Inzicht in gebruikers en gebruikersrollen

Gebruikers in Retail POS zijn de individuele accounts die zijn gekoppeld aan je medewerkers. Alle gebruikers hebben een toegewezen gebruikersrol die machtigingen biedt voor taken die specifiek zijn voor hun gebruikersrol.

Er kunnen drie gebruikersrollen aan een gebruiker worden toegewezen in Retail POS:

• Kassamedewerker is de ideale gebruikersrol om toe te wijzen aan je niet-managementpersoneel.
  • Kan verkopen verwerken, voorraad overdragen en de kassa sluiten
  • Uitgesloten van managementfuncties zoals het toevoegen en bewerken van producten of het openen van rapportage
• Manager vertegenwoordigt het managementpersoneel.
  • Kan alles wat een kassamedewerker ook kan
  • Heeft toegang tot de rapportage van de winkel die aan de manager is toegewezen
  • Kan indien vereist producten toevoegen/bewerken
• Beheerder is bedoeld voor de winkeleigenaar of het hoofdkantooraccount.
  • Volledige toegang om alle winkels binnen het Retail POS-account te bekijken en te wijzigen
  • Er kunnen meerdere beheerders worden aangemaakt

Elk Retail POS-account heeft een Accounteigenaar, die toegankelijk is via de inloggegevens die zijn gebruikt bij het aanmelden bij Retail POS. Accounteigenaren hebben het hoogste toegangsniveau, nog boven beheerders. Hiermee kunnen ze factuurgegevens bijwerken, betaalgegevens of abonnementen wijzigen, het account annuleren, kritieke gegevens exporteren, of de rol van Accounteigenaar bewerken of overdragen naar een andere gebruiker. De Accounteigenaar heeft de bevoegdheid om beperkte beheerdersrechten te verlenen aan andere gebruikers van het Retail POS-account, inclusief gebruikers op beheerdersniveau, en om Lightspeed instructies te geven met betrekking tot het Retail POS-account.

Standaard hebben accounts met Lite- en Pro-abonnementen en Basis-, Standaard en Geavanceerd-abonnementen alleen toegang tot de gebruikersrollen kassamedewerker, manager en beheerder. Accounts met een Enterprise-abonnement kunnen aanvullend aangepaste gebruikersrollen aanmaken.

Een gebruiker (medewerker) aanmaken

1. Navigeer naar Configuratie > Gebruikers en klik op Gebruiker toevoegen.
2. Voer de gebruikersgegevens in:
   1. Gebruikersnaam: de naam waarmee je als gebruiker inlogt op Retail POS.
   2. Schermnaam: de naam die wordt weergegeven op kassabonnen, rapporten en elders in Retail POS.
   3. E-mailadres: het e-mailadres van de gebruiker dat wordt gebruikt voor verificatie.
   4. Profielfoto: de afbeelding die wordt weergegeven op inlogpagina's en gebruikersprofielen.
   5. Vestigingen: Selecteer de vestiging waartoe je de gebruiker toegang wilt geven. Als je wilt dat de gebruiker toegang heeft tot alle vestigingen, klik je op Alle vestigingen selecteren.
   6. Rol: Dit bepaalt welke rechten de gebruiker krijgt.
   7. Beveiliging en ID: Voer een wachtwoord in voor de gebruiker. Deze zal dit wachtwoord invoeren om in te loggen in je Retail POS-winkel. De gebruiker kan het wachtwoord later zelf wijzigen door na het inloggen naar Configuratie > Gebruikers te navigeren.

   Voeg een extra beveiligingslaag toe aan beheerders door na het aanmaken tweefactorauthenticatie in te schakelen. Het is verplicht voor alle Retail POS-accounts in Australië die zijn geïntegreerd met Xero om tweefactorauthenticatie te gebruiken voor beheerders, inclusief de accounteigenaar, om te voldoen aan de wereldwijde beveiligingsnormen van Xero. Aan nieuwe beheerders wordt gevraagd om tweefactorauthenticatie in te stellen bij het inloggen. Ze krijgen pas toegang tot de Retail POS-winkel nadat dit is voltooid.

3. Klik op Opslaan.

Gebruikersmachtigingen aanpassen

Gebruikersmachtigingen kunnen worden bewerkt voor de kassamedewerker- en managerrollen om bepaalde mogelijkheden in Retail POS in of uit te schakelen. De machtigingen van de beheerdersrol staan vast en kunnen niet worden bewerkt.

