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Configuration d’établissements et de caisses

Le nombre d’établissements de votre compte Retail POS est déterminé par le nombre de stocks que vous devez gérer de manière distincte. Si vous avez, par exemple, des boutiques à Paris, Lyon et Marseille qui comprennent chacune des stocks indépendants, cela équivaut à trois établissements distincts.

Pour suivre précisément les données sur les ventes et les stocks, chaque boutique doit correspondre à un établissement auquel attribuer un niveau de stocks distinct. Cette distinction se révèle primordiale pour les mouvements des stocks : commandes de stock, transferts et niveaux de stocks. Elle est tout aussi importante si vous possédez un entrepôt, qui nécessite son propre établissement dans Retail POS.

Les marchands ayant un forfait Lite sont limités à un seul établissement. Ceux ayant un forfait Pro ou Enterprise, ou Lean, Standard ou Advanced peuvent acheter des licences d’établissement supplémentaires sur la page Facturation.

Configurer un seul établissement

  1. Pour configurer un seul établissement, accédez à Configuration > Établissements et caisses.Page Établissements et caisses montrant un exemple de tableau avec les noms d’établissements, les caisses, leur état et leurs détails.
  2. Cliquez sur Ajouter un établissement. Page Établissements et caisses. Le bouton Ajouter un établissement est mis en évidence.
  3. Saisissez l’adresse postale du nouvel établissement. Fenêtre contextuelle sur la page Établissements et caisses, intitulée Où se situe votre établissement ?. Elle contient les champs Adresse postale et Fuseau horaire.
  4. Sélectionnez le fuseau horaire dans la liste déroulante.
  5. Cliquez sur Suivant.
  6. Saisissez le nom de l’établissement. Fenêtre contextuelle sur la page Établissements et caisse, intitulée Quel est le nom de cet établissement ?. Elle contient le champ Nom de l’établissement.
  7. Cliquez sur Suivant.
  8. Sélectionnez le taux de taxe.
    • Pour les boutiques situées en Nouvelle-Zélande, en Australie, au Royaume-Uni, à Singapour et en Afrique du Sud, un taux de taxe est assigné automatiquement selon l’adresse géographique de l’établissement. Vous pouvez passer à l’étape 10.
    • Les boutiques dont les prix excluent les taxes aux États-Unis et au Canada se verront suggérer un taux de taxe selon l’emplacement de l’établissement. Vous pouvez également utiliser le menu déroulant pour choisir un autre taux de taxe.
    • Pour attribuer un taux de taxe encore jamais utilisé dans votre boutique, accédez à Configuration > Taxes de vente dans la barre latérale.
  9. Cliquez sur Suivant.
  10. Saisissez le nom de la caisse. Fenêtre contextuelle sur la page Établissements et caisse, intitulée De quelles caisses a besoin l’établissement?. Elle contient le champ Caisses et une option permettant d’Ajouter une caisse.

    Vous devez créer une caisse lorsque vous créez un établissement. Vous pourrez ajouter d’autres caisses, mais uniquement après avoir augmenté votre nombre de licences de caisse. Si vous ne l’avez pas augmenté, nous vous recommandons de créer la première caisse, puis de consulter la section sur les caisses ci-dessous pour savoir comment ajouter des caisses supplémentaires.

  11. Cliquez sur Enregistrer. Fenêtre contextuelle De quelles caisses a besoin l’établissement?. Les boutons Retour et Enregistrer sont mis en évidence.

