Een gedeeltelijke voorraadtelling is een voorraadtelling van een klein deel van je voorraad, meestal van een bepaald merk, type of items van een leverancier.

Door regelmatig gedeeltelijke voorraadtellingen uit te voeren blijf je op de hoogte van je voorraad en zorg je ervoor dat de voorraadtelling aan het eind van het jaar eenvoudiger uit te voeren is met minder onverwachte afwijkingen.

Wanneer doe je een gedeeltelijke telling?

Veel winkeliers voeren gedeeltelijke tellingen uit tijdens reguliere openingstijden om de winkelvoorraad gedurende het jaar nauwkeurig te houden. Je kunt zelfs meerdere gedeeltelijke tellingen tegelijk uitvoeren. Zorg er alleen wel voor dat hetzelfde product niet bij meer dan één telling hoort.

We raden aan om regelmatig gedeeltelijke tellingen in te plannen gedurende het jaar. Omdat je ze van tevoren kunt inplannen, kun je ze gemakkelijk spreiden om bijvoorbeeld elk kwartaal je volledige voorraad een keer te tellen.

Voorbereiden op de telling

Op de dag voor of de dag van je voorraadtelling, afhankelijk van hoeveel je telt, moet je je voorraad klaarmaken om geteld te worden.

Elke winkel zal hier een ander proces voor hebben, maar wij raden aan:

• Je barcodescanners te controleren om er zeker van te zijn dat ze werken.
• Alle gebieden waar je gaat tellen op te ruimen, inclusief items die in de wacht staan.
• Alle etiketten met de barcode naar buiten te draaien om ze gemakkelijk te kunnen scannen.
• Nieuwe labels af te drukken voor producten waar geen labels op zitten.

Als je een gedeeltelijke voorraadtelling plant, zorg er dan voor dat je de producten hebt ingesteld met merken, types, leveranciers en/of tags om je zoekopdrachten te helpen verfijnen. Lees hier hoe.

Als je klaar bent om te gaan tellen, kun je een nieuwe telling starten of een geplande telling starten.

Een nieuwe telling starten

1. Navigeer naar Voorraad > Voorraadtellingen.

   

2. Klik op de knop Voorraadtelling toevoegen.

   

3. Stel de Startdatum en Starttijd in voor de voorraadtelling (dit is standaard de datum van vandaag en kan niet worden ingesteld op een datum in het verleden).

   

4. Selecteer een Vestiging om de voorraadtelling uit te voeren in het vervolgkeuzemenu.

   

5. Voer een naam van de telling in.

   

6. Selecteer Gedeeltelijke telling.

   

7. Gebruik het zoekveld om filters toe te voegen aan je voorraadtelling. Hiermee zoek je naar alle items die overeenkomen met je zoekterm. Als je bijvoorbeeld zoekt op "Jeans", krijg je het type "Jeans" en het merk "Guess Jeans" te zien. Je kunt zoeken op:
   • name
   • merk
   • type
   • tag
   • leverancier
   • SKU

   Tags en categorieën kunnen momenteel niet worden gecombineerd in filters.

   Het is belangrijk om te begrijpen hoe de filters werken. Bijvoorbeeld:

   • Zoek op de term "Jeans" en selecteer het type "Jeans". Alle producten met het type "Jeans" worden toegevoegd aan de telling.
   • Zoek dan op de term "Levis" en selecteer het merk "Levis". Dit verwijdert alle producten uit de telling die niet het merk "Levis" en het type "Jeans" hebben.
   • Zoek op de term "Lee" en selecteer het merk "Lee". Hierdoor worden alle producten met het type "Jeans" en het merk "Lee" weer aan je telling toegevoegd. Met andere woorden, producten met het type "Jeans" en het merk "Lee" of "Levis" worden opgenomen in je telling.

   

   Je kunt zien wanneer een tag of type deel uitmaakt van dezelfde groep, omdat ze dan worden gegroepeerd onder de zoekbalk.

   Je kunt ook afzonderlijke producten toevoegen aan je gedeeltelijke voorraadtelling.

8. Zodra je alle items hebt toegevoegd die je wilt tellen, klik je op Telling beginnen.

   

Een geplande telling starten

1. Navigeer naar Inventaris > Voorraadtellingen.

   

2. Zoek de telling die je wilt starten in de lijst Verwacht.

   

3. Klik op de naam van de telling. De pagina met telinstellingen wordt geopend. Je hoeft je geen zorgen te maken over het bijwerken van de datum en tijd als deze verkeerd zijn. Dit zal in Retail POS worden bijgewerkt naar de datum van vandaag.

   

4. Klik op Telling beginnen. De voorraadtelling begint nu.

   

   Je krijgt een pagina te zien met een lijst van al je items die geteld moeten worden en het verwachte aantal voor die items. Je hoeft de items niet te tellen in de volgorde waarin ze op de pagina staan.

