In Retail POS kun je gebruikersaccounts aanmaken voor je medewerkers, verschillende typen gebruikersrollen toewijzen en gebruikersmachtigingen verfijnen om je bedrijf beter te beveiligen.

Inzicht in gebruikers en gebruikersrollen

Gebruikers in Retail POS zijn de individuele accounts die zijn gekoppeld aan je medewerkers. Aan elk gebruikersaccount is een gebruikersrol toegewezen waarmee de machtigingen van de medewerker voor taken wordt bepaald. Gebruikers met dezelfde rol hebben dezelfde machtigingen.

• Kassamedewerker
  • Voor verkoopmedewerkers die geen managers zijn.
  • Kan verkopen verwerken, voorraad overdragen en de kassa sluiten
  • Uitgesloten van managementfuncties zoals het toevoegen en bewerken van producten of het openen van rapportage.
• Manager
  • Voor managers.
  • Omvat dezelfde machtigingen als voor de gebruikersrol Kassamedewerker.
  • Kan nieuwe gebruikersaccounts voor medewerkers aanmaken, waaronder voor kassamedewerkers en managers.
  • Heeft toegang tot de rapportage van de winkel die aan de gebruiker is toegewezen.
  • Kan producten toevoegen en bewerken
• Beheerder
  • Voor winkeleigenaren of het account van het hoofdkantoor.
  • Heeft volledige toegang om alle winkels binnen het Retail POS-account te bekijken en te wijzigen.

Elk Retail POS-account heeft een accounteigenaar. Deze rol is gekoppeld aan de oorspronkelijke inloggegevens die zijn gebruikt bij het aanmelden voor Retail POS. De accounteigenaar heeft het hoogste toegangsniveau (hoger dan een beheerder) en kan contactgegevens bijwerken, betaalgegevens voor abonnementen en tariefplannen wijzigen, het account opzeggen, kritieke gegevens exporteren en de rol van accounteigenaar bewerken of aan een andere gebruiker overdragen.

De accounteigenaar is gemachtigd om beperkte administratieve rechten toe te kennen aan andere gebruikers, inclusief aan beheerders.

Standaard hebben accounts met legacy en Basis en Core-abonnementen alleen toegang tot de gebruikersrollen Kassamedewerker, Manager en Beheerder. Accounts met een Enterprise-abonnement kunnen aanvullend aangepaste gebruikersrollen aanmaken.

Je kunt bevestigen op welk plan je momenteel bent geabonneerd of je plan wijzigen binnen Retail POS.

Een nieuwe gebruiker aanmaken

Standaard kunnen alleen managers en beheerders gebruikers aanmaken of beheren. Eenmaal ingelogd kunnen alle gebruikers hun eigen profiel en beveiligingsinformatie bewerken.

1. Ga naar Configuratie > Gebruikers.

2. Klik op Gebruiker toevoegen.

   

3. Voer de gegevens van de nieuwe gebruiker in:
   1. Gebruikersnaam: de naam die wordt gebruikt om in te loggen bij Retail POS.
   2. Schermnaam: de naam die wordt weergegeven op kassabonnen, rapporten en elders in Retail POS.
   3. E-mailadres: het e-mailadres van de gebruiker dat wordt gebruikt voor verificatie.
   4. Profielfoto (optioneel): de profielfoto die wordt weergegeven op inlogpagina's en in het profiel van de gebruiker.
   5. Vestigingen: Selecteer de vestiging waartoe je de gebruiker toegang wilt geven. Als je wilt dat de gebruiker toegang heeft tot alle vestigingen, klik je op Alle vestigingen selecteren.
   6. Rol: Dit bepaalt welke rechten de gebruiker krijgt.
   7. Beveiliging en ID: maak een uniek wachtwoord aan voor de gebruiker. Dit wachtwoord moet de gebruiker invoeren bij het inloggen bij je Retail POS-winkel. De gebruiker kan later zelf het wachtwoord wijzigen door na het inloggen naar Configuratie > Gebruikers te navigeren.
4. Klik op Opslaan.

