Inkooporders worden in Retail POS gebruikt om voorraad te bestellen. Door inkooporders aan te maken, kun je een overzicht bijhouden van de producten die je hebt besteld, zodat je bestellingen van verschillende leveranciers kunt bijhouden en ervoor kunt zorgen dat je voorraadaantallen accuraat blijven.

Een inkooporder aanmaken

1. Om een inkooporder aan te maken in Retail POS navigeer je naar Voorraad > Voorraadbeheer.

2. Klik op Voorraad bestellen.

   

3. Voer de volgende informatie in:
   • Leverancier: Kies de leverancier voor de bestelling. Aan de hand van de leverancier wordt de leverancierscode bepaald en de kostprijs voor aan de bestelling toegevoegde producten waaraan meerdere leveranciers zijn gekoppeld.
   • Bestellen voor: Selecteer de vestiging waar de voorraad wordt afgeleverd uit de vervolgkeuzelijst.
   • Bezorgen bij: Selecteer de vestiging die de bestelling moet ontvangen.
   • Leveringsdatum: (Optioneel) Dit is de verwachte leverdatum van de bestelling.
   • Bestelnummer: Het bestelnummer wordt door Retail POS gegenereerd wanneer je de vestiging selecteert. Je kunt dit nummer bewerken om je bestellingen te helpen identificeren.
   • Nummer van leveranciersfactuur: (Optioneel) Als je een factuurnummer van een leverancier hebt, kun je dit invoeren voor je leverancier.

   • Opmerking: (Optioneel) Voeg aangepaste informatie toe aan je bestellingen, zoals persoonlijke herinneringen of goedkeuringsnotities.

     

Producten aan een inkooporder toevoegen

Er zijn vier manieren om producten toe te voegen aan een inkooporder. Je kunt producten één voor één toevoegen met de zoekfunctie, aanbevolen producten voor nabestelling toevoegen, een CSV-bestand met meerdere producten uploaden of producten toevoegen uit de catalogus.

Producten toevoegen met Kies producten

1. Om producten toe te voegen typ je de productnaam in de zoekbalk of scan je de barcode van het product.

   Als je producten scant, kun je de optie Snelscan inschakelen. Hiermee wordt de SKU van een variantproduct direct toegevoegd, zodat je de variant niet meer handmatig in het hoofdproduct hoeft te selecteren.

   

2. Voer voor elke locatie waarvoor je bestelt de hoeveelheid in van het product dat je wilt bestellen. Als een product varianten heeft, kun je de varianten en de hoeveelheid selecteren in het selectievenster en vervolgens klikken op Varianten toevoegen aan bestelling.

   

3. Als je klaar bent met het toevoegen van producten, klik je op Opslaan.

   

In Retail POS worden de huidige voorraadniveaus van producten voor al je vestigingen weergegeven. Klik op de productpijl zodat de uitgebreide productgegevens zichtbaar worden en selecteer vervolgens Voorraad. Je kunt dan in één oogopslag zien hoeveel er van het product op voorraad is op elke locatie, wat de inkomende voorraad is en hoeveel er van het product is verkocht in de afgelopen 30 dagen.

Producten toevoegen uit aanbevelingen

Als je bestelpunten hebt ingesteld voor producten, inclusief minimale en maximale voorraadniveaus, kun je producten uit aanbevelingen voor meerdere vestigingen toevoegen. Met deze functie worden automatisch producten voorgesteld die op of onder het ingestelde bestelpunt liggen. Je kunt deze functie ook gebruiken om voorraad voor openstaande verkopen te bestellen.

1. Selecteer Kies producten.

2. Klik op Producten toevoegen vanuit aanbevelingen.

   

3. Ga in het pop-upvenster naar de vervolgkeuzelijst Bestellen voor en vink Alle vestigingen aan, of vink de afzonderlijke vakjes aan naast de vestigingen die de bestelling ontvangen.

