Un inventaire complet est généralement effectué à la fin de l’année fiscale, afin de fournir à votre comptable la valeur exacte de vos stocks.

Il recense chaque article dans votre boutique, y compris votre réserve. Nous vous recommandons de le faire en dehors des horaires habituels d’ouverture.

Quand procéder à un inventaire complet

Nous vous recommandons de procéder à un inventaire complet à la fin de l’année fiscale, au minimum. Votre comptable vous recommandera peut-être de procéder également à un inventaire complet en milieu d’année.

Les inventaires complets sont également utiles après des pics d'activité, comme la période de Noël ou le Black Friday, ou lors de la cession de votre entreprise.

Préparer un inventaire

Selon le volume à compter, vous devez préparer les stocks la veille ou le jour de l’inventaire.

Chaque boutique adopte une procédure différente, mais nous recommandons les choses suivantes :

• Vérifiez que vos scanners de codes-barres fonctionnent correctement.
• Rangez toutes les zones que vous allez inventorier, y compris les articles en attente.
• Retournez toutes les étiquettes pour que les codes-barres soient visibles et faciles à scanner.
• Imprimez de nouvelles étiquettes pour tous les produits sans étiquette.

Nous vous recommandons de faire un inventaire complet lorsque votre boutique est fermée, pour une avoir une idée précise du niveau de vos stocks à un moment où aucune modification n'est apportée à l'inventaire.

Commencer un inventaire

Lorsque vous êtes prêt à faire l’inventaire, commencez un inventaire programmé ou un nouvel inventaire :

1. Accédez à Stocks > Inventaires > Ajouter un inventaire.

   

2. Définissez la date de début et l’heure de début de l’inventaire (par défaut, la date de début est celle du jour et ne peut pas être une date passée).

   

3. Sélectionnez l'Établissement où effectuer l’inventaire dans le menu déroulant. Le nom de l’inventaire est saisi automatiquement dans le champ Nom de l’inventaire.

   

4. Sélectionnez Inventaire complet.

   

5. Cliquez sur Commencer l'inventaire pour commencer à compter.

   

Planifier des inventaires

L’inventaire dans Retail POS vous permet de programmer le dénombrement pour préparer l’année et pour que votre équipe sache ce qui doit être préparé et inventorié.

Programmer un nouvel inventaire :

1. Accédez à Stocks > Inventaires > Ajouter un inventaire.

   

2. Définissez la date de début et l’heure de début de l’inventaire (par défaut, la date de début est celle du jour et ne peut pas être une date passée).

   

3. Sélectionnez un Établissement où effectuer l’inventaire des stocks dans le menu déroulant. Le nom de l’inventaire est saisi automatiquement dans le champ Nom de l’inventaire.

   

4. Sélectionnez Inventaire complet.

   

5. Cliquez sur Enregistrer et quitter pour programmer l'inventaire, ou sur Commencer l'inventaire pour commencer à compter immédiatement.

   

Commencer un inventaire programmé

1. Accédez à la page Stocks > Inventaires.

   

2. Cliquez sur l'onglet À effectuer, puis cliquez sur le nom de l'inventaire que vous souhaitez commencer.

   

3. Lorsque vous cliquez sur le nom de l'inventaire, vous arrivez sur la page Modifier l'inventaire. Si la date et l'heure sont incorrectes, Retail POS utilisera la date du jour.

   

4. Cliquez sur Commencer l’inventaire, et l’inventaire commencera.

   

Une page affichera la liste de vos articles à compter et la quantité estimée. Vous n’avez pas à inventorier vos articles selon l’ordre de la liste.

Compter les articles

Une fois l’inventaire commencé, vous pouvez compter vos articles de différentes façons. Utilisez l’une des méthodes ci-dessous.

Scanner les codes-barres à l’aide d’un scanner de codes-barres

Si la fonction de scan de l’appareil que vous utilisez pour l’inventaire (ordinateur de bureau ou iPad) est configurée, il vous suffit de scanner les articles dans l’inventaire pour les enregistrer.

