Met voorraadoverdrachten kun je voorraad intern verplaatsen tussen vestigingen en je voorraadniveaus nauwkeurig houden wanneer je producten fysiek naar andere locaties overbrengt, bijvoorbeeld van een centraal magazijn naar een vestiging of van de ene naar de andere vestiging.

In dit artikel vind je stappen voor het overdragen van voorraad op je computer met Retail POS. Voor informatie over het overdragen van voorraad met de Lightspeed Scanner-app, ga je naar ons artikel Voorraad overdragen met Lightspeed Scanner (X-Series).

Voorraadoverdrachten aanmaken

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Overdrachten.

2. Klik op Voorraad overdragen.

   

3. Gebruik de vervolgkeuzelijst Oorspronkelijke vestiging om de vestiging te selecteren waar de voorraad wordt weggehaald.

   

4. Gebruik de vervolgkeuzelijst Doelvestiging om de vestiging te selecteren waar de voorraad heen wordt gestuurd.

   

5. (Optioneel) Het veld Referentie wordt automatisch ingevuld, maar je kunt als je dat wilt ook een aangepaste referentie invullen. Bovendien kun je een datum selecteren voor de overdracht.

6. Typ de productnaam in het venster Zoek of scan om een product toe te voegen in het gedeelte Producten, scan de barcode van het product of klik op Voeg producten toe vanuit bestelpunten om het product aan de overdracht toe te voegen.

   Als het product nog niet is aangemaakt, typ dan de naam van het product in en klik op Voeg "X" als nieuw product toe. Het venster Een nieuw product toevoegen wordt geopend en je wordt gevraagd de minimale informatie in te voeren die vereist is om een product toe te voegen aan je catalogus.

   

7. (Optioneel) Als je de optie Voeg producten toe vanuit bestelpunten:
   1. Gebruik het filter Producten tonen uit om een categorie te selecteren, zoals Mode/kleding. Om de selectie te wissen, klik je op het prullenbakpictogram (Verwijderen) in het filter Producten tonen uit.

   2. Klik op Filter toepassen om de lijst met producten in de geselecteerde categorie weer te geven waarvan het voorraadniveau onder het bestelpunt ligt.

      

   3. Wil je producten selecteren om aan de overdracht toe te voegen, zet dan een vinkje in het selectievakje voor Product boven de lijst om alle items te selecteren. Je kunt ook afzonderlijke productnamen aanvinken om een specifieke selectie te maken. Het aantal items dat wordt overgedragen kan worden aangepast in het veld Aantal. Het totale aantal geselecteerde producten wordt linksonder in het pop-upvenster weergegeven.
   4. Klik op Producten aan overdracht toevoegen. Het pop-upvenster wordt gesloten en de producten in de overdracht worden weergegeven.

8. Voer in het veld Aantal het aantal items in dat moet worden overgedragen.

   

   Als je een product met varianten toevoegt, moet je de specifieke varianten selecteren die aan de overdracht moeten worden toegevoegd. Vervolgens klik je op Voeg varianten aan overdracht toe.

   

9. Herhaal dit proces totdat de overdracht volledig is en klik vervolgens bovenaan de pagina op Overdracht opslaan.

Producten aan overdachten toevoegen met behulp van een CSV- bestand

Je kunt producten (inclusief kostprijs en aantal) vanuit een CSV-bestand in een nieuwe overdracht importeren. Dit is ideaal voor grote overdrachten, bijvoorbeeld een gegevensbestand dat is aangemaakt door een voorraadscanner.

Gebruik het CSV-sjabloon of maak zelf een CSV-bestand met 4 kolomkoppen:

• Sleutel : de productsleutel (moet overeenkomen met een bestaand product in Retail POS).
• SKU : De SKU van het product moet overeenkomen met een bestaand product in Retail POS
• Kostprijs : de kostprijs per item.
• Aantal: hoeveel er van elk item besteld moet worden.

Wanneer het CSV-importbestand klaar is, selecteer je Importeren via CSV > CSV importeren en selecteer je het CSV-bestand dat moet worden geüpload.

Voorraadoverdrachten aanvragen

Je kunt een overdracht van voorraad uit een andere vestiging aanvragen. Nadat het voorraadverzoek is goedgekeurd door de controlerende vestiging, wordt in Retail POS automatisch een openstaande overdracht aangemaakt. Standaard kunnen beheerders en managers voorraadoverdrachten aanvragen, maar je kunt zo nodig de gebruikersmachtigingen aanpassen.

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Verzoeken.

2. Klik op Om voorraad verzoeken.

   

3. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Verzoekende vestiging de vestiging die de voorraad zal ontvangen.
4. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Controlerende vestiging de vestiging die het verzoek zal beoordelen en de voorraad zal verzenden.
5. Het veld Referentie wordt automatisch ingevuld, maar je kunt ook een aangepaste referentiecode invoeren.
6. Selecteer de datum waarop je de voorraad nodig hebt en voeg eventueel een e-mailadres voor contact of opmerkingen toe.
7. Typ in het gedeelte Aangevraagde producten de productnaam in het vak Zoeken, scan om een productvak toe te voegen of scan de barcode van het product.

8. Voer in het veld Aangevraagde hoeveelheid het aantal van elk product in. Voeg de producten en hoeveelheden toe die je nodig hebt.

