen en bewerken van producten of het openen van rapportage
  • Manager vertegenwoordigt het managementpersoneel.
    • Kan alles wat een kassamedewerker ook kan
    • Heeft toegang tot de rapportage van de winkel die aan de manager is toegewezen
    • Kan indien vereist producten toevoegen/bewerken
  • Beheerder is bedoeld voor de winkeleigenaar of het hoofdkantooraccount.
    • Volledige toegang om alle winkels binnen het Retail POS-account te bekijken en te wijzigen
    • Er kunnen meerdere beheerders worden aangemaakt

Elk Retail POS-account heeft een Accounteigenaar, die toegankelijk is via de inloggegevens die zijn gebruikt bij het aanmelden bij Retail POS. Accounteigenaren hebben het hoogste toegangsniveau, nog boven beheerders. Hiermee kunnen ze factuurgegevens bijwerken, betaalgegevens of abonnementen wijzigen, het account annuleren, kritieke gegevens exporteren, of de rol van Accounteigenaar bewerken of overdragen naar een andere gebruiker. De Accounteigenaar heeft de bevoegdheid om beperkte beheerdersrechten te verlenen aan andere gebruikers van het Retail POS-account, inclusief gebruikers op beheerdersniveau, en om Lightspeed instructies te geven met betrekking tot het Retail POS-account.

Standaard hebben accounts met Lite- en Pro-abonnementen en Basis-, Standaard en Geavanceerd-abonnementen alleen toegang tot de gebruikersrollen kassamedewerker, manager en beheerder. Accounts met een Enterprise-abonnement kunnen aanvullend aangepaste gebruikersrollen aanmaken.

Een gebruiker (medewerker) aanmaken

Standaard kunnen alleen managers en beheerders gebruikers aanmaken of beheren. Eenmaal ingelogd kunnen alle gebruikers hun eigen profiel en beveiligingsinformatie bewerken.

  1. Navigeer naar Configuratie > Gebruikers en klik op Gebruiker toevoegen. De knop "Gebruiker toevoegen" aan de rechterkant is gemarkeerd om de plaats binnen Retail POS te tonen.
  2. Voer de gebruikersgegevens in:
    1. Gebruikersnaam: de naam waarmee je als gebruiker inlogt op Retail POS.
    2. Schermnaam: de naam die wordt weergegeven op kassabonnen, rapporten en elders in Retail POS.
    3. E-mailadres: het e-mailadres van de gebruiker dat wordt gebruikt voor verificatie.
    4. Profielfoto: de afbeelding die wordt weergegeven op inlogpagina's en gebruikersprofielen.
    5. Vestigingen: Selecteer de vestiging waartoe je de gebruiker toegang wilt geven. Als je wilt dat de gebruiker toegang heeft tot alle vestigingen, klik je op Alle vestigingen selecteren.
    6. Rol: Dit bepaalt welke rechten de gebruiker krijgt.
    7. Beveiliging en ID: Voer een wachtwoord in voor de gebruiker. Deze zal dit wachtwoord invoeren om in te loggen in je Retail POS-winkel. De gebruiker kan het wachtwoord later zelf wijzigen door na het inloggen naar Configuratie > Gebruikers te navigeren.

    Voeg een extra beveiligingslaag toe aan beheerders door na het aanmaken tweefactorauthenticatie in te schakelen. Het is verplicht voor alle Retail POS-accounts in Australië die zijn geïntegreerd met Xero om tweefactorauthenticatie te gebruiken voor beheerders, inclusief de accounteigenaar, om te voldoen aan de wereldwijde beveiligingsnormen van Xero. Aan nieuwe beheerders wordt gevraagd om tweefactorauthenticatie in te stellen bij het inloggen. Ze krijgen pas toegang tot de Retail POS-winkel nadat dit is voltooid.

