Het kan zijn dat je bedrijf naast het verkopen van producten ook services aanbiedt, zoals reparaties, schoonmaak of onderhoud.

Nadat je een serviceverkoop hebt aangemaakt op de kassa of rechtstreeks op de pagina Services zonder een verkoop te verwerken, kun je snel wijzigingen aanbrengen en de gegevens van de service beheren, zoals statussen, planning, gebruikers en meer. Ook kun je aangepaste statussen configureren die aansluiten bij je workflow.

Nadat een service is aangemaakt, kunnen de gegevens van de klant en het item van de klant niet meer worden gewijzigd. Services die als voltooid zijn gemarkeerd, kunnen niet meer worden bewerkt.

Aangepaste servicestatussen configureren

Je kunt aangepaste statussen aanmaken, bewerken en verwijderen zodat deze beter aansluiten bij je serviceworkflows. Ook kun je de volgorde van statussen veranderen, zodat ze worden weergegeven in de volgorde die voor je bedrijf het meest logisch is. Alle gebruikersrollen kunnen servicestatussen toevoegen, bewerken en verwijderen.

Een nieuwe status aanmaken

1. Ga naar Services > Statuswaarden.

2. Klik op Status toevoegen.

   

3. Voer een naam in voor de status en tik op Status toevoegen.

   

Statussen bewerken en de volgorde veranderen

Systeemstatussen kunnen niet worden bewerkt of verwijderd. De statussen Nieuw, Geannuleerd en Voltooid kunnen niet in een andere volgorde worden gezet.

Om de naam van een servicestatus te wijzigen, klik je op het potloodpictogram ernaast, voer je een nieuwe naam in en klik je op Bijwerken. De naam wordt dan overal waar deze voorkomt gewijzigd. Deze wijziging kan niet ongedaan worden gemaakt.

Om een servicestatus te verwijderen, klik je op het prullenbakpictogram ernaast en vervolgens op Verwijderen. Als er services zijn waarvoor die status actief is, word je gevraagd welke nieuwe status op die services moet worden toegepast. Selecteer een nieuwe status in de vervolgkeuzelijst en klik op Vervangen.

Om de volgorde van statussen te veranderen, klik je op het rasterpictogram naast de status en sleep je deze omhoog of omlaag in de lijst.

Servicegegevens bekijken

Gegevens van een item van een klant bekijken

Wanneer je een service aanmaakt, kun je Een Item toevoegen selecteren om het item van de klant te registreren met een beschrijving en informatie over de staat ervan op het moment van inleveren.

1. Ga naar Services en vervolgens naar het tabblad Huidig.

   

2. Zoek de verkoop met de service die je wilt bewerken en klik er vervolgens op om de regel uit te vouwen.

3. Controleer in het gedeelte Item van de klant de naam, de beschrijving en de informatie over de staat van het item.

   

   Dit gedeelte is alleen beschikbaar als bij het aanmaken van de service de optie Een item toevoegen1 is geselecteerd.

Gegevens over uit te voeren werk bekijken

Zo bekijk je een overzicht van het werk dat voor de service moeten worden uitgevoerd:

1. Ga naar Services en vervolgens naar het tabblad Huidig.
2. Zoek de verkoop met de service die je wilt bewerken en klik er vervolgens op om de regel uit te vouwen.
3. Controleer rechtsboven op de regel de huidige status.
4. Bekijk in het gedeelte Uit te voeren werk de interne opmerkingen, de locatie van het item (indien van toepassing), de gebruiker die de service heeft aangemaakt, de aanmaakdatum en eventuele opmerkingen die tijdens de verkoop zijn toegevoegd.

Services snel bewerken

Zo breng je snel wijzigingen aan in een service, bijvoorbeeld om de status bij te werken of een opmerking toe te voegen:

1. Ga naar Services en dan naar het tabblad Huidig. Selecteer een kassa als daarom wordt gevraagd.

2. Zoek de verkoop met de service die je wilt bewerken en klik er vervolgens op om de regel uit te vouwen.

   

3. Gebruik de knoppen aan de rechterkant om snelle wijzigingen aan te brengen:
   1. Status wijzigen in [status]: pas de volgende status toe, bijvoorbeeld Nieuw > Werk kan beginnen.
   2. Status wijzigen: selecteer handmatig een andere status in de vervolgkeuzelijst.
   3. Gebruiker wijzigen: wijs een service toe aan een andere werknemer.
   4. Verkoop bekijken: bekijk de gegevens of breng wijzigingen aan in de bijbehorende verkoop op de pagina Verkoopgeschiedenis.
   5. Snelle opmerking toevoegen: voeg een interne opmerking toe aan de service. Als je een opmerking wilt toevoegen die zichtbaar is voor de klant, sluit je het venster en klik je op de knop Service bewerken.
   6. Service printen: print een kopie van de service voor je administratie.

