Si vous utilisez la gestion de trésorerie et que vous avez intégré Xero, vous devrez configurer votre boutique pour que vos flux de trésorerie soient transmis à Xero. Si vous n’associez pas les bons codes de compte dans la page d’association entre Retail POS et Xero, les flux de trésorerie ne seront pas transférés vers Xero.

Pour apprendre à configurer cette association, suivez les étapes ci-dessous, qui sont obligatoires :

Créer de nouvelles entrées dans votre plan de comptes pour le fonds de caisse, la petite caisse et les entrées et sorties de fonds :

Remarque : Les codes et noms de compte figurant dans les captures d’écran ci-dessous sont donnés à titre d’exemple uniquement. Il n’est pas nécessaire d’utiliser ces codes ou noms exacts lors de la création de ces comptes.

1. Créez d’abord un compte d’actif courant dans Xero pour le fonds de caisse. Appelez-le « Fonds de caisse » ou donnez-lui un nom similaire.

2. Assurez-vous que l’option Enable payments to this account (activer les paiements vers ce compte) est cochée. Ce compte sera utilisé pour enregistrer votre fonds de caisse quotidien et tout ajustement du fonds effectué au cours de la journée.

3. Créez ensuite un compte de charges dans Xero pour la petite caisse. Appelez-le « Petite caisse » ou donnez-lui un nom similaire.

4. Assurez-vous que l’option Enable payments to this account (activer les paiements vers ce compte) est cochée. Ce compte sera utilisé pour transférer tous les montants de petite caisse pris ou ajoutés dans votre tiroir-caisse pour toutes les petites dépenses de votre boutique.

5. Créez un autre compte d’actif courant dans Xero pour les entrées et les sorties de fonds. Appelez-le « Compensation » ou donnez-lui un nom similaire.

6. Assurez-vous que l’option Enable payments to this account (activer les paiements vers ce compte) est activée. Il est important qu’un compte d’actif courant séparé soit utilisé spécifiquement à cette fin. En effet, lorsque vous effectuez une entrée ou une sortie de fonds, vous devez rapprocher cette opération avec une écriture comptable (dans le cas où de l’argent a été retiré pour un dépôt bancaire).

Vous avez maintenant trois nouvelles entrées dans votre plan de comptes dans Xero. Vous devez ensuite les mapper dans les paramètres de l’intégration Xero dans Retail POS.

Mapper ces comptes dans les paramètres de l’intégration Xero dans Retail POS :

Une fois ces comptes créés, vous devrez les associer à votre compte Retail POS. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

1. Allez dans Configuration -> Applications et cliquez sur le bouton Paramètres à côté de Xero. Vous devriez maintenant être sur la page d’association entre Retail POS et Xero.

2. Accédez à la section Accounts for Cash Management (comptes de gestion de trésorerie) et associez chaque compte à ses champs respectifs.

Vous avez configuré la gestion de trésorerie avec Xero et vos flux de trésorerie seront maintenant transmis à Xero.