Vous aurez parfois besoin d’accorder du crédit en boutique sans que celui-ci soit lié à un retour, par exemple à titre de courtoisie ou de promotion spéciale pour les clients importants.

Important

Si vous utilisez Xero ou QuickBooks Online avec Retail POS, n’accordez pas de crédit en boutique manuellement tant que vous n’avez pas correctement associé les provisions dans votre plateforme de comptabilité. Si vous avez intégré Xero à votre Retail POS, consultez cet article pour en savoir plus. Si vous avez intégré QuickBooks Online, consultez cet article.

Accorder du crédit en boutique manuellement

1. Pour ajouter manuellement du crédit en boutique sur le compte d’un client, accédez à Caisse > Caisse. Recherchez le client au moyen de son nom ou de son code client, puis ajoutez-le à la vente.

2. Une fois le client ajouté à la vente, cliquez sur son nom pour afficher les détails.

3. Cliquez sur Crédit en boutique pour ouvrir l’onglet correspondant. En bas de la fenêtre, cliquez sur le bouton Accorder un crédit en boutique pour accorder manuellement du crédit en boutique à votre client.

4. Deux champs sont obligatoires sur cette page :

• Valeur du crédit en boutique : saisissez le montant du crédit en boutique que vous accordez à votre client.

• Notes : ajoutez une note indiquant pourquoi vous accordez ce crédit en boutique.

Une fois que vous avez rempli ces champs, cliquez sur le bouton Accorder un crédit en boutique pour ajouter le crédit en boutique sur le compte de votre client.

5. Vous pouvez maintenant voir le nouveau crédit en boutique de votre client. Vous pouvez imprimer un reçu pour garder une trace physique de l’opération.

Crédit en boutique manuel et Xero

Avant d’accorder manuellement du crédit en boutique avec Retail POS et Xero, vérifiez que vos comptes de passif et de charges sont correctement associés en vous rendant sur la page d’association des comptes Retail POS et Xero.

1. Accédez à Configuration > Applications puis cliquez sur l’icône de crayon à côté de Xero.

2. Faites défiler la page jusqu’à la section Liabilities (passifs) et sélectionnez vos comptes dans les menus déroulants Store credit expense (charges du crédit en boutique) et Store credit liability (passif du crédit en boutique).

Fonctionnement :

Une fois que vos comptes sont correctement associés, lorsque vous accorderez manuellement du crédit en boutique à un client, Retail POS débitera le compte de charges du crédit en boutique et créditera le compte de passif du crédit en boutique dans Xero.

Important : Le fait de transmettre cette information créera une écriture de journal dans Xero, mais ne créera pas de facture.

Que se passe-t-il si mes crédits en boutique accordés manuellement ne sont pas transmis à Xero ?

Vous recevrez un message d’erreur sur la page de rapport du crédit en boutique si le crédit en boutique accordé manuellement n’a pas été transmis à Xero. Vous aurez la possibilité de transmettre de nouveau les transactions qui ont échoué à Xero. Vous recevrez également une notification vous indiquant que l’erreur est survenue.

Crédit en boutique manuel et QuickBooks Online

Avant d’accorder manuellement du crédit en boutique avec Retail POS et QuickBooks Online, vérifiez que vos comptes de passif et de charges sont correctement associés en vous rendant sur la page d’association des comptes Retail POS et QuickBooks Online.

1. Accédez à Configuration > Applications, puis cliquez sur l’icône de crayon à côté de QuickBooks Online.

2. Faites défiler la page jusqu’à la section Liabilities (passifs) et sélectionnez vos comptes dans les menus déroulants Store credit expense (charges du crédit en boutique) et Store credit liability (passif du crédit en boutique).

Une fois que vos comptes sont correctement associés, lorsque vous accorderez manuellement du crédit en boutique à un client, Retail POS débitera le compte de charges du crédit en boutique et créditera le compte de passif du crédit en boutique dans QuickBooks Online.

Crédit en boutique et autorisations utilisateur

Vous pouvez également personnaliser les autorisations utilisateur pour gérer les rôles qui ont la possibilité d’accorder manuellement du crédit en boutique aux clients.

1. Accédez à Configuration > Utilisateurs.

2. Localisez l’onglet Rôles en haut de la page utilisateur.

3. Sélectionnez un rôle parmi les trois proposés : « Caissier», « Manager » et « Administrateur », puis faites défiler la page jusqu’à la section Vendre pour activer ou désactiver l’autorisation pour l’utilisateur d’accorder du crédit en boutique manuellement.

Si un utilisateur n’a pas l’autorisation d’accorder manuellement du crédit en boutique, le bouton correspondant n’apparaîtra pas dans l’onglet de crédit en boutique.