Activation de l’expiration des cartes-cadeaux
Pour activer l’expiration de vos cartes-cadeaux, suivez ces étapes :
1. Accédez à Catalogue > Cartes-cadeaux.
2. Sur cette page, allez à la section Expiration et cliquez sur le crochet, qui devient violet.
3. La section Période de validité apparaît avec un champ de texte et un menu déroulant.
Dans le menu déroulant, choisissez l’unité de temps de la durée de validité de vos cartes-cadeaux : jours, mois ou années. Dans le champ de texte, précisez le nombre de jours, de mois ou d’années avant leur expiration.
Note
Les cartes-cadeaux pourront être utilisées jusqu’à leur date d’expiration inclusivement.
4. Lorsque vous avez terminé ces étapes, toutes les nouvelles cartes-cadeaux se verront appliquer la date d’expiration choisie.
Si vous disposez d’un compte Xero connecté à Retail POS, vous devez configurer votre boutique pour que les recettes liées aux cartes-cadeaux expirées soient transférées vers Xero lors de leur expiration.
Important
Si vous n’associez pas le bon compte de recettes Xero à l’expiration de la carte-cadeau sur la page des paramètres Xero (Configuration > Applications > Xero, ces transactions, ainsi que toutes les autres transactions, ne seront pas synchronisées avec Xero.
Pour associer les recettes provenant de cartes-cadeaux expirées à Xero :
1. Allez sur la page d’association des comptes (Retail POS > Xero) en suivant le lien dans la section d’expiration des cartes-cadeaux :
ou en cliquant sur Configuration > Applications dans le volet latéral, puis en sélectionnant l’icône de stylo à côté de Xero :
2. À ce stade, allez à la section Accounts for liability and expiry (comptes de passif et expiration) et choisissez le compte souhaité où transférer les recettes sous Gift card expiry revenue (recettes provenant de cartes-cadeaux expirées). Cette configuration fait en sorte que le solde de la valeur de toutes les cartes-cadeaux expirées sera transféré vers Xero.
3. Cliquez sur Enregistrer.
Note
Lorsqu’une carte-cadeau arrive à expiration, elle est transférée vers Xero sous la forme d’une écriture de journal.
Si vous avez un compte QuickBooks Online connecté à Retail POS, configurez votre boutique pour que les recettes des cartes-cadeaux expirées soient transférées à QuickBooks Online à leur date d’expiration.
Important
Si vous n’associez pas le bon compte QuickBooks Online pour vos recettes provenant de cartes-cadeaux expirées, ces transactions (et toutes les autres transactions) ne seront pas synchronisées avec QuickBooks Online.
Pour associer vos recettes provenant de cartes-cadeaux expirées à QuickBooks Online :
1. Cliquez sur Configuration > Applications dans le volet latéral, puis sélectionnez l’icône de stylo à côté de QuickBooks Online.
2. Allez ensuite à la section Liabilities (passif) et choisissez le compte souhaité sous Gift card expiry (expiration de carte-cadeau). Cette configuration fait en sorte que le solde de la valeur de toutes les cartes-cadeaux expirées sera transféré au crédit du compte QuickBooks Online.
3. Cliquez sur Enregistrer.
Vérifier les dates d’expiration
Pour vérifier la date d’expiration d’une carte-cadeau, ajoutez le produit carte-cadeau à l’écran de caisse comme d’habitude et scannez ou saisissez le code de la carte-cadeau. Les détails de cette carte-cadeau s’affichent alors, dont sa date d’expiration et son historique.
FAQ sur la date d’expiration des cartes-cadeaux
Que faire si une carte-cadeau est expirée, mais que je veux quand même l’utiliser ?
Malheureusement, vous ne pouvez pas délivrer à nouveau la carte-cadeau. Pour en savoir plus sur la manière d’utiliser une carte-cadeau expirée, consultez cet article.
Pourquoi est-ce que je ne vois pas les dates d’expiration des cartes-cadeaux dans l’application Retail POS (X-Series) sur iPad ?
Pour le moment, cette fonctionnalité est uniquement disponible dans Retail POS (X-Series) pour Mac et PC. Elle le sera bientôt sur iPad !
Qu’advient-il de toutes les cartes-cadeaux déjà délivrées ?
Les cartes-cadeaux déjà délivrées n’auront pas de date d’expiration. Seules celles créées après que vous ayez activé la fonction d’expiration posséderont une date d’expiration.
La date d’expiration de la carte-cadeau est-elle imprimée sur le reçu ?
Non, pas à ce stade.
Que se passe-t-il si mes cartes-cadeaux ne sont pas transférées vers Xero ?
Un message d’erreur s’affiche sur la page de rapport liée à la carte-cadeau lorsqu’elle n’est pas transférée vers Xero. Sur cette page, vous pouvez procéder à un nouveau transfert vers Xero des transactions qui ont échoué. Vous recevrez également un avis signalant l’erreur survenue.