Configurer plusieurs établissements

  1. Pour augmenter le nombre de licences d’établissement, accédez à Configuration > Facturation. Onglet Compte de la page Facturation, affichant un aperçu des informations du compte de facturation.
    1. Cliquez sur Gestion du forfait. Onglet Gestion du forfait de la page Facturation affichant un aperçu des licences.
    2. Cliquez sur Modifier les licences. Onglet Gestion du forfait de la page Facturation. Le bouton Modifier les licences est mis en évidence.
    3. Augmentez le Nombre de licences à côté de Établissements. Lorsque vous avez cliqué sur le bouton Modifier les licences, la fenêtre Modifiez votre nombre de licences s’affiche. Elle comprend des champs de saisie, la tarification et les boutons Retour et Suivant.
    4. Cliquez sur Suivant. Fenêtre contextuelle Modifiez votre nombre de licences. Le bouton Suivant est mis en évidence.
    5. Vérifiez la modification et cliquez sur Mettre à jour les licences. Fenêtre contextuelle intitulée Vous êtes sur le point d’acheter des licences pour un établissement. Elle contient les boutons Retour et Mettre à jour les licences. Un message vous demandera de confirmer le changement du montant de facturation, qui reflète le coût du ou des établissements supplémentaires.
  2. Pour ajouter des établissements supplémentaires, accédez à Configuration > Établissements et caisses.
    1. Cliquez sur Ajouter un établissement. Page Établissements et caisse. Le bouton Ajouter un établissement est mis en évidence.
    2. Saisissez l’adresse postale du nouvel établissement. Fenêtre contextuelle sur la page Établissements et caisses, intitulée Où se situe votre établissement ?. Elle contient les champs Adresse postale et Fuseau horaire.
    3. Sélectionnez le fuseau horaire dans la liste déroulante.
    4. Cliquez sur Suivant.
    5. Saisissez le nom de l’établissement. Fenêtre contextuelle sur la page Établissements et caisse, intitulée Quel est le nom de cet établissement ?. Elle contient le champ Nom de l’établissement.
    6. Cliquez sur Suivant.
    7. Sélectionnez le taux de taxe.
      • Pour les boutiques situées en Nouvelle-Zélande, en Australie, au Royaume-Uni, à Singapour et en Afrique du Sud, un taux de taxe est assigné automatiquement selon l’adresse géographique de l’établissement. Vous pouvez passer à l’étape 9.
      • Les boutiques dont les prix excluent les taxes aux États-Unis et au Canada se verront suggérer un taux de taxe selon l’emplacement de l’établissement. Vous pouvez également utiliser le menu déroulant pour choisir un autre taux de taxe.
      • Pour assigner un taux de taxe encore jamais utilisé dans votre boutique, accédez à Configuration > Taxes de vente dans la barre latérale.
    8. Cliquez sur Suivant.
    9. Saisissez le nom de la caisse. Fenêtre contextuelle sur la page Établissements et caisse, intitulée De quelles caisses a besoin l’établissement?. Elle contient le champ Caisses et une option permettant d’Ajouter une caisse.

      Vous devez créer une caisse lorsque vous créez un établissement. Vous pourrez ajouter d’autres caisses, mais uniquement après avoir augmenté votre nombre de licences de caisse. Consultez la section ci-dessous pour savoir comment ajouter des caisses supplémentaires.

    10. Cliquez sur Enregistrer. Fenêtre contextuelle De quelles caisses a besoin l’établissement?. Les boutons Retour et Enregistrer sont mis en évidence.

Configuration des caisses

Les caisses sont liées aux établissements et représentent les points de vente physiques. Le nombre d’appareils distincts traitant simultanément des ventes définit le nombre de caisses nécessaire à chaque établissement.

À la création de chaque établissement, une caisse est également créée, et associée à l’établissement par défaut. Chaque caisse ne peut être utilisée que sur un seul appareil à la fois.

Le traitement de ventes sur plusieurs appareils connectés simultanément à la même caisse peut provoquer des problèmes dans l’enregistrement des ventes, des paiements, des niveaux de stocks et des données de la clientèle.

Si vous possédez plusieurs appareils traitant des ventes simultanément, vous devez créer une caisse pour chaque appareil. Pour augmenter votre nombre de licences de caisse et ajouter des caisses supplémentaires à votre établissement, suivez les étapes ci-dessous.

Ajouter des caisses supplémentaires

  1. Pour augmenter le nombre de licences de caisse, accédez à Configuration > Facturation. Onglet Compte de la page Facturation affichant un aperçu des informations du compte de facturation.
    1. Cliquez sur Gestion du forfait.

      Onglet Gestion du forfait de la page Facturation affichant un aperçu des licences.

    2. Cliquez sur Modifier les licences.

      Onglet Gestion du forfait de la page Facturation avec le bouton Modifier les licences mis en évidence

    3. Augmentez le Nombre de licences à côté de Établissements.

      Lorsque vous avez cliqué sur le bouton Modifier les licences, la fenêtre Modifiez votre nombre de licences s’affiche. Elle comprend des champs de saisie, la tarification et les boutons Annuler et Suivant.

    4. Cliquez sur Suivant.

      Fenêtre Modifiez votre nombre de licences. Le bouton Suivant est mis en évidence.

