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Traitement d’une commande spéciale dans Retail POS (X-Series)

Rupture de stock activée exemple 1

Les produits que vos clients souhaitent acheter sont parfois en rupture de stock, mais vous devez quand même être en mesure de traiter la vente et de commander le stock concerné.

Au lieu de demander au client de repasser plus tard, vous pouvez lui proposer une commande spéciale, appelée « commande incomplète » dans Retail POS.

Cette option vous permet de traiter la commande et de la marquer comme étant incomplète le temps que vous récupériez du stock auprès de votre fournisseur. Vous pourrez ensuite terminer la commande.

Votre client peut également choisir de se faire livrer ses achats ou de venir les ramasser en boutique plus tard.

Ventes incomplètes

Utilisation de la vente incomplète pour les commandes spéciales

Produit(s) en rupture de stock

Vous pouvez traiter la vente même si un produit est en rupture de stock et que vous ne pouvez pas le donner au client lorsqu’il souhaite l’acheter.

La vente est traitée en tant que vente incomplète, puis vous pouvez commander le stock à votre ou vos fournisseurs.

Une fois que vous avez réceptionné le stock, il peut être attribué à la commande, qui sera ensuite terminée selon le choix du client : en livraison ou en ramassage.

Si vous ajoutez le produit à l’écran de ventes et que le stock est nul ou négatif, vous ne pourrez pas cliquer sur le bouton Pay (payer). Une bannière indiquera le message suivant : « You don’t have enough inventory available. Mark sale as unfulfilled? » (« Vous n’avez pas assez de stock. Marquer cette vente comme incomplète ? »).

À cet effet, votre établissement doit activer le paramètre Avertissement de stocks négatifs. Si vous ne souhaitez pas activer la fonctionnalité d'avertissement de stocks négatifs, consultez la section Créer une vente incomplète pour une commande spéciale ci-dessous pour en savoir plus sur la création d'une commande spéciale.

Création d’une vente incomplète pour une commande spéciale

  1. Ajoutez les produits que le client veut acheter à l’écran de ventes. Si les produits sont en rupture de stock, vous pouvez procéder de deux manières pour marquer une vente comme incomplète :
    • Si vous avez activé l'avertissement de stocks négatifs, une fenêtre vous invitera à marquer la vente comme incomplète. Cliquez sur Mark sale as unfulfilled (marquer la vente comme incomplète).

      Rupture de stock activée exemple 1

    • Si ce paramètre n'est pas activé, cliquez sur More actions (autres actions), puis sélectionnez Mark as unfulfilled (marquer comme incomplète).

      Rupture de stock désactivée exemple 2

  2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez Delivery (livraison) ou Pickup (retrait) en fonction des besoins du client.

    Options livraison ou retrait

  3. Sélectionnez le client s’il est déjà créé dans votre boutique ou créez un nouveau client puis ajoutez-le à la vente. Les coordonnées des clients existants seront préremplies et pourront être modifiées au besoin. Pour les nouveaux clients, vous devrez saisir leur nom, leur adresse e-mail et leur numéro de téléphone.

    Renseignements sur le client

    Si vous avez ajouté le client à la vente avant de sélectionner l’option Mark as unfulfilled (marquer comme incomplète), ces informations seront déjà préremplies.
    Informations sur le client préremplies

  4. Dans le champ Sales note (note sur la vente), saisissez l'adresse de livraison du client, ou la date et l'heure de retrait souhaitées. Ces informations seront ajoutées à votre historique des ventes et au reçu du client.

    Order sales note.png

  5. Cliquez sur Marquer comme incomplète.
  6. Une fois la vente marquée comme incomplète, vous pouvez choisir de recevoir le paiement en entier, un paiement partiel ou aucun paiement, selon la politique de votre boutique.

    Dépôts

    Afin de recevoir un dépôt pour la vente, saisissez la valeur du dépôt dans le champ Montant à payer, puis sélectionnez le type de paiement. Une fois le paiement traité, cliquez sur Enregistrer la vente.

    Ce dépôt sera désormais enregistré comme une recette perçue d’avance. Une fois la commande payée intégralement, que ce soit au moment de la commande ou à une date ultérieure, les recettes perçues d’avance deviendront des recettes dans votre comptabilité et dans vos rapports de clôture.

    Enregistrer la vente

  7. Si vous avez reçu le paiement en entier, cliquez sur Complete sale (terminer la vente) pour finir. Si vous avez reçu un paiement partiel ou n’avez reçu aucun paiement, cliquez sur Save sale (enregistrer la vente).

La commande est désormais enregistrée dans l'historique des ventes (Caisse > Historique des ventes) et marquée comme Livraison non effectuée ou Retrait non effectué.

Recherche dans l'historique des ventes

Ajouter un produit à votre catalogue dans le cadre d’une commande spéciale

Il peut arriver que vos clients souhaitent acheter des produits qui ne sont pas actuellement disponibles dans votre boutique et qui n’ont pas encore été créés dans votre catalogue. Au lieu d’ajouter manuellement ces produits à votre catalogue et de traiter la commande spéciale séparément pendant que votre client attend, vous pouvez ajouter rapidement le produit pendant la commande spéciale à l’aide de la fenêtre d’ajout rapide de produit.

  1. Accédez à Caisse > Caisse.
  2. Saisissez le nom du produit que vous souhaitez ajouter à votre catalogue dans le champ Search for products (rechercher des produits), et cliquez sur Add "X" as new product (Ajouter « X » comme nouveau produit).