Voor aanvullende opties of om meerdere bewerkingen tegelijk uit te voeren, klik je op de knop Service bewerken.

Services bewerken op de pagina Services bewerken

Zo bewerk je een bestaande serviceverkoop op de pagina Service bewerken:

1. Ga naar Services en dan naar het tabblad Huidig. Selecteer een kassa als daarom wordt gevraagd.
2. Zoek de verkoop met de service die je wilt bewerken en klik er vervolgens op om de regel uit te vouwen.

3. Klik op Service bewerken.

   

   Als je Planning bewerken ziet in plaats van Service bewerken, is de geplande voltooiingsdatum van de service verstreken en moet deze worden bijgewerkt.

4. Op de pagina Service bewerken kun je het volgende doen:
   • de status van een service bijwerken
   • de toegewezen gebruiker wijzigen
   • de locatie van items bijwerken
   • opmerkingen toevoegen
   • producten toevoegen of verwijderen en aantallen, prijzen en kortingsbedragen aanpassen
   • aanpassen hoeveel tijd de service in beslag zal nemen
   • de geplande voltooiingsdatum van de service aanpassen
5. Klik bovenaan de pagina op Opslaan.

Servicestatussen wijzigen

Op de pagina Services kun je de voortgang van services bijwerken met behulp van de servicestatus.

1. Ga naar Services en vervolgens naar het tabblad Huidig.
2. Zoek de verkoop met de service die je wilt bewerken en klik er vervolgens op om de regel uit te vouwen.

3. Klik op Status wijzigen in [status] om de volgende status toe te passen of klik op Status wijzigen om handmatig een andere status te selecteren in de vervolgkeuzelijst.

   

4. (Optioneel) Voeg een interne opmerking toe.

   

5. Klik opStatus wijzigen in [status].

Je kunt statussen ook bijwerken op de pagina Service bewerken.

Een gebruiker aan een service toewijzen

Een gebruiker toewijzen aan een service of de toegewezen werknemer wijzigen, doe je als volgt:

1. Ga naar Services en vervolgens naar het tabblad Huidig.
2. Zoek de verkoop met de service die je wilt bewerken en klik er vervolgens op om de regel uit te vouwen.

3. Klik op Gebruiker toewijzen of Gebruiker wijzigen om een nieuwe of ander gebruiker aan de service toe te wijzen.

   

Je kunt gebruikers ook toewijzen op de pagina Service bewerken.

Arbeid en items aan een service toevoegen

Zo voeg je arbeid en items toe aan een service:

1. Ga naar Services en vervolgens naar het tabblad Huidig.
2. Zoek de verkoop met de service die je wilt bewerken en klik er vervolgens op om de regel uit te vouwen.
3. Klik op Service bewerken.

4. Zoek in het gedeelte Producten naar een product en klik erop om het aan de service toe te voegen. Als je het aantal, de prijs of de korting wilt wijzigen, klik je op de productnaam om de regel uit te vouwen. Om een product te verwijderen, klik je op het prullenbakpictogram (Verwijderen).

   

5. Klik bovenaan de pagina op Opslaan.

Een serviceplanning toevoegen of wijzigen

Je kunt een planning toevoegen of wijzigen, zelfs als deze bij het aanmaken niet aan de verkoop is toegevoegd. De serviceplanning bewerken doe je als volgt:

1. Ga naar Services en vervolgens naar het tabblad Huidig.
2. Zoek de verkoop met de service die je wilt bewerken en klik er vervolgens op om de regel uit te vouwen.
3. Klik op Service bewerken.

4. Voer in het gedeelte Planning in hoeveel tijd (in uren en minuten) de service in beslag zal nemen. Deze tijd wordt toegevoegd aan de kolom Nieuwe planning in de tabel. Selecteer vervolgens in de tabel of via de kalender een datum waarop de service wordt voltooid. Om de selectie te wissen, klik je op Planning wissen.

   

   Eerder ingevoerde servicetijden worden weergegeven in de kolom Geplande services. Als je aanvullende uren of minuten invoert, wordt die tijd toegevoegd aan de kolom Nieuwe planning. Als je bijvoorbeeld een geplande service had van 1 uur 0 minuten en 30 invoert in het veld Minuten, wordt de nieuwe planning 1 uur 30 minuten.

