Retail POS vous permet d’ajouter plusieurs fournisseurs à vos produits, que ce soit des produits standard ou des produits à variantes, et de saisir leur code fournisseur et leur prix fournisseur.

Lors d’une commande de stock, les renseignements s’adapteront en fonction du fournisseur que vous sélectionnez.

Utilisation des fournisseurs multiples

Un fournisseur est la personne physique ou morale qui vous fournit des produits. Différents produits peuvent avoir différents fournisseurs, et certains produits peuvent être approvisionnés par plusieurs fournisseurs.

La possibilité d’ajouter plusieurs fournisseurs signifie que vous pouvez ajouter le code et le prix fournisseur de chaque fournisseur à vos produits, et passer commande rapidement et facilement chez ces fournisseurs depuis Retail POS.

Une fois ajoutés à un produit (pour plus de détails, consultez le menu déroulant Ajouter et modifier individuellement les multiples fournisseurs d’un produit), les renseignements sur un fournisseur seront visibles sur la page Catalogue, dans la colonne Fournisseur.

Le premier fournisseur ajouté sera visible dans la colonne Fournisseur, et la mention and X more (et X de plus) indiquera que d’autres fournisseurs sont enregistrés. Cependant, Retail POS remplacera le premier fournisseur par l’un des autres fournisseurs dans la colonne Fournisseur si le fournisseur concerné est recherché à l’aide des filtres.

Vous pouvez également cliquer sur un produit pour en afficher les détails et sélectionner l’onglet Détails pour voir le nom, le code et le prix de chaque fournisseur associé à ce produit.

Lors de l’ajout d’un produit à multiples fournisseurs à une commande de stock, le code et le prix du fournisseur sélectionné s’appliquent par défaut.

Si un fournisseur différent est sélectionné après l’ajout du produit à la commande, le code et le prix fournisseur seront modifiés pour refléter les renseignements sur le fournisseur saisis pour ce produit.

Vous pouvez consulter les renseignements sur les fournisseurs pour chaque produit au sein de la commande de stock. Pour ce faire, cliquez sur le produit en question.

Ajouter et modifier plusieurs fournisseurs sur des produits de manière individuelle

Pour ajouter ou modifier plusieurs fournisseurs sur vos produits, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Catalogue > Produits.
2. Cliquez sur Ajouter un produit pour créer un produit standard ou un produit à variantes. Sinon, recherchez un produit existant et cliquez dessus pour en afficher les détails, puis cliquez sur Modifier le produit.
3. Sur la page d’ajout ou de modification du produit, dans la section Stocks, vous trouverez la section Renseignements sur le fournisseur.
   
4. Sélectionnez un fournisseur dans le menu déroulant Fournisseur. Si le fournisseur n’a pas encore été créé dans Retail POS, saisissez le nom du fournisseur dans le champ Rechercher parmi tous les fournisseurs puis cliquez sur Ajouter « X » comme nouveau fournisseur.
5. Saisissez le code du fournisseur dans le champ Code fournisseur, le cas échéant.
6. Saisissez le prix du fournisseur dans le champ Prix fournisseur.
   
7. Pour ajouter d’autres fournisseurs, cliquez sur Ajouter un fournisseur.
   
8. Répétez les étapes 4 à 7 jusqu’à ce que vous ayez enregistré tous vos fournisseurs.
9. Cliquez sur Enregistrer.

Importer plusieurs fournisseurs en lot au moyen d’un fichier CSV ou XLSX

Avant de commencer

Il est important de noter que si Retail POS prend en charge l’importation en lot de plusieurs fournisseurs au moyen d’un fichier CSV ou XLSX, le logiciel ne prend actuellement PAS en charge la modification ou l’exportation de ces fournisseurs au moyen d’un fichier CSV ou XLSX.

Nous vous recommandons vivement de lire ce guide avec attention et de vous assurer de bien suivre toutes les étapes correctement afin d’éviter les erreurs.

Une fois importés, les fournisseurs devront être modifiés produit par produit dans Retail POS. Consultez la section Ajouter et modifier plusieurs fournisseurs sur des produits de manière individuelle ci-dessus pour obtenir la marche à suivre.

