Met verkopen op rekening krijgen klanten de mogelijkheid om producten of services op krediet te kopen en deze later te betalen. Om een aankoop op rekening te zetten, maak je een factuur aan voor die verkoop, die de klant in de toekomst moet betalen. Je kunt je eigen beleid bepalen met betrekking tot de timing en betaalmethoden voor saldi op rekening.

Je kunt verkopen op rekening ook verwerken via de Lightspeed Scanner-app. Er worden betaallinks naar klanten verstuurd als de functie Betaallinks is ingeschakeld.

Gegevens van verkopen op rekening bekijken

Tijdens een verkoop kun je de gegevens van een verkoop op rekening bekijken en beheren op het verkoopscherm, maar je kunt dit ook op de pagina Klantendoen.

Ga als volgt te werk om de gegevens van een verkoop op rekening te bekijken via de pagina Klanten:

1. Ga naar Klanten > Klanten.
2. Zoek de klant en klik op de naam om de rij uit te vouwen.
3. Klik op het tabblad Rekening om de verschillende mogelijke saldi van de klant te bekijken:
   • Saldo: het doorlopende saldo dat na elke transactie opnieuw wordt berekend.
   • Saldo toestaan: geeft aan of een limiet voor verkoop op rekening is ingeschakeld, evenals de saldolimiet, indien van toepassing.
   • Limiet beschikbaar: het resterende krediet dat beschikbaar is nadat het saldo is afgetrokken van de saldolimiet.
   • Totaal uitgegeven: De totale waarde die tot nu toe is uitgegeven.

   • Laatste 12 maanden: de totale waarde die is uitgegeven in de 12 maanden voorafgaand aan de laatste aankoop van de klant (niet de laatste 12 maanden vanaf vandaag).

     

4. Klik onder Geschiedenis op de rij Huidige periode (van de eerste dag van de huidige maand tot vandaag) of de rij van de vorige periode (van de eerste tot de laatste dag van de vorige maand) om deze rij uit te vouwen en de volgende gegevens te bekijken:
   • Beginsaldo: het saldo van de rekening aan het begin van de geselecteerde periode.
   • Verkopen: alle verkopen op rekening die zijn gedaan tijdens de geselecteerde periode, evenals de bijbehorende verkoop-ID's (met een koppeling naar de pagina Verkoopgeschiedenis) en het bedrag aan krediet dat met de transactie is gebruikt of verrekend.

   • Huidig saldo: het eindsaldo aan het einde van de geselecteerde periode.

     

Als je Lightspeed Payments hebt, kun je betalingen aan saldi op openstaande facturen controleren. Ga daarvoor naar Financiële dienstenen klik op Factuurtoewijzingen bekijken.

Facturen bekijken op de pagina Debiteuren van de klant

Deze functie bevindt zich momenteel in de bètafase en is mogelijk nog niet beschikbaar in je account.

Op de pagina Debiteuren van een klant krijg je een uitgebreider overzicht van de saldi en facturen van een klant. Via deze pagina kun je het volgende doen:

• Gebruik van kredietlimiet en openstaande saldi controleren
• Een lijst met facturen van de klant bekijken, inclusief de aanmaakdatum, het oorspronkelijke bedrag en het resterende saldo van elke factuur
• Klikken op een factuurnummer om een specifieke factuur te bekijken

Deze pagina kun je openen via de pagina Klanten of de pagina Verkoopgeschiedenis.

Ga als volgt te werk om de pagina Debiteuren van een specifieke klant te openen via de pagina Klanten:

1. Ga naar Klanten > Klanten.
2. Zoek de klant en klik op de naam om de rij uit te vouwen.

3. Klik rechts van de klantgegevens op Debiteuren bekijken.

   

Ga als volgt te werk om de pagina Debiteuren van een specifieke klant te openen via de pagina Verkoopgeschiedenis:

1. Navigeer naar Verkopen > Verkoopgeschiedenis.
2. Zoek een verkoop op rekening en klik erop om de rij uit te vouwen.

3. Klik op Debiteuren bekijken.

   

Op de pagina Debiteuren van de klant kun je de gegevens van de verkoop op rekening bekijken, zoeken naar een factuur of op een factuurnummer klikken om de volledige factuur te bekijken.

Rekeningafschriften verzenden

Deze functie bevindt zich momenteel in de bètafase en is mogelijk nog niet beschikbaar in je account.

Een klant met een openstaand saldo kun je een rekeningafschrift sturen waarin een betaalformulier is opgenomen:

1. Ga naar Klanten > Klanten.
2. Zoek de klant en klik op de naam om de rij uit te vouwen.
3. Klik rechts van de klantgegevens op Debiteuren bekijken.

