Je kunt in Retail POS de aanwezigheid en werktijden nauwkeurig bijhouden met de tijdklokfunctie. Met deze functie kun je de loonverwerking stroomlijnen, de aanwezigheid van werknemers controleren en zorgen dat alle gewerkte uren nauwkeurig worden uitbetaald. Je kunt met de in- en uitklokgegevens ook urenoverzichten aanmaken, waardoor je de salarisadministratie verder stroomlijnt.

De tijdklokfunctie gebruiken

Wanneer een gebruiker is uitgeklokt, is inklokken de enige optie. Zo is uitklokken ook de enige beschikbare optie wanneer de gebruiker is ingeklokt.

Nadat een gebruiker inlogt bij Retail POS, kan deze inklokken om de gewerkte uren te registreren. Om in te klokken, klik je op de naam van de gebruiker > Inklokken.

Zolang de gebruiker is ingeklokt, wordt in het gebruikerspaneel weergegeven hoelang de gebruiker is ingeklokt. Om uit te klokken klik je op de naam van de gebruiker > Uitklokken.

In- en uitklokgegevens van werknemers bekijken

Je kun de werktijd en aanwezigheid van werknemers bekijken en volgen op de pagina Gebruikers. Alleen managers en beheerders zijn gemachtigd om de gebruikersactiviteit te bekijken. Kassamedewerkers hebben alleen toegang tot hun eigen accountinformatie op de pagina Gebruikers. Ga voor meer informatie over gebruikersmachtigingen naar ons artikel Gebruikersfuncties en -machtigingen instellen

Je kunt de in- en uitklokgegevens als volgt bekijken:

1. Navigeer naar Configuratie > Gebruikers.
2. Klik op het tabblad Activiteit. Hier kun je alle activiteiten van alle gebruikers bekijken. Ga voor meer informatie over het volgen van inlogactiviteiten van gebruikers naar het artikel Inloggegevens van gebruikers bijhouden in Retail POS.
3. Om in- en uitklokgegevens te bekijken, selecteer je In- en uitgeklokt in het vervolgkeuzemenu. Je kunt je zoekopdracht specifieker maken met het datumbereik en de gebruikersfilters.
4. Klik op Zoeken.

   

Een urenoverzicht aanmaken van een .csv-export met Google Sheets

Je kunt een urenoverzicht aanmaken voor een van of al je werknemers met hun in- en uitklokgegevens. Door een urenoverzicht te maken wordt de salarisadministratie efficiënter en nauwkeuriger.

Een urenoverzicht van een .csv-export met Google Sheets maak je aan als volgt:

1. Navigeer naar Configuratie > Gebruikers.
2. Klik op het tabblad Activiteit.
3. Selecteer de volgende filters:
   • Acties: in- en uitgeklokt.
   • Datumbereik: de salarisperiode.
   • Gebruikers: de werknemer waarvoor je het urenoverzicht wilt aanmaken of alle gebruikers.
4. Klik op Zoeken.
5. Klik op Lijst exporteren.

   

6. Ga in Google Sheets naar Bestand > Importeren. Upload je bestand.

   Als een veld Inklokken of Uitklokken leeg is, dan komt dat omdat de werknemer vergeten is om in of uit te klokken voor die dag.

7. Selecteer de kolom Tijd en klik op Gegevens > Tekst opsplitsen in kolommen. Hierdoor zal de kolom Tijd worden opgesplitst in aparte kolommen voor tijd en datum.

   

8. Hernoem de kolommen zodat de Datum overeenkomt met de kalenderdatum en Tijd overeenkomt met de uren.

   

   Als er meer dan één inklok- en uitkloktijd is voor een bepaalde datum, levert dat een foutmelding op. Om dit te voorkomen moet je de tijden handmatig combineren zodat er maar één in- en uitkloktijd per datum is.

9. Selecteer de hele tabel en klik op Invoegen > Draaitabel.
10. Klik op Aanmaken.
11. Configureer de draaitabel in de draaitabel-editor door de volgende opties te selecteren voor elke waarde:
    • Rijen: Selecteer Schermnaam. Klik vervolgens op Toevoegen en selecteer Datum.
    • Kolommen: Selecteer Actie.
    • Waarden: Selecteer Tijd.

