Dans Retail POS, une carte-cadeau vendue constitue un passif jusqu'à ce qu'elle soit échangée. Si vous intégrez Xero et que vous avez configuré des cartes-cadeaux Retail POS, il est obligatoire de mapper un compte de passif. Si vous ne mappez pas correctement votre compte à celui vis-à-vis duquel vous détenez un passif sur la page des mappages Xero, les ventes et les utilisations de cartes-cadeaux ne pourront être acheminées vers Xero.
Pour utiliser les cartes-cadeaux Retail POS avec l’intégration Xero, vous devez configurer votre boutique pour que le passif soit transféré à Xero lorsque les cartes-cadeaux sont vendues et échangées.
Suivez les étapes ci-dessous.
Mapper le compte avec votre type de paiement par carte-cadeau
Ainsi, pour toutes les cartes-cadeaux vendues, un passif sera transféré dans Xero et ce passif sera réduit dans Xero lorsque les cartes-cadeaux seront échangées.
- Accédez à Configuration > Applications, puis cliquez sur le bouton en forme de crayon à côté de Xero.
- Faites défiler l'écran jusqu'à la section Liabilities (passifs).
- Sous Gift cards (cartes-cadeaux), sélectionnez un compteLiability (passif) dans la liste déroulante. Il peut s'agir d'un compte que vous avez déjà créé dans Xero. Vous pouvez également cliquer sur Add a new account (ajouter un nouveau compte) pour en créer un.
Retail POS augmentera ce compte de passif lorsqu’une carte-cadeau sera générée ou rechargée. Retail POS diminuera ce compte lorsqu’une carte-cadeau sera utilisée pour effectuer un achat ou lorsqu’une carte-cadeau expirera.
Si vous utilisez les dates d’expiration des cartes-cadeaux, vous devrez également choisir le compte de recettes souhaité sous l’en-tête Cartes-cadeaux.
- Sélectionnez un compte de recettes dans le menu déroulant. Il peut s’agir d’un compte que vous avez déjà créé dans Xero, ou cliquez sur Ajouter un compte pour en créer un nouveau.
Cette configuration permettra à Retail POS d’augmenter le compte de recettes lorsqu’une carte-cadeau expirera, tandis que le passif sera réduit dans le compte Xero que vous avez mappé avec le passif pour carte-cadeau.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Maintenant que la configuration est terminée, toutes les cartes-cadeaux vendues afficheront le passif dans Xero, et chaque fois qu’une carte-cadeau sera échangée, votre passif sera réduit dans Xero.
Le passif sera transféré à Xero lorsque vous fermerez votre caisse en fin de journée.