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Gestion des stocks avec l’intégration de QuickBooks Online

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Comptabiliser les coûts de stocks et les stocks est essentiel pour vous aider à comprendre si votre commerce de détail est rentable. Vous devriez comprendre combien vous coûtent vos stocks, et combien ils valent.

Il est indispensable d’utiliser la fonctionnalité de commande de stock de Retail POS lors de l’ajout d’un nouveau produit à vos stocks. Sinon, les coûts de vos produits seront incorrects. Pour synchroniser les commandes de stock, il vous faut également un forfait QuickBooks Essentiel ou supérieur.

Lorsque vous effectuez vos commandes de stock par le biais de Retail POS, vous devez les reporter à QuickBooks Online afin d’y créer une facture de comptes fournisseurs. Contrairement au reste de l’intégration, cela ne se fait pas automatiquement.

Pour reporter dans QuickBooks Online la réception d’une commande de stock :

  1. Accédez à la page Gestion des stocks dans Retail POS.
  2. Filtrez la page de commandes de stock par commandes reçues.
  3. Cliquez sur Envoyer à QuickBooks en ligne sous la référence pour créer la facture dans QuickBooks Online. retail-pos-quickbooks.png
  4. Cliquez sur Afficher dans QuickBooks en ligne pour charger la facture dans QuickBooks Online.
    retail-pos-view-quickbooks.png

Lorsque vous payez votre facture, vous pouvez faire correspondre la transaction de versement dans votre flux bancaire à la facture des comptes fournisseurs dans QuickBooks Online.

Ces renseignements sont envoyés à QuickBooks Online :

  • La date de réception complète de la commande dans QuickBooks Online
  • Le nom du fournisseur
  • Les produits reçus
  • La quantité reçue
  • Le nom de la commande et le numéro de facture du fournisseur figurent dans le champ de référence de QuickBooks Online
  • Le coût d’approvisionnement (hors taxe), dont la taxe est appliquée par QuickBooks Online selon vos paramètres

    Si vous êtes basé aux États-Unis ou au Canada, QuickBooks en ligne propose une taxe de vente automatisée et calcule le taux de taxe correct en fonction du statut d’exonération fiscale du client, de l’emplacement, et du type de produit vendu.

  • La date d’échéance de la facture sera basée sur les conditions du fournisseur dans QuickBooks Online (vous pouvez mettre à jour les conditions du fournisseur dans QuickBooks Online)

Tous les coûts des produits seront envoyés à l’actif de stock désigné dans votre page de configuration de QuickBooks Online.

Les coûts d’expédition ne sont pas automatiquement inclus. Vous pouvez créer un produit « coûts d’expédition » sans taxe, sans prix et sans suivi des stocks dans Retail POS, et l’ajouter à la commande lorsqu’elle est reçue afin de suivre les coûts de stocks pour chaque commande.

Ajustements de stocks : bris, gaspillage, pertes et inventaires

Il est également important de suivre les ajustements de vos niveaux de stocks, qu’il s’agisse de stocks endommagés ou brisés, de gaspillage (comme la nourriture en fin de journée) ou de pertes (articles volés). Vous constaterez parfois la perte au moment où elle se produit (stocks endommagés, gaspillage), alors que dans d’autres cas, vous ne vous en rendrez compte que lorsque vous procéderez à un inventaire.

Tous ces différents types d’ajustements peuvent être enregistrés dans Retail POS en utilisant la fonction d’inventaire.

Les ajustements de stocks, y compris les inventaires, ne peuvent pas être envoyés directement à QuickBooks Online. Vous devrez remplir un journal manuel dans QuickBooks Online pour les comptabiliser.

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