Si le mode scan rapide est activé, vous pouvez scanner des codes-barres les uns à la suite des autres et chacun d’eux sera enregistré individuellement.

Mode scan rapide

Le mode scan rapide vous permet de scanner rapidement le code-barres de chaque article dans votre boutique afin de l’inscrire dans l’inventaire. Votre article sera automatiquement décompté aussitôt son code-barres scanné.

N'activez pas le mode scan rapide si vous préférez rechercher les codes SKU des articles à l'aide des codes-barres et saisir la quantité totale avant d'envoyer l'inventaire.

Vous pouvez également scanner le code-barres (avec le mode scan rapide désactivé) et saisir manuellement le dénombrement de chaque article.

Scanner des codes-barres avec l’application Scanner Retail POS

L’application Scanner vous permet de créer ou de commencer un inventaire des stocks et d’utiliser la caméra intégrée de l’appareil pour scanner les codes-barres et enregistrer les articles.

Pour savoir comment utiliser l’application Scanner pour effectuer des inventaires des stocks, consultez notre article sur le sujet.

Enregistrer et rechercher manuellement des articles

Vous pouvez faire l’inventaire manuellement :

1. Notez par écrit la quantité escomptée pour chaque produit.
2. Recherchez l'article dans Retail POS et saisissez la quantité comptée dans le champ Quantité.
3. Cliquez sur Inventorier lorsque vous avez terminé de compter le produit.

L’inventaire manuel de vos articles augmente le risque d’erreurs. Veillez à répertorier les bons articles et, de préférence, à ce que le code SKU soit enregistré pour chacun d’entre eux. Ainsi, lors de la saisie, la quantité sera imputée aux bons articles.

Accéder aux articles inventoriés

Chaque article inventorié apparaît en haut de votre liste d’articles inventoriés. Une coche apparaîtra à côté de l’article si vous avez atteint la quantité estimée. L’article apparaîtra ensuite dans la section Vos derniers articles inventoriés à droite de l’écran. Le nombre d’articles dans votre onglet d’articles non inventoriés diminuera.

Votre inventaire sera automatiquement enregistré, et l'heure du dernier enregistrement sera indiquée à côté des boutons Suspendre et Passer en revue.

Vérifier et transmettre un inventaire

Lorsque vous avez tout compté, vous devez vérifier les articles inventoriés.

Cliquez sur Passer en revue pour ouvrir la page de vérification, qui comprend cinq onglets :

• Non inventoriés : liste tous les articles dont le total inventorié est de 0. Cela inclut les articles dont la quantité estimée est de 0.
• Écart d’inventaire : liste tous les articles dont l’inventaire est inférieur ou supérieur à la quantité estimée. Cela inclut les articles dont l’estimation était négative et dont l’inventaire est finalement de 0.
• Inventaire exact : liste tous les articles inventoriés dont le nombre total correspond à la quantité estimée.
• Exclu : liste les articles exclus manuellement de l’inventaire.
• Tous : liste les articles de tous les onglets.

Vérifiez les articles de votre inventaire, en particulier ceux des onglets Écart d’inventaire et Non inventorié. Pour les écarts, vous pouvez :

• Cliquez sur la case à gauche d'un article, puis sélectionnez Exclure ces articles de l'inventaire dans la liste déroulante Choisir une action.

• Cliquez sur la case à gauche d'un article et sélectionnez Inventorier les articles à nouveau dans la liste déroulante Choisir une action. La quantité de ces articles sera ramenée à zéro pour que vous puissiez les recompter.

• Cliquez sur Continuer et recomptez les articles.

Si vous poursuivez le décompte, la quantité d'articles que vous avez scannés continuera à apparaître. Dans la page de vérification, sélectionnez l'option Inventorier les articles à nouveau dans la liste déroulante Choisir une action pour remettre le nombre d'articles à zéro. Vous avez également la possibilité, sur la page de l'inventaire, de saisir un nombre négatif dans le champ « Quantité » pour retirer des articles, ou de définir le niveau des stocks à zéro pour tout recommencer.

