Volledige voorraadtellingen worden meestal aan het einde van het boekjaar uitgevoerd zodat je je boekhouder een exacte waarde van je voorraad kan geven.

Elk item in je winkel, inclusief je magazijn valt hieronder. We raden aan om dit buiten je gebruikelijke winkeltijden te doen.

Wanneer doe je een volledige voorraadtelling?

We raden je aan om in ieder geval aan het einde van je boekjaar een volledige voorraadtelling uit te voeren. Je boekhouder kan je ook aanraden om halverwege het boekjaar een volledige voorraadtelling uit te voeren.

Het is ook nuttig om volledige voorraadtellingen uit te voeren na zeer drukke handelsperioden, zoals kerst, Sinterklaas of de Black Friday-uitverkoop, of als je je bedrijf verkoopt.

Voorbereiden op de telling

Op de dag voor of de dag van je voorraadtelling, afhankelijk van hoeveel je telt, moet je je voorraad klaarmaken om geteld te worden.

Elke winkel zal hier een ander proces voor hebben, maar wij raden aan:

• Controleer je barcodescanners om er zeker van te zijn dat ze werken.
• Alle gebieden waar je gaat tellen op te ruimen, inclusief items die in de wacht staan.
• Alle etiketten met de barcode naar buiten te draaien om ze gemakkelijk te kunnen scannen.
• Nieuwe labels af te drukken voor producten waar geen labels op zitten.

Een volledige voorraadtelling moet altijd worden uitgevoerd als je winkel gesloten is. Zo zorg je ervoor dat de telling nauwkeurig is op een moment dat er geen wijzigingen worden doorgevoerd in je voorraad.

Een voorraadtelling beginnen

Als je klaar bent om te gaan tellen, kun je een geplande telling starten of een nieuwe telling starten:

1. Navigeer naar Voorraad > Voorraadtellingen > Voorraadtelling toevoegen.

   

2. Stel de Startdatum en Starttijd in voor de voorraadtelling (dit is standaard de datum van vandaag en kan niet in het verleden worden ingesteld).

   

3. Selecteer een Vestiging om de voorraadtelling uit te voeren in het vervolgkeuzemenu. Het veld Naam van telling wordt automatisch ingevuld.

   

4. Selecteer Volledige telling.

   

5. Klik op Telling beginnen om te beginnen met tellen.

   

Tellingen plannen

Met Retail POS voorraadtellingen kun je je tellingen van tevoren inplannen, zodat je alvast het jaar kunt plannen en je team kan zien wat ze moeten voorbereiden en tellen.

Om een nieuwe telling in te plannen:

1. Navigeer naar Voorraad > Voorraadtellingen > Voorraadtelling toevoegen.

   

2. Stel de Startdatum en Starttijd in voor de voorraadtelling (dit is standaard de datum van vandaag en kan niet in het verleden worden ingesteld).

   

3. Selecteer een Vestiging om de voorraadtelling uit te voeren in het vervolgkeuzemenu. Het veld Naam van telling wordt automatisch ingevuld.

   

4. Selecteer de kaart Volledige telling.

   

5. Klik op Opslaan en afsluiten om de telling te plannen of klik op Telling beginnen om gelijk te beginnen met tellen.

   

Geplande tellingen starten

1. Navigeer naar Inventaris > Voorraadtellingen.

   

2. Klik op het tabblad Verwacht en selecteer in de lijst de naam van de geplande telling waarmee je wilt beginnen.

   

3. Nadat je de naam van de telling hebt geselecteerd, wordt de pagina Voorraadtelling bewerken weergegeven. Als de datum en het tijdstip onjuist zijn, worden deze door Retail POS bijgewerkt naar de datum van vandaag.

   

4. Klik op Telling beginnen. De voorraadtelling begint.

   

Je krijgt een pagina te zien met een lijst van al je items die geteld moeten worden en het verwachte aantal voor die items. Je hoeft de items niet te tellen in de volgorde waarin ze op de pagina staan.

Items tellen

Als je eenmaal begonnen bent met de voorraadtelling, zijn er meerdere manieren om je items vast te leggen. Gebruik een van de volgende methoden.

