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Création de devis dans Retail POS (X-Series)

Un devis est un document que vous pouvez fournir aux clients avant de conclure la vente. Il contient une liste de produits ainsi que le montant à payer. Il est surtout utilisé lorsque les clients souhaitent acheter en lot ou comparer les prix, mais également pour exécuter de nombreux processus.

Convertir un devis en vente est très simple depuis votre application Web et iOS. Vous pouvez créer un devis et l’enregistrer directement à partir de l’écran de ventes. Grâce à cette fonctionnalité, les devis s’affichent désormais dans un panneau dédié, ce qui améliore leur visibilité et leur accessibilité.

  • Créer des devis

    1. Accédez à Caisse > Caisse et associez le client à votre vente.

      add_customer_to_sale.png

    2. Ajoutez les produits souhaités et toute réduction que vous souhaitez proposer à votre client.

      add_customer_to_sale.png

    3. Cliquez ensuite sur More actions > Create quote (autres actions > créer un devis).

      create_quote_on_sell_screen.png

    4. Vérifiez que les informations affichées à l’écran sont correctes et cliquez sur Terminer le devis. Par défaut, l’option permettant d’envoyer le devis au client par e-mail est activée, mais vous pouvez la désactiver si vous souhaitez uniquement enregistrer le devis.

      complete_quote_screen.png

    Convertir un devis en vente

      1. Accédez à Caisse > Devis. Tous les devis existants sont répertoriés ici. Vous pouvez rechercher vos devis en fonction du nom de client ou du numéro de devis, ou sélectionner More filters (autres filtres) pour davantage de critères de recherche.

          Conseil

        Utilisez la colonne État de l’écran Devis pour filtrer les devis. L’état Créé indique les devis ouverts nécessitant un suivi, tandis que l’état Terminé indique les devis convertis en ventes.

        quotes_list.png

      2. Cliquez sur le devis souhaité pour afficher ses détails, puis cliquez sur Convertir en vente.

        convert_quote_to_sale.png

      3. Terminez la vente comme d’habitude.

        continue_quoted_sale.png

    Envoyer un devis par e-mail

    1. Accédez à Caisse > Devis.

      quotes_screen.png

    2. Trouvez le devis de votre choix à l’aide des filtres et des champs de recherche disponibles. Dans l’exemple ci-dessous, le numéro d’identification 5 est saisi dans le champ de recherche de numéro d’identification appelé Devis.

      quotes_screen_with_filters.png

    3. Cliquez sur Search (rechercher) et le numéro d’identification du devis 5 s’affiche comme résultat dans l’écran Devis :

      quotes_screen_filters_applied.png

    4. Cliquez sur le devis pour afficher ses détails, puis sélectionnez Envoyer le devis par e-mail.

      email_quote_button.png

    5. Confirmez l’adresse e-mail enregistrée dans le devis et cliquez sur Envoyer le devis par e-mail.

      email_quote.png

    Numéros d’identification des devis

    Lorsque vous créez des devis, ceux-ci disposent désormais d’un numéro d’identification court, plus facile à mémoriser et utiliser. Si vous n’avez pas encore créé de devis dans votre compte, les numéros d’identification commenceront au chiffre 1, et ce chiffre sera incrémenté de 1 à chaque nouveau devis. Les comptes contenant déjà des devis démarreront avec un numéro d’identification N+1, où N est le nombre total de devis déjà existants.

    Par exemple :

    • Pour un marchand avec 10 devis existants : un nouveau devis aura comme numéro d’identification 11. Les 10 devis existants conserveront leur numéro original à 19 chiffres.
    • Pour un marchand sans devis existant : le premier nouveau devis aura 1 comme numéro d’identification, le devis suivant 2, etc.

    Voici un exemple d’un devis récemment créé (5). Les quatre devis précédents ont été convertis en ventes et n’apparaissent donc plus dans la liste :

    quote_ID_number.png

    Fonctionnalité supplémentaire

    Si vous avez besoin d’une solution fiable de création de devis, QuoteMachine a développé une intégration tierce spécifique pour Retail POS (X-Series). Cliquez ici pour en savoir plus sur cette intégration.

  • Créer des devis

    1. Accédez à Menu > Caisse.

      Enhanced-Quotes-Create-Navigate-Sell-Screen.PNG

    2. Ajoutez un client, les produits souhaités et toute réduction que vous souhaitez proposer à votre client dans le devis.

