Fonctionnement des utilisateurs et de leurs rôles

Les utilisateurs dans Retail POS sont les comptes individuels associés aux membres de votre personnel. Chaque utilisateur a un rôle qui lui est attribué et qui lui permet d’effectuer des tâches spécifiques à son rôle.

Trois rôles peuvent être attribués à un utilisateur dans Retail POS :

• Caissier est le rôle d’utilisateur idéal pour les membres de votre personnel qui ne sont pas managers.
  • Peut traiter les ventes, transférer les stocks et fermer la caisse
  • N’a pas accès aux fonctions de gestion telles que l’ajout et la modification de produits ou l’accès aux rapports
• Manager représente le personnel de gestion.
  • Peut réaliser les mêmes tâches qu’un caissier
  • Peut accéder aux rapports de la boutique qui lui est attribuée
  • Peut ajouter et modifier des produits si nécessaire
• Administrateur est réservé au propriétaire de la boutique ou au compte du siège social.
  • Peut consulter et modifier toutes les boutiques du compte Retail POS
  • Plusieurs utilisateurs administrateurs peuvent être créés

Chaque compte Retail POS a un propriétaire de compte, qui peut se connecter grâce aux identifiants utilisés lors de l’inscription à Retail POS. Le propriétaire du compte dispose du niveau d’accès le plus élevé, supérieur à celui d’un utilisateur administrateur, ce qui lui permet de mettre à jour les coordonnées de facturation, de modifier les données de paiement de l’abonnement ou le forfait, d’annuler le compte, d’exporter les données critiques, ou encore de modifier ou transférer le rôle de propriétaire du compte à un autre utilisateur. Le propriétaire du compte a le pouvoir d’accorder des droits administratifs limités à d’autres utilisateurs du compte Retail POS, y compris les utilisateurs de niveau administrateur, et de donner des instructions à Lightspeed en ce qui concerne le compte Retail POS.

Par défaut, les comptes ayant souscrit un forfait Lite, Pro, Lean, Standard ou Advanced n’ont accès qu’aux rôles de caissier, de manager et d’administrateur. Les comptes ayant souscrit un forfait Enterprise peuvent créer des rôles d’utilisateur personnalisés supplémentaires.

Créer un utilisateur (membre du personnel)

Par défaut, seuls les utilisateurs dotés du rôle Manager ou Administrateur peuvent créer ou gérer des utilisateurs. Une fois connectés, tous les utilisateurs peuvent modifier leur profil et leurs informations de sécurité.

1. Accédez à la section Configuration > Utilisateurs et cliquez sur Ajouter un utilisateur.
2. Saisissez les renseignements de l’utilisateur :
   1. Nom d’utilisateur : le nom utilisé par l’utilisateur pour se connecter à Retail POS.
   2. Nom d’affichage : le nom qui s’affichera sur les reçus des clients et partout ailleurs dans Retail POS.
   3. Adresse e-mail : l’adresse e-mail de l’utilisateur utilisée à des fins de vérification.
   4. Téléchargez une image de profil : vous permet de télécharger l’image qui s’affiche sur les pages de connexion et les profils d’utilisateurs.
   5. Établissements : l’établissement auquel vous souhaitez que l’utilisateur puisse accéder. Si vous souhaitez qu’il ait accès à tous les établissements, cliquez sur Sélectionnez tous les établissements.
   6. Rôle : détermine les autorisations qui seront attribuées à l’utilisateur.
   7. Sécurité et identifiant : Créez un mot de passe pour l’utilisateur. Il devra saisir ce mot de passe lorsqu’il se connectera à votre boutique Retail POS. L’utilisateur peut modifier ce mot de passe plus tard en accédant à la section Configuration > Utilisateurs lorsqu’il est connecté.

