Dans Retail POS, vous pouvez suivre avec précision les horaires et la présence au travail des employés en utilisant la fonctionnalité d’horloge de pointage. Cette fonctionnalité vous permet de rationaliser le traitement des rémunérations, de contrôler la présence au travail des employés et d’assurer la rémunération exacte des heures travaillées. Vous pouvez également créer des feuilles de temps en utilisant les données de pointage d’arrivée et de départ, ce qui simplifie davantage le traitement des rémunérations.

Utiliser la fonctionnalité d’horloge de pointage

Lorsqu’un utilisateur n’est pas en service, la seule option disponible est de pointer son arrivée. De même, lorsque l’utilisateur est en service, la seule option disponible est de pointer son départ.

Une fois qu’un utilisateur s’est connecté à Retail POS, il peut pointer son arrivée pour enregistrer ses heures de travail. Pour pointer, cliquez sur le nom de l’utilisateur > Pointer l’arrivée.

Lorsque l’utilisateur est en service, le tableau de bord de l’utilisateur indique depuis combien de temps son service a commencé. Pour pointer le départ, cliquez sur le nom de l’utilisateur > Pointer le départ.

Consulter les données de pointage d’arrivée et de départ des employés

Vous pouvez consulter et suivre les horaires et la présence au travail de vos employés depuis la page Utilisateurs. Seuls les managers et les administrateurs sont autorisés à consulter l’activité des utilisateurs. Les caissiers ne peuvent accéder qu’aux informations relatives à leur propre compte sur la page Utilisateurs. Pour en savoir plus sur les autorisations des utilisateurs, consultez notre article Configuration des rôles et autorisations d’utilisateur.

Pour consulter les données de pointage d’arrivée et de départ, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Configuration > Utilisateurs.
2. Cliquez sur l’onglet Activité. Vous pouvez y consulter toutes les activités de tous les utilisateurs. Pour en savoir plus sur le suivi des connexions des utilisateurs, consultez notre article Suivi des connexions d’utilisateurs dans Retail POS.
3. Pour consulter les informations sur les pointages d’arrivée et de départ, sélectionnez Départ et arrivée dans le menu déroulant Actions. Vous pouvez affiner votre recherche en filtrant par période et par utilisateur.
4. Cliquez sur Rechercher.

   

Créer une feuille de temps Google Sheets à partir d’un fichier CSV

Vous pouvez créer une feuille de temps pour l’un de vos employés ou pour tout votre personnel en utilisant les données de pointage d’arrivée et de départ. La création de feuilles de temps peut contribuer à améliorer l’efficacité et la précision des rémunérations.

Pour créer une feuille de temps Google Sheets à partir d’un fichier CSV :

1. Accédez à Configuration > Utilisateurs.
2. Cliquez sur l’onglet Activité.
3. Sélectionnez les filtres suivants :
   • Actions : Départ et arrivée.
   • Période : La période de rémunération.
   • Utilisateurs : L’employé pour lequel vous souhaitez créer la feuille de temps, ou tous les utilisateurs.
4. Cliquez sur Rechercher.
5. Cliquez sur Exporter la liste.

   

6. Dans Google Sheets, Accédez à Fichier > Importer. Téléchargez votre fichier.

   Si un champ Arrivée ou Départ est vide, c’est parce que la personne a oublié de pointer son arrivée ou son départ pour la journée.

7. Dans Google Sheets, sélectionnez la colonne Heure et cliquez sur Données > Scinder le texte en colonnes. Cette opération divisera la colonne Heure en deux colonnes distinctes, l’une pour l’heure et l’autre pour la date.

   

8. Renommez la colonne des dates Date et la colonne des heures Heure.

   

   S'il y a plusieurs pointages d'arrivée et pointages de départ à la même date, une erreur se produira. Pour l'éviter, vous devez fusionner manuellement les pointages afin qu'il n'y ait qu'un seul pointage d'arrivée et qu'un seul pointage de départ par date.

9. Sélectionnez l’ensemble du tableau et cliquez sur Insertion > Tableau croisé dynamique.
10. Cliquez sur Créer.
11. Configurez le tableau croisé dynamique dans l'Éditeur de tableau croisé dynamique en sélectionnant les options suivantes pour chaque valeur :
    • Lignes : sélectionnez Nom d'affichage, puis cliquez sur Ajouter et sélectionnez Date.
    • Colonnes : sélectionnez Action.
    • Valeurs : sélectionnez Heure.