Vous pouvez maintenant importer en lot plusieurs fournisseurs pour un seul produit au moyen d’un fichier CSV ou XLSX. Cette fonctionnalité vous permet de rapidement et facilement saisir ces fournisseurs pour chaque produit dans un large catalogue.

Exporter une liste de produits

Accédez à la page Catalogue > Produits.

La première chose à faire est d’exporter votre catalogue de produits actuel au format CSV ou XLSX. Vous pouvez exporter l’intégralité de votre catalogue ou seulement une partie en utilisant les filtres.

Une fois votre sélection faite, cliquez sur Exporter la liste, puis sélectionnez le format CSV ou XLSX.

Ouvrez le fichier téléchargé dans Microsoft Excel ou dans tout autre logiciel tableur tel que Google Docs, OpenOfficeou LibreOffice.

Formater le fichier CSV ou XLSX

Une fois le fichier ouvert, vous devez absolument supprimer les colonnes de stocks (y compris les en-têtes) pour éviter d’apporter des changements involontaires aux niveaux de stocks lorsque vous réimporterez le fichier.

Les colonnes supplier_name, supplier_code et supplier_price (nom, code et prix fournisseur) sont destinées au fournisseur par défaut de votre produit. Si ces renseignements se trouvent déjà dans Retail POS, ils seront visibles dans le fichier. Sinon, ces colonnes seront vides.

Vous pouvez ajouter des colonnes supplémentaires pour chaque fournisseur que vous souhaitez ajouter à vos produits en utilisant les en-têtes de colonnes ci-dessous :

• add_supplier_1_name (ajouter nom fournisseur 1)
• add_supplier_1_code (ajouter code fournisseur 1)
• add_supplier_1_price (ajouter prix fournisseur 1)

Si vous ajoutez plus d’un fournisseur supplémentaire, veuillez ajouter les colonnes suivantes :

• add_supplier_2_name (ajouter nom fournisseur 2)
• add_supplier_2_code (ajouter code fournisseur 2)
• add_supplier_2_price (ajouter prix fournisseur 2)

Le numéro de chaque en-tête de colonne doit augmenter à chaque fournisseur ajouté au produit. Le premier fournisseur supplémentaire porte le numéro 1 ; le second, le 2 ; le troisième, le 3, et ainsi de suite.

Le fournisseur figurant dans les colonnes supplier_name, supplier_code et supply_price (nom fournisseur, code fournisseur et prix fournisseur) sera toujours le fournisseur par défaut du produit et s’affichera en premier.
Les fournisseurs supplémentaires seront classés par ordre croissant à l’aide des colonnes add_supplier_X_name, add_supplier_X_code et add_supplier_X_price (ajouter nom fournisseur X, ajouter code fournisseur X, ajouter prix fournisseur X). Pour modifier l’ordre, changez la valeur numérique dans l’en-tête de la colonne.

Changer l’emplacement de la colonne dans le fichier CSV ou XLSX n’aura aucun effet sur l’ordre des fournisseurs dans Retail POS.

(Cliquez pour agrandir)

Saisissez les renseignements sur les fournisseurs de ce produit dans les colonnes correspondantes. Chaque produit peut avoir zéro, un ou plusieurs noms, codes et prix fournisseur. Si une cellule reste vide, le renseignement pour ce fournisseur sera simplement ignoré pour ce produit lors de l’importation.

Lorsque vous ajoutez des fournisseurs à des produits à variantes, le nom du fournisseur doit être le même pour toutes les variantes. S’il est différent pour l’une des variantes du produit, cela provoquera une erreur lors de l’importation.

Vous devez remplir les trois colonnes d’ajout de fournisseur (add_supplier_X_name, add_supplier_X_code et add_supplier_X_price) (ajouter nom fournisseur X, ajouter code fournisseur X, ajouter prix fournisseur X) pour chaque fournisseur supplémentaire. Sinon, tous les renseignements sur ce fournisseur seront ignorés.

Importer le fichier CSV ou XLSX

Une fois le fichier CSV ou XLSX rempli, cliquez sur Produits puis sur Importer.

