Nadat je klaar bent met het configureren van de integratie tussen je Retail POS-winkel en je Xero-account, moet je een paar wijzigingen aanbrengen in je dagelijkse processen.

Lees in dit artikel hoe je de Xero-integratie kunt gebruiken:

Verkopen op rekening

Elke keer dat je een verkoop op rekening aanmaakt in Retail POS, wordt automatisch een debiteurenfactuur aangemaakt en naar Xero verzonden. Deze factuur bevat onder meer de volgende informatie:

• Een gespecificeerde verkooplijst van alle producten (exclusief belasting), totaal belastingbedrag(en), totaal verkoopbedrag.
• Eventuele betalingen voor de verkoop.
• Klantgegevens: als deze klant nog niet in Xero staat, maakt Retail POS een klantrecord aan in Xero.

Het factuurnummer op de debiteurenfactuur in Xero komt overeen met het Retail POS-kassabon/factuurnummer voor de verkoop op rekening. Als er al een dubbel kassabonnummer in Xero staat, wordt er alleen in Xero een oplopend -1-achtervoegsel aan het factuurnummer toegevoegd. Vergeet niet dat je in Xero geen betalingen kunt registreren op een niet-goedgekeurde factuur. Daarom raden we je aan om je instellingen zo te configureren dat alle facturen als goedgekeurd naar Xero worden gestuurd.

Raadpleeg voor meer informatie over het verzenden van verkopen op rekening naar Xero de gids Verkopen op rekening verzenden naar Xero.

Betalingen aannemen

Zodra de debiteurenfactuur is aangemaakt in Retail POS, kun je op twee manieren de betaling afhandelen:

Betalingen aannemen in Xero

Als je een bankstorting of een andere online betaling van een klant ontvangt, kun je deze betaling toewijzen aan de debiteurenfactuur in Xero.

• Zoek eerst naar de betaling op je bankafschrift en gebruik de afstemmingsfunctie om de betaling te koppelen aan de debiteurenfactuur voor de verkoop op rekening. Soms komt het voor dat je een betaling ontvangt die betrekking heeft op meerdere facturen, bijvoorbeeld als een klant meerdere openstaande verkopen op rekening heeft in Retail POS en deze allemaal tegelijk afbetaalt. In dit geval moet je de betaling aan alle relevante verkopen koppelen. Klik hier voor meer informatie over hoe je dat in Xero kunt doen.

• Betalingen die worden toegepast op facturen op rekening in Xero zullen automatisch terug worden geleid naar de factuur in Retail POS en de betaling daar registreren.

Het is belangrijk dat je je Retail POS-verkopen bijwerkt wanneer je een betaling ontvangt in Xero. Anders kan het gebeuren dat winkelpersoneel per ongeluk een betaling registreert voor een verkoop in Retail POS die al is afbetaald in Xero. Dit is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de openstaande saldi van klanten in Retail POS en Xero up-to-date zijn.

Betalingen aannemen in Retail POS

Je moet niet nog meer producten toevoegen aan verkopen op rekening in Retail POS als de factuur al in Xero is geboekt. Als je extra producten in Retail POS toevoegt, wordt de debiteurenfactuur in Xero niet bijgewerkt.

Je klanten willen misschien hun rekeningsaldo aflossen terwijl ze in de winkel zijn.

Een klant die een totaal openstaand saldo heeft voor meer dan één verkoop op rekening, kan een willekeurig bedrag betalen om het totale verschuldigde saldo te verlagen. Klik hier voor informatie over het afbetalen van meerdere verkopen op rekening van een klant in één transactie in Retail POS.

Betaling afhandelen voor een enkele verkoop op rekening:

1. Zoek eerst de verkoop op rekening in je Verkoopgeschiedenis (Verkopen > Verkoopgeschiedenis) of door naar de klant te zoeken op de pagina Klanten(Klanten > Klanten).

   

2. Open vervolgens de verkoop door op het pijltje te klikken. Dit brengt je naar het lopende verkoopscherm.
3. Klik ten slotte op Betalen en registreer het betalingsbedrag. Als de klant slechts een gedeeltelijke betaling doet, selecteer dan weer "op rekening" om de resterende waarde van de verkoop weer op rekening te zetten. Retail POS zal Xero automatisch bijwerken met de betaling.

Een gedeeltelijk voltooide verkoop op rekening ongedaan maken, annuleren of retourneren

Het kan nodig zijn om een verkoop op rekening te annuleren als je klant bijvoorbeeld het product heeft teruggestuurd of als de verkoop per ongeluk is gedaan. De beste manier om dit te doen is door een dummybetaling op rekening door te voeren in Retail POS om de verkoop af te sluiten.

Maak vervolgens een nieuwe verkoop en voeg alle items toe uit de oorspronkelijke verkoop met negatieve aantallen. Betaal de klant uit via terugbetaling. Je hoeft alleen de bedragen die ze hebben betaald terug te storten. Het resterende bedrag is het saldo van de dummybetaling die je hebt gedaan.

Je hoeft niets aan te passen in Xero, want de dummybetaling sluit de factuur en het terugbetalingsbedrag, inclusief in de dagafsluiting van de kassa, brengt dit in evenwicht.