   

9. Klik na het invullen van het overdrachtsverzoek op Opslaan en verzenden. Als je het verzoek later nog wilt bewerken voordat je het opslaat, klik je op Concept opslaan.

   

   Nadat je het verzoek hebt verzonden, kun je het niet meer bewerken.

10. Klik op Verzoek verzenden.

Verzoeken tot voorraadoverdracht beoordelen

Nadat een vestiging een verzoek tot voorraadoverdracht heeft verzonden, kan de controlerende vestiging het verzoek controleren en het goedkeuren of weigeren. Overdrachtsverzoeken worden beheerd op het tabblad Verzoeken.

De controlerende vestiging ontvangt ook een melding (belpictogram) dat er een verzoek is ontvangen.

Verzoeken tot voorraadoverdracht accepteren

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Verzoeken.
2. Klik op de pijl naast het verzoek om de details uit te vouwen.

3. Klik op Verzoek controleren.

   

4. Controleer de details van het verzoek.
5. Voer in het veld Over te dragen aantal de hoeveelheden in die de controlerende vestiging kan verzenden.

6. Klik op Verzoek accepteren.

   

7. Voer zo nodig een opmerking in.
8. Als alle aangevraagde artikelen worden verzonden, klik je op Aanvraag accepteren. Als slechts een deel van de artikelen wordt verzonden, klik je op Aanvraag gedeeltelijk accepteren.

9. Er wordt een openstaande voorraadoverdracht aangemaakt en de verzoekende vestiging ontvangt een melding dat het verzoek is geaccepteerd. De controlerende vestiging moet vervolgens de voorraadoverdracht verzenden en de verzoekende vestiging moet de voorraadoverdracht ontvangen.

   De producten worden pas uit de voorraad bij de controlerende vestiging verwijderd als de overdracht als verzonden is gemarkeerd.

Verzoeken tot voorraadoverdracht weigeren

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Verzoeken.
2. Klik op de pijl naast het verzoek om de details uit te vouwen.

3. Klik op Verzoek controleren.

   

   Je kunt verzoeken ook weigeren zonder de details te controleren door te klikken op Verzoek weigeren.

4. Controleer de details van het verzoek.

5. Klik op Verzoek weigeren.

   

6. (Optioneel) Voer zo nodig een opmerking in.
7. Klik op Verzoek weigeren. De verzoekende vestiging ontvangt een melding dat het verzoek is geweigerd. Er wordt geen overdracht aangemaakt en er wordt geen voorraad verwijderd.

Overdrachten verzenden

Zo verzend je een overdracht naar een doelvestiging en haal je de voorraad weg bij de oorspronkelijke vestiging:

1. Navigeer naar Voorraad > Voorraadbeheer > Overdrachten en zoek de overdracht.
2. Klik op de referentie van de overdracht om naar de pagina voor de overdracht te gaan.

3. (Optioneel) Klik op Bestelling e-mailen, voer de e-mailgegevens in en klik op Verzenden om een e-mailmelding over de overdracht naar de doelvestiging te sturen.

   

4. Klik op Markeren als verzonden.

   

Zodra de overdracht is gemarkeerd als verzonden, kan deze worden ontvangen bij de bestemmingsvestiging.

Bezig met ontvangen van overdracht

Zodra de producten fysiek zijn aangekomen bij de bestemmingsvestiging, moet de voorraad worden toegevoegd aan de bestemmingsvestiging in Retail POS door de overdracht te ontvangen.

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Overdrachten.
2. Zoek de overdracht en klik erop om de gegevens uit te vouwen.

3. Klik op Overdracht ontvangen.

   

4. Controleer op de pagina Overdracht ontvangen onder Producten of het aantal items dat fysiek in de vestiging is ontvangen overeenkomt met het aantal overgedragen items. Voer het aantal in het veld Ontvangen aantal in.

   

5. Klik op Ontvangen. Dit kan niet meer ongedaan worden gemaakt.

Er verschijnt een banner waarop de ontvangst van de bestelling wordt bevestigd.

Voorraadoverdrachten bewerken

Nadat je een overdracht hebt aangemaakt kun je details, zoals de opgenomen items, referentie-informatie en vervaldatum, bewerken voordat je deze verstuurt. Zo bewerk je een overdracht.

1. Ga naar Voorraad > Voorraadbeheer > Overdrachten.

2. Klik op het potloodpictogram (Bewerken) naast de overdracht.

   

Je kunt nieuwe producten aan de overdracht toevoegen met het veld Zoek of scan om een product toe te voegen of de knop Voeg producten toe vanuit bestelpunten. Ook kun je de kolommen Aantal en Kostprijs bewerken. De totale kosten van de overdracht worden dan automatisch bijgewerkt.

Wanneer je klaar bent met het bewerken van een overdracht, klik je op Opslaan om deze bij te werken of op Opslaan en verzenden om de overdracht als verzonden te markeren.

Om de voorraadoverdracht te annuleren, scrol je naar beneden en klik je op Voorraadoverdracht annuleren. Als een overdracht is geannuleerd, zijn de details nog steeds beschikbaar op het tabblad Overdrachten op de pagina Voorraadbeheer.

Wat nu?

Attachments

• stock_order_return_transfer_template.csv56 bytes