Dans Retail POS, les bons de commande sont utilisés pour commander des stocks. En créant des bons de commande, vous pouvez tenir un registre des produits que vous avez commandés, ce qui vous permet de suivre les commandes de tous les fournisseurs et de vous assurer de l’exactitude de vos stocks.

Création d’un bon de commande

1. Pour créer un bon de commande dans Retail POS, accédez à Stocks > Gestion des stocks.

2. Cliquez sur Commander des stocks.

   

3. Saisissez les renseignements suivants :
   • Fournisseur : choisissez un fournisseur pour la commande. Cette sélection déterminera quels code et prix fournisseur seront utilisés pour les produits ajoutés à la commande lorsque plusieurs fournisseurs sont enregistrés.
   • Établissements destinataires : sélectionnez dans la liste déroulante l’établissement auquel seront livrés les stocks.
   • Établissement à livrer : sélectionnez l'établissement qui recevra la commande.
   • Date de livraison : (Facultatif) La date de livraison attendue pour la commande.
   • Numéro de commande : Le numéro de commande est généré par Retail POS lorsque vous sélectionnez un établissement. Vous pouvez modifier ce numéro pour vous aider à identifier vos commandes.
   • Numéro de facture du fournisseur : (Facultatif) Si vous avez déjà le numéro de facture, vous pouvez le saisir ici afin que votre fournisseur puisse s’y référer.

   • Note : (Facultatif) Ajoutez des informations personnalisées à vos commandes, comme des rappels personnels ou des notes d’approbation.

     

Ajouter des produits à un bon de commande

Il existe quatre méthodes pour ajouter des produits à un bon de commande. Vous pouvez ajouter des produits un par un à l'aide de la fonction de recherche, ajouter des produits recommandés à des fins de réapprovisionnement, télécharger un fichier CSV contenant plusieurs produits ou ajouter des produits à partir du catalogue.

Ajouter des produits à l’aide de l’option Choisir des produits

1. Pour ajouter des produits, saisissez le nom du produit dans la barre de recherche ou scannez le code-barres du produit.

   

2. Saisissez la quantité que vous souhaitez commander pour chaque établissement. Si ce produit a des variantes, vous pouvez sélectionner chaque variante et la quantité correspondante dans la fenêtre de sélection, puis cliquer sur Ajouter les variantes à la commande.

   

3. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des produits, cliquez sur Enregistrer.

   

Vous pouvez consulter les niveaux des stocks des produits dans l'ensemble de vos établissements en cliquant sur la flèche d'un produit pour afficher ses détails, puis en sélectionnant Stocks. Vous pouvez ainsi connaître la quantité de produits qu'il y a en stock dans chaque établissement, l'arrivage des stocks et la quantité d'articles vendus au cours des 30 derniers jours.

Ajouter des produits à partir de recommandations

Si vous avez défini des seuils de réapprovisionnement pour vos produits, vous pouvez ajouter des produits à partir de recommandations. Cette fonctionnalité suggère automatiquement des produits dont le stock est égal ou inférieur au seuil de réapprovisionnement défini. Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour commander des stocks pour des ventes incomplètes.

1. Sélectionnez Choisir des produits.

2. Cliquez sur Ajouter des produits à partir de recommandations.

   

3. Pour les comptes possédant plusieurs boutiques, sélectionnez votre établissement et cliquez sur Suivant.

   

4. Cochez les cases de tous les produits que vous souhaitez ajouter au bon de commande. Pour les commandes incomplètes, les détails concernant le nombre de produits nécessaires pour honorer les commandes existantes se trouvent dans la liste déroulante des détails.

   

5. Cliquez sur Ajouter les produits à la commande.

   

Si un produit figure dans un autre bon de commande ouvert ou envoyé pour le même établissement, il ne sera pas ajouté à la liste des produits recommandés. Si un fournisseur est associé au bon de commande, seuls les produits de ce fournisseur seront recommandés et ajoutés au bon de commande.

Ajouter des produits au moyen d’un fichier CSV

Vous pouvez importer des produits (ainsi que leur prix fournisseur et leur quantité) dans une nouvelle commande ou une commande enregistrée en utilisant un fichier CSV. C’est un moyen utile de créer rapidement des commandes de stock importantes, par exemple à partir d’un fichier de données créé par un scanner de stocks portable.

