In Retail POS kun je leveranciersprofielen aanmaken en meerdere leveranciers aan je producten toevoegen. Dit kun je doen voor standaardproducten en voor producten met varianten. In beide gevallen worden specifieke productcodes van leveranciers en leveranciersprijzen geregistreerd.

Bij het bestellen van voorraad is de geregistreerde leveranciersinformatie dynamisch en verandert deze afhankelijk van welke leverancier je hebt op het bestelformulier hebt geselecteerd.

Alles over leveranciers

Bij leveranciers koop je je producten in. Verschillende producten kunnen verschillende leveranciers hebben en sommige producten kunnen bij meerdere leveranciers worden besteld.

Doordat je in Retail POS leveranciersprofielen kunt aanmaken en meerdere leveranciers kunt registreren voor elk product, kun je voor elke leverancier en elk product de leverancierscode en prijsinformatie registreren en producten bij die leverancier bestellen in Retail POS.

Nadat de leverancier is toegevoegd aan een product, wordt de leveranciersinformatie voor dat product weergegeven op de pagina Catalogus in de kolom Leverancier.

De eerste leverancier die je invoert wordt weergegeven in de kolom Leverancier. De aanwezigheid van overige leveranciers wordt met en # extra aangeduid. Retail POS geeft echter dynamisch een aanvullende leverancier aan in plaats van de eerste leverancier, als je met behulp van de filters naar die aanvullende leverancier hebt gezocht.

Je kunt ook op de betreffende rij klikken om het product uit te vouwen en het tabblad Andere gegevens selecteren om de leveranciersnaam, leverancierscode en leveranciersprijs te zien die voor dat product zijn geregistreerd.

Tijdens het bestellen van voorraad zal een product met meerdere geregistreerde leveranciers standaard de leverancierscode en leveranciersprijs gebruiken van de leverancier die bij de bestelling is geselecteerd.

Als er een andere leverancier wordt geselecteerd nadat het product of de producten zijn toegevoegd, zullen de leverancierscode en leveranciersprijs dynamisch veranderen om overeen te komen met wat er voor dat product is vastgelegd.

Leveranciersinformatie kan voor elk product worden bekeken vanuit de voorraadorder door op het product te klikken om het uit te vouwen.

Leveranciers aanmaken in Retail POS

Zo maak je een leveranciersprofiel aan dat kan worden toegewezen aan je producten:

1. Ga naar Catalogus > Leveranciers.

   

2. Klik op Leverancier toevoegen.
3. Voer de gegevens van de leverancier in.

   

   Gegevens

   • Naam leverancier: dit is de naam van de leverancier die wordt weergegeven in je leverancierslijst en op facturen die aan deze leverancier zijn gericht.
   • Standaardmarkup: dit wordt momenteel gebruikt voor administratieve doeleinden en heeft geen effect op je producten.
   • Beschrijving: dit veld wordt gebruikt voor aanvullende relevante informatie over de leverancier die nergens anders is ingevoerd. Je kunt hier bijvoorbeeld aanvullende contactpersonen, een tweede telefoonnummer of e-mailadres, en andere belangrijke informatie toevoegen.

   Contactgegevens

   • Voornaam, Achternaam, Bedrijf, Telefoon, Mobiel, Fax, Website, Twitter: dit zijn standaardvelden voor de naam van de officiële contactpersoon, het primaire telefoonnummer, het faxnummer en andere info van de leverancier.
   • E-mail: via dit veld wordt automatisch het e-mailadres van de leverancier toegevoegd aan bestellingen die worden gemaild vanuit Retail POS.

   Adressen

   • Straat, Stad, Postcode, Provincie, Land, Aanvullende adresgegevens: deze velden worden gebruikt om de locatie van de leverancier bij te houden voor bestellingen en administratie. Ze hoeven niet te worden ingevuld, maar zijn nuttig voor administratieve doeleinden.
   • Postadres en winkeladres zijn hetzelfde: selecteer deze optie als je de informatie die is ingevoerd in de velden voor Vestigingsadres ook wilt gebruiken voor de velden voor Postadres. Als je deze optie niet selecteert, kun je andere adresinformatie invullen in de velden voor Postadres.
4. Klik op Opslaan.

Leveranciers toewijzen en bewerken voor individuele producten

Meerdere leveranciers toewijzen of bewerken voor je producten doe je als volgt:

1. Navigeer naar Catalogus > Producten.
2. Klik op Product toevoegen om een nieuw standaard- of variantproduct aan te maken of zoek een bestaand product, klik erop om de informatie uit te vouwen en klik vervolgen op Product bewerken.
3. Ga op de productpagina onder Voorraad naar het gedeelte Leveranciersinformatie.

   

4. Selecteer de Leverancier uit de vervolgkeuzelijst. Als de leverancier nog niet is aangemaakt in Retail POS, voer dan de naam van de leverancier in in het veld Alle leveranciers doorzoeken en klik op "X" als een nieuwe leverancier toevoegen.
5. Voer de leverancierscode (indien van toepassing) in het veld Leverancierscode in.
6. Voer de leveranciersprijs in het veld Leveranciersprijs in.

   

7. Klik op Nog een leverancier toevoegen om aanvullende leveranciers toe te voegen.

   

8. Herhaal de stappen hierboven eventueel voor aanvullende leveranciers.
9. Klik op Opslaan.

Leveranciers in bulk importeren

Leveranciers kunnen met behulp van een spreadsheet worden geïmporteerd, maar niet worden bewerkt of geëxporteerd. Na de import moeten leveranciers afzonderlijk worden bewerkt in Retail POS.