  3. Klik op Opslaan.

Gebruikersmachtigingen aanpassen

Gebruikersmachtigingen kunnen worden bewerkt voor de kassamedewerker- en managerrollen om bepaalde mogelijkheden in Retail POS in of uit te schakelen. De machtigingen van de beheerdersrol staan vast en kunnen niet worden bewerkt.

  1. Navigeer naar Configuratie > Gebruikers en klik op het tabblad Rollen.Het tabblad Rollen met een lijst van beschikbare gebruikersrollen
  2. Je de drie beschikbare gebruikersfuncties. Klik op Kassamedewerker of Manager om de in- en uitgeschakelde machtigingen voor die gebruikersfunctie te bekijken.

    Enterprise-abonnementen kunnen extra aangepaste rollen bevatten die bewerkt kunnen worden.

Op de pagina Rollen kun je de volgende machtigingen aanpassen:

Productkosten

Hiermee kunnen kassamedewerkers of managers productkosten en opmaak bekijken en berekenen op het verkoopscherm, in de productcatalogus, in de rapportage en in voorraadbeheer. Dit staat standaard aan voor managers en standaard uit voor kassamedewerkers. Het gedeelte Productkosten met de optie Productkosten tonen niet aangevinkt.

Labels

Kassamedewerkers en managers kunnen standaard productlabels printen. Je kunt deze optie uitvinken als je wilt voorkomen dat je kassamedewerkers of managers labels printen. Het gedeelte Labels met de optie Labels printen aangevinkt.

Kortingen

Geef machtigingen om kortingen toe te passen op regelitems of op de hele verkoop. Je kunt ook een kortingslimiet instellen om te bepalen hoeveel korting verschillende rollen kunnen geven. Standaard staan kortingen aan en zijn de maximale kortingen ingesteld op 100% voor managers en kassamedewerkers. Beheerders kunnen deze machtigingen naar behoefte wijzigen. Het gedeelte Kortingen met kortingen toepassen op individuele regelitems en op hele verkopen aangevinkt. Velden onder elke optie om het percentage voor elke machtiging in te voeren.

Verkopen

Pas de machtigingen aan voor verkoopgerelateerde activiteiten, zoals het uitvoeren van verkopen op rekening en reserveringen, het verwerken van retouren en ruilen, het handmatig uitgeven van winkeltegoeden of het bewerken en annuleren van verkopen. Al deze opties zijn standaard ingeschakeld voor managers. Het handmatig uitgeven van winkeltegoeden en het annuleren en bewerken van verkopen in het verkoopboek en de verkoopgeschiedenis is standaard uitgeschakeld voor kassamedewerkers.

Het onderdeel Verkopen waarin Verkoop aanmaken of doorgaan is geselecteerd.

De machtiging om te verkopen kan ook volledig worden uitgeschakeld voor niet-verkooprollen binnen je organisatie. Zodra de machtiging voor verkopen is uitgeschakeld, heeft die gebruikersrol geen toegang meer tot het verkoopscherm of eCom, indien van toepassing. Die gebruikersrol kan wel standaard de verkoopgeschiedenis zien, maar deze machtiging kan worden uitgeschakeld.

Het onderdeel Verkopen waarin Verkoop aanmaken of doorgaan niet is geselecteerd.

Een vinkje (✔) of kruisje (X) naast een machtiging in het gedeelte Andere machtigingen betekent dat deze niet aanpasbaar is. Dit is een snelle manier om te zien welke machtiging wel of niet beschikbaar is per rol.

Klanten

Standaard zijn kassamedewerkers alleen gemachtigd om nieuwe klanten toe te voegen in Retail POS. Ze mogen geen klant verwijderen of toevoegen aan een klantengroep. Managers zijn volledig gemachtigd om klanten te wijzigen, bewerken en verwijderen.

In dit gedeelte kun je ook aanpassen of kassamedewerkers en managers klantenlijsten als CSV kunnen exporteren en of ze klantlimieten voor verkopen op rekening kunnen toestaan en bewerken. Het gedeelte Klanten met de optie Klantenlijst exporteren aangevinkt.

