Inkooporders worden in Retail POS gebruikt om voorraad te bestellen. Door inkooporders aan te maken, kun je een overzicht bijhouden van de producten die je hebt besteld, zodat je bestellingen van verschillende leveranciers kunt bijhouden en ervoor kunt zorgen dat je voorraadaantallen accuraat blijven.

Een inkooporder aanmaken

1. Om een inkooporder aan te maken in Retail POS navigeer je naar Voorraad > Voorraadbeheer.

2. Klik op Voorraad bestellen.

   

3. Voer de volgende informatie in:
   • Leverancier: Kies de leverancier voor de bestelling. Aan de hand van de leverancier wordt de leverancierscode bepaald en de kostprijs voor aan de bestelling toegevoegde producten waaraan meerdere leveranciers zijn gekoppeld.
   • Bestellen voor: Selecteer de vestiging waar de voorraad wordt afgeleverd uit de vervolgkeuzelijst.
   • Bezorgen bij: Selecteer de vestiging die de bestelling moet ontvangen.
   • Leveringsdatum: (Optioneel) Dit is de verwachte leverdatum van de bestelling.
   • Bestelnummer: Het bestelnummer wordt door Retail POS gegenereerd wanneer je de vestiging selecteert. Je kunt dit nummer bewerken om je bestellingen te helpen identificeren.
   • Nummer van leveranciersfactuur: (Optioneel) Als je een factuurnummer van een leverancier hebt, kun je dit invoeren voor je leverancier.

   • Opmerking: (Optioneel) Voeg aangepaste informatie toe aan je bestellingen, zoals persoonlijke herinneringen of goedkeuringsnotities.

     

Producten aan een inkooporder toevoegen

Er zijn vier manieren om producten toe te voegen aan een inkooporder. Je kunt producten één voor één toevoegen met de zoekfunctie, aanbevolen producten voor nabestelling toevoegen, een CSV-bestand met meerdere producten uploaden of producten toevoegen uit de catalogus.

Producten toevoegen met Kies producten

1. Om producten toe te voegen typ je de productnaam in de zoekbalk of scan je de barcode van het product.

   

2. Voer voor elke locatie waarvoor je bestelt de hoeveelheid in van het product dat je wilt bestellen. Als een product varianten heeft, kun je de varianten en de hoeveelheid selecteren in het selectievenster en vervolgens klikken op Varianten toevoegen aan bestelling.

   

3. Als je klaar bent met het toevoegen van producten, klik je op Opslaan.

   

Je kunt de huidige voorraadniveaus van al je vestigingen bekijken door op de productpijl te klikken zodat je de uitgebreide productgegevens te zien krijgt en vervolgens Voorraad te selecteren. Je kunt dan in één oogopslag zien hoeveel er van het product op voorraad is op elke locatie, wat de inkomende voorraad is en hoeveel er van het product is verkocht in de afgelopen 30 dagen.

Producten toevoegen uit aanbevelingen

Als je bestelpunten hebt ingesteld voor producten, kun je producten toevoegen vanuit aanbevelingen. Deze functie stelt automatisch producten voor die op of onder het ingestelde bestelpunt liggen. Je kunt deze functie ook gebruiken om voorraad te bestellen voor openstaande verkopen.

1. Selecteer Kies producten.

2. Klik op Producten toevoegen vanuit aanbevelingen.

   

3. Selecteer voor accounts voor meerdere winkels je vestiging en klik op Volgende.

   

4. Klik op de selectievakjes voor alle producten die je wilt toevoegen aan de inkooporder. Voor openstaande bestellingen kun je in de vervolgkeuzelijst met details informatie vinden over de hoeveelheden die zijn vereist om bestaande bestellingen te verwerken.

   

5. Klik op Producten aan bestelling toevoegen

   

Als een product in een andere openstaande of verzonden inkooporder voor dezelfde vestiging besteld is, wordt het niet toegevoegd aan de aanbevolen nabestellijst. Als er een leverancier aan de inkooporder is gekoppeld, worden alleen producten van die leverancier aanbevolen en toegevoegd aan de inkooporder.

Producten toevoegen via CSV-bestand

Je kunt producten, inclusief kostprijs en aantal, importeren naar een nieuwe of opgeslagen inkooporder vanuit een CSV-bestand. Dit is handig om grote voorraadbestelling te maken vanuit een bestaand gegevensbestand dat is aangemaakt door een handheld voorraadscanner.