Barcodes scannen met een barcodescanner

Als het apparaat dat je gebruikt om de voorraadtelling uit te voeren (desktop of iPad) een barcodescanner heeft, kun je de items gewoon scannen in de voorraadtelling om ze te registreren.

Als de snelscanmodus is ingeschakeld, kun je rug-aan-rug barcodes scannen om van elk één barcode op te nemen.

Snelscan-modus

Met de snelscan-modus kun je snel de barcode van elk item in je winkel scannen om het toe te voegen aan je voorraadtelling. Je gescande item wordt automatisch geteld zodra je de barcode scant.

Schakel de snelscan-modus niet in als je barcodes wilt gebruiken om de item-SKU's te zoeken en het definitieve aantal van de telling wilt invoeren voordat je een voorraadtelling indient.

Je kunt de barcode ook één keer scannen (met de snelscan-modus uitgeschakeld) en dan handmatig de telling van elk item invoeren.

Barcodes scannen met de Scanner-app van Retail POS

Met de Scanner-app kun je voorraadtellingen uitvoeren en/of beginnen en de ingebouwde camera van het apparaat gebruiken om barcodes te scannen om items te registreren.

Raadpleeg Voorraadtellingen uitvoeren in Lightspeed Scanner voor meer informatie over het gebruik van de Scanner-app om voorraadtellingen uit te voeren.

Handmatig items vastleggen en opzoeken

Je kunt de telling handmatig uitvoeren:

1. Schrijf het aantal dat je verwacht voor elk product op met pen en papier.
2. Zoek het item in Retail POS en voer het getelde aantal in het veld Aantal in.
3. Klik op Tellen wanneer je klaar bent met het tellen van het product.

Het handmatig tellen van je items verhoogt de kans op fouten. Zorg ervoor dat de juiste items worden vermeld en dat voor elk item de SKU wordt geregistreerd, zodat bij het invoeren het aantal bij de juiste items wordt geregistreerd.

Getelde items raadplegen

Wanneer een item is geteld, verschijnt het bovenaan de getelde lijst. Er staat een vinkje naast als de verwachte hoeveelheid is bereikt. Het verschijnt dan in De items die je als laatst geteld hebt aan de rechterkant van het scherm. Ook het aantal items op het tabblad "Niet geteld" neemt af.

De telling wordt automatisch opgeslagen. De laatste opslagtijd wordt naast de knoppen Pauzeren en Controleren weergegeven.

Een voorraadtelling controleren en indienen

Als al je tellingen binnen zijn, moet je de getelde items controleren.

Klik op Controleren om de controlepagina te openen. Hier zie je vijf tabbladen:

• Niet geteld: Dit zijn alle items waarvan het getelde totaal 0 is. Hieronder vallen ook items met een verwachte telling van 0.
• Niet gematcht: Hier staan alle items met een telling groter of kleiner dan de verwachte hoeveelheid. Hieronder vallen ook items waarbij je een negatieve hoeveelheid verwachtte en 0 hebt geteld.
• Gematcht: Hier staan alle items die je hebt geteld waarbij het getelde totaal gelijk is aan de verwachte hoeveelheid.
• Uitgesloten: Alle items die je handmatig uitsluit van je telling.
• Alles: Alle items van elk tabblad gecombineerd in één.

Controleer de items in je telling, vooral de niet-gematchte en ongetelde items. Je kunt het volgende doen bij afwijkingen:

• Klik op het selectievakje naast een item en selecteer Items uitsluiten van telling in de vervolgkeuzelijst Kies een actie.

• Klik op het selectievakje naast een item en selecteer Items opnieuw tellen in de vervolgkeuzelijst Kies een actie. De telling voor deze items wordt dan teruggezet naar nul en je kunt de items opnieuw tellen.

• Klik op Doorgaan en tel de items opnieuw.

Als je doorgaat met tellen, staat bij het item nog steeds de gescande hoeveelheid. Gebruik de optie Items opnieuw tellen in de vervolgkeuzelijst Kies een actie op de pagina Controleren om het aantal items weer op nul te zetten. Je kunt op de tellingspagina ook een negatief aantal voor dat item invoeren in het veld Aantal om items te verwijderen of om het voorraadniveau voor een item op nul te zetten om helemaal opnieuw te beginnen.

