Hoi, hoe kunnen we je helpen?

Offertes aanmaken in Retail POS (X-Series)

Een offerte is een document dat je aan klanten kunt geven met een lijst van producten en hoeveel ze zouden betalen voor de verkoop. Ze worden vooral gebruikt als klanten in bulk willen kopen of willen rondkijken om prijzen te vergelijken, maar ze kunnen worden gebruikt voor een aantal workflows.

Een offerte omzetten in een verkoop is efficiënter dan ooit, zowel op het web als op iOS. Je kunt direct vanuit het verkoopscherm een offerte aanmaken en opslaan. Met deze functie hebben offertes nu een eigen weergave, waardoor je ze beter kunt zien en er in de toekomst beter toegang toe hebt.

  • Offertes aanmaken

    1. Navigeer naar Verkoop > Verkoop en koppel de klant aan je verkoop.

      add_customer_to_sale.png

    2. Voeg de gewenste producten en eventuele kortingen die je je klant wilt aanbieden toe.

      add_customer_to_sale.png

    3. Selecteer Meer acties > Offerte aanmaken.

      create_quote_on_sell_screen.png

    4. Controleer of de informatie op het scherm correct is en selecteer Offerte voltooien. De optie om de klant een e-mail te sturen staat standaard aan, maar je kunt hem uitschakelen om de offerte alleen op te slaan.

      complete_quote_screen.png

    Een offerte omzetten in een verkoop

      1. Navigeer naar Verkoop > Offertes. Hier zie je alle bestaande offertes. Je kunt je offertes doorzoeken op klantnaam of offertenummer, of selecteer Meer filters voor meer zoekcriteria.

          Tip

        Met de statuskolom op het scherm Offertes kun je je offertes filteren. De status Open toont alle openstaande offertes die een follow-up nodig hebben en de status Voltooid toont alle offertes die zijn omgezet in een verkoop.

        quotes_list.png

      2. Selecteer de gewenste offerte om de details te openen en selecteer vervolgens Omzetten in verkoop.

        convert_quote_to_sale.png

      3. Rond de verkoop af zoals je normaal zou doen.

        continue_quoted_sale.png

    Een offerte e-mailen

    1. Navigeer naar Verkoop > Offertes.

      quotes_screen.png

    2. Zoek de gewenste offerte met behulp van de beschikbare filters en zoekvelden. In dit voorbeeld wordt offerte ID 5 ingevoerd in het zoekveld voor het Offerte-ID-nummer.

      quotes_screen_with_filters.png

    3. Selecteer Zoeken. Offerte-ID #5 is het resultaat op het scherm Offertes:

      quotes_screen_filters_applied.png

    4. Selecteer de offerte om de details te openen en kies vervolgens Offerte e-mailen.

      email_quote_button.png

    5. Bevestig het e-mailadres dat op de offerte staat en selecteer Offerte e-mailen.

      email_quote.png

    Offerte-ID-nummers

    Offertes hebben nu een kort ID-nummer wanneer ze worden aangemaakt, zodat het gemakkelijker is om ze op te roepen en te gebruiken wanneer dat nodig is. Zonder eerdere offertes op het account zullen nieuwe offertes beginnen met een korte ID van 1 en met 1 toenemen bij elke nieuw gemaakte offerte. Accounts met bestaande offertes beginnen met een korte ID als N+1, waarbij N het totale aantal eerder bestaande offertes is.

    Voorbeeld:

    • Een ondernemer met 10 bestaande offertes: een nieuwe offerte krijgt de korte ID #11. De 10 bestaande offertes behouden hun oorspronkelijke 19-cijferige ID.
    • Een ondernemer zonder bestaande offertes: de eerste nieuwe offerte zal korte ID #1 hebben. De volgende offerte is #2, etc.

    Hier is een voorbeeld van een nieuw gemaakte offerte (5). De oorspronkelijke vier hebben een afgeronde verkoop, dus die verschijnen niet meer in de lijst:

    quote_ID_number.png

    Extra functie

    Als je een robuustere offerteoplossing nodig hebt, heeft QuoteMachine een integratie van derden ontwikkeld speciaal voor Retail POS (X-Series). Meer informatie over deze integratie vind je hier.

  • Offertes aanmaken

    1. Navigeer naar Menu > Verkoopscherm.

      Enhanced-Quotes-Create-Navigate-Sell-Screen.PNG

    2. Voeg een klant toe aan de verkoop, evenals de gewenste producten en eventuele kortingen die je de klant wilt aanbieden op de offerte.