      

12. Selecteer de kolom Eindtotaal. Klik met de rechtermuisknop en kies Kolom verbergen.

    

13. Selecteer de rijen Totaal van gebruiker en Eindtotaal. Klik op de rechtermuisknop en selecteer Rijen verbergen.

    

14. Typ Totaal in cel G2 en Totaal van gebruiker onder de draaitabel in kolom A.

    

15. Typ in cel G5 =minus(E5,D5).

    

16. Klik op het vinkje in het pop-upvenster met suggesties voor automatisch aanvullen.

    

17. Selecteer kolom G. Ga naar Opmaak > Getal > Duur.

    

18. Typ in de cel waarin 0:00:00 staat =sum( en selecteer alle totale tijden hierboven voordat je ) typt om de formule af te sluiten.

    

Je hebt nu een draaitabel met het totale aantal uren dat elke dag is gewerkt en het totale aantal gewerkte uren voor de volledige duur van de geselecteerde inputs.

Een urenoverzicht aanmaken van een .csv-export met Excel

Je kunt een urenoverzicht aanmaken voor een van of al je werknemers met hun in- en uitklokgegevens. Door een urenoverzicht te maken wordt de salarisadministratie efficiënter en nauwkeuriger.

Een urenoverzicht van een .csv-export met Excel maak je aan als volgt:

1. Navigeer naar Configuratie > Gebruikers.
2. Klik op het tabblad Activiteit.
3. Selecteer de volgende filters:
   • Acties: in- en uitgeklokt.
   • Datumbereik: de salarisperiode.
   • Gebruikers: de werknemer waarvoor je het urenoverzicht wilt aanmaken of alle gebruikers.
4. Klik op Zoeken.
5. Klik op Lijst exporteren.

   

6. Open het exportbestand in Excel.
7. Maak een lege kolom aan rechts van de kolom "Tijd".
8. Selecteer de kolom "Tijd".
9. Klik op Gegevens >Tekst naar kolommen.

   

10. Selecteer Vaste breedte en klik op Volgende.
11. Zorg ervoor dat er een lijn is die de tijd- en datumkolommen in het voorbeeld scheidt en klik op Volgende.

    

12. Selecteer Datum (JMD) voor de eerste kolom en Algemeen voor de tweede kolom.

    

13. Klik op Voltooien.
14. Hernoem de kolommen zodat de Datum overeenkomt met de kalenderdatum en Tijd overeenkomt met de uren.
15. Selecteer de datumkolom, klik met de rechtermuisknop en selecteer Celeigenschappen.
16. Wijzig de celopmaak naar Datum > OK.
17. Selecteer de hele tabel en klik op Invoegen > Draaitabel.
18. Selecteer Nieuw blad en klik op OK.

    

19. Configureer de draaitabel:
    • Rijen: weergavenaam en datum.
    • Kolommen: actie.
    • Waarden: tijd.
20. Klik op de waarde Tijd en selecteer Waardeveldinstellingen.
21. Wijzig de waarde in Som en klik op OK.

    

22. Selecteer de in- en uitkloktijden in de tabel.
23. Klik met de rechtermuisknop en selecteer Celeigenschappen.
24. Selecteer Tijd en wijzig het naar 24-uurs klokindeling.

    

25. Klik op OK.

Zo wordt er een tabel aangemaakt met de berekeningen van de dagen en uren die iedere gebruiker heeft gewerkt.

Als een veld Inklokken of Uitklokken leeg is, dan komt dat omdat de werknemer vergeten is om in of uit te klokken voor die dag.

Om voor elke werknemer een kolom aan te maken met het totaal aantal uren gewerkt per dag, trek je de kolom Inklokken af van de kolom Uitklokken. Tel het totaal aantal gewerkte uren voor elke dag bij elkaar op om het urentotaal voor elke werknemer voor de loonperiode te berekenen.

De in- en uitklokacties zijn ook beschikbaar via de Lightspeed API. Ga voor meer informatie naar de documentatiehub voor Lightspeed API.

Wat nu?