Un inventaire partiel consiste à effectuer un inventaire sur petite partie de vos stocks, se limitant souvent aux articles d’une marque, d’un type de produit ou d’un fournisseur spécifique.
Effectuer des inventaires partiels régulièrement vous permet de gérer vos stocks et d’effectuer un inventaire de fin d’année plus facilement, avec un nombre limité d’écarts inattendus.
Quand réaliser un inventaire partiel
Beaucoup de commerçants effectuent des inventaires partiels pendant les heures d’ouverture habituelles afin de garantir la fiabilité des stocks de leur boutique tout au long de l’année. Vous pouvez même effectuer plusieurs inventaires partiels simultanément. Assurez-vous simplement que le même produit ne figure pas dans plusieurs inventaires.
Nous vous recommandons de planifier vos inventaires partiels régulièrement au cours de l’année. Comme vous pouvez les programmer à l’avance, vous pouvez facilement les échelonner pour assurer une couverture complète de vos stocks chaque trimestre.
Préparer un inventaire
Selon le volume à compter, vous devez préparer les stocks la veille ou le jour de l’inventaire.
Chaque boutique adopte une procédure différente, mais nous recommandons les choses suivantes :
- Vérifiez le bon fonctionnement de vos scanners de code-barres.
- Rangez toutes les zones que vous allez inventorier, y compris les articles en attente.
- Retournez toutes les étiquettes pour que les codes-barres soient visibles et faciles à scanner.
- Imprimez de nouvelles étiquettes pour tous les produits sans étiquette.
Comment commencer un inventaire partiel
Avant de commencer
Si vous prévoyez des inventaire partiel, assurez-vous d’avoir bien configuré des marques, des types, des fournisseurs ou des étiquettes pour vos produits afin de vous aider à affiner vos recherches. Cliquez ici pour en savoir plus.
Lorsque vous êtes prêt à faire l’inventaire, commencez un inventaire programmé ou un nouvel inventaire.
Commencer un nouvel inventaire des stocks
- 1. Accédez à la page Stocks > Inventaires.
- Cliquez sur le bouton Ajouter un inventaire.
- Définissez les Date de début et Heure de début de l’inventaire des stocks. Par défaut, la date de début est celle du jour et ne peut pas être passée.
- Sélectionnez un Établissement où effectue l’inventaire des stocks dans le menu déroulant.
- Saisissez un Nom de l’inventaire.
- Cliquez sur Inventaire partiel.
- Utilisez le champ de recherche pour commencer à ajouter des filtres à votre inventaire. Vous obtiendrez ainsi tous les éléments qui correspondent au terme recherché. Par exemple, si vous recherchez « Jeans », vous obtiendrez le type « Jeans » et la marque « Guess Jeans ». Vous pouvez rechercher par :
- name
- marque ;
- type
- étiquette ;
- fournisseur ;
- SKU
À l'heure actuelle, il est impossible de filtrer simultanément par étiquette et par catégorie.
Il est important de comprendre comment les filtres fonctionnent. Par exemple :
- Recherchez le terme « Jeans » et sélectionnez le type « Jeans ». Tous les produits associés au type « Jeans » seront ajoutés à l’inventaire.
- Ensuite, recherchez le terme « Levis » et sélectionnez la marque « Levis ». Cela retirera tous les produits qui ne sont pas associés à la fois à la marque « Levis » et au type « Jeans »".
- Recherchez le terme « Lee » et sélectionnez la marque « Lee ». Tous les produits associés à la fois au type « Jeans » et la marque « Lee » seront ajoutés à votre inventaire. En d’autres termes, tous les produits associés au type « Jeans » et soit à la marque « Lee » soit à la marque « Levis » seront inclus dans l’inventaire.
Lorsqu’une étiquette ou un type font partie du même groupe, ils seront regroupés sous le champ de recherche.
Vous pouvez également ajouter des produits individuels à votre inventaire partiel.
- Après avoir ajouté tous les articles souhaités à votre inventaire des stocks, cliquez sur Commencer l’inventaire.
Commencer un inventaire programmé
- Accédez à la page Stocks > Inventaires.
- Trouvez l’inventaire souhaité dans la liste À effectuer.
- Cliquez sur le nom de l’inventaire. La page des paramètres de l’inventaire s’ouvrira. Ne vous occupez pas d’actualiser la date et l’heure si elles sont fausses. Retail POS les mettra à jour à la date du jour.
- Cliquez sur Commencer l’inventaire. L’inventaire de stocks commencera.
Une page affichera la liste de vos articles à compter et la quantité estimée. Vous n’avez pas à inventorier vos articles selon l’ordre de la liste.