4. Klik op Send statement (Afschrift verzenden). Deze knop is alleen actief als de klant een openstaand saldo heeft.

   

5. Controleer bijSend to (Aan) het e-mailadres van de klant of voeg indien nodig een e-mailadres toe.

   

6. Bij Periode is de optie All time (Alle) standaard geselecteerd. Klik indien nodig op de vervolgkeuzelijst en selecteer een andere periode, of gebruik de kalenderkiezer om een aangepast datumbereik te selecteren.
7. (Optioneel) Klik op Print (Printen) om een kopie van het afschrift te printen voor je administratie.
8. Klik op Send statement (Afschrift verzenden).

Het rekeningafschrift wordt naar de klant gemaild. De klant kan het openstaande saldo betalen met een creditcard via het geïntegreerde Lightspeed Payments-formulier. Klanten in de VS kunnen ook een opgeslagen kaart voor incasso (ACH) gebruiken.

Rekeningafschriften bekijken

Ga als volgt te werk om een overzicht te bekijken van alle rekeningafschriften die naar een klant zijn verzonden:

1. Ga naar Klanten > Klanten.
2. Zoek de klant en klik op de naam om de rij uit te vouwen.
3. Klik rechts van de klantgegevens op Debiteuren bekijken.

4. Klik op het tabblad Statements (Afschriften).

   

5. Bekijk de details van het afschrift, waaronder de afschrift-ID, de periode, aanmaakdatum, leveringsdatum, het bedrag en het resterende saldo.
6. (Optioneel) Klik op de afschrift-ID om het afschrift te bekijken.

Gegevens van verkopen op rekening exporteren

Je kunt de totale saldi van al je klanten tegelijk bekijken door een klantenlijst te exporteren.

1. Ga naar Klanten > Klanten.
2. Klik op Lijst exporteren.
3. Ga naar de kolom Balance (Saldo). De negatieve getallen staan voor het totale openstaande saldo van iedere klant.

Betalingen toepassing op saldi op rekening

Je kunt een betaling toepassen op het saldo op rekening van een klant via de pagina Klanten, tijdens een verkoop, of door de verkoop voort te zetten via de pagina Verkoopgeschiedenis.

Als je Lightspeed Payments gebruikt, kun je een online betaallink sturen voor verkopen op rekening.

Een betaling toepassen via de pagina Klanten

Je kunt een betaling toepassen op het saldo op rekening van een klant via de pagina Klanten. Dat kan door gebruik te maken van een opgeslagen betaalmethode (Lightspeed Payments), door handmatig contant geld te accepteren of door een geïntegreerde betaalmethode te verwerken.

• Een betaling toepassen via de pagina Klanten met Lightspeed Payments

  Deze functie bevindt zich momenteel in de bètafase en is mogelijk niet beschikbaar in jouw account. Bekijk alternatieve instructies op het volgende tabblad.

  1. Ga naar Klanten > Klanten.
  2. Zoek de klant en klik op de naam om de rij uit te vouwen.

  3. Klik op Saldi betalen.

     

  4. Selecteer een locatie, indien van toepassing, en klik vervolgens op Next (Volgende).

     Als een klant openstaande saldi op meerdere locaties heeft, kun je steeds alleen maar het saldo voor één locatie betalen. Gaat het om meerdere locaties, herhaal dan de stappen in dit gedeelte voor elke locatie.

  5. Gebruik de selectievakjes om de toepasselijke facturen te selecteren. Voer indien nodig het betalingsbedrag voor elke factuurregel in en klik vervolgens op Next (Volgende).

     

  6. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Register (Kassa) een kassa waaraan je de betaling wilt koppelen.

  7. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Payment method (Betaalmethode) een opgeslagen betaalmethode, of klik op Enter card details manually (Kaartgegevens handmatig invoeren) en voer de kaartgegevens in.

     

  8. Klik op Process payment (Betaling verwerken). Wanneer de betaling succesvol is verwerkt, verschijnt het pop-upvenster Payment received (Betaling ontvangen).

  9. (Optioneel) Voeg het e-mailadres van de klant toe om een kassabon te sturen.

     

  10. Klik op Done (Klaar).

  Je kunt betalingen aan saldi op openstaande facturen controleren. Ga daarvoor naar Financiële diensten, zoek naar de betaling en klik op Factuurtoewijzingen bekijken.