1. Maak je CSV-bestand in spreadsheetsoftware zoals Excel, Open Office of Google Sheets. Je kunt een CSV-sjabloon downloaden om te beginnen.
2. Als je ervoor kiest om je eigen bestand te maken, heb je de volgende vier kolomkoppen nodig:
   • Sleutel (optioneel): de productsleutel (moet overeenkomen met een bestaand product in Retail POS).
   • SKU (verplicht): De SKU van het product moet overeenkomen met een bestaand product in Retail POS.
   • Kostprijs (optioneel): de kostprijs per item.
   • Aantal (verplicht): hoeveel er van elk item besteld moet worden.

   Als je een leverancier hebt geselecteerd toen je de inkooporder aanmaakte, moeten alle producten die via CSV worden geïmporteerd dezelfde leverancier hebben als de geselecteerde leverancier.

3. Bewerk je CSV-bestand als dat nodig is en sla het op je computer op.

4. Selecteer Importeren via CSV.

   

5. Klik op CSV importeren.
6. Kies het bestand van je computer en klik op Openen.
7. Klik op Opslaan.

Producten uit de catalogus toevoegen

Je kunt producten rechtstreeks vanuit je Catalogus in een inkooporder importeren.

1. Navigeer naar Catalogus > Producten.

2. Selecteer de producten die je wilt bestellen met behulp van de selectievakjes.

   

3. Eenmaal geselecteerd klik je op Kies een actie.

   

4. Selecteer Producten aan inkooporder toevoegen in het vervolgkeuzemenu.
5. Selecteer of je wilt toevoegen aan een bestaande inkooporder of een nieuwe inkooporder wilt maken.

   1. Als je toevoegt aan een bestaande bestelling, selecteer je de bestelling.

      

   2. Als je een nieuwe inkooporder aanmaakt, kies je een leverancier en de ontvanger van de levering uit de vervolgkeuzelijsten. Het bestelnummer wordt automatisch ingevuld.

      

6. Klik op Volgende.

7. Voer in hoeveel je van elk product wil bestellen.

   

   Als je kostprijs is veranderd ten opzichte van de standaardwaarde van je product, is het belangrijk om de nieuwe waarde hier in te voeren om je gemiddelde kosten en de kosten van verkochte goederen correct te berekenen.

8. Zodra de hoeveelheid en kostprijs zijn ingevoerd, klik je op Producten aan bestelling toevoegen om het aanmaken van de bestelling te voltooien. Je hebt toegang tot deze bestelling door te navigeren naar Voorraad > Voorraadbeheer.

Aan bestellingen gerelateerde kosten en kortingen registreren

Je kunt kosten- en prijsschommelingen waarmee je te maken krijgt wanneer je inkooporders verzendt en ontvangt, zoals kortingen, vrachtkosten en heffingen, registreren. Je kunt rekening houden met deze bedragen wanneer je een inkooporder aanmaakt en ze zo nodig bijwerken wanneer je voorraad ontvangt. Ze worden niet vermeld op de inkooporder die je naar je verkoper verstuurt, maar wel opgeslagen in je Retail POS-gegevens als onderdeel van de totale kosten.

Deze kosten en kortingen registreren:

1. Voeg producten aan je inkooporder toe via de methode van je voorkeur.
2. Gebruik de velden Korting, Verzending en/of Invoerrecht om deze wijzigingen door te voeren. Het totaal van de bestelling wordt op basis hiervan bijgewerkt.

   

3. Klik op Opslaan.

Inkooporders die zijn aangemaakt en opgeslagen, maar nog niet naar de leverancier zijn verzonden, kunnen nog worden bewerkt.

Een inkooporder naar een leverancier verzenden

Een openstaande inkooporder naar een leverancier verzenden:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer.
2. Klik op de openstaande bestelling.
3. Klik op Opslaan en verzenden.

   

4. In het pop-upvenster Bestelling verzenden voer je je e-mailadres in en eventueel een bericht over de bestelling.

   

5. Klik op Verzenden.

De status van de bestelling (zichtbaar op de pagina Voorraadbeheer) is nu Verzonden.

Een bestelling markeren als Onderweg

Zodra de leverancier de bestelling bevestigt en verzendt, kun je de bestelling markeren als Onderweg:

1. Klik op de bestelling.
2. Klik op Als onderweg markeren.

   

3. Kies of je weet wanneer de bestelling wordt geleverd (Ik weet wanneer.) en selecteer in dat geval de leveringsdatum, of geef aan dat je de leveringsdatum niet weet (Ik weet niet wanneer.).

   

4. Klik op Volgende.
5. Klik op Status wijzigen naar onderweg.

   

De status van de bestelling (zichtbaar op de pagina Voorraadbeheer) is nu Onderweg. Zodra de inkooporder is geleverd, kun je de bestelling ontvangen.

Wat nu?

Attachments

• stock_order_return_transfer_template.csv56 bytes