Volledige voorraadtellingen worden meestal aan het einde van het boekjaar uitgevoerd zodat je je boekhouder een exacte waarde van je voorraad kan geven.

Elk item in je winkel, inclusief je magazijn valt hieronder. We raden aan om dit buiten je gebruikelijke winkeltijden te doen.

Gebruik de vervolgkeuzemenu's hieronder om te leren hoe je een volledige voorraadtelling kunt uitvoeren.

Wanneer doe je een volledige voorraadtelling?

We raden je aan om in ieder geval aan het einde van je boekjaar een volledige voorraadtelling uit te voeren. Je boekhouder kan je ook aanraden om halverwege het boekjaar een volledige voorraadtelling uit te voeren.

Het is ook nuttig om ze uit te voeren na zeer drukke handelsperioden, zoals kerst, Sinterklaas of de uitverkoop op Black Friday. Het is ook aan te raden om een volledige voorraadtelling uit te voeren als je je bedrijf verkoopt.

Omdat je voor een volledige voorraadtelling alle items in je winkel moet tellen, kun je het beste je winkel sluiten tijdens de telling om er zeker van te zijn dat je een nauwkeurige weergave van je voorraadniveaus krijgt.

De telling inplannen

Met Retail POS voorraadtellingen kun je je tellingen van tevoren inplannen, zodat je alvast het jaar kunt plannen en je team kan zien wat ze moeten voorbereiden en tellen.

Om een nieuwe telling in te plannen:

1. Navigeer naar Voorraad > Voorraadtellingen.

2. Klik op de knop Voorraadtelling toevoegen.

3. Stel de Startdatum en Starttijd in voor de voorraadtelling (dit is standaard de datum van vandaag en kan niet in het verleden worden ingesteld).

4. Selecteer een Vestiging om de voorraadtelling uit te voeren in het vervolgkeuzemenu.

5. De naam van de telling wordt automatisch ingevuld.

6. Selecteer Volledige telling.

7. Klik op de knop Opslaan en afsluiten bovenaan de pagina om de telling in te plannen. Je kunt ook op Telling beginnen klikken om meteen te beginnen met tellen.

Voorbereiden op de telling

Op de dag voor of de dag van je voorraadtelling, afhankelijk van hoeveel je telt, moet je je voorraad klaarmaken om geteld te worden.

Elke winkel zal hier een ander proces voor hebben, maar wij raden aan:

• Je barcodescanners te controleren om er zeker van te zijn dat ze werken
• Alle gebieden die je gaat tellen op te ruimen, inclusief items die in de wacht staan
• Alle labels met barcode naar buiten te draaien om ze gemakkelijk te kunnen scannen
• Nieuwe labels printen voor producten die labels missen

Hoe begin je een voorraadtelling

Als je klaar bent om te gaan tellen, kun je een geplande telling starten of een nieuwe telling starten:

Een nieuwe telling starten

1. Navigeer naar Voorraad > Voorraadtellingen.

2. Klik op de knop Voorraadtelling toevoegen.

3. Stel de Startdatum en Starttijd in voor de voorraadtelling (dit is standaard de datum van vandaag en kan niet in het verleden worden ingesteld).

4. Selecteer een Vestiging om de voorraadtelling uit te voeren in het vervolgkeuzemenu.

5. Het veld Naam van telling wordt automatisch ingevuld.

6. Selecteer Volledige telling.

7. Klik op Telling beginnen om te beginnen met tellen.

Een geplande telling starten

1. Navigeer naar Voorraad > Voorraadtellingen.

2. Zoek de telling die je wilt starten in de lijst Verwacht.

3. Klik op de naam van de telling. De pagina "Voorraadtelling bewerken" wordt geopend. Je hoeft de datum en tijd niet bij te werken als deze verkeerd zijn; Retail POS zal deze bijwerken naar de datum van vandaag.

4. Klik op Telling beginnen. De voorraadtelling begint.

Je krijgt een pagina te zien met een lijst van al je items die geteld moeten worden en het verwachte aantal voor die items. Je hoeft de items niet te tellen in de volgorde waarin ze op de pagina staan.

Je items tellen

Als je eenmaal begonnen bent met de voorraadtelling, zijn er meerdere manieren om je items vast te leggen. Gebruik een van de volgende methoden.

Barcodes scannen met een barcodescanner

Als het apparaat dat je gebruikt om de voorraadtelling uit te voeren (desktop of iPad) een barcodescanner heeft, kun je de items gewoon scannen in de voorraadtelling om ze te registreren.

Als de snelscanmodus is ingeschakeld, kun je rug-aan-rug barcodes scannen om van elk één barcode op te nemen.

Je kunt de barcode ook één keer scannen (met de snelscan-modus uitgeschakeld) en dan handmatig de telling van elk item invoeren.

Barcodes scannen met de Scanner-app van Retail POS

Met de Scanner-app kun je voorraadtellingen uitvoeren en/of beginnen en de ingebouwde camera van het apparaat gebruiken om barcodes te scannen om items te registreren.

Raadpleeg voor meer informatie over het gebruik van de Scanner-app voor voorraadtellingen Voorraadtellingen uitvoeren in Lightspeed Scanner.

Handmatig items vastleggen en opzoeken

Je kunt de telling handmatig uitvoeren, bijvoorbeeld door voor elk item het aantal met pen op papier te zetten, het item in Retail POS op te zoeken en vervolgens het aantal in te voeren.*

*Het handmatig tellen van je items verhoogt de kans op fouten. Zorg ervoor dat de juiste items worden vermeld en dat voor elk item de SKU wordt geregistreerd, zodat bij het invoeren het aantal bij de juiste items wordt geregistreerd.