Ignorer un inventaire

Vous avez parfois besoin d'arrêter un inventaire des stocks en cours. Cela peut se produire si vous manquez de temps pour finir l’inventaire, qui doit toujours être effectué sur une courte période.

Pour annuler un inventaire en cours :

1. Accédez à la page Stocks > Inventaires.
2. Cliquez sur le nom de l'inventaire.
3. Cliquez sur Passer en revue.
4. Cliquez sur Annuler.

Les inventaires abandonnés apparaîtront dans l’onglet Annulé de la page d’accueil des inventaires.

Vendre pendant l’inventaire

Si vous maintenez vos activités commerciales pendant l’inventaire, vous devrez procéder à des ajustements finaux en fonction des ventes ou des retours effectués pendant la période d’inventaire.

Si vous vendez ou recevez des retours d’articles que vous avez déjà comptés, les articles concernés devront être ajustés. En cas de vente, vous devrez diminuer la quantité d’une unité dans l’inventaire. Pour un retour, vous devrez augmenter la quantité d’une unité dans l’inventaire.

Si vous vendez ou recevez des retours d’articles que vous n’avez pas encore comptés, l’inventaire des articles concernés sera correct, mais un écart pourra apparaître sur la page de vérification (car la quantité estimée n’aura pas changé).

Toutes les ventes faites pendant un inventaire des stocks sont correctement enregistrées dans votre historique des ventes.

Terminer un inventaire

Lorsque vous avez vérifié et confirmé votre inventaire et que vous pensez avoir dénombré tous les articles, cliquez sur Terminer.

Ensuite, vous devez confirmer que l’inventaire est terminé. Souvenez-vous de le faire lorsque tout votre personnel a terminé et enregistré l’inventaire sur tous les appareils. S’il reste des articles non inventoriés, une alerte vous en informera, car l’inventaire de ces articles sera mis à 0.

Lorsque vous avez la certitude d’avoir fini, cliquez sur Terminer.

Lorsque vous aurez cliqué sur Terminer, nous lancerons le traitement de votre inventaire. Cela peut prendre plusieurs minutes, surtout si vous avez un grand nombre d’articles.

Une fois le traitement terminé, les résultats s’afficheront sur la page.

Vous y verrez trois onglets :

• Écart d’inventaire.
• Inventaire exact.
• Tous.

Ces onglets regroupent vos articles, les quantités estimées, les quantités réelles, les écarts en unités après votre inventaire et le coût de cet écart (p. ex., s’il manque une unité, l’application calcule le coût de ce manque).

En faisant défiler cette liste jusqu’en bas, vous verrez le total des changements en unités et en coût.

Deux chiffres s’afficheront pour chaque donnée : le total des augmentations (pour les articles dont l’inventaire est supérieur à la quantité estimée) et le total des diminutions (pour les articles dont l’inventaire est finalement inférieur à la quantité estimée).

Exporter les données de l'inventaire

Cliquez sur les boutons d’exportation pour obtenir une copie de vos résultats.

Vous avez deux possibilités :

• Générer un rapport au format PDF : vous obtiendrez un rapport au format PDF comprenant les nombres finaux de quantités estimée et réelle, l’écart de coût et la valeur totale des stocks de chaque produit après l’inventaire. Vous obtiendrez également un résumé de tous les changements pour votre inventaire.
• Générer un rapport au format CSV : vous obtiendrez un rapport au format CSV avec une ligne par article inventorié. Le rapport affichera des colonnes pour le code SKU, le code fournisseur, les quantités estimée et réelle, l’écart de stocks en unités et en coût, ainsi que la valeur des stocks pour chaque article après l’inventaire. Ce rapport sert généralement à être importé vers un autre système ou à créer vos propres rapports.

Examiner l'historique des inventaires

Vous pouvez consulter les inventaires précédents et en exporter les résultats à tout moment. Pour afficher des inventaires :

1. Accédez à la page Stocks > Inventaires.
2. Cliquez sur l'onglet Terminé.
3. Cliquez sur le nom de l'inventaire à examiner.

Vous pouvez examiner les données et générer un rapport au format PDF ou CSV.

Prochaines étapes