Producten

Stel in of kassamedewerkers en managers producten mogen aanmaken, bewerken en verwijderen, voorraad handmatig mogen aanpassen, prijslijsten mogen aanmaken en voorraadtellingen, -bestellingen en -retourzendingen mogen uitvoeren. Standaard zijn alle productgerelateerde machtigingen ingeschakeld voor managers. Voor kassamedewerkers zijn voorraadtellingen, -bestellingen en -retourzendingen ingeschakeld.

Beheerders kunnen daarnaast aangeven of een gebruiker voorraad handmatig mag aanpassen.

Het onderdeel Product waarin de opties Producten aanmaken en bewerken, Producten verwijderen, Voorraad handmatig aanpassen, Voorraadtellingen uitvoeren en Voorraad bestellen bij en retouren naar de leverancier zijn geselecteerd.

Rapportages

Specificeer tot welke rapporten je gebruikers toegang hebben. Selecteer of deselecteer om gebruikers toe te staan rapporten te bekijken over de verkopen die ze hebben gedaan of alle verkopen die zijn gedaan bij toegewezen vestigingen, evenals kassasluitingrapporten of voorraadrapporten.

  • Als je Lightspeed Payments-rapporten weergeven uitschakelt, heeft de gebruiker geen toegang tot de LS Payments-rapporten.
    • Managers kunnen de rapporten van de vestigingen die aan hen zijn toegewezen alleen zien als ze daarvoor zijn gemachtigd.
    • Kassamedewerkers hebben geen toegang, ongeacht hun machtigingen.
  • Door Verkooprapporten bekijken te deselecteren, zal je gebruiker het verkooprapport niet meer zien in de sectie Rapporten. Het verkoopdoel en de verkopen zullen niet langer beschikbaar zijn op het Home-dashboard.
  • Door Voorraadrapporten bekijken te deselecteren, verwijder je de toegang tot het voorraadrapport. Je gebruiker heeft wel toegang tot andere rapporten.
  • Door Kassasluitingen bekijken te deselecteren, sta je de gebruiker toe om diens kassa te openen en te sluiten en het overzicht van die specifieke opening of sluiting te zien. De gebruiker zal de overzichten van kassaopeningen of -sluitingen van eerdere dagen niet zien. Zo heb je meer controle over de gegevens die met je verkopers worden gedeeld.

Het gedeelte Rapportage met de opties Verkooprapporten bekijken en Lightspeed Payments-rapporten bekijken.

Configuratie

Alle configuratieopties zijn vergrendeld voor kassamedewerkers en kunnen niet worden gewijzigd. Managers zijn ook uitgesloten van de meeste configuratiefuncties, maar kunnen wel andere kassamedewerkers en managers toevoegen en bewerken en sneltoetsen beheren. Het gedeelte Configuratie met de vergrendelde opties voor kassamedewerkers en managers.

Aangepaste gebruikersrollen aanmaken

Ondernemers met een Enterprise-abonnement kunnen aangepaste gebruikersrollen aanmaken om aan hun behoeften te voldoen.

  1. Navigeer naar ConfiguratieGebruikers Rollen.
  2. Klik op Rol toevoegen.

    De pagina Rollen met de knop Rol toevoegen gemarkeerd.

  3. Kies een naam en of je wilt dat de nieuwe rol standaardmachtigingen krijgt als kassamedewerker of manager.

    Maak een pagina Aangepaste rollen met een veld om een naam in te voeren en kaarten om standaardmachtigingen voor kassamedewerker of manager te selecteren.

  4. Pas de machtigingen voor de nieuwe rol aan. Raadpleeg voor informatie over het instellen van machtigingen het gedeelte Machtigingen voor gebruikersrollen aanpassen in dit artikel.
  5. Klik op Opslaan.

Was dit artikel nuttig?