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Utilisation de l’intégration de QuickBooks Online

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Fermeture de caisse

Une fois que vous avez configuré l’intégration de QuickBooks Online, vos fermetures de caisse seront automatiquement enregistrées dans QuickBooks Online.

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Cela comprend :

  • Sales - XXX (ventes - XXX) : Le total des ventes de ce qui a été vendu est réparti en catégories de produits pertinentes. Cette donnée utilisera le produit ou le service mappé dans les paramètres d’intégration.
  • Discounts given (réductions accordées) : Le montant total des réductions qui ont été accordées jusqu’à la fermeture de la caisse. Cette donnée utilisera le produit ou le service mappé dans les paramètres d’intégration.
  • Gift card liability (passif des cartes cadeaux) : Le montant total des cartes-cadeaux qui ont été vendues jusqu’à la fermeture de la caisse. Ce montant sera toujours associé au service de passif des cartes-cadeaux, mais le compte de passif peut être choisi dans les paramètres d’intégration.
  • Till discrepancies (écarts de caisse) : La différence entre le montant d’argent compté dans la caisse lors de la fermeture et le montant d’argent attendu. Ce montant augmentera ou diminuera le total du produit ou service mappé selon la différence.
  • Store credit liability (passif de crédit en boutique) : Le montant total du crédit en boutique remboursé aux clients dans la fermeture de caisse. Il sera toujours associé à ce service de passif de crédit en boutique, mais le compte de passif peut être choisi dans les paramètres d’intégration.

Que se passe-t-il si la fermeture de ma caisse ne s’affiche pas dans QuickBooks Online ?

Parfois, l’envoi de la fermeture de votre caisse peut être retardé. Cela est généralement dû au fait que Retail POS doit mettre en file d’attente les demandes d’envoi d’informations à QuickBooks Online.

Dans ce cas, votre rapport de fermeture de caisse, situé dans Rapports > Fermetures de caisses, comportera un logo QuickBooks Online rouge à côté de la liste de fermeture de caisse. Ce logo peut également apparaître si une erreur s’est produite lors de l’envoi de votre fermeture de caisse.

Vous pouvez cliquer sur le logo rouge pour réessayer d’envoyer les informations de fermeture de caisse à QuickBooks Online.

Bons de commande

Une fois que vous avez configuré l’intégration, vous aurez la possibilité d’enregistrer vos bons de commande dans QuickBooks Online.

Dans la page de gestion des stocks, vous verrez l’option Envoyer à QuickBooks en ligne à côté des bons de commande reçus. Cliquez sur cette option pour envoyer le bon de commande à QuickBooks Online.

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Une fois le bon de commande envoyé, la valeur de la commande sera envoyée au compte Actifs de stocks que vous aviez sélectionné dans votre page de paramètres de QuickBooks Online. Les bons de commande ne seront pas envoyés automatiquement à QuickBooks Online ; vous devrez sélectionner Envoyer à QuickBooks en ligne pour chaque bon de commande que vous souhaitez envoyer à QuickBooks Online.

Vous pouvez en savoir plus sur la gestion des stocks avec l’intégration Retail POS/Quickbooks Online ici.

Ventes à paiement différé

Lorsqu’une vente à paiement différé est créée dans Retail POS, elle est automatiquement envoyée à QuickBooks Online en tant que facture.

Si vous traitez un paiement sur la vente dans Retail POS, celui-ci sera également envoyé à QuickBooks Online et attribué à la bonne facture.

Si un paiement est effectué sur la facture dans QuickBooks Online, il ne sera pas synchronisé avec Retail POS. Vous devrez appliquer manuellement le paiement à la vente dans Retail POS en suivant ces étapes :

  1. Trouvez la vente à paiement différé du client dans l’historique des ventes et cliquez sur Apply payment / refund (appliquer le paiement ou remboursement).
  2. Sélectionnez le mode de paiement dans le menu déroulant Type de paiement.
  3. Saisissez le montant payé dans le champ Montant.
  4. Sélectionnez la caisse où le paiement a été encaissé dans le menu déroulant Caisse.
  5. Sélectionnez la date à laquelle le paiement a été encaissé dans le menu déroulant Payment date (date du paiement).
  6. Sélectionnez l’heure à laquelle le paiement a été encaissé dans le menu déroulant Payment time (heure du paiement).
  7. Cliquez sur Save (enregistrer) pour finaliser le paiement.

Vous pouvez en savoir plus sur la façon dont les ventes à paiement différé dans Retail POS fonctionnent avec l’intégration de QuickBooks Online ici.

remboursements ;

Pour l’instant, il y a quelques limitations quant à la façon dont vous pouvez traiter les remboursements lorsque vous êtes associé à QuickBooks Online.

Je rembourse un paiement effectué à l’aide d’un type de paiement intégré :

  1. Effectuez votre remboursement en utilisant le processus de remboursement standard de votre fournisseur de services de paiement dans Retail POS.
  2. Dans QuickBooks Online, effectuez un ajustement manuel pour enregistrer ce changement dans vos totaux de ventes.
  3. Si le montant que vous avez remboursé aux clients dépasse le total des paiements traités ce jour-là, la fermeture de votre caisse échouera. Veuillez contacter notre équipe de soutien technique.

Je rembourse un paiement effectué à l’aide d’un type de paiement intégré :

  1. Effectuez votre remboursement en utilisant le processus de remboursement standard de Retail POS.
  2. Le total des ventes quotidiennes et les totaux des paiements en tiendront compte lorsque vous fermerez votre caisse.
  3. Si le montant que vous avez remboursé aux clients dépasse le total des paiements traités ce jour-là, la fermeture de votre caisse échouera. Veuillez contacter notre équipe de soutien technique pour obtenir de l’aide.

Cartes-cadeaux

Lorsqu’une carte-cadeau est vendue ou rechargée, votre compte de passif de carte-cadeau augmente. Lorsqu’une carte-cadeau est échangée, votre compte de passif de carte-cadeau diminue du montant de l’échange.

Si vous avez activé l’expiration de la carte-cadeau, tout montant de carte-cadeau qui expire augmentera votre compte de produits de carte-cadeau.

Crédit en boutique

Lorsque le crédit en boutique est émis manuellement, vos comptes de charges et de passif de crédit en boutique augmentent. Si le crédit en boutique est émis par le biais d’un retour, seul votre compte de passif de crédit en boutique augmentera.

Lorsque le crédit en boutique est échangé, votre compte de passif de crédit en boutique diminue pour le refléter.

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