Inventorier vos articles
Une fois l’inventaire des stocks commencé, vous pouvez compter vos articles de différentes façons. Utilisez l’une des méthodes ci-dessous :
Scanner les codes-barres à l’aide d’un scanner de codes-barres
Si la fonction de scan de l’appareil que vous utilisez pour l’inventaire des stocks (Mac, PC ou iPad) est configurée, il vous suffit de scanner les articles dans l’inventaire des stocks pour les enregistrer.
Si le mode scan rapide est activé, vous pouvez scanner des codes-barres les uns à la suite des autres et chacun d’eux sera enregistré individuellement.
Mode scan rapide
Le mode scan rapide vous permet de scanner rapidement le code-barres de chaque article dans votre boutique afin de l’inscrire dans l’inventaire des stocks. Votre article sera automatiquement inventorié aussitôt son code-barres scanné.
Si vous préférez utiliser le code-barres pour rechercher le code SKU de l’article et saisir la quantité finale dénombrée avant de soumettre l’inventaire, décochez la case Mode scan rapide.
Si un symbole d'avertissement rouge figure à côté d'un produit ajouté à l'inventaire
Lorsque vous effectuez un inventaire partiel, un symbole rouge « inattendu » peut apparaître à côté de vos produits. Lorsque ce symbole apparaît, cela signifie qu’un produit ne correspondant pas aux filtres que vous avez choisis pour l’inventaire a été ajouté.
Si vous voulez faire disparaître ce symbole, il vous faudra peut-être créer un nouvel inventaire partiel qui filtrera plus largement vos produits. Si vous avez déjà commencé l’inventaire ou si vous souhaitez continuer l’inventaire en cours, vous pouvez simplement ignorer ce symbole, car l’inventaire s’ajustera à ce produit inattendu. Si vous êtes sûr que ce produit correspond aux filtres que vous avez appliqués, accédez à la page du produit en question et modifiez-le pour vous assurer qu’il est bien configuré.
Vous pouvez également scanner le code-barres (avec le Mode scan rapide désactivé) et saisir manuellement l’inventaire de chaque article.
Scanner des codes-barres avec l’application Scanner Retail POS
L’application Scanner vous permet de créer ou de commencer un inventaire des stocks et d’utiliser la caméra intégrée de l’appareil pour scanner les codes-barres et enregistrer les articles.
Pour savoir comment utiliser l’application Scanner pour effectuer des inventaires des stocks, consultez notre article sur le sujet.
Enregistrer et rechercher manuellement des articles
Vous pouvez effectuer l’inventaire manuellement, en notant la quantité de chaque article à l’aide d’une feuille et d’un stylo, puis en recherchant l’article dans Retail POS et en saisissant le nombre d’articles en question*.
* L’inventaire manuel de vos articles augmente le risque d’erreurs. Veillez à répertorier les bons articles et, de préférence, à ce que le code SKU soit enregistré pour chacun d’entre eux. Ainsi, lors de la saisie, la quantité sera imputée aux bons articles.
Une fois qu’un article est inventorié
Lorsqu’un article est inventorié, il apparaît en haut de votre liste d’articles inventoriés. Une coche apparaîtra à côté de l’article si vous avez atteint la quantité estimée. L’article apparaîtra ensuite dans Vos derniers articles inventoriés sur le côté droit de l’écran. Le nombre d’articles dans votre onglet d’articles non inventoriés diminuera.
Votre inventaire sera enregistré automatiquement, et la dernière heure d’enregistrement s’affichera en haut de l’écran au-dessus du bouton Pause.
Vérifier et soumettre un inventaire partiel
Lorsque vous avez tout compté, vous devez vérifier les articles inventoriés.
Lorsque vous ouvrez la page de vérification, vous pouvez consulter cinq onglets :
- Non inventoriés : liste tous les articles dont le total inventorié est de 0. Cela inclut les articles dont la quantité estimée est de 0.
- Écart d’inventaire : liste tous les articles dont l’inventaire est inférieur ou supérieur à la quantité estimée. Cela inclut les articles dont l’estimation était négative et dont l’inventaire est finalement de 0.
- Inventaire exact : liste tous les articles inventoriés dont le nombre total correspond à la quantité estimée.
- Exclu : liste les articles exclus manuellement de l’inventaire.
- Tous.
Vérifiez les articles de votre inventaire, en particulier ceux des onglets Écart d’inventaire et Non inventorié. Pour les écarts, vous pouvez :
- cocher la case à côté d’un article et choisir Exclure ces articles de l’inventaire.
- cocher la case à côté d’un article et choisir Inventorier les articles à nouveau. Cette opération remettra le compteur de cet article à zéro pour que vous le recomptiez.
- Cliquez sur Continuer et recomptez les articles.