Een voorraadtelling weggooien

Soms moet je stoppen met een voorraadtelling die je bent begonnen. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat je geen tijd meer hebt om het af te maken, want een voorraadtelling moet altijd in een korte periode worden afgerond.

Een lopende telling weggooien doe je zo:

1. Navigeer naar Inventaris >Voorraadtellingen.
2. Klik op de naam van de voorraadtelling.
3. Klik op Controleren.
4. Klik op Weggooien.

Weggegooide tellingen verschijnen op het tabblad Geannuleerd op de startpagina van voorraadtellingen.

Verkopen tijdens het tellen

Als je tijdens het tellen bent blijven verkopen, moet je de laatste aanpassingen doen op basis van de verkopen of retouren tijdens je telperiode.

Als je een item verkoopt of retourneert nadat je het hebt geteld, moet dat item worden aangepast. Voor een verkoop moet je de getelde hoeveelheid met één verlagen in je voorraadtelling. Voor een retour moet je de hoeveelheid met één verhogen.

Als je een item verkoopt of retourneert voordat je het hebt geteld, zullen deze items de juiste voorraadwaarde hebben, maar er kan een afwijking verschijnen op de controlepagina (omdat de verwachte telling niet is veranderd).

Alle verkopen die worden gedaan tijdens een voorraadtelling worden nog steeds juist vermeld in de verkoopgeschiedenis.

Een telling voltooien

Zodra je de telling hebt gecontroleerd en bevestigd en je er zeker van bent dat alle items zijn geteld, klik je op Voltooien.

Vervolgens moet je bevestigen dat je klaar bent met de voorraadtelling. Denk eraan dat je dit pas doet als al je medewerkers de tellingen hebben voltooid en opgeslagen op hun apparaten. Als je nog niet getelde items hebt, zullen we je waarschuwen, omdat de voorraadtelling voor deze items op 0 wordt gezet.

Als je zeker weet dat je klaar bent, klik je op Voltooien.

Zodra je op Voltooien hebt geklikt, beginnen we met het verwerken van je telling. Dit kan enkele minuten duren, vooral als je veel items hebt.

Zodra dit is voltooid, worden de resultaten op de pagina weergegeven.

Je ziet drie tabbladen:

• Niet gematcht.
• Gematcht.
• Alle.

Hierop staan je items, de verwachte hoeveelheden, de uiteindelijke tellingen, de verandering in eenheden na je telling en de eventuele kosten voor die verandering (als je bijvoorbeeld één eenheid te weinig hebt, wordt aangegeven wat dat je kost).

Als je naar beneden scrolt naar de onderkant van de lijst, zie je de totale veranderingen in eenheden en de totale veranderingen in kosten.

Je ziet twee cijfers voor beide: de totale toename (voor items waar je telling hoger was dan verwacht) en de totale afname (voor items waar je telling lager was dan verwacht).

Gegevens van een telling exporteren

Klik op de exporteerknoppen voor een kopie van je resultaten.

Er zijn twee opties:

• Pdf-rapport genereren: Hiermee krijg je een geformatteerd pdf-rapport met de verwachte en uiteindelijke telling, de verschillen in kosten en de totale waarde van de voorraad van elk product na de telling. Je krijgt ook een overzicht met de totale verschillen voor de hele telling.
• CSV-rapport genereren: Hiermee krijg je een CSV-bestand met een regel voor elk geteld product. Je hebt ook kolommen voor de SKU, leverancierscode, verwachte voorraad en werkelijke hoeveelheid, verschil in voorraadtelling, verschilkosten en waarde van de voorraad van elk product na de telling. Dit kun je importeren in een ander systeem of gebruiken om je eigen rapporten te maken.

Historische voorraadtellingen controleren

Je kunt eerdere voorraadtellingen altijd bekijken en de resultaten exporteren. Ga als volgt te werk om oude voorraadtellingen te bekijken:

1. Navigeer naar Inventaris > Voorraadtellingen.
2. Klik op het tabblad Voltooid.
3. Selecteer de naam van de telling die je wilt controleren.

Je kunt de gegevens controleren en een pdf- of csv-export genereren.

Wat nu?