   Ajoutez une sécurité supplémentaire aux utilisateurs administrateurs en activant l’authentification multifacteur après leur création. Tous les comptes Retail POS situés en Australie et intégrés à Xero doivent obligatoirement utiliser l’authentification à deux facteurs pour les utilisateurs administrateurs, y compris le propriétaire du compte, afin de se conformer aux normes de sécurité mondiales de Xero. Un nouvel utilisateur administrateur sera invité à configurer l’authentification à deux facteurs lors de la connexion et ne pourra pas accéder à la boutique Retail POS tant que cette opération n’aura pas été effectuée.

3. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les autorisations d’un rôle d’utilisateur

Les autorisations utilisateur peuvent être modifiées pour les rôles d’utilisateur caissier et manager, afin d’activer ou de désactiver certaines fonctionnalités dans Retail POS. Le rôle d’utilisateur administrateur dispose d’autorisations fixes et ne peut être modifié.

1. Accédez à la section Configuration > Utilisateurs et cliquez sur l'onglet Rôles.
2. Vous pourrez voir les trois rôles d’utilisateur disponibles. Cliquez sur Caissier ou Manager pour voir les autorisations activées ou désactivées pour ces rôles d’utilisateur.

   Les forfaits Enterprise peuvent contenir des rôles personnalisés supplémentaires qu'il est possible de modifier.

Sur la page « Rôles », vous pouvez définir les autorisations suivantes :

Coûts des produits

Permet aux caissiers et aux managers de consulter et de calculer les coûts et les majorations des produits sur l’écran de caisse, dans le catalogue de produits, dans les rapports et lors de la gestion des stocks. Cette option est activée par défaut pour les managers et désactivée par défaut pour les caissiers.

Étiquettes

Les caissiers et les managers sont par défaut autorisés à imprimer des étiquettes de produits. Vous pouvez décocher cette option si vous ne voulez pas que les caissiers et managers puissent imprimer d'étiquettes de produits.

Rabais

Autorisez les utilisateurs à appliquer des réductions sur des articles ou sur l’ensemble d'une vente. Vous pouvez également définir une limite de réduction pour contrôler le montant de réductions que chaque rôle peut appliquer. Par défaut, les réductions sont activées et les réductions maximales sont fixées à 100 % pour les managers et les caissiers. Les administrateurs peuvent modifier ces autorisations si nécessaire.

Écran de caisse

Personnalisez les autorisations associées aux activités commerciales, telles que les ventes à paiement différé ou mises de côté, le traitement des retours et des échanges, l'octroi manuel de crédits en boutique, ou la modification et l'annulation de ventes. Ces options sont toutes activées par défaut pour les managers. Les fonctions d'octroi manuel de crédit en boutique et d'annulation ou de modification de ventes sur le grand livre des ventes seront désactivées par défaut pour les caissiers.

Il est également possible de désactiver toutes les autorisations liées aux ventes pour les rôles non commerciaux de votre entreprise. Une fois ces autorisations désactivées, ces rôles d'utilisateur n'auront plus accès à l'écran de caisse ou à eCom, selon le cas. Ils peuvent consulter l'historique des ventes par défaut, mais cette autorisation peut être désactivée.

Dans la section Autres autorisations, une coche (✔) ou une croix (X) à côté d’une autorisation signifie que celle-ci n’est pas personnalisable. Cela permet de voir en un coup d'œil quelles autorisations sont disponibles pour chaque rôle.

Clients

Par défaut, les caissiers ont uniquement l’autorisation d’ajouter de nouveaux clients dans Retail POS. Ils ne sont pas autorisés à supprimer un client ou à en ajouter un à un groupe de clients. Les managers ont l’autorisation de modifier, d’éditer et de supprimer des clients.

Dans cette section, vous pouvez également définir si les caissiers et les managers peuvent exporter des listes de clients au format CSV, et autoriser et modifier les limites de paiement différé des clients.