    5. Vérifiez la modification et cliquez sur Mettre à jour les licences.

      Fenêtre contextuelle intitulée Vous êtes sur le point d’acheter des licences pour un établissement s’affiche. Elle contient les boutons Retour et Mettre à jour les licences.

  2. Pour ajouter des caisses supplémentaires, accédez à Configuration > Établissements et caisses.

    Page Établissements et caisses affichant un exemple de tableau avec les noms d’établissements, les caisses, leur état et leurs détails.

    1. Repérez l’établissement auquel vous souhaitez ajouter une caisse et cliquez sur le bouton Ajouter des caisses en regard de cet établissement.

      Page Établissements et caisses avec le lien Ajouter des caisses mis en évidence.

    2. Saisissez le nom de la caisse.

      Fenêtre contextuelle sur la page Établissements et caisse, intitulée De quelles caisses a besoin l’établissement?. Elle contient le champ Caisses et une option permettant d’Ajouter une caisse.

    3. Pour ajouter des caisses supplémentaires, cliquez sur Ajouter une caisse.

      Fenêtre De quelles caisses a besoin cet établissement ? avec le bouton Ajouter une caisse mis en évidence.

  3. Cliquez sur Enregistrer la caisse. La page de configuration de la caisse s’ouvre alors pour l’établissement que vous avez choisi. Fenêtre De quelles caisses a besoin cet établissement ? avec le bouton Enregistrer la caisse mis en évidence.
  4. Dans la page de configuration de la caisse, renseignez la section Détails de la caisse, les informations sur le reçu et les options de procédure de fin de vente. Page de configuration de la caisse affichant les champs de saisie à remplir dans la fenêtre Modifier la caisse.
    1. Détails

      • Nom de la caisse : identifiez la caisse. C’est important si vous en avez plusieurs par établissement.
      • Gestion de fonds de caisse (gestion de trésorerie activée) : choisissez si vous souhaitez activer les options de gestion de trésorerie pour cette caisse
    2. Reçu

      • Modèle de touches rapides : choisissez le modèle de touches rapides à appliquer à cette caisse.
      • Modèle de reçu : choisissez parmi les modèles standard proposés ou personnalisez le vôtre.
      • Numéro : vous pouvez définir le numéro de départ de votre numérotation de reçus. À moins de vouloir démarrer la numérotation de vos reçus au dernier numéro de votre caisse précédente, laissez ce champ tel quel. Si vous souhaitez reprendre là où vous vous êtes arrêté, saisissez le dernier numéro de reçu de votre caisse précédente.
      • Préfixe( ajouté au début) : il sert à identifier les ventes faites depuis cette caisse. C’est utile quand vous avez plusieurs caisses par établissement.
      • Suffixe (ajouté à la fin) : il sert à identifier les ventes faites depuis cette caisse. C’est utile quand vous avez plusieurs caisses par établissement.
    3. Procédure de fin de vente

      • Sélectionner un utilisateur pour la prochaine vente : vous pouvez paramétrer une invite après chaque vente pour sélectionner l’utilisateur suivant. Cette option est pratique dans les environnements de vente ayant plusieurs utilisateurs, si vous voulez suivre les ventes de chacun. Sélectionnez Oui si vous souhaitez activer cette invite.
      • Envoyer le reçu par e-mail : si vous souhaitez envoyer les reçus par e-mail, choisissez Oui. Après chaque vente, une invite vous demandera de saisir une adresse e-mail à laquelle envoyer le reçu.
      • Imprimer le reçu : si vous souhaitez imprimer les reçus après chaque vente, choisissez Oui. Vous pouvez aussi imprimer ponctuellement des reçus avec le raccourci d’impression de votre ordinateur, Ctrl+P sur Windows ou Command+P sur Mac OS X.
      • Demander une note : choisissez ici quand déclencher une demande de note sur la vente. Vous avez le choix entre Jamais, Pour les ventes enregistrées / mises de côté / à paiement différé / les retours ou Pour toutes les ventes.
      • Imprimer la note sur le reçu : choisissez si vous souhaitez que votre note figure sur le reçu. Cette fonction est utile pour les numéros de table ou pour les codes de retour, par exemple. Cliquez sur Non si vous utilisez les notes uniquement en interne.
      • Afficher les réductions sur les reçus : activez cette fonctionnalité pour que la réduction soit imprimée sur le reçu.

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