Je items tellen

Als je eenmaal bent begonnen met de voorraadtelling, zijn er meerdere manieren om je items te registreren. Gebruik een van de volgende methoden:

Barcodes scannen met een barcodescanner

Als er voor het apparaat dat je gebruikt om de voorraadtelling uit te voeren (Mac of PC en iPad) een barcodescanner is ingesteld, kun je de items gewoon scannen naar de voorraadtelling om ze te registreren.

Als de Snelscan-modus is ingeschakeld, kun je barcodes snel achter elkaar scannen om elk item te registreren.

Snelscan-modus

Met de Snelscan-modus kun je snel de barcode van elk item in je winkel scannen om het toe te voegen aan je voorraadtelling. Je gescande artikel wordt automatisch geteld zodra je de barcode scant.

Als je liever de barcode gebruikt om de SKU van het item op te zoeken en daarna het uiteindelijke aantal invoert voordat je het indient, schakel dan de Snelscan-modus uit.

Als er een rood "onverwacht" symbool naast producten staat nadat je ze heb toegevoegd aan de voorraadtelling

Als je een gedeeltelijke telling uitvoert, kun je soms een rood "onverwacht" symbool naast je producten krijgen. Als dit symbool verschijnt, betekent dit dat er een product is toegevoegd aan de gedeeltelijke telling dat niet overeenkomt met een van de filters die je hebt opgegeven bij het aanmaken van de telling.

Als je dit symbool weg wilt halen moet je misschien een nieuwe gedeeltelijke telling maken en je filters uitbreiden. Als je al begonnen bent met tellen of graag doorgaat met je huidige telling kun je het symbool gewoon negeren en doorgaan, omdat de aanpassing voor dit "onverwachte" product hoe dan ook wordt geaccepteerd. Als je zeker weet dat dit product onder de filters moet vallen die je hebt toegepast, ga dan naar het productscherm en bewerk het product in kwestie om er zeker van te zijn dat het correct is ingesteld.

Je kunt ook de barcode één keer scannen (met de Snelscan-modus uitgeschakeld) en dan handmatig het aantal van elk item invoeren.

Barcodes scannen met de Scanner-app van Retail POS

Met de Scanner-app kun je voorraadtellingen uitvoeren en/of beginnen en de ingebouwde camera van het apparaat gebruiken om barcodes te scannen om items te registreren.

Raadpleeg Voorraadtellingen uitvoeren in Lightspeed Scanner voor meer informatie over het gebruik van de Scanner-app om voorraadtellingen uit te voeren.

Handmatig items vastleggen en opzoeken

Je kunt de telling handmatig uitvoeren, bijvoorbeeld door de telling van elk item met pen en papier te noteren en het artikel in Retail POS op te zoeken en vervolgens het aantal in te voeren*.

*Het handmatig tellen van je items verhoogt de kans op fouten. Zorg ervoor dat de juiste artikelen worden vermeld en dat bij voorkeur voor elk artikel de SKU wordt geregistreerd, zodat bij het invoeren het aantal bij de juiste artikelen wordt geregistreerd.

Zodra een item is geteld

Als een item geteld is, verschijnt het bovenaan je getelde lijst. Er staat een vinkje naast als je de verwachte hoeveelheid hebt bereikt. Het verschijnt dan in De items die je als laatst geteld hebt aan de rechterkant van je scherm. Het aantal items in je tabblad "Niet geteld" neemt ook af.

Je telling wordt automatisch opgeslagen. Je kunt de laatste opslagtijd bovenaan het scherm boven de knop Pauzeren zien.

Een gedeeltelijke voorraadtelling controleren en indienen

Als al je tellingen binnen zijn, moet je de getelde items controleren.

Wanneer je de controlepagina opent, zie je vijf tabbladen:

• Niet geteld: Dit zijn alle items waarvan er in totaal 0 zijn geteld. Hieronder vallen ook items met een verwachte telling van 0.
• Niet gematcht: Hier staan alle items waarvan er meer of minder zijn geteld dan verwacht. Hieronder vallen ook items waarvoor je een negatief aantal verwachtte en 0 hebt geteld.
• Gematcht: Hier staan alle items die je hebt geteld waarbij het getelde totaal gelijk is aan het verwachte bedrag.
• Uitgesloten: Alle items die je handmatig uitsluit van je telling.
• Alle.

Controleer de items in je telling, vooral de niet-gematchte en ongetelde items. Je kunt het volgende doen bij afwijkingen:

• Het vakje naast een item aanvinken en ervoor kiezen om items uit te sluiten van de telling.

• Vink het vakje naast een item aan en kies Items opnieuw tellen. Hierdoor wordt de telling van deze items op nul gezet, zodat je ze opnieuw kunt tellen.

