Les ventes à paiement différé sont des ventes pour lesquelles vous émettez une facture pour la vente de biens ou de services au client. L’activation de l’intégration Xero vous permet de créer facilement des factures pour les ventes à paiement différé dans Xero.

Remarques importantes

• Les ventes à paiement différé doivent être associées à un client.
• Il est impossible d'encaisser un trop-perçu sur une vente à paiement différé si votre intégration Xero est activée. Cela comprend la saisie dans Retail POS d'un montant en espèces proposé au lieu du montant exact (par exemple, un montant en espèces de 50 $ pour une vente de 48,75 $).
• Si la facture d'une vente à paiement différé est à l'état d'ébauche ou en attente, vous devrez la faire passer à l'état « approuvée » avant d'accepter un paiement dans Retail POS.
• Une fois que vous avez mis la vente en différé, vous ne devez pas ajouter d’autres articles à la vente, car le total de la facture dans Xero ne sera pas mis à jour.
• Si vous affectez un paiement à une vente à paiement différé dans Xero, ce paiement sera automatiquement synchronisé avec Retail POS.

Fonctionnement

Effectuer la vente

• Sur l’écran de caisse, ajoutez les articles et le client à la vente, cliquez sur Pay (payer) et choisissez On account (vente à paiement différé).
• La vente sera envoyée vers Xero et engendrera la création d'une facture à encaisser. L'état de cette facture (approuvée, en attente d'approbation, ou ébauche) dépend du paramètre que vous avez sélectionné lors de l'activation de l'intégration.

Configurer une date d’échéance pour la vente

Si vous n'avez pas fixé de date d'échéance par défaut pour les factures de ventes dans Xero, le montant des ventes à paiement différé sera immédiatement exigible après leur création. Si vous souhaitez fixer une nouvelle date d'échéance par défaut pour les ventes à paiement différé, reportez-vous à cet article.

Traiter le paiement d’une vente

Vous pouvez accepter le paiement de la vente soit dans Retail POS, soit dans Xero.

Recevoir un paiement dans Xero

• Lorsque vous affectez un paiement à une vente à paiement différé dans Xero, ce paiement se synchronisera automatiquement avec Retail POS. Vous pouvez vérifier manuellement des paiements sur Xero.

Recevoir un paiement dans Retail POS

• Trouvez la vente à paiement différé du client dans l’historique des ventes et cliquez sur Continuer la vente.
• Cliquez sur Pay (payer) et saisissez le montant du paiement.
• Si la vente n’est pas entièrement payée, cliquez sur On Account (vente à paiement différé) pour mettre le reste du solde à paiement différé.
• Le paiement sera automatiquement reporté à Xero.

Que se passe-t-il ensuite ?

Lorsque vous fermez votre caisse à la fin de la journée, toutes les ventes à paiement différé commencées et tous les paiements effectués pour régler ces ventes seront notés dans votre rapport de fermeture.

Veuillez noter qu'après l'envoi d'une facture vers Xero, les articles inclus dans la facture Xero seront figés. Par conséquent, si vous ajoutez des articles à la vente à paiement différé ou si vous en en retirez dans Retail POS, ces modifications ne seront pas transmises à Xero (l'API Xero ne permet pas encore ce type d'opération). Seuls les paiements de facture seront transmis à la facture Xero.

Rapprocher la facture et le paiement dans Xero

Il est important de noter que les paiements des ventes à paiement différé sont notés sur les factures de fin de journée ou de fermeture de caisse enregistrées dans Xero, afin d’équilibrer les paiements déjà affectés à leur facture originale dans Xero.

Si vous avez reçu le paiement de la vente dans Retail POS, vous devrez rapprocher le paiement lorsqu’il sera déposé dans votre compte bancaire et apparaîtra dans votre flux de paiement dans Xero.

N’oubliez pas que ce paiement sera probablement combiné aux dépôts pour les montants des ventes quotidiennes ou de la fermeture de caisse pour ce jour sur votre compte (qu’il s’agisse de paiements en espèces ou par carte).

Il se peut que vous deviez rapprocher le dépôt de plusieurs factures : la facture de votre fermeture de caisse et la facture de la vente à paiement différé.Consultez l’article d’aide de Xero pour savoir comment procéder.

Pour en savoir plus sur l’utilisation de Xero dans Retail POS, consultez nos articles ici.