De producten die je klanten willen aankopen zijn niet altijd op voorraad, maar je wilt toch in staat zijn om de verkoop te verwerken en de voorraad te bestellen om deze af te handelen.

In plaats van de klant af te wijzen, kun je een speciale bestelling aanbieden, wat in Retail POS een openstaande verkoop wordt genoemd.

Zo kan de verkoop worden verwerkt en gemarkeerd als een openstaande verkoop terwijl je bij je leverancier(s) producten inkoopt om de bestelling van de klant af te handelen.

De klant kan er ook voor kiezen om de aankoop direct te laten bezorgen of om de aankoop op een later datum in de winkel af te halen.

Een openstaande verkoop gebruiken voor een speciale bestelling

Product(en) niet op voorraad

Als een product niet op voorraad is en je het product niet kunt verstrekken op het moment van de verkoop, dan kun je de verkoop alsnog verwerken.

De verkoop wordt verwerkt als een openstaande verkoop en je kunt de voorraad vervolgens bestellen bij je leverancier(s).

Zodra de voorraad in de winkel arriveert, kan deze worden toegewezen aan de bestelling en worden afgehandeld via de door de klant gewenste methode (levering of afhalen).

Als je het product toevoegt aan het verkoopscherm en het voorraadniveau staat op 0 of lager, kun je niet op de Betaalknop klikken en wordt er een prompt weergegeven waar de kassamedewerker wordt gevraagd: "Je hebt niet genoeg voorraad beschikbaar. Verkoop markeren als openstaand?".

Hiervoor moet voor je vestiging de instelling Waarschuwing negatieve voorraad zijn ingeschakeld. Als je de functionaliteit voor waarschuwingen bij een negatieve voorraad niet wilt inschakelen, raadpleeg dan het gedeelte Een openstaande verkoop aanmaken voor een speciale bestelling hieronder voor meer informatie over het aanmaken van een speciale bestelling.

Een openstaande verkoop aanmaken voor een speciale bestelling

1. Voeg de producten die de klant wil aankopen toe aan het Verkoopscherm. Als het product of de producten niet op voorraad zijn, zijn er twee manieren om een verkoop als openstaand te markeren:
   • Als je waarschuwingen bij een negatieve voorraad hebt ingeschakeld, wordt een melding weergegeven waarin je wordt gevraagd de verkoop te markeren als openstaand. Klik op Mark sale as unfulfilled (Verkoop markeren als openstaand).

     

   • Als deze instelling niet is ingeschakeld, klik je op More actions (Meer acties) en selecteer je Mark as unfulfilled (Markeren als openstaand).

     

2. Selecteer afhankelijk van de behoeften van de klant Delivery (Levering) ofPickup (Afhalen) in het pop-upvenster dat verschijnt.

   

3. Selecteer een bestaande klant of voeg een nieuwe klant toe aan de verkoop. Contactgegevens van een bestaande klant worden vooraf ingevuld en kunnen worden aangepast aan de bestelling. Voor nieuwe klanten is een naam, e-mail en telefoonnummer vereist.

   

   Als een klant al was toegevoegd aan de verkoop voordat de optie Mark as unfulfilled (Markeren als openstaand) werd geselecteerd, dan worden deze gegevens vooraf ingevuld.
   

4. Vul in Sales note (Opmerking verkoop) het leveringsadres van de klant in of de gewenste datum en tijd voor afhalen. Deze details worden geregistreerd in je verkoopgeschiedenis en op de kassabon van de klant.

   

5. Klik op Markeren als openstaand.
6. Zodra de verkoop is gemarkeerd als openstaand, kun je kiezen voor volledige betaling, gedeeltelijke betaling of geen betaling, afhankelijk van je beleid in de winkel.

   Stortingen

   Als je een storting wilt doen voor de verkoop, voer je de waarde van de storting in het veld Te betalen bedrag in en selecteer je de betaalmethode. Zodra de betaling is verwerkt, klik je op Verkoop opslaan.

   Deze storting wordt nu geregistreerd als vooraf ontvangen omzet. Zodra de bestelling volledig is betaald, of dit nu op het moment van bestellen is of op een later tijdstip, zal de vooraf ontvangen omzet worden veranderd naar omzet in je boekhouding en sluitingsrapporten.

   

7. Als de volledige betaling is ontvangen, klik je op Complete sale (Verkoop voltooien) om te voltooien. Bij een gedeeltelijke betaling of geen betaling klik je op Save sale (Verkoop opslaan).

De bestelling staat nu geregistreerd in Verkoopgeschiedenis (Verkopen > Verkoopgeschiedenis) als Levering niet voltooid of Afhalen niet voltooid.

Een product aan je catalogus toevoegen als onderdeel van een speciale bestelling

Het kan voorkomen dat klanten producten willen kopen die momenteel niet beschikbaar zijn in je winkel en nog niet zijn aangemaakt in je catalogus. In plaats van het handmatig toevoegen van deze producten aan je catalogus kun je het product snel toevoegen via het pop-upvenster Snel een product toevoegen.

