Un inventaire complet est généralement effectué à la fin de l’année fiscale, afin de fournir à votre comptable la valeur exacte de vos stocks.

Il recense chaque article dans votre boutique, y compris votre réserve. Nous vous recommandons de le faire en dehors des horaires habituels d’ouverture.

Utilisez les menus déroulants ci-dessous pour découvrir comment procéder à un inventaire complet.

Quand procéder à un inventaire complet

Nous vous recommandons de procéder à un inventaire complet à la fin de l’année fiscale, au minimum. Votre comptable vous recommandera peut-être de procéder également à un inventaire complet en milieu d’année.

Ces inventaires sont aussi utiles après chaque période d’activité intense, comme Noël, les soldes ou Black Friday. Il est aussi recommandé d’effectuer un inventaire complet lors de la vente de votre entreprise.

Un inventaire complet exige de compter tous les articles dans votre boutique. La bonne pratique veut que l’on ferme boutique pendant cet inventaire pour garantir l’exactitude des niveaux de stocks.

Programmer l’inventaire

L’inventaire dans Retail POS vous permet de programmer le dénombrement pour préparer l’année et pour que votre équipe sache ce qui doit être préparé et inventorié.

Programmer un nouvel inventaire :

1. Accédez à la page Stocks > Inventaires.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter un inventaire.

3. Définissez la date de début et l’heure de début de l’inventaire (par défaut, la date de début est celle du jour et ne peut pas être une date passée).

4. Sélectionnez un Établissement où faire l’inventaire dans le menu déroulant.

5. Le nom de l’inventaire est saisi automatiquement dans le champ Nom de l’inventaire.

6. Sélectionnez Inventaire complet.

7. Cliquez sur le bouton Enregistrer et quitter situé en haut de la page pour programmer l’inventaire. Vous pouvez aussi cliquer sur Commencer l’inventaire pour commencer l’inventaire immédiatement.

Préparer l’inventaire

Selon le volume à compter, vous devez préparer les stocks la veille ou le jour de l’inventaire.

Chaque boutique adopte une procédure différente, mais nous recommandons les choses suivantes :

• Vérifiez le bon fonctionnement de vos scanners de code-barres.
• Rangez toutes les zones que vous allez compter, y compris les articles en attente.
• Retournez toutes les étiquettes pour que les codes-barres soient visibles et faciles à scanner.
• Imprimez de nouvelles étiquettes pour tous les produits sans étiquette.

Comment commencer un inventaire

Lorsque vous êtes prêt à faire l’inventaire, commencez un inventaire programmé ou un nouvel inventaire :

Commencer un nouvel inventaire

1. Accédez à la page Stocks > Inventaires.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter un inventaire.

3. Définissez la date de début et l’heure de début de l’inventaire (par défaut, la date de début est celle du jour et ne peut pas être une date passée).

4. Sélectionnez un Établissement où faire l’inventaire dans le menu déroulant.

5. Le nom de l’inventaire est saisi automatiquement dans le champ Nom de l’inventaire.

6. Sélectionnez Inventaire complet.

7. Cliquez sur Commencer l’inventaire pour lancer l’inventaire.

Commencer un inventaire programmé

1. Accédez à la page Stocks > Inventaires.

2. Trouvez l’inventaire souhaité dans la liste À effectuer.

3. Cliquez sur le nom de l’inventaire. La page Modifier l’inventaire s’ouvrira. Ne vous occupez pas d’actualiser la date et l’heure si elles sont fausses. L’application Retail POS les mettra à jour avec la date du jour.

4. Cliquez sur Commencer l’inventaire, et l’inventaire commencera.

Une page affichera la liste de vos articles à compter et la quantité estimée. Vous n’avez pas à inventorier vos articles selon l’ordre de la liste.

Inventorier vos articles

Une fois l’inventaire commencé, vous pouvez compter vos articles de différentes façons. Utilisez l’une des méthodes ci-dessous.

Scanner les codes-barres à l’aide d’un scanner de code-barres

Si la fonction de scan de l’appareil que vous utilisez pour l’inventaire (ordinateur de bureau ou iPad) est configurée, il vous suffit de scanner les articles dans l’inventaire pour les enregistrer.

Si le mode scan rapide est activé, vous pouvez scanner des codes-barres les uns à la suite des autres et chacun d’eux sera enregistré individuellement.

Vous pouvez également scanner le code-barres (avec le mode scan rapide désactivé) et saisir manuellement le dénombrement de chaque article.

Scanner des codes-barres avec l’application Scanner de Retail POS

L’application Scanner vous permet de créer ou de commencer un inventaire et d’utiliser la caméra intégrée de l’appareil pour scanner les codes-barres et enregistrer les articles.

Pour savoir comment utiliser l’application Scanner pour faire des inventaires, consultez notre article sur le sujet.

Enregistrer et rechercher manuellement des articles

Vous pouvez faire l’inventaire manuellement, en notant la quantité de chaque article à l’aide d’une feuille et d’un stylo, puis en recherchant l’article dans Retail POS et en saisissant le nombre d’articles en question.*

* L’inventaire manuel de vos articles augmente le risque d’erreurs. Veillez à répertorier les bons articles et, de préférence, à ce que le code SKU soit enregistré pour chacun d’entre eux. Ainsi, lors de la saisie, la quantité sera imputée aux bons articles.

Une fois qu’un article est dénombré

Lorsqu’un article est dénombré, il apparaît en haut de votre liste d’articles inventoriés. Une coche apparaîtra à côté de l’article si vous avez atteint la quantité estimée. L’article apparaîtra ensuite dans Vos derniers articles inventoriés sur le côté droit de l’écran. Le nombre d’articles dans votre onglet d’articles non inventoriés diminuera.