• Een betaling toepassen via de pagina Klanten zonder Lightspeed Payments

  1. Ga naar Klanten > Klanten.
  2. Zoek de klant en klik op de naam om de rij uit te vouwen.

  3. Klik op Saldo betalen.

     

  4. Voer in het veld Bedrag het te betalen bedrag in.

  5. Maak een selectie in de vervolgkeuzelijst Betaalmethode.

     Als je het saldo op rekening aflost met een geïntegreerde betaalmethode, wordt het bedrag niet automatisch naar de betaalterminal gestuurd. Je moet de betaling handmatig verwerken met de terminal.

  6. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Kassa de kassa waaraan je de betaling wilt koppelen.

     

  7. Klik op Saldo betalen.

  Het totale saldo van de klant wordt bijgewerkt en de betaling wordt eerst op de oudste facturen toegepast. Je wordt niet gevraagd om een kassabon voor de transactie te printen, maar het saldo wordt bijgewerkt wanneer de pagina wordt vernieuwd.

Bij winkeliers met een Xero-integratie kan het een paar seconden duren voordat alle facturen zijn bijgewerkt en gesynchroniseerd met Xero.

Een betaling voor verkoop op rekening toepassen tijdens een verkoop

Betalingen op rekening tijdens een verkoop kunnen alleen worden toegepast in Retail POS voor webbrowsers.

Een klant kan tegelijkertijd een nieuwe aankoop en een betaling op rekening doen Dit maakt het mogelijk om een geïntegreerde betaalmethode te gebruiken zonder dat je de betaling later handmatig hoeft te verwerken en toe te passen.

Ga als volgt te werk om een betaling op rekening te doen tijdens een verkoop:

1. Navigeer naar Verkopen > Verkopen.
2. Voeg de klant toe aan de verkoop.
3. Voeg producten toe aan de verkoop.
4. Klik op Pay (Betalen).

5. Ga op de pagina Verkoop naar de banner voor het openstaande saldo en klik op Een betaling toevoegen.

   

6. Voer het bedrag in dat de klant wil betalen voor aflossing van het saldo op rekening.

   

7. Klik op Betaling toevoegen. Het bedrag voor betaling op rekening wordt opgeteld bij het bedrag van de huidige verkoop.

   

8. Verwerk de verkoop met de door de klant gewenste betaalmethode.

   Verkopen waaraan betalingen voor aflossing van een saldo op rekening worden toegevoegd, moeten worden verwerkt door middel van een contante betaling of kaartbetaling. Winkeltegoed, Loyalty, reserveringen en betalingen op rekening worden voor deze transacties niet geaccepteerd.

9. Klik Complete sale (Verkoop voltooien).

Limieten voor verkopen op rekening aanpassen met de hulp van het Retail Imports-team

1. Ga naar Klanten > Klanten.
2. Gebruik de beschikbare velden en filters om je klant of groep klanten te vinden.

3. Klik op Lijst exporteren. Er wordt een CSV-bestand gedownload.

   

   Je kunt maximaal 1000 klanten per CSV-bestand downloaden. Het Retail Imports-team kan eventueel een speciale klantenexport voor je genereren met bepaalde aanvullende gegevens, inclusief de kolom customer_id.

4. Verwijder in het exportbestand alle kolommen behalve customer_code, first_name, last_name en on_account_limit.

   Je moet een waarde voor customer_code opnemen voor elke klant in het bestand. Voor- en achternamen zijn vereist als verificatiereferentie.

5. Vul in de kolom on_account_limit de waarden in die je wilt aanpassen:
   • Vul disable in om geen saldo op rekening toe te staan.
   • Vul unlimited in om onbeperkte verkopen op rekening toe te staan.
   • Vul als je een specifiek bedrag wilt instellen het gewenste bedrag in. Limieten voor verkopen op rekening moeten positieve waarden zijn. Er zijn decimalen en hele getallen toegestaan.
6. Sla het bestand op als XLSX (bij voorkeur) of CSV.
7. Controleer je bestand voordat je het indient op fouten om te voorkomen dat de gegevensimport mislukt:
   • Verwijder speciale tekens als ™, ☺, © enz.
   • Wis de inhoud van cellen met N/A (N.v.t.) zodat deze leeg zijn.
   • Gebruik voor wetenschappelijke waarden (4.001E+11) gewone hele getallen (40010000000).
   • Maak alle cellen (ook cellen met getallen) op als platte tekst. Klik in Google Sheets op Opmaak 1> Getal > Platte tekst.
   • Zorg dat customer_code, first_name, last_name en amount de enige velden zijn.
8. Dien je bestand in bij het Retail Imports-team.

Wat nu?