Voor deze integratie is een QuickBooks Online Plus- of Advanced-abonnement vereist.

Dankzij de integratie met QuickBooks Online zijn Lightspeed Retail-klanten in staat om verkoop van de dag, betalingstotalen, inkooporders, cadeaubonnen, winkeltegoed en kosten van verkochte goederen eenvoudig naar hun QuickBooks Online-account te boeken. Zo kunnen winkeliers snel en gemakkelijk hun boekhouding bijhouden en hoeven er minder gegevens dubbel te worden ingevoerd:

Dit gebeurt er na inschakeling van de integratie:

• Wanneer je je kassa aan het einde van de dag afsluit, worden verkooptotalen en betalingstotalen, evenals eventuele onregelmatigheden in betalingen, naar je QuickBooks Online-account verzonden.
• Verkopen op rekening worden naar QuickBooks Online verzonden, evenals alle betalingen die op die verkopen in Retail POS worden toegepast.
• Als je cadeaubonnen of winkeltegoed gebruikt, worden de totale verschuldigde bedragen voor deze functies naar QuickBooks Online geboekt.
• Het totaal van je betalingen wordt als een totaalbedrag verzonden, maar je kunt er ook voor kiezen om dit uit te splitsen per type product/voorraad met behulp van de classificatietypen die je hebt ingesteld in Retail POS.
• Verder is het mogelijk om een overzicht van de kosten van verkochte goederen (COGS) naar je QuickBooks Online-account te verzenden. Hiervoor wordt een methode voor berekening van het gewogen gemiddelde gebruikt, dus vraag bij je accountant na of dit geschikt is voor je bedrijf.
• Desgewenst kunnen ook inkooporders naar QuickBooks Online worden verzonden.

Hierdoor kun je gestorte betalingen eenvoudig afstemmen met je bankrekening.

Alles over de QuickBooks Online-integratie

• Retail POS kan alleen worden geïntegreerd met QuickBooks Online-accounts.
• Betalingen die worden toegepast op verkoop op rekening in Retail POS worden gesynchroniseerd met QuickBooks Online, maar omgekeerd geldt dat niet: betalingen die worden toegepast op verkoop op rekening in QuickBooks Online worden niet gesynchroniseerd met Retail POS. Deze betalingen moeten handmatig worden verwerkt in Retail POS.
• Als je in de VS bent gevestigd, mag de QuickBooks Online-integratie alleen worden gebruikt als alle producten in elke vestiging hetzelfde belastingtarief hebben. Dit komt omdat in QuickBooks Online VS slechts één belastingtarief per transactie is toegestaan.
  • Als bijvoorbeeld voor de meeste items in je winkel een gecombineerd belastingtarief van 15% wordt gebruikt, maar voor sommige slechts een belastingtarief van 5%, kun je de integratie beter niet gebruiken.
  • Dit geldt niet voor winkeliers die een ander belastingtarief gebruiken in verschillende vestigingen, bijvoorbeeld 10% op producten in vestiging A en 5% op producten in vestiging B, mits alle producten binnen een vestiging maar hetzelfde belastingtarief hebben.
  • Dit geldt ook niet voor winkeliers die voor alle producten in een vestiging één belastingtarief gebruiken, maar voor sommige producten een nultarief (0% belasting).
• Gebruik de integratie niet als je aangepaste belastingtarieven hebt toegepast op een product in een vestiging, zoals een luxebelasting op sommige items, of een goedkoper belastingtarief voor verse groenten of fruit.

De Retail POS-QuickBooks-integratie stelt je in staat om het volgende te doen:

• Boek kassasluitingen in QuickBooks. Dit betekent dat je verkooptotalen en betalingstotalen worden gevolgd.
• Koppel kortingstotalen aan een speciaal kortingsitem in QuickBooks Online.
• Verkooptotalen kunnen een totaalbedrag zijn of kunnen zijn opgesplitst per productcategorie.
• Verstuur de kosten van verkochte goederen (COGS) elke dag naar QuickBooks Online.
• Verstuur inkooporders naar QuickBooks Online.
• Verstuur winkeltegoedtotalen naar QuickBooks Online.
• Verstuur cadeaubontotalen naar QuickBooks Online.
• Verstuur verkoop op rekening naar QuickBooks Online.