1. Navigeer naar Configuratie > Gebruikers en klik op het tabblad Rollen bovenaan de gebruikerspagina.
2. Je ziet de drie beschikbare gebruikersrollen. Klik op Kassamedewerker of Manager om de ingeschakelde en uitgeschakelde machtigingen voor die gebruikersrol te bekijken. Op de rollenpagina kun je de volgende machtigingen aanpassen:

   Productkosten

   Sta kassamedewerkers of managers toe om productkosten en -opslagen te bekijken en berekenen op het verkoopscherm, in de productcatalogus, in rapportages en in voorraadbeheer. Dit staat standaard aan voor managers en standaard uit voor kassamedewerkers.

   Labels

   Standaard is het kassamedewerkers en managers toegestaan om productlabels te printen. Je kunt deze optie uitvinken als je wilt voorkomen dat je kassamedewerkers of managers labels printen.

   Kortingen

   Geef machtigingen om kortingen op regelitems of de volledige verkoop toe te passen. Je kunt ook een kortingslimiet instellen om te bepalen hoeveel korting verschillende rollen kunnen geven. Standaard zijn kortingen ingeschakeld en staan de maximale kortingen voor managers en kassamedewerkers op 100%. Beheerders kunnen deze machtigingen wijzigen.

   Verkopen

   Pas de machtigingen aan voor verkoopgerelateerde activiteiten, zoals het uitvoeren van op verkopen rekening en reserveringen, het verwerken van retouren en omruilingen, het handmatig uitgeven van winkeltegoed, of het bewerken en annuleren van verkopen. Standaard zijn al deze opties ingeschakeld voor managers. Het handmatig uitgeven van winkeltegoed staat standaard uit voor kassamedewerkers.

   Een vinkje (✔) of kruisje (X) naast een machtiging betekent dat deze niet aanpasbaar is. Dit is een snelle manier om te zien welke machtiging wel of niet beschikbaar is per rol.

   Klanten

   Standaard zijn kassamedewerkers alleen gemachtigd om nieuwe klanten toe te voegen in Retail POS. Ze mogen geen klant verwijderen of toevoegen aan een klantengroep. Managers zijn volledig gemachtigd om klanten te wijzigen, bewerken en verwijderen.

   In deze sectie kun je ook aanpassen of kassamedewerkers en managers de mogelijkheid hebben om klantenlijsten te exporteren als een CSV en klantlimieten voor verkopen op rekening toe te staan en te bewerken.

   

   Producten

   Pas aan of kassamedewerkers en managers producten kunnen aanmaken, bewerken en verwijderen, en of ze prijslijsten kunnen aanmaken en voorraadtellingen, voorraadbestellingen en retouren kunnen uitvoeren. Standaard zijn voor managers alle machtigingen met betrekking tot producten ingeschakeld. Voor kassamedewerkers zijn voorraadtellingen, voorraadbestellingen en voorraadretouren ingeschakeld.

   Rapportages

   Specificeer tot welke rapporten je gebruikers toegang hebben. Selecteer of deselecteer om gebruikers toe te staan rapporten te bekijken over de verkopen die ze hebben gedaan of alle verkopen die zijn gedaan bij toegewezen vestigingen, evenals kassasluitingrapporten of voorraadrapporten.
   • Als je Lightspeed Payments-rapporten weergeven uitschakelt, heeft de gebruiker geen toegang tot de LS Payments-rapporten.
     • Managers kunnen de rapporten van de vestigingen die aan hen zijn toegewezen alleen zien als ze daarvoor zijn gemachtigd.
     • Kassamedewerkers hebben geen toegang, ongeacht hun machtigingen.
   • Door Verkooprapporten bekijken te deselecteren, zal je gebruiker het verkooprapport niet meer zien in de sectie Rapporten. Het verkoopdoel en de verkopen zullen niet langer beschikbaar zijn op het Home-dashboard.
   • Door Voorraadrapporten bekijken te deselecteren, verwijder je de toegang tot het voorraadrapport. Je gebruiker heeft wel toegang tot andere rapporten.
   • Door Kassasluitingen bekijken te deselecteren, sta je de gebruiker toe om diens kassa te openen en te sluiten en het overzicht van die specifieke opening of sluiting te zien. De gebruiker zal de overzichten van kassaopeningen of -sluitingen van eerdere dagen niet zien. Zo heb je meer controle over de gegevens die met je verkopers worden gedeeld.
   
   

   Configuratie

   Alle configuratieopties zijn vergrendeld voor kassamedewerkers en kunnen niet worden gewijzigd. Managers hebben ook geen toegang tot de meeste configuratiefuncties, maar ze kunnen wel andere kassamedewerkers en managers toevoegen en bewerken en sneltoetsen beheren.