Votre inventaire sera enregistré automatiquement, et la dernière heure d’enregistrement s’affichera en haut de l’écran au-dessus du bouton Pause.

Vérifier et soumettre un inventaire

Lorsque vous avez soumis tous vos inventaires, vous devez vérifier les articles inventoriés.

Cliquez sur Passer en revue pour ouvrir la page de vérification, qui comprend cinq onglets :

• Non inventoriés : liste tous les articles dont le total dénombré est de 0. Cela inclut les articles dont la quantité estimée est de 0.
• Écart d’inventaire : liste tous les articles dont le dénombrement est inférieur ou supérieur à la quantité estimée. Cela inclut les articles dont l’estimation était négative et dont le dénombrement est finalement de 0.
• Inventaire exact : liste tous les articles dénombrés dont le total dénombré correspond à la quantité estimée.
• Exclu : liste les articles exclus manuellement du dénombrement.
• Tous : liste les articles de tous les onglets.

Vérifiez les articles de votre dénombrement, en particulier ceux des onglets d’écarts et non dénombrés. Pour les écarts, vous pouvez :

• cocher la case à côté d’un article et sélectionner Exclude items from count (exclure des articles de l’inventaire) dans le menu déroulant en haut de la liste ;

• cocher la case à côté d’un article et choisir Inventorier les articles à nouveau. Cette opération remettra le compteur de cet article à zéro pour que vous le recomptiez.

• Cliquez sur Resume (reprendre) en haut de la page et recomptez les articles.

Vendre pendant l’inventaire

Si vous maintenez vos activités commerciales pendant l’inventaire, vous devrez procéder à des ajustements finaux en fonction des ventes ou des retours effectués pendant la période d’inventaire.

Si vous vendez ou recevez des retours d’articles que vous avez déjà comptés, les articles concernés devront être ajustés. En cas de vente, vous devrez diminuer la quantité d’une unité dans l’inventaire. Pour un retour, vous devrez augmenter la quantité d’une unité dans l’inventaire.

Si vous vendez ou recevez des retours d’articles que vous n’avez pas encore comptés, l’inventaire des articles concernés sera correct, mais un écart pourra apparaître sur la page de vérification (car la quantité estimée n’aura pas changé).

Soumettre l’inventaire

Lorsque vous avez vérifié et confirmé votre inventaire et que vous pensez avoir dénombré tous les articles, cliquez sur Terminer.

Ensuite, vous devez confirmer que l’inventaire est terminé. Souvenez-vous de le faire lorsque TOUT votre personnel a terminé et enregistré l’inventaire sur tous les appareils. S’il reste des articles non inventoriés, une alerte vous en informera, car l’inventaire de ces articles sera mis à 0.

Lorsque vous avez la certitude d’avoir fini, cliquez sur Terminer.

Lorsque vous aurez cliqué sur Terminer, nous lancerons le traitement de votre inventaire. Cela peut prendre plusieurs minutes, surtout si vous avez un grand nombre d’articles.

Une fois le traitement terminé, les résultats s’afficheront sur la page.

Vous y verrez trois onglets :

• Écart d’inventaire
• Inventaire exact
• Tous

Ces onglets regroupent vos articles, les quantités estimées, les quantités réelles, les écarts en unités après votre inventaire et le coût de cet écart (p. ex., s’il manque une unité, l’application calcule le coût de ce manque).

En faisant défiler cette liste jusqu’en bas, vous afficherez le total des changements en unités et en coût.

Deux chiffres s’afficheront pour chaque donnée : le total des augmentations (pour les articles dont l’inventaire est supérieur à la quantité estimée) et le total des diminutions (pour les articles dont l’inventaire est finalement inférieur à la quantité estimée).

Exporter les données

Cliquez sur les boutons d’exportation pour obtenir une copie de vos résultats.

Vous avez deux possibilités :

• Générer un rapport au format PDF : vous obtiendrez un rapport au format PDF comprenant les nombres finaux de quantités estimée et réelle, l’écart de coût et la valeur totale des stocks de chaque produit après l’inventaire. Vous obtiendrez également un résumé de tous les changements pour votre dénombrement.
• Générer un rapport au format CSV : vous obtiendrez un rapport au format CSV avec une ligne par article inventorié. Le rapport affichera des colonnes pour le code SKU, le code fournisseur, les quantités estimée et réelle, l’écart de stocks en unités et en coût, ainsi que la valeur des stocks pour chaque article après l’inventaire. Ce rapport sert généralement à être importé vers un autre système ou à créer vos propres rapports.

Abandonner un inventaire

Il peut arriver d’avoir à arrêter un inventaire commencé. Cela peut se produire si vous manquez de temps pour finir l’inventaire, qui doit toujours être effectué sur une courte période.

C’est ce qu’on appelle abandonner un inventaire. Pour abandonner un inventaire en cours, suivez les étapes ci-dessous :

• Ouvrez le dénombrement sur la page Modifier l’inventaire ou Passer en revue.
• Cliquez sur le bouton Suspendre.

Les inventaires abandonnés apparaissent dans l’onglet Annulés de la page Inventaires.

Consulter l’historique des inventaires des stocks

Vous pouvez consulter l’historique des inventaires et exporter les résultats à tout moment.

Pour afficher l’historique :

• Cliquez sur l’onglet Terminés de la page Inventaires.
• Cliquez sur l’inventaire que vous souhaitez ouvrir.

Sur cette page, vous pouvez également générer un fichier au format PDF ou CSV :