Cliquez sur Sélectionner un fichier à télécharger et sélectionnez le fichier que vous venez de créer. Le validateur CSV/XLSX consultera alors chaque colonne et en mettra les données dans les champs correspondants dans Retail POS.

Si le validateur trouve des erreurs, le système vous redirigera vers l’écran de correspondance des colonnes (voir l’image ci-dessous). Vous pourrez consulter les colonnes non mises en correspondance et corriger les erreurs en sélectionnant la bonne colonne dans le menu déroulant ou en cliquant sur Ne pas importer pour ignorer la colonne.

Une fois que les colonnes non mises en correspondance sont ignorées ou associées, faites défiler la page et cliquez sur Continuer.

Si aucune erreur n’est relevée, cliquez sur Continuer l’importation.

Une fois l’importation terminée, vous recevrez une notification vous indiquant « Your product import has completed. X records were added, X records were updated and X were ignored. » (L’importation de vos produits est terminée. X enregistrements ont été ajoutés, X enregistrements ont été mis à jour et X enregistrements ont été ignorés).

Si des enregistrements ont été ignorés, cliquez sur Voir les produits ignorés (CSV) pour voir ce qui doit être corrigé.

Votre importation est réussie si aucun enregistrement n’a été ignoré. Vous pouvez maintenant voir les fournisseurs de chaque produit en accédant à la page Modifier le produit en cliquant sur Catalogue > Produits.

Traiter une commande de stock avec des fournisseurs multiples

Pour traiter une commande de stock dans laquelle des produits sont approvisionnés auprès de plusieurs fournisseurs, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Stocks > Gestion des stocks, puis cliquez sur Réceptionner des stocks.
   
2. Saisissez les renseignements de la commande :
   • Fournisseur : Cliquez sur ce menu déroulant pour choisir le fournisseur de la commande, bien que la commande puisse être créée sans choisir un fournisseur spécifique si vous le souhaitez. Ce fournisseur déterminera quel code fournisseur et quel prix fournisseur seront utilisés pour les produits ajoutés à la commande pour laquelle plusieurs fournisseurs sont enregistrés.
   • Destinataire de la livraison : Dans ce champ, sélectionnez l’établissement auquel vous souhaitez livrer les stocks. Il est obligatoire de choisir un établissement.
   • Numéro de facture du fournisseur (Facultatif) : Lorsque vous commandez des stocks, votre fournisseur peut inclure un numéro de facture. Si vous avez déjà le numéro de facture, vous pouvez le saisir ici afin que votre fournisseur puisse s’y référer.
   • Date de livraison (Facultatif) : La date de livraison prévue pour la commande.
   • Numéro de commande : Le numéro de commande est généré par Retail POS lorsque vous sélectionnez l’établissement sur la base des paramètres de l’établissement. Vous pouvez ensuite ajouter vos propres suffixes ou ajustements qui vous permettront d’identifier facilement vos commandes.
   • Note (Facultatif) : Ajoutez des informations personnalisées à vos commandes, comme des rappels personnels ou des notes d’approbation. Le champ Notes vous permet d’ajouter ces informations à vos commandes et de les rechercher pour référence ultérieure.
   • Aperçu : Consultez l’état de livraison des articles facilement sur l’écran. Cette information clé vous aide à ne pas perdre de vente d’articles en rupture de stock.
3. Ajoutez des produits en saisissant leur nom ou en scannant leur code-barres dans la barre de recherche Recherchez ou scannez un produit à ajouter et en cliquant sur le produit souhaité. Pour un produit à fournisseurs multiples, le code et le prix du fournisseur qui aura été choisi pour la commande seront utilisés par défaut.
   
4. Pour consulter les renseignements sur les fournisseurs supplémentaires, cliquez sur le produit pour en afficher les détails.
   
5. Répétez l’étape 3 pour chaque produit que vous souhaitez commander et cliquez sur Enregistrer pour terminer.

Si le fournisseur sélectionné pour la commande n’est pas ajouté en tant que fournisseur d’un produit, Retail POS indiquera que la commande contient des produits provenant d’un fournisseur différent.
Cliquez sur Continuer quand même ? pour poursuivre la commande, ou supprimez le produit de la commande s’il a été ajouté par erreur.

Prochaines étapes