1. Dans un logiciel tableur comme Excel, Open Office ou Google Sheets, créez votre fichier CSV. Vous pouvez télécharger un exemple de modèle de fichier CSV pour commencer.
2. Si vous préférez créer votre propre fichier, vous aurez besoin des quatre en-têtes de colonne suivants :
   • Handle (facultatif) : l’alias du produit (il doit correspondre à un produit existant dans Retail POS).
   • SKU (obligatoire) : le code SKU du produit doit correspondre à un produit existant dans Retail POS.
   • Supply price (facultatif) : le prix fournisseur par article.
   • Quantité (obligatoire) : la quantité de chaque article que vous souhaitez commander.

   Si vous avez sélectionné un fournisseur lors de la création de votre bon de commande, tous les produits importés à l’aide d’un fichier CSV doivent avoir le même fournisseur que celui sélectionné dans Retail POS.

3. Modifiez votre fichier CSV selon vos besoins et enregistrez-le sur votre ordinateur.

4. Sélectionnez Importer depuis un fichier CSV.

   

5. Cliquez sur Importer un fichier CSV.
6. Sélectionnez le fichier sur votre ordinateur, puis cliquez sur Ouvrir.
7. Cliquez sur Sauvegarder.

Ajouter des produits du catalogue

Vous pouvez importer des produits dans un bon de commande directement à partir de votre catalogue.

1. Accédez à Catalogue > Produits.

2. Sélectionnez les produits que vous souhaitez commander à l’aide des cases à cocher.

   

3. Cliquez sur Choisir une action une fois les produits sélectionnés.

   

4. Sélectionnez Ajouter les produits à un bon de commande dans le menu déroulant.
5. Sélectionnez l’une des deux options suivantes : Ajouter à un bon de commande existant ou Créer un nouveau bon de commande.

   1. Si vous ajoutez les produits à une commande existante, sélectionnez la commande.

      

   2. Si vous créez un nouveau bon de commande, choisissez un fournisseur et un établissement dans les menus déroulants. Le numéro de commande sera rempli automatiquement.

      

6. Cliquez sur Suivant.

7. Saisissez la quantité de produits que vous souhaitez commander.

   

   Si le prix de revient a changé par rapport à la valeur par défaut de votre produit, il est important de saisir ici la nouvelle valeur pour calculer correctement le coût moyen et le coût des marchandises vendues.

8. Une fois la quantité et le prix de revient saisis, cliquez sur Ajouter les produits à la commande pour terminer la création de la commande. Vous pouvez ensuite consulter la commande en accédant à Stocks > Gestion des stocks.

Enregistrer les coûts et les réductions applicables à la commande

Vous pouvez enregistrer les fluctuations de coûts ou de prix qui sont appliquées dans le cadre de l'envoi et de la réception de bons de commande, p. ex. des réductions, des frais de transport et des droits de douane. Il est possible de prendre en compte ces montants lorsque vous créez un bon de commande, et de les modifier s'il y a lieu lors de la réception de stocks. Ces montants ne figureront pas sur le bon de commande que vous envoyez à votre fournisseur, mais seront conservés dans vos dossiers Retail POS en tant que composantes du coût total.

Pour enregistrer ces coûts et réductions :

1. Ajoutez des produits à votre bon de commande selon la méthode de votre choix.
2. Entrez des valeurs dans les champs Réduction, Expédition et/ou Droits de douane. Le total de la commande sera mis à jour en conséquence.

   

3. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois créé et enregistré, le bon de commande peut être modifié jusqu'à ce qu'il soit envoyé au fournisseur.

Envoyer un bon de commande à un fournisseur

Pour envoyer une ébauche de bon de commande à un fournisseur :

1. Accédez à Stocks > Gestion des stocks.
2. Cliquez sur l’ébauche de commande.
3. Cliquez sur Enregistrer et envoyer.

   

4. Dans la fenêtre contextuelle Envoyer la commande, entrez votre adresse e-mail ainsi que tout message concernant votre commande.

   

5. Cliquez sur Envoyer.

L'état de votre commande (visible dans la page Gestion des stocks) est à présent Envoyé.

Marquer une commande comme expédiée

Une fois que votre fournisseur a confirmé la commande et l'a envoyée, vous pouvez la marquer comme étant expédiée :

1. Cliquez sur la commande.
2. Cliquez sur Marquer comme expédiée.

   

3. Indiquez si vous savez quand la commande sera livrée (sélectionnez Je connais la date et, le cas échéant, la Date de livraison) ou si vous l'ignorez (Je ne connais pas la date).

   

4. Cliquez sur Suivant.
5. Cliquez sur Marquer comme expédiée.

   

L'état de votre commande (visible sur la page Gestion des stocks) est désormais Expédiée. Une fois votre bon de commande livré, vous pouvez passer à l'étape de réception de la commande.

Prochaines étapes

Attachments

• stock_order_return_transfer_template.csv56 octets