Afstemming

Zodra je verkoop is aangemaakt in Xero, moet je de betalingen aan de klant afstemmen met de stortingen op je bankrekening. Als de klant je direct heeft betaald, bijvoorbeeld met een creditcard voor de factuur, dan kun je de betaling terugvinden in je Xero-bankafschrift en koppelen aan de factuur.

Voor veel klanten zal de betaling echter deel uitmaken van een grotere storting op de bankrekening, bijvoorbeeld een storting aan het einde van de dag. Dit houdt in dat je deze betaling moet koppelen aan de factuur voor de verkoop op rekening en aan andere toepasselijke transacties, zoals de dagelijkse kassasluiting. Raadpleeg dit helpartikel van Xero voor instructies.

Kassasluitingen

Het is essentieel om elke dag aan het einde van de handel alle kassa's in je winkel te sluiten. Als je personeel hebt, zorg er dan voor dat je een sluitingsproces hebt voor elke kassa, in elk filiaal, elke dag. Dit omvat het contante geld tellen en uit de kassalade verwijderen, het optellen van je kaart/EFTPOS-machine, indien nodig, en het sluiten van de kassa('s) in Retail POS.

Welke informatie wordt naar Xero gestuurd als je je kassa sluit?

Als je een kassa sluit in Retail POS, wordt er een debiteurenfactuur aangemaakt in Xero. De factuur bevat:

• Door klanten verdiende Loyalty: De totale waarde van door klanten verdiende Loyalty in de kassasluiting. Hierdoor neemt het saldo van de gekoppelde rekening voor Loyalty-uitgaven toe.
• Verschuldigde Loyalty naar aanleiding van door klanten verdiende Loyalty: De totale waarde van de door klanten verdiende Loyalty in de kassasluiting. Hierdoor neemt het saldo van de gekoppelde rekening voor verschuldigde bedragen voor Loyalty toe.
• Code verkooprekening: XXX: Het totaalbedrag aan verkopen wordt uitgesplitst naar relevante rekeningcodes op basis van de integratie-instellingen. Hierdoor neemt het saldo van de gekoppelde rekening voor omzet uit verkoop toe.
• Code verkooprekening: XXX: De totale waarde van gegeven kortingen in de kassasluiting. Hierdoor neemt het saldo van een gekoppelde onkostenrekening toe of het saldo van een gekoppelde omzetrekening af.
• Code verkooprekening: XXX: De totale waarde van verkochte cadeaubonnen in de kassasluiting. Hierdoor neemt het saldo van de gekoppelde rekening voor verschuldigde bedragen voor cadeaubonnen toe.
• Tekort aan contanten: Het totale verschil tussen de bij het sluiten van de kassa getelde contanten en de verwachte contanten. Afhankelijk van of de telling hoger of lager uitvalt, neemt het saldo van de gekoppelde onkostenrekening toe of af.
• Toekenning van winkeltegoed: Het totaalbedrag van aan klanten terugbetaald winkeltegoed in de kassasluiting. Hierdoor neemt het saldo van de gekoppelde rekening voor verschuldigd winkeltegoed toe.
• Eindsaldo kassalade: Het totaalbedrag aan contanten dat is geteld bij het sluiten van de kassa. Hierdoor neemt het saldo van de gekoppelde rekening voor het saldo in de kassalade toe.
• Uitgaven kleine kas: Het totaalbedrag aan contanten dat uit de kassa is gehaald voor de kleine kas. Hierdoor neemt het saldo van de gekoppelde rekening voor uitgaven voor de kleine kas toe.
• Contante uitgaven: Het totaalbedrag aan contanten dat uit de kassa is gehaald voor bankieren. Hierdoor neemt het saldo van de gekoppelde activarekening voor contante uitgaven toe.
• Beginsaldo kaslade: Het totaalbedrag aan contanten bij het openen van de kassa. Hierdoor neemt het saldo van de gekoppelde rekening voor het saldo in de kassalade af.

Kosten van verkochte goederen: Als je Kosten van verkochte goederen hebt ingeschakeld in Retail POS, worden de kosten van verkochte goederen opgeteld en verzonden als onderdeel van de kassasluiting. Ze worden vervolgens in Xero geboekt als een nota voor kosten voor verkochte goederen. Het totaalbedrag wordt ook vermeld op de verkoopfactuur van de kassasluiting. Raadpleeg voor meer informatie over dit onderwerp en over kosten van verkochte goederen in het algemeen de gids Kosten van verkochte goederen in Retail POS (X-Series). Kosten van verkochte goederen die worden berekend voor openstaande verkopen op rekening, worden ook in Xero geboekt op het moment dat de verkoop wordt gedaan, of deze nu wel of niet is betaald.

Wat gebeurt er als ik betalingen wekelijks of voor meer dan één kassa tegelijk stort (op mijn bankrekening)?

Voor veel klanten zullen betalingen bij kassasluitingen worden gecombineerd in een grotere storting op de bankrekening, bijvoorbeeld een wekelijkse storting of vereffening van creditcardverwerkers. Dit houdt in dat je deze betaling moet koppelen aan de factuur voor alle toepasselijke kassasluitingen. Raadpleeg dit helpartikel van Xero voor meer informatie over dit onderwerp.