Reserveringen worden niet automatisch naar QuickBooks Online geboekt.

QuickBooks Online verbinden met je Retail POS-account

Voordat je begint

• Stel al je belastingtarieven in Retail POS in.
• Stel al je belastingtarieven in QuickBooks Online in.
• Stel in QuickBooks Online een product in voor betalingsonregelmatigheden. Dit maakt het mogelijk om de verschillen bij te houden tussen het verwachte bedrag bij het sluiten van de kassa en het getelde bedrag.
• Configureer in QuickBooks Online een account voor voorraadactiva . Naar dit account worden je inkoopoirders gestuurd.
• Als je wilt dat verkooptotalen worden uitgesplitst op productcategorie, dan moet je productcategorieën voor producten instellen in Retail POS.
• Als je wilt dat kortingen aan een ander item worden gekoppeld, maak dan een kortingsitem aan in QuickBooks Online.
• Configureer in QuickBooks Online een corresponderend item voor producten of services voor elke productcategorie in Retail POS.
• Stel in QuickBooks Online een account in voor uitgegeven winkeltegoeden/cadeaubonnen en voor verschuldigde bedragen.

Wanneer je selecteert waarnaar verkoop- en tellingsverschillen moeten worden verzonden, kun je alleen je QuickBooks Online-producten en -services selecteren. Je kunt niet al je accounts selecteren. In QuickBooks Online is een standaard verkoopproduct ingesteld. Je moet dit doen voordat je de integratie inschakelt.

Je bent nu klaar om te starten met instellen.

De QuickBooks Online-integratie instellen

1. Ga naar Configuratie en vervolgens naar Apps.
2. Klik op het tabblad Directory.
3. Ga naar het gedeelte Financiën volgen en klik op Verbinden onder QuickBooks Online. Als je nog niet bent ingelogd bij QuickBooks Online, word je gevraagd dat te doen.
4. Klik op Autoriseren om te bevestigen dat je je QuickBooks Online-account wilt koppelen aan je Retail POS-account. Je wordt doorgestuurd naar de instellingenpagina van QuickBooks Online in Retail POS.
5. Doe het volgende in het gedeelte Verkoopinformatie:
   • Selecteer in de vervolgkeuzeljst Algemene verkoop het QuickBooks Online-product waarnaar je je dagelijkse verkooptotalen wilt versturen. Als je ervoor kiest om je dagelijkse verkopen per productcategorie op te splitsen, ontvangt dit account alleen verkopen voor producten waaraan geen type is gekoppeld Je moet je QuickBooks Online instellen als een service- of niet-voorraadartikel. Meer informatie vind je hier.

   • Vink het selectievakje Producttypen aan om Lightspeed Retail-producttypen te koppelen aan QuickBooks. Gebruik daarna de vervolgkeuzelijsten om je Lightspeed Retail-producttypen te koppelen aan de overeenkomstige QuickBooks-items.

     

   • Gebruik de vervolgkeuzelijst Onregelmatigheden om het QuickBooks Online-account te selecteren waarnaar je eventuele onregelmatigheden in je eindedagstelling wilt sturen.
   • Gebruik de vervolgkeuzelijst Afronden om het QuickBooks Online-account te selecteren waarnaar je eventuele afrondingsverschillen wilt sturen. In Retail POS wordt een afrondingsregel toegevoegd om ervoor te zorgen dat het totaal van de kassasluitingsfactuur overeenkomt met het totaal van de ontvangen betalingen. De totale betalingen komen ALTIJD overeen met wat er in Retail POS is ontvangen, maar door kleine verschillen in de manier waarop in QuickBooks en Retail POS verkooptotalen worden berekend, kan de factuur afwijken. In de gevallen waarin deze totalen verschillen, wordt een afrondingsregel gebruikt.