      

12. Sélectionnez la colonne Total général. Faites un clic droit et choisissez Masquer la colonne.

    

13. Sélectionnez les lignes User Total (total de l'utilisateur) et Total général. Faites un clic droit et choisissez Masquer les lignes.

    

14. Saisissez Total dans la cellule G2 et Total de l'utilisateur sous le tableau croisé dynamique, en colonne A.

    

15. Dans la cellule G5, saisissez =minus(E5,D5).

    

16. Cliquez sur la coche verte dans la fenêtre Suggested autofill (remplissage automatique suggéré).

    

17. Sélectionnez la colonne G. Accédez à Format > Nombre > Durée.

    

18. Dans la cellule affichant 0:00:00, saisissez =sum( et sélectionnez toutes les durées totales avant de saisir ) pour terminer la formule.

    

Vous disposez désormais d'un tableau croisé dynamique indiquant le total des heures travaillées chaque jour, ainsi que le total des heures travaillées pendant toute la période sélectionnée.

Créer une feuille de temps Excel à partir d’un fichier CSV

Vous pouvez créer une feuille de temps pour l’un de vos employés ou pour tout votre personnel en utilisant les données de pointage d’arrivée et de départ. La création de feuilles de temps peut contribuer à améliorer l’efficacité et la précision des rémunérations.

Pour créer une feuille de temps Excel à partir d’un fichier CSV, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Configuration > Utilisateurs.
2. Cliquez sur l’onglet Activité.
3. Sélectionnez les filtres suivants :
   • Actions : Départ et arrivée.
   • Période : La période de rémunération.
   • Utilisateurs : L’employé pour lequel vous souhaitez créer la feuille de temps, ou tous les utilisateurs.
4. Cliquez sur Rechercher.
5. Cliquez sur Exporter la liste.

   

6. Ouvrez le fichier dans Excel.
7. Créez une colonne vide à droite de la colonne « Heure ».
8. Sélectionnez la colonne « Heure ».
9. Cliquez sur Données >Convertir.

   

10. Sélectionnez Délimité pour le type de fichier, puis cliquez sur Suivant.
11. Assurez-vous que les colonnes de l’heure et de la date sont séparées par une ligne dans l’aperçu, puis cliquez sur Suivant.

    

12. Sélectionnez Date (AMJ) pour la première colonne et Standard pour la deuxième.

    

13. Cliquez sur Terminer.
14. Renommez la colonne des dates Date et la colonne des heures Heure.
15. Sélectionnez la colonne des dates, faites un clic droit puis sélectionnez Format de cellule.
16. Changez le format de la cellule à Date, puis cliquez sur OK.
17. Sélectionnez l’ensemble du tableau et cliquez sur Insertion > Tableau croisé dynamique.
18. Sélectionnez Nouvelle feuille de calcul et cliquez sur OK.

    

19. Configurez le tableau croisé dynamique comme suit :
    • Lignes : Nom d’affichage et Date.
    • Colonnes : Action.
    • Valeurs : Heure.
20. Cliquez sur la cellule Heure, puis sélectionnez Paramètres de champ.
21. Faites passer la valeur à Somme et cliquez sur OK.

    

22. Sélectionnez les heures d’arrivée et de départ du tableau.
23. Faites un clic droit, puis sélectionnez Format de cellule.
24. Sélectionnez Heure, puis réglez le format à 24 h.

    

25. Cliquez sur OK.

Cela créera un tableau contenant les calculs des heures et des jours travaillés par utilisateur.

Si un champ Arrivée ou Départ est vide, c’est parce que la personne a oublié de pointer son arrivée ou son départ pour la journée.

Pour créer une colonne avec le total des heures travaillées par jour pour chaque employé, soustrayez la colonne Arrivée de la colonne Départ. Additionnez le total des heures travaillées chaque jour afin d’obtenir le total des heures travaillées par chaque employé pour la période de paie.

Les pointages d’arrivée et de départ sont également disponibles via l’API Lightspeed. Pour en savoir plus, consultez le centre de documentation de l’API Lightspeed (en anglais).

Prochaines étapes