En raison des règles d’arrondi entre les éléments de vos rapports sur les ventes et les paiements, vous pouvez constater des écarts de 1 cent entre les rapports sur les ventes et sur les paiements que vous générez pour une même période.

Il existe d’autres cas où le rapport sur les ventes ne correspond pas au rapport sur les paiements reçus. Par exemple, lors de paiements en liquide. Dans ce cas, une solution de type de paiement est appliquée et le type de paiement d’arrondi rapprochera l’écart avec le compte.

L’article ci-dessous explique pourquoi des écarts d’arrondi se produisent dans vos rapports sur les ventes et sur les paiements. Cela vous permettra de mieux comprendre comment l’écart d’arrondi peut affecter vos rapports et de garder à l’esprit certains éléments lors de la création de rapports sur votre boutique.

Renseignements généraux

Avant de vous expliquer pourquoi il existe des écarts d’arrondi entre chaque produit vendu dans vos rapports sur les ventes et sur les paiements, il est important que vous ayez une idée claire des différents termes utilisés.

Rapport sur les ventes : donne une vue détaillée des totaux quotidiens sur une période donnée.

Ventes : il s’agit de l’argent qui doit être versé à la boutique lorsque toutes les ventes sont fermées. Ces ventes auront toutes été créées entre les heures d’ouverture et de fermeture de votre boutique, mais elles ne représentent pas l’argent qui a été reçu pendant la période enregistrée lors de la fermeture de caisse.

Paiements : il s’agit de la somme totale d’argent reçue par type de paiement.

Rapport sur les paiements : donne une vue détaillée de l’argent reçu pour chaque type de paiement dans votre boutique sur une période donnée.

Type de paiement : les types de paiements sont les différentes méthodes utilisées en boutique pour recevoir de l’argent. Ils peuvent comprendre le liquide, les cartes de crédit, les cartes-cadeaux, les paiements en différé, etc.

Type de paiement d’arrondi : il s’agit d’une fonctionnalité de Retail POS qui vous permet de choisir différentes dénominations et règles d’arrondi selon la devise de votre pays. Pour en savoir plus sur l’arrondi dans Retail POS, cliquez ici.

Recettes : la valeur totale des ventes au cours de la période spécifiée.

Prix de détail : le prix d’un produit lorsqu’il est vendu à un client.

Passifs : un passif est une obligation de payer dans le futur. Les ventes à paiement différé, le crédit en boutique, les cartes-cadeaux ou les primes de fidélité sont enregistrés comme des passifs et non comme des paiements dans Retail POS.

À quoi ressemble un écart d’arrondi ?

Maintenant que vous comprenez les termes que nous allons utiliser, voyons à quoi peut ressembler cet écart d’arrondi dans vos rapports sur les ventes et sur les paiements.

Traiter une vente en boutique

Si vous traitez deux ventes en boutique, chacune avec un de ces produits, le prix sera de :

• 67,91981 + 4,07519 = 71,995 (montant du paiement correspondant = 72,000000 €)

• 67,91981 + 4,07519 = 71,995 (montant du paiement correspondant = 72,000000 €)

Le total dans votre rapport sur les ventes sera de 143,99 €.

Le total dans votre rapport sur les paiements sera de 144,00 €.

En général, ces deux chiffres devraient correspondre, mais comme vous pouvez le constater dans les rapports sur les ventes et sur les paiements ci-dessus, ce n’est pas le cas.

Retail POS n’enregistre pas automatiquement cet écart de recettes en raison des règles d’arrondi qui sont mises en place au sein même de Retail POS.

Quelles sont les règles d’arrondi définies dans Retail POS ?

Dans Retail POS, tout est enregistré avec cinq décimales, sauf les paiements, qui sont arrondis à deux décimales. Cela s’explique par le fait que les paiements sont basés sur les achats et que, généralement, dans le cadre d’achats, tout est arrondi à deux décimales.

Toutefois, les prix de détail et les éléments tels que les taxes ne sont pas arrondis à deux décimales, car cela pourrait entraîner un écart important.

Pourquoi cela se produit-il ?

Les rapports sur les ventes et les rapports sur les paiements ont tous deux des lignes de rapport très claires.

• Les rapports sur les ventes montrent les recettes nettes des ventes que vous recevez en boutique. Cela signifie qu’un rapport sur les ventes montre les recettes brutes moins les réductions, les rabais et les retours, et se base sur les prix de détail des produits enregistrés dans Retail POS.

• Les rapports sur les paiements indiquent combien d’argent a été reçu pour chaque type de paiement dans votre boutique sur une période donnée. Ils indiquent donc les recettes en tant que montant dû et les enregistrent au moment où le montant est dû, et non au moment où il a été payé (c’est-à-dire au moment de la vente). Comme mentionné ci-dessus, les paiements étant basés sur l’argent reçu, ils sont arrondis à deux décimales.

Comment cela fonctionne-t-il avec Xero ?

Nous résolvons actuellement ce problème pour les clients ayant intégré Xero en exécutant un programme qui détermine les écarts de paiement. Ces données sont ensuite envoyées à votre compte d’écarts de paiement de caisse sur Xero lorsque vous transmettez vos fermetures de caisse.

Que faire à propos de l’écart d’arrondi ?

Comme mentionné ci-dessus, pour l’arrondi, Retail POS a la capacité de créer une solution de type de paiement d’arrondi. Cependant, pour des raisons de significativité, cette solution n’a pas pu être appliquée aux écarts d’arrondi entre les rapports sur les ventes et les rapports sur les paiements.

La significativité est un concept comptable lié à l’importance de l’enregistrement d’un événement ou d’une transaction. Les règles comptables stipulent que lorsque vous traitez de grosses sommes d’argent et que vous arrondissez à la décimale la plus proche, vous ne devez pas arrondir si cela risque d’affecter le seuil de signification de la somme. Par conséquent, si les renseignements généraux sont corrects et que vos rapports ne contiennent pas d’inexactitudes importantes, la transaction peut être conservée telle quelle.

Comme les écarts d’arrondi entre vos rapports sur les ventes et vos rapports sur les paiements seront toujours de plus ou moins 1 cent, ces écarts sont bien en deçà du seuil de signification d’un commerçant et peuvent rester tels quels.

Que se passe-t-il maintenant ?

Tout ce que vous avez à faire en cas d’écarts d’arrondi est de noter les choses suivantes :

1. La seule façon d’éviter les écarts est de fonctionner uniquement avec du liquide et de ne pas offrir de paiements en différé, de crédits en boutique, de cartes-cadeaux ou de primes de fidélité, qui seraient enregistrés comme des passifs et non comme des paiements.

2. Les chiffres de vos paiements et de vos recettes sont corrects et précis. Ils affichent simplement le niveau de précision disponible pour chaque chiffre.

3. Pour un comptable, ces écarts d’arrondi sont normaux et attendus. Si vous avez besoin de plus d’informations, prenez contact avec un comptable qui pourra vous donner plus de conseils à ce sujet.