      Enhanced-Quotes-Create-Add-Customer-Products.PNG

    3. Tik vervolgens op Meer acties en selecteer Offerte aanmaken.  

      iPad_more_actions_menu.png

    4. Controleer of de gegevens van de klant correct zijn en tik op Volgende. Als er nog geen klant aan de verkoop is toegevoegd, wordt je gevraagd om een klant toe te voegen.

      Enhanced-Quotes-Create-Confirm-Customer-Details.PNG



        Opmerking

      Om een nieuwe klant aan te maken, voer je de naam van de klant in en tik je op "X" toevoegen als nieuwe klant. Voer de gegevens van de klant in zoals wordt gevraagd en tik op Volgende.

      Enhanced-Quotes-Create-New-Customer.PNG

    5. Voeg eventueel een opmerking toe aan je offerte en tik op Offerte aanmaken.

      Enhanced-Quotes-Create-Confirm-Customer-Add-Note.PNG



        Tip

      Om je opmerkingen op je offertes te laten verschijnen, open je Retail POS op je bureaublad en navigeer je naar Configuratie > Vestigingen en kassa's > Kassa bewerken. Naast Opmerking op kassabon printen selecteer je Ja en klik je op Kassa opslaan.

      Enhanced-Quotes-Quote-Note-On-Receipt.png

    6. Selecteer of je de offerte naar je klant wilt e-mailen met de optie Offerte e-mailen en tik op Offerte voltooien.

      Enhanced-Quotes-Create-Email-Quote-Complete-Quote.PNG

    Een offerte omzetten in een verkoop

    Zodra een offerte is aangemaakt, kun je deze omzetten naar een verkoop en de verkoop afronden volgens je normale workflow. Volg deze stappen:

    1. Navigeer naar Menu > Offertes.

      Enhanced-Quotes-Page.PNG

    2. Zoek de gewenste offerte met behulp van de filters voor de klantnaam en het offertenummer, of klik op Meer filters voor extra filteropties.

      Enhanced-Quotes-Filters.PNG

    3. Zodra je de gewenste offerte hebt gevonden, tik je op de offerte om deze uit te vouwen en selecteer je Omzetten naar verkoop.

        Tip

      Met de statuskolom kun je je offertes filteren op hun status. De status Open toont alle openstaande offertes die nog moeten worden afgerond. De status Voltooid toont alle offertes die zijn omgezet in een verkoop en zijn voltooid.

    4. Rond de verkoop af volgens je normale workflow.

      Enhanced-Quotes-Complete-Sale.PNG

    Een offerte e-mailen

    Volg de onderstaande stappen om een reeds aangemaakte offerte te e-mailen:

    1. Navigeer naar Menu > Offertes.

      Enhanced-Quotes-Page.PNG

    2. Zoek de gewenste offerte met behulp van de filters voor de klantnaam en het offertenummer, of klik op Meer filters voor extra filteropties.

      Enhanced-Quotes-Filters.PNG

    3. Zodra je de gewenste offerte hebt gevonden, tik je op de offerte om deze uit te vouwen en selecteer je Offerte e-mailen.

      Enhanced-Quotes-Select-Quote_copy.PNG

    4. Bevestig het e-mailadres dat op de offerte staat en selecteer Offerte e-mailen.

      Enhanced-Quotes-Confirm-Email.PNG

    Offerte-ID-nummers

    Offertes hebben nu een kort ID-nummer wanneer ze worden aangemaakt, zodat het makkelijker is om ze
    op te roepen en te gebruiken wanneer dat nodig is. Gloednieuwe offertes, zonder eerdere offertes op het account
    , beginnen met een korte ID van 1 en zullen met 1 toenemen bij elke nieuw aangemaakte offerte
    . Accounts met bestaande offertes beginnen met een korte ID als N+1,
    waarbij N het totale aantal eerder bestaande offertes is.

    Voorbeeld:

    • Een ondernemer met 10 bestaande offertes: een nieuwe offerte krijgt de korte ID #11. De 10 bestaande
      offertes behouden hun oorspronkelijke 19-cijferige ID.
    • Een ondernemer zonder bestaande offertes:
      de eerste nieuwe offerte zal de korte ID #1 hebben. De volgende offerte is #2, etc.

    Dit is een voorbeeld van een nieuwe offerte (5). De oorspronkelijke vier hebben een
    afgeronde verkoop, dus ze verschijnen niet meer in de lijst:

    iPad_quotes_ID_numbers.png

    Extra functie

    Als je een robuustere offerteoplossing nodig hebt, heeft QuoteMachine een integratie van derden ontwikkeld speciaal voor Retail POS (X-Series). Meer informatie over deze integratie vind je hier.

Was dit artikel nuttig?