   

4. Klik op Volgende.

5. (Optioneel) Ga naar de vervolgkeuzelijst Producten tonen uit, selecteer Alle aanbevelingen, Bevoorradingsmethoden of Openstaande verkopen en services en klik vervolgens op Filter toepassen om je keuze toe te passen.

   

6. Vink de vakjes aan voor alle producten die je aan de inkooporder wilt toevoegen.

   Wil je weten waarom een product wordt aanbevolen voor nabestelling, dan klik je op het item om de gegevens ervan uit te klappen.

   

7. Klik op Producten aan bestelling toevoegen

   

Als een product in een andere openstaande of verzonden inkooporder of overdracht voor dezelfde vestiging is, wordt het niet toegevoegd aan de aanbevolen nabestellijst. Is een leverancier aan de inkooporder gekoppeld, dan worden alleen producten van die leverancier aanbevolen en toegevoegd aan de inkooporder.

Producten toevoegen via CSV-bestand

Je kunt producten, inclusief kostprijs en aantal, importeren naar een nieuwe of opgeslagen inkooporder vanuit een CSV-bestand. Dit is handig om grote voorraadbestelling te maken vanuit een bestaand gegevensbestand dat is aangemaakt door een handheld voorraadscanner.

1. Maak je CSV-bestand in spreadsheetsoftware zoals Excel, Open Office of Google Sheets. Je kunt een CSV-sjabloon downloaden om te beginnen.

2. Als je ervoor kiest om je eigen bestand te maken, heb je de volgende vier kolomkoppen nodig:

   • Sleutel (optioneel): de productsleutel (moet overeenkomen met een bestaand product in Retail POS).
   • SKU (verplicht): De SKU van het product moet overeenkomen met een bestaand product in Retail POS.
   • Kostprijs (optioneel): de kostprijs per item.
   • Aantal (verplicht): hoeveel er van elk item besteld moet worden.

   Als je een leverancier hebt geselecteerd toen je de inkooporder aanmaakte, moeten alle producten die via CSV worden geïmporteerd dezelfde leverancier hebben als de geselecteerde leverancier.

3. Bewerk je CSV-bestand als dat nodig is en sla het op je computer op.

4. Selecteer Importeren via CSV.

   

5. Klik op CSV importeren.
6. Kies het bestand van je computer en klik op Openen.
7. Klik op Opslaan.

Producten uit de catalogus toevoegen

Je kunt producten rechtstreeks vanuit je Catalogus in een inkooporder importeren.

1. Navigeer naar Catalogus > Producten.

2. Selecteer de producten die je wilt bestellen met behulp van de selectievakjes.

   

3. Eenmaal geselecteerd klik je op Kies een actie.

   

4. Selecteer Producten aan inkooporder toevoegen in het vervolgkeuzemenu.
5. Selecteer of je wilt toevoegen aan een bestaande inkooporder of een nieuwe inkooporder wilt maken.

   1. Als je toevoegt aan een bestaande bestelling, selecteer je de bestelling.

      

   2. Als je een nieuwe inkooporder aanmaakt, kies je een leverancier en de ontvanger van de levering uit de vervolgkeuzelijsten. Het bestelnummer wordt automatisch ingevuld.

      

6. Klik op Volgende.

7. Voer in hoeveel je van elk product wil bestellen.

   

   Als je kostprijs is veranderd ten opzichte van de standaardwaarde van je product, is het belangrijk om de nieuwe waarde hier in te voeren om je gemiddelde kosten en de kosten van verkochte goederen correct te berekenen.

8. Zodra de hoeveelheid en kostprijs zijn ingevoerd, klik je op Producten aan bestelling toevoegen om het aanmaken van de bestelling te voltooien. Je hebt toegang tot deze bestelling door te navigeren naar Voorraad > Voorraadbeheer.

De producttabel gebruiken

Nadat je producten hebt toegevoegd en de inkooporder hebt opgeslagen, is op de pagina van de bestelling een producttabel te zien met een overzicht van de producten in de bestelling, uitgesplitst naar locatie, en informatie over de totale hoeveelheden, kosten en prijzen.