Produits

Spécifiez si les caissiers et les managers peuvent ou non créer, modifier et supprimer des produits, ajuster manuellement les stocks, créer des catalogues de prix, dresser des inventaires, commander des stocks et traiter des retours. Les autorisations liées aux produits seront toutes activées par défaut pour les managers. Les caissiers pourront quant à eux faire des inventaires, commander des stocks et effectuer des retours de stock.

Les rôles d'administrateur peuvent également donner à un utilisateur l'autorisation d'ajuster manuellement les stocks.

Rapports

Précisez les rapports auxquels vos utilisateurs ont accès. Sélectionnez ou désélectionnez les options autorisant les utilisateurs à consulter les rapports sur les ventes qu’ils ont effectuées ou toutes les ventes effectuées dans les établissements attribués, les rapports sur les fermetures de caisses ou les rapports sur les stocks.

• En désélectionnant Voir les rapports Lightspeed Payments, l’utilisateur n’aura pas accès aux rapports LS Payments.
  • Les managers ne peuvent consulter ces rapports que pour les établissements qui leur sont attribués, s’ils en ont l’autorisation.
  • Les caissiers n’y auront pas accès, quelles que soient leurs autorisations.
• Si vous désélectionnez l’option Afficher les rapports sur les ventes, vos utilisateurs ne verront pas le rapport sur les ventes dans la section Rapports. Les objectifs de vente et les ventes ne seront plus disponibles sur le tableau de bord de la page d’accueil.
• Si vous désélectionnez l’option Afficher les rapports sur les stocks, vos utilisateurs n’auront plus accès à ces rapports. Ils pourront toutefois continuer de consulter les autres rapports.
• Si vous désélectionnez l’option Afficher les fermetures de caisses, vos utilisateurs pourront ouvrir et fermer leur caisse. Ils pourront voir le résumé de cette ouverture ou fermeture de caisse précise, mais ne verront pas le résumé des ouvertures ou fermetures de caisse des jours précédents. Cela vous donne un meilleur contrôle sur les données partagées avec vos utilisateurs.

Configuration

Toutes les options de configuration sont verrouillées pour les caissiers et ne peuvent pas être modifiées. Les managers ne peuvent pas non plus accéder à la plupart des fonctions de configuration, mais ils peuvent ajouter et modifier d’autres caissiers et managers, et gérer les touches rapides.

Créer des rôles d'utilisateur personnalisés

Les marchands détenteurs d'un forfait Enterprise peuvent créer des rôles d'utilisateur personnalisés adaptés à leurs besoins.

1. Accédez à Configuration > Utilisateurs  > Rôles.
2. Click Ajouter un rôle.

   

3. Entrez un nom, et indiquez si vous souhaitez que le nouveau rôle dispose des autorisations par défaut des caissiers ou des managers.

   

4. Définissez les autorisations du nouveau rôle. Pour en savoir plus sur la configurations des autorisations, consultez la section Modifier les autorisations d’un rôle d’utilisateur de cet article.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Limiter les droits d'accès des utilisateurs

La limitation des droits d'accès vous permet d'empêcher des employés d'accéder à votre boutique Retail POS à distance. Les utilisateurs limités peuvent se connecter uniquement depuis un appareil déjà connecté par un utilisateur non limité (p. ex. un administrateur).

1. Connectez-vous à Retail POS en tant que propriétaire du compte ou qu'administrateur.
2. Accédez à Configuration > Sécurité.
   
3. À la section Droits d'accès, sélectionnez Peut se connecter uniquement à l'aide d'un changement d'utilisateur.
   
4. À la section Paramètres propres à chaque rôle, utilisez les listes déroulantes Droits d'accès pour donner des droits d'accès aux rôles d'utilisateur de votre choix.
   

Une fois cette protection activée, les utilisateurs sans droits d'accès ne pourront pas se connecter à Retail POS avec leurs identifiants de connexion, et devront attendre qu'un changement d'utilisateur soit effectué sur un appareil déjà connecté.