Voorraadbeheer

De boekhouding van de voorraadkosten is belangrijk om te kunnen zien of je detailhandel geld oplevert. Je accountant moet weten hoeveel je voorraad je kost en hoeveel je voorraad waard is.

Voorraadbestellingen

Het is essentieel dat je de bestelvoorraadfunctie in Retail POS gebruikt bij het toevoegen van nieuwe productvoorraad. Als je dat niet doet, zullen je productkosten onjuist zijn.

Wanneer je je voorraadbestellingen verwerkt via Retail POS, moet je deze naar Xero sturen om een crediteurenfactuur aan te maken in Xero. In tegenstelling tot de rest van de integratie gebeurt dit niet automatisch.

Volg de onderstaande stappen om een ontvangen voorraadbestelling in Xero te plaatsen:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer in Retail POS.
2. Filter de pagina met voorraadbestellingen op Ontvangen bestellingen
   
3. Klik op een bestelling en vervolgens op Naar Xero sturen zodat de factuur in Xero wordt aangemaakt.
   
4. Je kunt nu op Bekijken in Xero klikken om de factuur in Xero te bekijken.
   

Als je je factuur betaalt, kun je de uitgaande betalingstransactie in je bankafschrift koppelen aan de crediteurenfactuur in Xero.

De informatie die naar Xero wordt gestuurd is:

• Datum waarop de bestelling volledig is ontvangen in Xero
• Naam leverancier
• Bestelde producten
• Bestelde hoeveelheid
• De bestelnaam en het factuurnummer van de leverancier worden naar het referentieveld in Xero gestuurd
• Leveringskosten (exclusief belasting). Belasting wordt door Xero toegepast volgens je instellingen.

De vervaldatum wordt NIET naar Xero gestuurd, omdat dit de dag is waarop je verwacht de bestelling te ONTVANGEN, niet de datum waarop de betaling verschuldigd is.

Onthoud dat als je wilt dat bepaalde producten op verschillende uitgavenrekeningen worden geboekt, je dit kunt aanpassen op de productpagina.

Verzendkosten worden niet automatisch meegenomen. Je zou een verzendkostenproduct kunnen maken zonder belasting, zonder prijs en zonder voorraadtracering in Retail POS, en dit toevoegen aan de bestelling wanneer deze wordt ontvangen om de voorraadkosten voor elke bestelling bij te houden.

Voorraadaanpassingen: beschadiging, verspilling, verlies en voorraadtellingen

Het is ook heel belangrijk om aanpassingen aan je voorraadniveaus bij te houden, of het nu gaat om beschadigde of kapotte voorraad, verspilling (zoals voedsel aan het einde van de dag) of verlies (gestolen items). Soms weet je van het verlies wanneer het gebeurt (beschadigde voorraad, verspilling) en andere keren realiseer je het je misschien pas als je een voorraadtelling doet.

Al deze verschillende soorten aanpassingen kunnen worden geregistreerd in Retail POS. Raadpleeg als je afzonderlijke producten snel wilt aanpassen de gids Een voorraadaanpassing verwerken.

Als je de voorraad op grotere schaal wilt aanpassen, kun je het beste een voorraadaanpassing doen.

Voorraadaanpassingen, inclusief voorraadtellingen, kunnen niet direct naar Xero worden verzonden vanuit Retail POS. Hiervoor moet een handmatige actie worden uitgevoerd in in Xero.

Probleemoplossing met de Xero-integratie

Ik zie een rood Xero-logo; wat moet ik doen?

1. Klik op het rode Xero-logo.
2. Is de transactie verzonden (is het Xero-logo nu blauw)?
   • Ja: dan is alles in orde! Soms duurt het langer om transacties te verzenden en als je erop klikt, probeert Retail POS het meteen opnieuw.
   • Nee: ga naar stap 3.
3. Heb je een foutmelding ontvangen?
   • Nee: ga naar stap 4.
   • Ja: klik hier om te zien hoe je de meest gangbare foutmeldingen kunt verhelpen.
4. Heb je geen foutmelding van Xero ontvangen?
   Soms krijg je bij een poging om een kassasluiting of verkoop op rekening te verzenden geen foutmelding.

   Er zijn twee veelvoorkomende oorzaken:

   • Je hebt facturen ingesteld om te worden verzonden als In afwachting van goedkeuring of als concept, en je hebt de factuur niet goedgekeurd in Xero voordat je de betaling hebt ontvangen. Je moet de factuur goedkeuren in Xero en de betaling verwijderen of opnieuw uitvoeren. We raden je sterk aan om alle facturen als goedgekeurd te versturen.

   • Je hebt ingesteld dat betalingen naar een andere rekening dan je bankrekening moeten worden gestuurd en hebt betalingen naar die rekening niet ingeschakeld in Xero. Schakel betalingen in in het rekeningschema van Xero en klik vervolgens op het Xero-logo in Retail POS om de transactie opnieuw te versturen.