De productlijst exporteren

1. Navigeer naar Catalogus > Producten.
2. Je kunt je hele catalogus exporteren of een deel ervan met behulp van de filters. Klik op Lijst exporteren en selecteer XLSX- of CSV-formaat.

   

3. Open het bestand in Google Sheets of Excel.
4. Verwijder alle voorraadkolommen (inclusief de koppen) om ongewenste wijzigingen in voorraadniveaus te voorkomen wanneer het bestand weer wordt geïmporteerd.
5. De bestaande kolommen supplier_name, supplier_code en supply_price hebben betrekking op de standaardleverancier van je product. Als deze al zijn ingevuld in Retail POS, wordt de leveranciersinformatie weergegeven in het bestand. Zo niet, zijn deze kolommen leeg.

   Je kunt aanvullende kolommen toevoegen voor elk van de leveranciers die je aan je producten wilt toevoegen met behulp van de volgende kolomkoppen:

   • add_supplier_1_name
   • add_supplier_1_code
   • add_supplier_1_price

   Als je meerdere aanvullende leveranciers toevoegt, voeg je de volgende set kolommen toe:

   • add_supplier_2_name
   • add_supplier_2_code
   • add_supplier_2_price

   Verhoog het cijfer van de kolomkop bij elke leverancier die je aan het product of de producten toevoegt. De eerste aanvullende leverancier is 1, de tweede is 2, de derde is 3, enzovoort.

   De leverancier die is ingevuld in de kolommen supplier_name, supplier_code en supply_price is altijd de standaardleverancier voor een product en wordt eerst weergegeven.

   De rest van de leveranciers wordt weergegeven op volgorde van de nummers in de koppen van de kolommen add_supplier_X_name, add_supplier_X_code en add_supplier_X_price. Om de volgorde te wijzigen, moet je de numerieke waarde in de kolomkop wijzigen.

   Het wijzigen van de kolompositie in het spreadsheetbestand heeft geen effect op de leveranciersvolgorde in Retail POS.

   

6. Vul in de cellen onder elke kop de relevante leveranciersinformatie voor dat product in. Elk product kan geen, een of meerdere leveranciersnamen, -codes en -prijzen hebben. Als de cel leeg wordt gelaten, wordt de informatie voor die leverancier bij het importeren gewoon genegeerd voor dat specifieke product.

   Als je leveranciers toevoegt aan producten met varianten, moeten alle varianten dezelfde leveranciersnaam hebben. Als een van de varianten niet dezelfde leveranciersnaam heeft als de rest van de groep, zal het importeren mislukken.

   Je moet de drie leverancierskolommen add_supplier_X_name (toevoegen_leverancier_X_naam), add_supplier_X_code (toevoegen_leverancier_X_code) en add_supplier_X_price (toevoegen_leverancier_X_prijs) invullen voor elke aanvullende leverancier. Anders wordt alle informatie over deze leverancier genegeerd.

7. Sla het spreadsheetbestand op.

Het spreadsheetbestand importeren

1. Als de spreadsheet is voltooid, ga je naar Producten en klik je op Importeren.
2. Klik op Selecteer een bestand om te uploaden... en selecteer het bestand dat je zojuist hebt gemaakt. De spreadsheet-validator leest alle kolommen en wijst ze toe aan de overeenkomstige gegevensvelden in Retail POS.

   

   Als de validator fouten ontdekt, word je naar een scherm geleid om de kolommen handmatig te matchen. Hier kun je alle niet-matchende kolommen bekijken en ze herstellen door de juiste kolom te selecteren in het vervolgkeuzemenu of door op Niet importeren te klikken om de kolom te negeren.

3. Nadat je de niet-gekoppelde kolommen gekoppeld of genegeerd hebt, scrol je naar beneden en klik je op Doorgaan.

   

4. Als er geen fouten worden gevonden, klik je op Doorgaan met import.

5. Als het importproces voltooid is, ontvang je een melding met het volgende bericht: "Het importeren van je producten is voltooid. Er zijn # records toegevoegd, # records bijgewerkt en # genegeerd."

   Als er records genegeerd zijn, klik je op View ignored products (CSV) (Genegeerde producten bekijken) om te zien wat je moet corrigeren.

Je import is geslaagd als er geen records zijn genegeerd. Je kunt nu de geïmporteerde leveranciers voor elk afzonderlijk product bekijken op de pagina Product bewerken in het gedeelte Catalogus > Producten.

Leveranciers in bulk bijwerken met de hulp van het Retail Imports-team

Als je meerdere leveranciers in bulk wilt bewerken, kun je een verzoek indienen bij het Retail Imports-team.

1. Ga naar Catalogus > Leveranciers.
2. Het Retail Imports-team gebruikt de gegevens in de kolom met leveranciersnamen om updates uit te voeren, dus zorg dat er geen dubbele namen in je leverancierslijst staan. Om een leveranciersnaam bij te werken, klik je op het potloodpictogram (Bewerken), breng je de wijzigingen aan en klik je op Opslaan.
3. Dien een verzoek in in bij het Retail Imports-team voor een export van je leverancierslijst.
4. Open het bestand na ontvangst in Google Sheets of Excel.
5. Verwijder alle regels en kolommen die je niet wilt bewerken om te voorkomen dat product- en leveranciersgegevens onbedoeld worden gewijzigd.

   Als cellen leeg worden gelaten, wordt de informatie die eerder in dat veld stond gewist.

6. Sla de spreadsheet op als XLSX (bij voorkeur) of CSV.
7. Stuur het bestand terug naar het Retail Imports-team.

Het Retail Imports-team gebruikt je bestand vervolgens om je leveranciers in bulk bij te werken.

Wat nu?