1. Navigeer naar Verkopen > Verkopen.
2. Voer in het veld Zoeken naar producten de naam in van het product dat je wilt toevoegen aan je catalogus en klik op Voeg "X" als nieuw product toe.

   

3. Voer de vereiste productinformatie in.

   

   Raadpleeg onze handleiding Pop-upvenster "Snel een product toevoegen" gebruiken voor meer informatie over het pop-upvenster Snel een product toevoegen.

4. Klik op Product toevoegen.

Het nieuwe product wordt aan je catalogus toegevoegd met de informatie die is ingevoerd en wordt aan de verkoop van de speciale bestelling toegevoegd die via de normale workflow kan worden voltooid.

Voorraad bestellen voor een speciale bestelling

Met Retail POS kun je snel identificeren voor welke producten het vereist is om de voorraad te bestellen om openstaande verkopen af te handelen en om deze snel toe te voegen aan een inkooporder.

1. 1. Navigeer naar Voorraad > Voorraadbeheer en klik op Voorraad bestellen. Voer de vereiste informatie van de inkooporder in.

   

2. Om producten toe te voegen die niet op voorraad zijn en die zijn verkocht als onderdeel van een bestelling in de winkel (openstaande verkoop), klik je op Producten toevoegen vanuit aanbevelingen.

   

3. Kies de vestiging waar je aan wilt leveren in de vervolgkeuzelijst en klik op Volgende.

   

4. Kies het type aanbevolen producten dat je wilt bestellen en klik op Filter toepassen.

   

5. Het pop-upvenster geeft nu alle producten weer die voor openstaande verkopen moeten worden aangekocht. Gebruik de selectievakjes om te selecteren welke producten je wilt bestellen en voer de gewenste hoeveelheid in in het veld Hoeveelheid.

   

6. Wanneer alle producten zijn geselecteerd en de hoeveelheden zijn ingevoerd, klik je op Producten aan bestelling toevoegen. Daarna kun je je inkooporder voltooien volgens je normale workflow.

Gebruik het veld Opmerking in de inkooporder om aan te geven dat de bestelling voorraad bevat die bedoeld is voor een openstaande verkoop.

De pagina Afhandelingen gebruiken

Je kunt alle openstaande bestellingen bekijken door naar Voorraad > Afhandelingen te gaan.

Als je op de pagina Afhandelingen op een bestelling klikt, kun je de bestelling markeren als verpakt, de verkoop bekijken of de bestelling markeren als afgehaald.

Een bestelling verpakken

Je niet-verpakte bestellingen worden vermeld op het tabblad Verpakken met als status Nieuw.

Een bestelling markeren als verpakt:

1. Klik op de bestelling om de details uit te vouwen.

   

2. Klik op Als verpakt markeren.
3. Klik in het pop-upvenster op Als 'verpakt' markeren.

   

De bestelling krijgt nu de status Verpakt en wordt gemarkeerd als verpakt.

De status wijzigen voor bestellingen die zijn afgehaald door klanten

Je bestellingen voor afhalen worden vermeld op het tabblad Afhalen.

Een bestelling markeren als afgehaald:

1. Klik op de bestelling om de details uit te vouwen.

   

2. Klik op Markeren als 'Afgehaald'.
3. Klik in het pop-upvenster op Markeren als 'Afgehaald'.

   

De status van de bestelling verandert nu in Afhalen voltooid.

De status van bestellingen voor levering wijzigen

Je bestellingen voor levering worden vermeld op het tabblad Leveren.

Een bestelling markeren als geleverd:

1. Klik op de bestelling om de details uit te vouwen.
2. Klik op Als 'verzonden' markeren.
3. Klik in het pop-upvenster op Als 'verzonden' markeren.

   

De status van de bestelling verandert nu in Levering voltooid.

Een openstaande verkoop afhandelen voor een speciale bestelling

Zodra je de vereiste producten hebt ontvangen, kun je de bestelling voltooien via de Verkoopgeschiedenis (Verkopen > Verkoopgeschiedenis).

Een openstaande verkoop moet volledig betaald zijn voordat deze kan worden voltooid.

Volg de onderstaande stappen om een bestelling af te handelen via de verkoopgeschiedenis:

1. Navigeer naar Verkopen > Verkoopgeschiedenis
2. Zoek de verkoop op en klik erop om de informatie uit te vouwen.
3. Selecteer Als voltooid markeren om de status te wijzigen in Levering, afgehandeld of Afhalen, afgehandeld en voltooi de bestelling.
4. Je kunt de verkoop nu verzenden voor levering volgens je normale workflow voor leveringen of contact opnemen met de klant via de verstrekte gegevens om te adviseren dat de verkoop gereed is voor afhalen.
   • Voor verkopen met afhalen raden we aan om een kopie van de kassabon te printen en deze aan de items te bevestigen, zodat de bestelling snel kan worden geïdentificeerd zodra de klant het product ophaalt.

Het verwerken van een openstaande verkoop activeert niet automatisch een voorraadbestelling en dit moet na het verwerken van de verkoop handmatig worden gedaan.

Voor meer informatie over het bestellen van voorraad die nodig is voor openstaande verkopen, zie het gedeelte Voorraad bestellen voor een speciale bestelling hierboven.