Je kunt de tabelopties gebruiken om de inkooporder te controleren en aan te passen.

• Prijzen bewerken brengt je naar een venster waarin je prijsberekeningen kunt in- en uitschakelen en de leveranciersprijs, markup, marge en verkoopprijs kunt aanpassen.

  

• Met CSV exporteren wordt iteminformatie als een CSV-bestand op je apparaat gedownload.

• Met Kolommen tonen/verbergen kun je kiezen welke kolommen worden weergegeven en welke worden opgenomen wanneer de bestelling wordt geprint.

  

Voor samengestelde producten worden de afzonderlijke items weergegeven, maar alleen het samengestelde product zelf wordt gebruikt voor het berekenen van bestelhoeveelheden en van de totale prijs en de kosten van de bestelling.

Aan bestellingen gerelateerde kosten en kortingen registreren

Je kunt kosten- en prijsschommelingen waarmee je te maken krijgt wanneer je inkooporders verzendt en ontvangt, zoals kortingen, vrachtkosten en heffingen, registreren. Je kunt rekening houden met deze bedragen wanneer je een inkooporder aanmaakt en ze zo nodig bijwerken wanneer je voorraad ontvangt. Ze worden niet vermeld op de inkooporder die je naar je verkoper verstuurt, maar wel opgeslagen in je Retail POS-gegevens als onderdeel van de totale kosten.

Deze kosten en kortingen registreren:

1. Voeg producten aan je inkooporder toe via de methode van je voorkeur.

2. Gebruik de velden Korting, Totale verzendkosten en/of Totale invoerrechten om deze wijzigingen door te voeren. Het totaal van de bestelling wordt op basis hiervan bijgewerkt.

   

3. Klik op Opslaan.

Inkooporders die zijn aangemaakt en opgeslagen, maar nog niet naar de leverancier zijn verzonden, kunnen nog worden bewerkt.

Een inkooporder naar een leverancier verzenden

Een openstaande inkooporder naar een leverancier verzenden:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer.

2. Klik op Bewerken (potloodpictogram) naast de openstaande bestelling.

   

3. Klik op Opslaan en verzenden.

   

4. Voer in het pop-upvenster Bestelling verzenden je e-mailadres in. Je kunt eventueel een bericht over de bestelling toevoegen of extra ontvangers in cc of bcc zetten.

   

5. Klik op Bestelling e-mailen.

De bestelstatus op de pagina Voorraadbeheer is nu Verzonden.

Een inkooporder printen

Je kunt een bestelling als dat nodig is printen vanaf de pagina van de bestelling.

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer en klik op de ID van de bestelling.
2. Klik op Acties >Bestelling printen.

De afdruk bevat dezelfde kolommen als de pagina van de bestelling, inclusief maximaal zes Besteld voor-locaties. Zo pas je de kolommen aan die in de afdruk worden opgenomen:

1. Klik op de pagina van de bestelling op Kolommen tonen/verbergen .
2. Vink de kolommen aan die je in de afdruk wilt opnemen.
3. Klik op Bijwerken.

Een bestelling markeren als Onderweg

Zodra de leverancier de bestelling bevestigt en verzendt, kun je de bestelling markeren als Onderweg:

1. Klik op de bestelling.

2. Klik op Markeren als > Onderweg.

   

3. Kies of je weet wanneer de bestelling wordt geleverd (Ik weet wanneer.) en selecteer in dat geval de leveringsdatum, of geef aan dat je de leveringsdatum niet weet (Ik weet niet wanneer.).

   

4. Klik op Volgende.

5. Klik op Status wijzigen naar onderweg.

   

De status van de bestelling (zichtbaar op de pagina Voorraadbeheer) is nu Onderweg. Zodra de inkooporder is geleverd, kun je de bestelling ontvangen.

Wat nu?

Attachments

• stock_order_return_transfer_template.csv56 bytes