Zodra een item is geteld

Als een item geteld is, verschijnt het bovenaan je getelde lijst. Er staat een vinkje naast als je de verwachte hoeveelheid hebt bereikt. Het verschijnt dan in De items die je als laatst geteld hebt aan de rechterkant van je scherm. Het aantal items in je tabblad "Niet geteld" neemt ook af.

Je telling wordt automatisch opgeslagen. Je kunt de laatste opslagtijd bovenaan het scherm boven de knop Pauzeren zien.

Een voorraadtelling beoordelen en indienen

Als al je tellingen binnen zijn, moet je de getelde items bekijken.

Klik op Beoordelen om de beoordelingspagina te openen. Hier zijn vijf tabbladen:

• Niet geteld: Dit zijn alle items waarvan er in totaal 0 zijn geteld. Hieronder vallen ook items met een verwachte telling van 0.
• Niet gematcht: Hier staan alle items waarvan er meer of minder zijn geteld dan verwacht. Hieronder vallen ook items waarvoor je een negatief aantal verwachtte en 0 hebt geteld.
• Gematcht: Hier staan alle items die je hebt geteld waarbij het getelde totaal gelijk is aan het verwachte bedrag.
• Uitgesloten: Alle items die je handmatig uitsluit van je telling.
• Alles: Alle items van elk tabblad gecombineerd in één.

Controleer de items in je telling, vooral de niet-gematchte en niet-getelde items. Als je afwijkingen hebt, kun je het volgende doen:

• Vink het vakje naast een item aan en kies ervoor om items uit te sluiten van telling door het keuzemenu bovenaan de lijst te selecteren.

• Vink het vakje naast een item aan en kies Items opnieuw tellen. Hierdoor wordt de telling van deze items op nul gezet, zodat je ze opnieuw kunt tellen.

• Klik op Doorgaan bovenaan de pagina en tel de items opnieuw.

Verkopen tijdens het tellen

Als je tijdens het tellen bent blijven verkopen, moet je de laatste aanpassingen doen op basis van de verkopen of retouren tijdens je telperiode.

Als je een item verkoopt of retourneert nadat je het hebt geteld, moet dat item worden aangepast. Voor een verkoop moet je de getelde hoeveelheid met één verlagen in je voorraadtelling. Voor een retour moet je de hoeveelheid met één verhogen.

Als je een item verkoopt of retourneert voordat je het hebt geteld, zullen deze items de juiste voorraadwaarde hebben, maar er kan een afwijking verschijnen op de overzichtspagina (omdat de verwachte telling niet is veranderd).

De telling indienen

Zodra je de telling hebt gecontroleerd en bevestigd en je er zeker van bent dat alle items zijn geteld, klik je op Voltooien.

Vervolgens moet je bevestigen dat je klaar bent met de voorraadtelling. Denk eraan dat je dit pas doet als AL je medewerkers de tellingen hebben voltooid en opgeslagen op hun apparaten. Als je nog niet getelde items hebt, zullen we je waarschuwen, omdat de voorraadtelling voor deze items op 0 wordt gezet.

Als je zeker weet dat je klaar bent, klik je op Voltooien.

Zodra je op Voltooien hebt geklikt, beginnen we met het verwerken van je telling. Dit kan enkele minuten duren, vooral als je veel items hebt.

Zodra dit is voltooid, worden de resultaten op de pagina weergegeven.

Je ziet drie tabbladen:

• Niet gematcht
• Gematcht
• Alle

Hierop staan je items, de verwachte hoeveelheden, de uiteindelijke tellingen, de verandering in eenheden na je telling en de eventuele kosten voor die verandering (als je bijvoorbeeld één eenheid te weinig hebt, wordt aangegeven wat dat je kost).

Als je naar beneden scrolt naar de onderkant van de lijst, zie je de totale veranderingen in eenheden en de totale veranderingen in kosten.

Je ziet twee cijfers voor beide: de totale toename (voor items waar je telling hoger was dan verwacht) en de totale afname (voor items waar je telling lager was dan verwacht).

De gegevens exporteren

Klik op de exporteerknoppen voor een kopie van je resultaten.

Er zijn twee opties:

• Pdf-rapport genereren: Hiermee krijg je een geformatteerd pdf-rapport met de verwachte en uiteindelijke telling, de verschillen in kosten en de totale waarde van de voorraad van elk product na de telling. Je krijgt ook een overzicht met de totale verschillen voor de hele telling.
• CSV-rapport genereren: Hiermee krijg je een CSV-bestand met een regel voor elk geteld product. Je hebt ook kolommen voor de SKU, leverancierscode, verwachte voorraad en werkelijke hoeveelheid, verschil in voorraadtelling, verschilkosten en waarde van de voorraad van elk product na de telling. Dit kun je importeren in een ander systeem of gebruiken om je eigen rapporten te maken.

Een voorraadtelling weggooien

Soms moet je stoppen met een voorraadtelling die je bent begonnen. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat je geen tijd meer hebt om het af te maken, want een voorraadtelling moet altijd in een korte periode worden afgerond.

Dit wordt het weggooien van een telling genoemd. Om een lopende telling weg te gooien:

• Open de telling via Voorraadtelling bewerken of via de pagina Bekijken.
• Klik op de knop Weggooien.

Verlaten tellingen verschijnen op het tabblad Geannuleerd van de pagina Voorraadtellingen.

Vorige voorraadtellingen bekijken

Je kunt te allen tijde oude voorraadtellingen inzien en de resultaten exporteren.

Om te bekijken:

• Klik op het tabblad Voltooid op de pagina Voorraadtellingen.
• Klik op de telling die je wilt openen.

Je kunt er ook voor kiezen om op deze pagina een pdf- of CSV-rapport te genereren: