Een offerte is een document waarin producten en de bijbehorende prijzen worden vermeld, zodat klanten weten hoeveel ze moeten betalen voordat ze een aankoop doen. Offertes kunnen worden gebruikt voor allerlei verschillende workflows, maar worden met name gebruikt wanneer klanten in bulk kopen of rondkijken om prijzen te vergelijken.
Je kunt direct op het verkoopscherm een offerte aanmaken en opslaan. Je kunt offertes ook bekijken op de pagina Offertes, waar je bestaande offertes eenvoudig kunt opzoeken en de details ervan kunt bekijken.
Offertes aanmaken
- Open het verkoopscherm.
- Koppel een klant aan de verkoop en bevestig of de informatie juist is.
- Voeg de gewenste producten en eventuele kortingen toe.
- Selecteer Meer acties > Offerte aanmaken.
- Controleer of alle informatie juist is.
- Schakel Offerte e-mailen in of uit.
- Voeg eventueel een opmerking aan de offerte toe.
Om je opmerkingen op je offertes te laten verschijnen, navigeer je naar Configuratie > Vestigingen en kassa's > Kassa bewerken. Naast Opmerking op kassabon printen selecteer je Ja en klik je op Kassa opslaan.
- Klik op Offerte voltooien.
Offertenummers
Aan offertes wordt nu een offertenummer toegewezen zodat ze eenvoudiger terug te vinden zijn. Het nummer van de eerste nieuwe offerte is 1 en voor elke nieuwe offerte wordt het volgende nummer gebruikt. Bij accounts met bestaande offertes wordt voor de eerste nieuwe offerte het nummer N+1 gebruikt, waarbij N het totale aantal al bestaande offertes is.
Twee voorbeelden: Als een ondernemer met 5 bestaande offertes een nieuwe offerte aanmaakt, krijgt die offerte het offertenummer 6. De 5 bestaande offertes behouden hun oorspronkelijke 19-cijferige ID. Als een ondernemer zonder offertes een nieuwe offerte aanmaakt, krijgt die offerte het offertenummer 1. De volgende offerte krijgt offertenummer 2.
Een offerte e-mailen
- Ga naar Verkopen > Offertes of tik op Menu > Offertes op een iPad.
- Je kunt op status, klantnaam, offertenummer of opmerking naar een offerte zoeken.
- Selecteer de offerte om de details te openen en kies vervolgens Offerte e-mailen.
- Bevestig het e-mailadres dat op de offerte staat en selecteer Offerte e-mailen.
Een offerte omzetten in een verkoop
Zodra een offerte is aangemaakt, kun je deze omzetten naar een verkoop en de verkoop afronden volgens je normale workflow.
- Ga naar Verkopen>Offertes of tik op Menu>Offertes op een iPad.
- Je kunt op status, klantnaam, offertenummer of opmerking naar een offerte zoeken.
- Selecteer de gewenste offerte om de details te openen en selecteer vervolgens Omzetten in verkoop.
- Rond de verkoop af volgens je normale workflow.
Offertes archiveren
- Ga naar Verkoop > Offertes.
- Je kunt op status, klantnaam, offertenummer of opmerking naar een offerte zoeken.
- Klik op de offerte om deze uit te vouwen en klik vervolgens op Archiveren.
- Klik in het waarschuwingsbericht op Offerte archiveren.
Op de pagina Offertes staat voor gearchiveerde offertes Gearchiveerd in de kolom Status. Je kunt ook filteren op status om gearchiveerde offertes te bekijken.