• Klik op Doorgaan en tel de items opnieuw.

Als je doorgaat met tellen, staat bij het item nog steeds de tot nu toe gescande hoeveelheid. Gebruik de optie Items opnieuw tellen op de pagina Controleren om ze weer op nul te zetten. Je kunt op de tellingenpagina ook een negatief aantal voor dat item invoeren in het veld Aantal. Zo kun je items verwijderen of het voorraadniveau voor een item op nul zetten om helemaal opnieuw te beginnen.

Verkopen tijdens het tellen

Als je tijdens het tellen bent blijven verkopen, moet je de laatste aanpassingen doen op basis van de verkopen of retouren tijdens je telperiode.

Als je een item verkoopt of retour neemt nadat je deze hebt geteld, moet de telling van dit item worden aangepast. Bij een verkoop moet je één item aftrekken van de voorraadtelling. Bij een retour moet je er één optellen.

Als je een item verkoopt of retour neemt voordat je deze hebt geteld, zal voor deze items de juiste voorraadwaarde zijn genoteerd. Er zal misschien wel een afwijking worden vermeld op de controlepagina (omdat de verwachte telling niet is veranderd).

Alle verkopen die worden gedaan tijdens een voorraadtelling worden nog steeds juist vermeld in de verkoopgeschiedenis.

De telling indienen

Zodra je de telling hebt gecontroleerd en bevestigd en je er zeker van bent dat alle items zijn geteld, klik je op Voltooien.

Vervolgens moet je bevestigen dat je definitief klaar bent met de voorraadtelling. Denk eraan dat je dit pas doet als AL je medewerkers de tellingen hebben voltooid en hebben opgeslagen op hun apparaten. Als je nog niet getelde items hebt, zullen we je waarschuwen, omdat de voorraadtelling voor deze items op 0 wordt gezet.

Als je zeker weet dat je klaar bent, klik je op Voltooien.

Zodra je op Voltooien hebt geklikt, beginnen we met het verwerken van je telling. Dit kan enkele minuten duren, vooral als je veel items hebt.

Zodra dit is voltooid, worden de resultaten op de pagina weergegeven.

Je ziet drie tabbladen:

• Niet gematcht
• Gematcht
• Alle

Hierop staan je items, de verwachte hoeveelheden, de uiteindelijke tellingen, de verandering in eenheden na je telling en de eventuele kosten voor die verandering (als je bijvoorbeeld één eenheid te weinig hebt, wordt aangegeven wat dat je kost).

Als je naar beneden scrolt naar de onderkant van de lijst, zie je de totale veranderingen in eenheden en de totale veranderingen in kosten.

Je ziet twee cijfers voor beide: de totale toename (voor items waar je telling hoger was dan verwacht) en de totale afname (voor items waar je telling lager was dan verwacht).

De gegevens exporteren

Klik op de exporteerknoppen voor een kopie van je resultaten.

Er zijn twee opties:

• CSV-rapport genereren: Hiermee krijg je een CSV-bestand met een regel voor elk geteld product. Er zijn ook kolommen voor verwachte en uiteindelijke telling, verschillen in kosten en de totale waarde van de voorraad van elk product na de telling. Dit wordt meestal gebruikt om te importeren in een ander systeem of om je eigen rapporten te maken.
• Pdf-rapport genereren: Hiermee krijg je een geformatteerd pdf-rapport met de verwachte en uiteindelijke telling, de verschillen in kosten en de totale waarde van de voorraad van elk product na de telling. Je krijgt ook een overzicht met de totale verschillen voor de hele telling.

Een gedeeltelijke voorraadtelling weggooien

Soms moet je stoppen met een voorraadtelling die je bent begonnen. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat je geen tijd meer hebt om het af te maken, want een voorraadtelling moet altijd in een korte periode worden afgerond.

Dit noemen we een telling weggooien. Zo gooi je een lopende telling weg:

• Open de telling en klik op Controleren.
• Klik op Weggooien.

Weggegooide tellingen verschijnen op het tabblad Geannuleerd op de startpagina van voorraadtellingen.

Historische voorraadtellingen controleren

Je kunt te allen tijde oude voorraadtellingen inzien en de resultaten exporteren.

Om te bekijken:

• Klik op het tabblad Voltooid op de startpagina van de voorraadtellingen.
• Klik op de telling die je wilt openen.

Raadpleeg ons artikel Wat is een voorraadtelling en hoe voer ik deze uit? voor meer informatie over voorraadtellingen in Retail POS.

Als je alle voorraad wilt tellen, kun je in plaats daarvan een Volledige voorraadtelling uitvoeren. We raden aan om dit te doen als de winkel gesloten is. Raadpleeg voor meer informatie over volledige voorraadtellingen het artikel Volledige voorraadtellingen.