    Special-Order-Add-Item-As-New-Product.png

  3. Saisissez les informations sur le produit.

    Retail-Quick-Add-Modal-Header.png

    Pour en savoir plus sur la fonction d’ajout rapide de produit, consultez notre guide Utilisation de la fonction d’ajout rapide de produit.

  4. Cliquez sur Ajouter un produit.

Le nouveau produit sera ajouté à votre catalogue à l’aide des renseignements saisis et à la commande spéciale, que vous pourrez traiter selon le processus habituel.

Commande de stocks pour une commande spéciale

Retail POS vous permet d’identifier rapidement les produits qui nécessitent une commande de stock pour répondre aux ventes incomplètes et les ajouter rapidement à un bon de commande.

  1. Accédez à Stocks > Gestion des stocks et Commander des stocks. Saisissez les informations requises du bon de commande.

    Bon de commande incomplet

  2. Pour ajouter des produits en rupture de stock qui ont été vendus dans le cadre d'une commande en boutique (vente incomplète), cliquez sur Ajouter des produits à partir de recommandations.

    Recommandations d'articles

  3. Dans le menu déroulant, choisissez l’établissement où vous souhaitez livrer la commande et cliquez sur Suivant.

    Choisissez l’établissement

  4. Choisissez les types de produits recommandés que vous souhaitez commander et cliquez sur Appliquer.

    Désélectionnez les seuils de réapprovisionnement

  5. La fenêtre affiche désormais tous les produits qui nécessitent un approvisionnement en stock pour les ventes incomplètes. Cochez les cases pour sélectionner les produits que vous souhaitez commander et saisissez la quantité souhaitée dans le champ Quantité.

    Saisissez la quantité

  6. Une fois tous les produits sélectionnés et les quantités saisies, cliquez sur Ajouter les produits à la commande. Vous pouvez ensuite terminer votre commande en suivant votre processus habituel.

Dans le champ Note du bon de commande, indiquez que la commande contient des stocks destinés à une vente incomplète.

Note de la commande incomplète

Présentation de la page Traitement des commandes

Pour consulter l'ensemble de vos commandes incomplètes, accédez à Stocks > Commandes.

Page 'Traitement des commandes'.

En cliquant sur une commande de la page « Traitement des commandes », vous pouvez rapidement marquer la commande comme expédiée, afficher la vente ou marquer la commande comme retirée.

Page 'Traitement des commandes' avec les options proposées lorsque vous cliquez sur une commande.

Emballer une commande

Vos commandes non emballées sont regroupées sous l'onglet Commandes à emballer avec l'état Nouveau.

Page des commandes à emballer.

Pour marquer une commande comme emballée :

  1. Cliquez sur une commande pour en afficher les détails.

    Page 'Commandes à emballer' avec les options proposées lorsque vous cliquez sur une commande.

  2. Cliquez sur Marquer comme emballé.
  3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Marquer comme emballé.

    Fenêtre d'avertissement qui apparaît au moment de marquer une commande comme emballée.

Votre commande passera à l'état Emballé et sera marquée comme emballée.

Modifier l'état de commandes retirées par des clients

Vos commandes à retirer sont regroupées sous l'onglet Retrait en boutique.

Page 'Retrait en boutique'.

Pour marquer une commande comme retirée :

  1. Cliquez sur une commande pour en afficher les détails.

    Page 'Retrait en boutique' avec les options proposées lorsque vous cliquez sur une commande.

  2. Cliquez sur Marquer comme retrait effectué.
  3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Marquer comme retrait effectué.

    Fenêtre d'avertissement qui apparaît au moment de marquer une commande comme retirée.

Votre commande passera à l'état Retrait effectué.

Modifier l'état de commandes à livrer

Vos commandes à livrer sont regroupées sous l'onglet Livraison.

Page 'Livraison'.

Pour marquer une commande comme livrée :

  1. Cliquez sur une commande pour en afficher ses détails.Page 'Livraison' avec les options proposées lorsque vous cliquez sur une commande.
  2. Cliquez sur Marquer comme expédié.
  3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Marquer comme expédié.

    Fenêtre d'avertissement qui apparaît au moment de marquer une commande comme expédiée.

Votre commande passera à l'état Livraison effectuée.

Traitement d’une commande incomplète pour une commande spéciale

Une fois que vous avez réceptionné les produits, vous pouvez procéder au traitement de la commande depuis l’historique des ventes (Caisse > Historique des ventes).

Une vente incomplète doit être payée intégralement avant d’être traitée.

Pour finaliser une commande depuis l’historique des ventes, suivez ces étapes :

  1. Accédez à Caisse > Historique des ventes.
  2. Recherchez la vente et cliquez dessus pour en afficher les détailsVente incomplète de l'historique des ventes marquée comme terminée
  3. Sélectionnez Marquer comme terminé pour que son état passe à Delivery, fulfilled (livraison effectuée) ou Pickup, fulfilled (ramassage effectué) et clôturer la vente.
  4. Vous pouvez maintenant expédier la vente selon votre processus de livraison habituel, ou contacter le client aux coordonnées fournies pour l’informer que sa commande est prête à être ramassée.
    • Dans le cas des ventes à ramasser, nous vous recommandons d’imprimer une copie du reçu de vente et de la joindre aux articles afin d’identifier rapidement la commande lorsque le client se présentera pour la ramasser.

Le traitement d’une vente incomplète ne déclenche pas automatiquement une commande de stock. Celle-ci doit être effectuée manuellement après le traitement de la vente.

Pour en savoir plus sur la commande des stocks nécessaires pour les ventes incomplètes, consultez la section Commande de stocks pour une commande spéciale ci-dessus.

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