Verkopen op rekening zijn verkopen waarbij je een factuur uitgeeft voor de verkoop van goederen/diensten aan de klant. Als je de integratie met QuickBooks Online inschakelt, kun je eenvoudig facturen aanmaken voor verkopen op rekening in QuickBooks Online.

Belangrijke opmerkingen:

• Bij verkopen op rekening moet er een klant aan gekoppeld zijn
• Als je de verkoop eenmaal op rekening hebt gezet, moet je niet nog meer items aan de verkoop toevoegen, omdat het factuurtotaal in QuickBooks Online niet wordt bijgewerkt.
• Als je een betaling toepast op een verkoop op rekening in QuickBooks Online, wordt de betaling niet gesynchroniseerd naar Retail POS.

Hoe werkt het?

Doe de verkoop

• Voeg in het verkoopscherm de items toe, voeg de klant toe aan de verkoop, klik op Pay (Betalen) en kies 'On account' ('Op rekening').
• De verkoop wordt geboekt in QuickBooks Online en er wordt een debiteurenfactuur aangemaakt.
• Deze factuur bevat de volgende informatie:
  • Naam klant
  • Beschrijvingen van factuurregels (productnaam)
  • Aantal en prijs voor elke factuurregel
  • Belastingtarief voor de transactie (gebaseerd op je QuickBooks Online-configuratie in Retail POS)
  • Factuurdatum

Stel een vervaldatum in voor de verkoop

Vervaldata voor verkopen op rekening zijn gebaseerd op de voorwaarden van de klant in QuickBooks Online. Je kunt de voorwaarden van een klant in QuickBooks Online bijwerken om de vervaldatum te wijzigen die op verkopen op rekening wordt toegepast.

Een klant toewijzen aan de verkoop

QuickBooks Online wijst een klant toe aan de factuur op basis van een overeenkomende bedrijfsnaam in Retail POS. Als er geen bedrijfsnaam is ingevoerd in Retail POS, zoeken we de klant op in QuickBooks Online aan de hand van de voor- en achternaam in Retail POS. Als er nog steeds geen overeenkomende klanten zijn, wordt er een nieuwe klant aangemaakt in QuickBooks Online op basis van de klantgegevens in Retail POS.

De betaling voor de verkoop aannemen

Je kunt de betaling voor de verkoop aannemen in Retail POS of QuickBooks Online.

Betaling ontvangen in QuickBooks Online:

Wanneer je een betaling toepast op een verkoop op rekening in QuickBooks Online, wordt de betaling niet gesynchroniseerd met Retail POS.

Om deze betaling te registreren in Retail POS, moet je deze handmatig toepassen op de verkoop.

• Betaling handmatig toepassen op een verkoop op rekening: 
  • Zoek de verkoop op rekening van de klant in Verkoopgeschiedenis en klik op Apply payment / refund (Betaling/terugbetaling toepassen)
  • Selecteer de betaalmethode in de vervolgkeuzelijst Payment type  (Betaalmethode).
  • Voer het betaalde bedrag in het veld Amount  (Bedrag) in.
  • Selecteer de kassa waar de betaling is gedaan in het vervolgkeuzemenu Register  (Kassa).
  • Selecteer de datum waarop de betaling is aangenomen in de vervolgkeuzelijst Payment date  (Betaaldatum).
  • Selecteer de tijd waarop de betaling is aangenomen in het vervolgkeuzemenu Payment time  (Tijd van betaling).
  • Klik op Save  (Opslaan) om de betaling te voltooien.

Betaling ontvangen in Retail POS:

• • Zoek de verkoop op rekening van de klant op in Verkoopgeschiedenis en klik op Doorgaan met verkoop.
  • Klik op Pay (Betalen) en pas het bedrag van de betaling toe.
  • Als de verkoop niet helemaal betaald is, klik dan op On Account (Op rekening)  om de rest van het saldo terug op rekening te zetten.
  • De betaling wordt automatisch geboekt in QuickBooks Online. De volgende betaalgegevens worden naar QuickBooks Online verzonden:
    • Betaaldatum
    • Betaalmethode (gebaseerd op je QuickBooks Online-configuratie in Retail POS)
    • Ontvangen bedrag
    • Factuurbetaling is toegewezen aan

Wat gebeurt er nu?

Wanneer je je kassa aan het einde van de dag sluit, worden alle gestarte verkopen op rekening en alle betalingen voor verkopen op rekening genoteerd in je sluitrapport. De kosten van verkochte goederen (COGS) voor verkopen op rekening worden opgenomen in het COGS-dagboek van je kassasluiting.

Let op: Zodra een factuur is geboekt naar QuickBooks Online, worden de items op de factuur in QuickBooks Online vast gezet, tenzij er een betaling is toegevoegd aan de factuur in Retail POS en gesynchroniseerd. Als je dus items toevoegt of verwijdert van de verkoop op rekening in Retail POS, dan worden deze wijzigingen niet in QuickBooks Online geboekt tenzij er ook een betaling aan de verkoop is toegevoegd.

De factuur en betaling afstemmen in QuickBooks Online

Het is belangrijk om op te merken dat betalingen voor verkopen op rekening worden genoteerd op facturen voor het einde van de dag/de kassasluiting en worden geboekt in QuickBooks Online. Dit is om betalingen te compenseren die al zijn toegewezen aan hun oorspronkelijke factuur in QuickBooks Online.

Als je de betaling voor de verkoop in Retail POS hebt ontvangen, moet je de betaling afstemmen wanneer deze op je bankrekening is gestort en in je betalingsfeed van QuickBooks Online verschijnt.

Onthoud dat deze betaling waarschijnlijk wordt gecombineerd met de stortingen voor de dagelijkse verkopen/bedragen van de kassasluiting voor die dag in je account (of dat nu contante betalingen of kaartbetalingen zijn).

Het kan zijn dat je de storting moet afstemmen met meerdere facturen, de factuur voor je kassasluiting en de factuur voor je verkoop op rekening. Bekijk het Help-artikel van QuickBooks Online om te leren hoe je dit proces kunt voltooien.