Je kunt een extra beveiligingslaag voor beheerders toevoegen door multifactorauthenticatie in te schakelen. Voor alle Australische Retail POS-accounts die zijn geïntegreerd met Xero, is het verplicht om multifactorauthenticatie te gebruiken voor beheerders, ook voor de accounteigenaar, om te voldoen aan de wereldwijde beveiligingsnormen van Xero. Aan nieuwe beheerders wordt gevraagd om multifactorauthenticatie in te stellen bij het inloggen. Ze krijgen pas toegang tot de Retail POS-winkel nadat dit is voltooid.

Gebruikersmachtigingen aanpassen

Gebruikersmachtigingen kunnen worden bewerkt voor de rollen Kassamedewerker en Manager (en aangepaste gebruikersrollen, indien van toepassing). De gebruikersrol Beheerder heeft vaste machtigingen die niet kunnen worden bewerkt.

1. Ga naar Configuratie > Gebruikers.

2. Klik op het tabblad Rollen.

   

3. Klik op Kassamedewerker of Manager om de ingeschakelde machtigingen voor elke rol te bekijken.

Nadat je op de rol hebt geklikt die je wilt bekijken, kun je de volgende machtigingen aanpassen:

Productkosten

Met de machtiging Productkosten tonenkunnen kassamedewerkers of managers productkosten en toeslagen bekijken en berekenen op het verkoopscherm, in de productcatalogus, in rapporten en op de pagina Voorraadbeheer (Voorraad > Voorraadbeheer). Dit is standaard ingeschakeld voor managers.

Labels

Standaard mogen kassamedewerkers en managers productlabels printen. Je kunt deze machtiging verwijderen door het vakje Labels printen uit te schakelen. Verder kun je de machtigingen voor het aanmaken en het bewerken van labelsjablonen wijzigen.

Kortingen

Met kortingsmachtigingen kunnen gebruikers kortingen toepassen op regelitems of op de gehele verkoop. Je kunt ook kortingslimieten instellen om te bepalen hoeveel korting verschillende rollen mogen geven. Standaard zijn kortingsmachtigingen ingeschakeld en zijn maximale kortingen ingesteld op 100% voor managers en kassamedewerkers. Beheerders kunnen deze machtigingen zo nodig wijzigen.

Verkopen

In dit gedeelte kun je machtigingen aanpassen voor verkoopgerelateerde activiteiten, zoals het aanmaken van verkopen op rekening of reserveringen, het opsplitsen van dozen met producten tijdens verkopen, het opzij leggen van verkopen, het handmatig uitgeven van winkeltegoed, het verwerken van retouren en ruilen, het beheren van sneltoetsen, het bewerken of annuleren van verkopen en het uitvoeren van kassa- en contante transacties. Standaard zijn al deze opties ingeschakeld voor managers.

De machtigingen Handmatig winkeltegoed uitgeven, Verkopen annuleren op grootboek en in verkoopgeschiedenis en Verkopen bewerken op grootboek en in de verkoopgeschiedenis zijn standaard uitgeschakeld voor de gebruikersrol Kassamedewerker.

Verkoopmachtigingen kunnen volledig worden uitgeschakeld voor niet-verkooprollen binnen je organisatie. Als je Verkoop aanmaken of doorgaan uitschakelt, worden alle verkoopmachtigingen uitgeschakeld en heeft de betreffende gebruikersrol geen toegang meer tot het verkoopscherm of eCom (indien van toepassing). De gebruikersrol heeft standaard nog wel toegang tot de verkoopgeschiedenis, maar dat kun je blokkeren door Verkoopgeschiedenis van toegewezen vestigingen bekijken uit te schakelen.

Klanten

Standaard zijn kassamedewerkers alleen gemachtigd om nieuwe klanten toe te voegen in Retail POS. Ze mogen geen klant verwijderen of toevoegen aan een klantengroep. Managers zijn volledig gemachtigd om klanten te wijzigen, bewerken en verwijderen.

In dit gedeelte kun je opgeven of kassamedewerkers en managers klantenlijsten kunnen exporten als CSV-bestand of klantlimieten voor verkopen op rekening kunnen toevoegen en bewerken. Je kunt ook de machtiging Klanten samenvoegen inschakelen voor managers.