   • (Optioneel) Gebruik de vervolgkeuzelijst Korting als je kortingen aan een ander item in QuickBooks Online wilt koppelen.

     

6. Doe het volgende in het gedeelte Onkosteninformatie:

   • (Optioneel) Je kunt onkosteninformatie naar QuickBooks Online versturen. Laat de vervolgkeuzelijsten in dit gedeelte leeg als je geen informatie over kosten van verkochte goederen in QuickBooks Online wilt registreren.
   • Als je niet zeker weet welk account je moet selecteren, vraag dit dan na bij je accountant.
   • Je inkooporders worden verzonden naar het account dat je selecteert voor voorraadactiva.

   

7. Doe het volgende in het gedeelte Verschuldigde bedragen:
   • Als je winkeltegoed gebruikt, gebruik dan de vervolgkeuzelijsten Onkosten winkeltegoed en Verschuldigd bedrag winkeltegoed om de bijbehorende accounts te selecteren.

   • Als je cadeaubonnen gebruikt, gebruik dan de vervolgkeuzelijsten Onkosten cadeaubon en Verschuldigd bedrag cadeaubon om de bijbehorende accounts te selecteren.

     

8. Doe het volgende in het gedeelte Betaalmethoden:

   • Kies in de vervolgkeuzelijst van elke betaalmethode de overeenkomende betaalmethode in QuickBooks Online.

     

9. Doe het volgende in het gedeelte Lightspeed Payments Information (Lightspeed Payments-informatie):
   • Gebruik de vervolgkeuzelijst Verwerkingskosten om te selecteren hoe je de onkosten wilt koppelen in QuickBooks.

   • Vink het selectievakjeSync adjustment (Synchronisatie-aanpassing) aan voor afsluitingen met negatieve totalen om te synchroniseren zonder Lightspeed Payments-kosten. Als deze instelling is ingeschakeld, moet je deze kosten handmatig afstemmen in QuickBooks.

     

10. Doe het volgende in het gedeelte Btw:

    • Selecteer in de vervolgkeuzelijst van elk belastingtype het overeenkomende belastingtype in QuickBooks Online. Gegroepeerde belastingen in Retail POS moeten worden gekoppeld aan een gegroepeerde belasting in QuickBooks Online.

      Voor winkeliers in de VS en Canada berekent QuickBooks Online omzetbelasting automatisch. Het juiste belastingtarief wordt toegepast op basis van eventuele vrijstellingen en de locatie van de klant en het type product dat is verkocht.

      

11. Klik op Instellingen opslaan.

    

Lightspeed Payments-verwerkingskosten toewijzen aan QuickBooks Online

Het afstemmen van je Lightspeed Payments-transacties voor je boekhouding is nu een stuk eenvoudiger dankzij de verbeterde zichtbaarheid van je verwerkingskosten in QuickBooks Online. Wanneer je synchroniseert met QuickBooks Online, worden de verwerkingskosten op je facturen vermeld en van je uitbetalingen afgetrokken, zodat afstemming eenvoudiger wordt.

1. Ga in Retail POS naar Configuratie > Apps > Quickbooks Online.

2. Ga in het gedeelte Lightspeed Payments Information (Lightspeed Payments-informatie) naar de vervolgkeuzelijst Verwerkingskosten om je verwerkingskosten te selecteren.

   

3. Klik op Instellingen opslaan.

Als je meer betaalmethoden, belastingtarieven of productcategorieën toevoegt, vergeet dan niet je QuickBooks Online-instellingen met deze informatie bij te werken. Voor meer informatie over het gebruik van de QuickBooks Online-integratie vind je onze gids De QuickBooks Online-integratie gebruiken.