5. Klik bovenaan de pagina op Opslaan.

Interne opmerkingen aan een service toevoegen

Je kunt belangrijke service-informatie bijhouden door interne opmerkingen aan te maken die alleen zijn bestemd voor werknemers.

1. Ga naar Services en vervolgens naar het tabblad Huidig.
2. Zoek de verkoop met de service die je wilt bewerken en klik er vervolgens op om de regel uit te vouwen.

3. Klik op Snelle opmerking toevoegen om een interne opmerking aan de service toe te voegen.

   

Je kunt ook interne opmerkingen toevoegen op de pagina Service bewerken.

Opmerkingen voor de klant aan een service toevoegen

Je kunt belangrijke service-informatie op kassabonnen voor klanten vermelden door middel van opmerkingen die voor de klant zichtbaar zijn.

1. Ga naar Services en vervolgens naar het tabblad Huidig.
2. Zoek de verkoop met de service die je wilt bewerken en klik er vervolgens op om de regel uit te vouwen.
3. Klik op Service bewerken.

4. Voeg in het gedeelte Opmerkingen een opmerking toe met de toepasselijke service-informatie en vink het vakje Zichtbaar voor klant aan.

   

5. Als je een foto wilt toevoegen, klik je op + Foto’s toevoegen aan opmerking en vervolgens op Foto’s uploaden, of sleep je de foto naar het uploadgebied. Als je een foto wilt verwijderen, klik je op de knop X (Verwijderen) in de rechterbovenhoek van de foto of sleep je de foto uit het uploadgebied.

   Je kunt maximaal 10 foto’s toevoegen, met een maximale bestandsgrootte van 8 MB per foto.

   

6. Klik op Opmerking toevoegen.
7. Klik bovenaan de pagina op Opslaan.

Een serviceverkoop voltooien

Zodra je service is voltooid, moet je deze markeren als Voltooid in Retail POS.

1. Ga naar Services en vervolgens naar het tabblad Huidig.
2. Zoek de verkoop met de service die je wilt voltooien en klik erop om de regel uit te vouwen.

3. Klik op Status wijzigen in 'Voltooid' of Status wijzigen > Voltooid.

   

4. (Optioneel) Voer de locatie van het item in de winkel in.

   

5. Standaard staat de optie voor e-mailmeldingen ingeschakeld zodat de klant op de hoogte wordt gebracht wanneer het item kan worden afgehaald. Om de e-mailmelding uit te zetten, schakel je (E-mailadres klant) op de hoogte brengen uit.

   Deze e-mail wordt automatisch verzonden en kan niet worden aangepast.

6. Klik op Status wijzigen in 'Voltooid'.

Openstaande verkopen met services voltooien

Nadat je een openstaande serviceverkoop op de pagina Services als Voltooid hebt gemarkeerd, moet je deze ook als voltooid markeren in de verkoopgeschiedenis.

1. Ga naar Services en vervolgens naar het tabblad Alle.
2. Zoek de voltooide verkoop met de service en klik er vervolgens op om de regel uit te vouwen.
3. Klik op Verkoop bekijken.

4. Klik in de uitgevouwen regel voor de verkoop onder Verkoopgeschiedenis op Markeren als 'voltooid'.

   

5. Lees het waarschuwingsbericht en klik vervolgens op Markeren als 'voltooid'. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

   

Voltooide services beheren

Om gegevens van een voltooide service te bekijken, er een snelle opmerking aan toe te voegen of er een kopie van te printen, doe je het volgende:

1. Ga naar Services en vervolgens naar het tabblad Alle.

   

2. Zoek de verkoop met de service die je wilt bewerken en klik er vervolgens op om de regel uit te vouwen.

3. Klik op de tabbladen Gegevens en Arbeid en items om de werkdetails, opmerkingen en iteminformatie te bekijken.

   

4. Klik op Verkoop bekijken om de verkoopgegevens op de pagina Verkoopgeschiedenis te bekijken, op Snelle notitie toevoegen om een interne opmerking aan de service toe te voegen of op Service printen om een kopie voor je administratie te printen.

Een serviceverkoop annuleren

Als je een werkorder moet annuleren, kun je de verkoop annuleren in Lightspeed Retail. Zodra de verkoop is geannuleerd, wordt de service automatisch gemarkeerd als geannuleerd.

Wat nu?