Als een machtiging onder Andere machtigingen grijs is, betekent dit dat deze niet aanpasbaar is. Zo kun je snel controleren of een machtiging beschikbaar is voor een gebruikersrol.

Opgeslagen betaalmethoden

Beheerders mogen opgeslagen betaalmethoden van klanten standaard toevoegen, bewerken en gebruiken. Deze machtiging kan optioneel worden ingeschakeld voor kassamedewerkers en managers.

Producten

In dit gedeelte kun je opgeven of kassamedewerkers en managers producten kunnen aanmaken, bewerken of verwijderen. Verder kun je machtigingen aanpassen, zoals voor het handmatig aanpassen van de voorraad, het uitvoeren van voorraadtellingen, het voltooien van voorraadbestellingen en retouren, het overboeken van voorraad en het aanmaken van promoties of prijslijsten.

Standaard zijn alle productgerelateerde machtigingen ingeschakeld voor managers. De machtigingen Voorraadtellingen uitvoeren, Leveranciersvoorraadbestellingen en -retouren uitvoeren en Een voorraadoverdracht uitvoeren zijn standaard ingeschakeld voor kassamedewerkers.

Rapportages

In dit gedeelte kun je opgeven welke rapporten voor je gebruikers toegankelijk zijn. Je kunt gebruikers machtiging verlenen voor weergave van rapporten over hun eigen verkopen, alle verkopen die zijn gedaan bij toegewezen vestigingen, kassasluitingen of voorraad.

• Verkooprapporten bekijken: als je deze machtiging uitschakelt, heeft de gebruiker geen toegang meer tot het verkooprapport. Het verkoopdoel en de verkopen zijn dan niet meer beschikbaar op het Home-dashboard.
• Voorraadrapporten bekijken: als je deze machtiging uitschakelt, heeft de gebruiker geen toegang meer tot het voorraadrapport, maar nog wel tot andere rapporten.
• Kassasluitingen bekijken en kasstroom bekijken: als je deze machtigingen uitschakelt, heeft de gebruiker geen toegang meer tot overzichten van kassaopeningen of kassasluitingen van voorgaande dagen. De gebruiker kan nog steeds de kassa openen en sluiten en het overzicht voor die specifieke opening of sluiting bekijken. Dit geeft je meer controle over de gegevens die met verkoopmedewerkers worden gedeeld.
• Lightspeed Payments-rapporten bekijken: als je deze machtiging uitschakelt, heeft de gebruiker geen toegang meer tot LS Payments-rapporten.
  • Managers kunnen de rapporten van de vestigingen die aan hen zijn toegewezen alleen zien als ze daarvoor zijn gemachtigd.
  • Aan kassamedewerkers kan geen toegang tot deze rapporten worden verleend.

Configuratie

Alle configuratiemachtigingen zijn vergrendeld voor kassamedewerkers en kunnen niet worden ingeschakeld. Beheerders kunnen machtigingen inschakelen waarmee managers kassamedewerkers of managers kunnen toevoegen en bewerken.

Ook kun je de inlogmachtiging van gebruikers beperken om te voorkomen dat medewerkers op afstand toegang krijgen tot je Retail POS-winkel.

iOS

Machtigingen voor het oplossen van problemen met scanners, printers, Lightspeed Display, Lightspeed Payments-terminals en niet-Lightspeed Payments-terminals zijn standaard ingeschakeld voor beheerders en managers. Voor kassamedewerkers kunnen eventueel bepaalde mogelijkheden om problemen op te lossen worden ingeschakeld.

Aangepaste gebruikersrollen aanmaken

Alleen beheerders met beschikbare abonnementen kunnen aangepaste gebruikersrollen maken en wijzigen.

1. Ga naar Configuratie > Gebruikers>Rollen.

2. Klik op Rol toevoegen.

   

3. Voer een naam in voor de nieuwe gebruikersrol.

4. Geef op of de nieuwe gebruikersrol de standaardmachtiging Kassamedewerker of Manager moet hebben.

   

5. Pas de machtigingen voor de nieuwe rol aan.
6. Klik op Opslaan.

Wat nu?