Si vous reprenez l’inventaire, l’article affichera toujours la quantité scannée jusqu’ici. Utilisez l’option Inventorier les articles à nouveau sur la page de passage en revue pour remettre l’inventaire à 0. Vous pouvez également saisir une quantité négative pour cet article sur la page de l’inventaire, dans le champ de quantité, pour supprimer les unités comptées, ou mettre le niveau de stocks de cet article à zéro pour recommencer du début.
Vendre pendant l’inventaire
Si vous maintenez vos activités commerciales pendant l’inventaire, vous devrez procéder à des ajustements finaux en fonction des ventes ou des retours effectués pendant la période d’inventaire.
Si vous vendez ou recevez des retours d’articles que vous avez déjà comptés, les articles concernés devront être ajustés. En cas de vente, vous devrez diminuer la quantité d’une unité dans l’inventaire des stocks. Pour un retour, vous devrez augmenter la quantité d’une unité dans l’inventaire des stocks.
Si vous vendez ou recevez des retours d’articles que vous n’avez pas encore comptés, l’inventaire des articles concernés sera correct, mais un écart pourra apparaître sur la page de vérification (car la quantité estimée n’aura pas changé).
Toutes les ventes faites pendant un inventaire des stocks sont correctement enregistrées dans votre historique des ventes.
Soumettre l’inventaire
Lorsque vous avez vérifié et confirmé votre inventaire et que vous pensez avoir inventorié tous les articles, cliquez sur Terminer.
Ensuite, vous devez confirmer que l’inventaire des stocks est terminé. Souvenez-vous de le faire lorsque TOUT votre personnel a terminé et enregistré l’inventaire sur tous les appareils. S’il reste des articles non inventoriés, une alerte vous en informera, car l’inventaire des stocks de ces articles sera mis à 0.
Lorsque vous avez la certitude d’avoir fini, cliquez sur Terminer.
Lorsque vous aurez cliqué sur Terminer, nous lancerons le traitement de votre inventaire. Cela peut prendre plusieurs minutes, surtout si vous avez un grand nombre d’articles.
Une fois le traitement terminé, les résultats s’afficheront sur la page.
Vous y verrez trois onglets :
- Écart d’inventaire
- Inventaire exact
- Tous
Ces onglets regroupent vos articles, les quantités estimées, les quantités réelles, les écarts en unités après votre inventaire et le coût de cet écart (p. ex., s’il manque une unité, l’application calcule le coût de ce manque).
En faisant défiler cette liste jusqu’en bas, vous verrez le total des changements en unités et en coût.
Deux chiffres s’afficheront pour chaque donnée : le total des augmentations (pour les articles dont l’inventaire est supérieur à la quantité estimée) et le total des diminutions (pour les articles dont l’inventaire est finalement inférieur à la quantité estimée).
Exporter les données
Cliquez sur les boutons d’exportation pour obtenir une copie de vos résultats.
Vous avez deux possibilités :
- Générer un rapport au format CSV : vous obtiendrez un rapport au format CSV avec une ligne par article inventorié. Le rapport affichera des colonnes pour le code SKU, le code fournisseur, les quantités estimée et réelle, l’écart de stocks en unités et en coût, ainsi que la valeur des stocks pour chaque article après l’inventaire. Ce rapport sert généralement à être importé vers un autre système ou à créer vos propres rapports.
- Générer un rapport au format PDF : vous obtiendrez un rapport au format PDF comprenant les nombres finaux de quantités estimée et réelle, l’écart de coût et la valeur totale des stocks de chaque produit après l’inventaire. Vous obtiendrez également un résumé de tous les changements pour votre inventaire.
Abandonner un inventaire partiel
Il peut arriver d’avoir à arrêter un inventaire des stocks commencé. Cela peut se produire si vous manquez de temps pour finir l’inventaire, qui doit toujours être effectué sur une courte période.
C’est ce qu’on appelle abandonner un inventaire. Voici les étapes à suivre pour abandonner un inventaire en cours :
- Ouvrez l'inventaire et cliquez sur Passer en revue.
- Cliquez sur Annuler.
Les inventaires abandonnés apparaîtront dans l’onglet Annulé de la page d’accueil des inventaires.
Consulter l’historique des inventaires des stocks
Vous pouvez consulter l’historique des inventaires et exporter les résultats à tout moment.
Pour afficher l’historique :
- Cliquez sur l’onglet Terminés de la page d’accueil des inventaires des stocks.
- Cliquez sur l’inventaire que vous souhaitez ouvrir.
Pour en savoir plus sur les inventaires des stocks dans Retail POS, consultez notre guide sur le sujet.
Si vous voulez inventorier tous vos stocks, vous pouvez effectuer un inventaire complet. Nous vous recommandons d’effectuer ce type d’inventaire boutique close. Pour en savoir plus sur les inventaires complets, consultez notre guide sur le sujet.