Les ventes à paiement différé servent à suivre les achats que le client souhaite payer ultérieurement. En créant une vente à paiement différé, vous créez une facture pour cette vente, que le client devra régler. Activez l’intégration QuickBooks en ligne pour créer les factures des ventes à paiement différé dans QuickBooks en ligne en toute simplicité.

Effectuer la vente

1. Sur l’écran de caisse, ajoutez les articles à vendre.
2. Ajoutez le client à la vente. Les ventes à paiement différé doivent être associées à un client.
3. Cliquez sur Pay (payer) puis sur On account (à paiement différé).

La vente sera enregistrée dans QuickBooks en ligne, ce qui créera une facture. Cette facture contiendra les renseignements suivants :

• Nom du client.
• Description des lignes de la facture (nom du produit).
• Quantité et prix pour chaque ligne sur la facture.
• Taux de taxe pour la transaction (basé sur la configuration de QuickBooks en ligne dans Retail POS).
• Date de la facture.

Veuillez noter qu’une fois qu’une facture a été reportée à QuickBooks en ligne, les articles dans la facture QuickBooks en ligne deviennent fixes à moins qu’un paiement soit ajouté à la facture dans Retail POS et synchronisé. Par exemple, si vous ajoutez des articles à une vente à paiement différé ou en supprimez dans Retail POS, ces changements ne seront pas reportés à QuickBooks en ligne à moins qu’un paiement n’ait été ajouté à la vente également.

Configurer une date d’échéance pour la vente

Les dates d’échéance des ventes à paiement différé sont basées sur les paramètres du client dans QuickBooks en ligne. Vous pouvez mettre à jour les conditions du client dans QuickBooks en ligne pour modifier la date d’échéance appliquée aux ventes à paiement différé.

Assigner un client à la vente

QuickBooks en ligne assignera un client à la facture si un nom d’entreprise correspond dans Retail POS. Si vous n’avez pas saisi de nom d’entreprise dans Retail POS, le nom et le prénom du client saisis dans Retail POS seront assignés. S’il n’y a toujours pas de correspondance, un client sera créé dans QuickBooks en ligne selon les détails du client saisis dans Retail POS.

Recevoir le paiement pour la vente

Vous pouvez accepter le paiement de la vente soit dans Retail POS, soit dans QuickBooks en ligne.

Recevoir le paiement dans QuickBooks en ligne

Lorsque vous appliquez un paiement à une vente à paiement différé dans QuickBooks en ligne, le paiement ne sera pas synchronisé avec Retail POS. Pour comptabiliser ce paiement dans Retail POS, vous devrez l’appliquer à la vente manuellement.

1. Accédez à la page Historique des ventes.
2. Trouvez la vente à paiement différé du client et cliquez sur Apply payment / refund (appliquer le paiement ou le remboursement).
3. Sélectionnez le mode de paiement dans le menu déroulant Payment type (type de paiement).
4. Saisissez le montant payé dans le champ Montant.
5. Sélectionnez la caisse à associer au paiement dans le menu déroulant Register (caisse).
6. Sélectionnez la date à laquelle le paiement a été encaissé dans le menu déroulant Payment date (date du paiement).
7. Sélectionnez l’heure à laquelle le paiement a été encaissé dans le menu déroulant Payment time (heure du paiement).
8. Cliquez sur Save (enregistrer) pour finaliser le paiement.

Recevoir un paiement dans Retail POS

1. Accédez à la page Historique des ventes.
2. Trouvez la vente à paiement différé du client, puis cliquez sur Continuer la vente. La vente s’affiche alors sur l’écran de caisse.
3. Cliquez sur Pay (payer) et saisissez le montant du paiement.
4. Si la vente n’est pas entièrement payée, cliquez sur On Account (vente à paiement différé) pour mettre le reste du solde à paiement différé.

Le paiement sera automatiquement reporté à QuickBooks en ligne. Les renseignements de paiements suivants seront envoyés à QuickBooks en ligne :

• Date de paiement.
• Mode de paiement (basé sur votre configuration de QuickBooks en ligne dans Retail POS).
• Montant reçu.
• Facture à laquelle est alloué le paiement.

Tenir compte des ventes à paiement différé

Lorsque vous fermez votre caisse à la fin de la journée, toutes les ventes à paiement différé commencées et tous les paiements effectués pour régler ces ventes seront notés dans votre rapport de fermeture. Le coût des marchandises vendues (CMV) pour les ventes à paiement différé sera inclus dans votre journal CMV de fermeture de caisse.

Rapprocher la facture et le paiement dans QuickBooks en ligne

Les paiements des ventes à paiement différé sont notés sur les factures de fin de journée ou de fermeture de caisse enregistrées dans QuickBooks en ligne, afin d’équilibrer les paiements déjà affectés à leur facture originale dans QuickBooks en ligne.

Si vous avez reçu le paiement de la vente dans Retail POS, vous devrez rapprocher le paiement lorsqu’il sera déposé dans votre compte bancaire et apparaîtra dans votre flux de paiement dans QuickBooks en ligne.

N’oubliez pas que ce paiement sera probablement combiné aux dépôts pour les montants des ventes quotidiennes ou de la fermeture de caisse pour ce jour sur votre compte (qu’il s’agisse de paiements en espèces ou par carte).

Vous pouvez avoir besoin de rapprocher le dépôt de la facture de fermeture de caisse et de la facture de la vente à paiement différé. Consultez l’article concernant le rapprochement du Centre d’assistance de QuickBooks en ligne pour en savoir plus sur les étapes à suivre.

Les numéros de facture seront définis dans QuickBooks lors de l'envoi de la vente à paiement différé vers QuickBooks Online. Le numéro de facture correspond au numéro de reçu de Retail POS accompagné du suffixe -1 pour éviter tout conflit avec un numéro de reçu ultérieur.