      Enhanced-Quotes-Create-Add-Customer-Products.PNG

    3. Appuyez ensuite sur Autres actions, puis sur Créer un devis.  

      iPad_more_actions_menu.png

    4. Vérifiez que les informations du client affichées à l’écran sont correctes et appuyez sur Suivant. Si un client n’a pas encore été ajouté à la vente, il vous sera demandé d’en ajouter un.

      Enhanced-Quotes-Create-Confirm-Customer-Details.PNG



        Remarque

      Pour créer un nouveau client, saisissez le nom du client et appuyez sur Ajouter « X » comme nouveau client. Saisissez les détails du client comme demandé, puis appuyez sur Suivant.

      Enhanced-Quotes-Create-New-Customer.PNG

    5. Ajoutez une note à votre devis si nécessaire, puis appuyez sur Créer un devis.

      Enhanced-Quotes-Create-Confirm-Customer-Add-Note.PNG



        Conseil

      Pour que vos notes s’affichent sur vos devis, ouvrez Retail POS sur votre ordinateur et accédez à Configuration > Établissements et caisses > Modifier la caisse. À côté de Imprimer la note sur le reçu, sélectionnez Oui et cliquez sur Enregistrer la caisse.

      Enhanced-Quotes-Quote-Note-On-Receipt.png

    6. Activez ou non l’option d’envoi du devis par e-mail au client, puis appuyez sur Terminer le devis.

      Enhanced-Quotes-Create-Email-Quote-Complete-Quote.PNG

    Convertir un devis en vente

    Lorsque vous avez créé un devis, vous pouvez le convertir en vente et terminer la vente en suivant votre processus habituel. Pour cela, suivez les étapes suivantes :

    1. Accédez à Menu > Devis.

      Enhanced-Quotes-Page.PNG

    2. Trouvez le devis de votre choix à l’aide des filtres de nom de client et de numéro de devis si nécessaire, ou cliquez sur More filters (autres filtres) pour davantage d’options de filtre.

      Enhanced-Quotes-Filters.PNG

    3. Lorsque vous avez trouvé le devis de votre choix, appuyez dessus pour en afficher les détails et cliquez sur Convert to sale (convertir en vente).

        Conseil

      Utilisez la colonne Status (état) pour filtrer les devis en fonction de leur état. L’état Open (ouvert) indique les devis ouverts nécessitant un suivi, tandis que l’état Completed (terminé) indique les devis convertis en ventes et donc terminés.

    4. Terminez la vente en suivant votre processus habituel.

      Enhanced-Quotes-Complete-Sale.PNG

    Envoyer un devis par e-mail

    Pour envoyer par email un devis déjà créé, suivez les étapes suivantes :

    1. Accédez à Menu > Devis.

      Enhanced-Quotes-Page.PNG

    2. Trouvez le devis de votre choix à l’aide des filtres de nom de client et de numéro de devis si nécessaire, ou cliquez sur More filters (autres filtres) pour davantage d’options de filtre.

      Enhanced-Quotes-Filters.PNG

    3. Lorsque vous avez trouvé le devis de votre choix, appuyez dessus pour en afficher les détails et cliquez sur Envoyer le devis par e-mail.

      Enhanced-Quotes-Select-Quote_copy.PNG

    4. Confirmez l’adresse e-mail enregistrée dans le devis et cliquez sur Envoyer le devis par e-mail.

      Enhanced-Quotes-Confirm-Email.PNG

    Numéros d’identification des devis

    Lorsque vous créez des devis, ceux-ci disposent désormais d’un court numéro d’identification vous permettant d’y accéder
    et de les utiliser lorsque vous le souhaitez. Si vous n’avez pas encore créé de devis dans votre
    compte, les numéros d’identification des nouveaux devis commenceront par 1. Ce numéro sera incrémenté de 1 à chaque nouveau
    devis. Les comptes contenant déjà des devis démarreront avec un numéro d’identification N+1,
    où N est le nombre total de devis déjà existants.

    Par exemple :

    • Un marchand avec 10 devis existants : un nouveau devis aura comme numéro d’identification 11. Les 10 devis
      existants conserveront leur numéro original à 19 chiffres.
    • Un marchand sans devis existant :
      le premier nouveau devis aura 1 comme numéro d’identification, le devis suivant 2, etc.

    Voici un exemple d’un nouveau devis créé (5). Les quatre devis précédents ont été convertis en
    ventes et n’apparaissent donc plus dans la liste :

    iPad_quotes_ID_numbers.png

    Fonctionnalité supplémentaire

    Si vous avez besoin d’une solution fiable de création de devis, QuoteMachine a développé une intégration tierce spécifique pour Retail POS (X-Series). Cliquez ici pour en savoir plus sur cette intégration.

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