In Retail POS kun je winkeltegoed toekennen aan klanten als onderdeel van een retour. Winkeltegoed wordt aan het account van de klant toegevoegd en kan worden gebruikt voor toekomstige aankopen. Om aan de slag te kunnen gaan met winkeltegoeden, moet je deze optie eerst inschakelen voor je winkel.

Winkeltegoed inschakelen

Winkeltegoed inschakelen doe je als volgt:

1. Ga naar Configuratie > Winkeltegoed.
2. Activeer de schakelaar naast Winkeltegoed inschakelen. De optie om in je winkel winkeltegoed toe te kennen of te verzilveren wordt dan ingeschakeld.

   

Winkeltegoed koppelen aan een rekening in Xero en QuickBooks

AIs je Xero of QuickBooks gebruikt, moet je voordat je winkeltegoed toekent rekeningen voor verschuldigde bedragen koppelen.

• Voordat je handmatige winkeltegoeden gebruikt met Retail POS en Xero, moet je controleren of je aansprakelijkheids- en onkostenrekeningen correct zijn gekoppeld op de koppelingspagina van Retail POS-Xero.

  1. Ga naar Configuratie en vervolgens naar Apps.
  2. Klik op het potloodpictogram (Bewerken) naast Xero.

     

  3. Scrol naar het gedeelte Verschuldigde bedragen en selecteer je rekeningen voor de vervolgkeuzelijsten Uitgegeven winkeltegoed en Verschuldigd bedrag winkeltegoed.

     

  Zodra je rekeningen correct zijn gekoppeld, zal Retail POS de uitgavenrekening voor winkeltegoed debiteren en de passiefrekening voor winkeltegoed crediteren in Xero wanneer je handmatig winkeltegoed uitgeeft aan een klant.

  Als je deze informatie plaatst, wordt een journaalpost aangemaakt in Xero. Er wordt geen factuur aangemaakt.

  Als je handmatige winkeltegoeden niet naar Xero zijn geboekt, zul je een foutmelding ontvangen op de pagina Winkeltegoedrapport. Je krijgt de optie om de mislukte transactie(s) opnieuw naar Xero te boeken. Je zult ook een melding ontvangen dat de fout is opgetreden.

• Voordat je handmatig winkeltegoed gebruikt met Retail POS en Quickbooks Online, moet je controleren of je aansprakelijkheids- en onkostenrekeningen correct zijn gekoppeld op de koppelingspagina van Retail POS-QuickBooks Online.

  1. Ga naar Configuratie en vervolgens naar Apps.
  2. Klik op het potloodpictogram (Bewerken) naast QuickBooks Online.

     

  3. Scrol naar het gedeelte Verschuldigde bedragen en selecteer je rekeningen voor de vervolgkeuzelijsten Uitgegeven winkeltegoed en Verschuldigd bedrag winkeltegoed.

     

  Zodra je rekeningen correct zijn gekoppeld, zal Retail POS de uitgavenrekening voor winkeltegoed debiteren en de passiefrekening voor winkeltegoed crediteren in QuickBooks Online wanneer je handmatig winkeltegoed uitgeeft aan een klant.

Gebruikersmachtigingen voor winkeltegoed instellen

Standaard kunnen alleen managers en beheerders winkeltegoeden toekennen en verzilveren. Om deze functie in te schakelen voor kassamedewerkers of andere rollen, doe je het volgende:

1. Ga naar Configuratie > Gebruikers en klik op het tabblad Rollen.

   

2. Klik op de rol die je wilt bewerken.
3. Vink Winkeltegoed uitgeven voor een retour aan.

   

   Gebruikers met deze rol zijn nu gemachtigd om retouren en omruilingen uit te voeren voor normale verkopen.

4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Kassamedewerkers kunnen nu winkeltegoed toekennen en verzilveren tijdens transacties.

Winkeltegoedsaldo's aanpassen met de hulp van het Retail Imports-team

Winkeltegoedsaldo's zijn geen saldo's op rekening (die het gevolg zijn van verkopen op rekening). Om een saldo op rekening af te lossen, moet de verkoop volledig worden betaald.

Winkeltegoedsaldo's worden niet opgenomen in reguliere klantenexports. Als je een volledig rapport nodig hebt met de winkeltegoedsaldo's van al je klanten, kun je die aanvragen bij het Retail Imports-team.

De winkeltegoedsaldo's van klanten bijwerken door saldo's te vervangen of aan te passen, doe je als volgt:

1. Ga naar de pagina Klanten.
2. Klik op Lijst exporteren. De geëxporteerde lijst met klanten wordt automatisch gedownload.
   • Het Retail Imports-team kan eventueel een speciale klantenexport met bepaalde aanvullende gegevens voor je genereren, waaronder customer_id.
3. Open de klantenlijst met Google Sheets of Excel.
4. Verwijder alle kolommen behalve customer_code, first_name en last_name.

   

   Je moet een waarde voor customer_code opnemen voor alle klanten in het bestand. Voor- en achternamen zijn vereist als verificatiereferentie.

5. Als je saldo's wilt vervangen of bestaande saldo's wilt aanpassen, voeg dan een van de volgende kolommen aan je spreadsheet toe:
   • Om saldo's te vervangen, voeg je een nieuwe kolom met de titel new_balance toe. Vul in deze kolom de bedragen in die in de plaats moeten komen van de huidige saldo's. Deze waarden moeten positief zijn.
   • Om saldo's aan te passen, voeg je een nieuwe kolom met de titel amount toe. Vul in deze kolom de bedragen in waarmee de huidige saldo's moeten worden aangepast. Deze waarden kunnen positief of negatief zijn. Positieve waarden worden opgeteld bij het huidige saldo van de klant en negatieve waarden worden ervan afgetrokken.
6. Sla het bestand op als XLSX (bij voorkeur) of CSV.
7. Controleer je bestand voordat je het indient op fouten om te voorkomen dat de gegevensimport mislukt.
   • Verwijder speciale tekens als ™,☺,© enz.
   • Wis de inhoud van cellen met N/A (N.v.t.) zodat deze leeg zijn.
   • Gebruik voor wetenschappelijke waarden (4.001E+11) gewone hele getallen (40010000000).
   • Maak alle cellen (ook cellen met getallen) op als platte tekst. Klik in Google Sheets op Opmaak 1> Getal > Platte tekst.
8. Dien je bestand in bij het Retail Imports-team.

Winkeltegoed uitschakelen

Als je geen winkeltegoed meer wilt gebruiken in je winkel, kun je deze functie wanneer je maar wilt deactiveren. Nadat je de functie hebt gedeactiveerd, kun je geen nieuw winkeltegoed meer toekennen en geen bestaand winkeltegoed meer verzilveren.

Alle winkeltegoedsaldo's in de accounts van je klanten blijven behouden. Als je winkeltegoed weer inschakelt, kunnen je klanten hun bestaande winkeltegoed alsnog verzilveren.

Winkeltegoed uitschakelen:

1. Ga naar Configuratie > Winkeltegoed.
2. Deactiveer de schakelaar naast Winkeltegoed inschakelen. De optie om in je winkel winkeltegoed toe te kennen of te verzilveren wordt dan verwijderd.

Winkeltegoed is nu uitgeschakeld voor je winkel.

Wat nu?