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Configuration de l’intégration QuickBooks Online avec Retail POS (X-Series)

Disponibilité des forfaits

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Cette intégration nécessite un abonnement Plus ou Advanced à QuickBooks Online.

Grâce à l’intégration QuickBooks Online, les clients Retail POS peuvent transmettre facilement les rapports de ventes de fin de journée, les comptes de paiement, les bons de commande, les cartes-cadeaux, le crédit en boutique et le coût des marchandises vendues à leur compte QuickBooks Online. Ainsi, les marchands peuvent maîtriser leur comptabilité rapidement et en toute simplicité, sans avoir à saisir les données deux fois.

Après avoir activé l’intégration :

  • Lorsque vous fermez votre caisse à la fin de la journée, les totaux des ventes et des paiements, y compris les écarts de caisse, sont transmis à votre compte QuickBooks Online.
  • Les ventes à paiement différé seront envoyées à QuickBooks Online, ainsi que tous les paiements associés à ces ventes dans Retail POS.
  • Si vous utilisez des cartes-cadeaux ou des crédits en boutique, les montants totaux associés à ces fonctions seront transmis à QuickBooks Online.
  • Le montant total des paiements peut être envoyé sous la forme d’un total, ou vous pouvez choisir de le répartir par type de produit ou de stocks en utilisant les types de classifications que vous avez configurés dans Retail POS.
  • Vous pouvez également choisir d’envoyer un résumé du coût des marchandises vendues (CMV) à votre compte QuickBooks Online. Cette option utilise une méthode de calcul par moyenne pondérée. Vérifiez donc auprès de votre comptable si cela convient à votre entreprise.
  • Les bons de commande peuvent également être envoyés à QuickBooks Online si vous le souhaitez.

Cela vous permet de rapprocher facilement vos transactions sur votre compte bancaire.

Avant de configurer l’intégration QuickBooks Online

  • Seuls les comptes QuickBooks Online peuvent être intégrés à Retail POS.
  • Les paiements appliqués aux ventes à paiement différé dans Retail POS seront synchronisés avec Quickbooks en ligne, mais les paiements appliqués aux ventes à paiement différé dans QuickBooks Online ne seront pas synchronisés avec Retail POS. Ces paiements devront être enregistrés manuellement dans Retail POS.
  • Si vous êtes aux États-Unis, n’utilisez l’intégration QuickBooks Online que si tous les produits de chaque établissement ont le même taux de taxe. En effet, QuickBooks Online pour les États-Unis n’autorise qu’un seul taux de taxe par transaction.
    • Par exemple, si la plupart des articles d’une boutique utilisent un taux de taxe combiné de 15 %, contre 5 %, pour d’autres articles, vous ne devez pas utiliser l’intégration.
    • Cela ne concerne pas les marchands qui utilisent un taux de taxe différent dans différents établissements. Par exemple, 10 % sur les produits de l’établissement A et 5 % sur les produits de l’établissement B, à condition que tous les produits d’un même établissement aient le même taux de taxe.
    • Cela ne concerne pas non plus les marchands dont tous les produits d’un établissement sont soumis à un même taux de taxe, mais dont certains produits sont détaxés (0 % de taxe).
  • N’utilisez pas l’intégration si vous avez appliqué des taux de taxe personnalisés à un produit dans un établissement, comme une taxe de luxe sur certains articles ou un taux de taxe moins élevé pour les fruits ou légumes frais.

L’intégration QuickBooks avec Retail POS vous permet les choses suivantes :

  • Transmettre les fermetures de caisses à QuickBooks. Nous pourrons ainsi suivre les totaux de vos ventes et de vos paiements.
  • Associer les montants totaux des rabais à une réduction dédiée dans QuickBooks Online.
  • Présenter les totaux de ventes sous la forme d’un montant total ou réparti en catégories de produits.
  • Envoyer le coût des marchandises vendues (CMV) à QuickBooks Online chaque jour.
  • Envoyer des bons de commande à QuickBooks Online.
  • Envoyer le total des crédits en boutique à QuickBooks Online.
  • Envoyer le total des cartes-cadeaux à QuickBooks en ligne.
  • Envoyer des ventes à paiement différé à QuickBooks Online.

Les ventes mises de côté ne sont pas automatiquement envoyées à QuickBooks en ligne.

Connecter QuickBooks Online à votre compte Retail POS

Avant de commencer la configuration

  • Configurez tous vos taux de taxe dans Retail POS.
  • Configurer tous vos taux de taxe dans QuickBooks Online.
  • Configurez un produit d’écarts de paiements dans QuickBooks Online. Vous pourrez ainsi surveiller les différences entre le montant estimé et le montant réel lors de la fermeture de votre caisse.
  • Créez un compte d’actifs de stocks dans QuickBooks Online. C’est là que seront envoyés vos bons de commande.
  • Si vous souhaitez répartir vos totaux de ventes en catégories de produits, veillez à définir la catégorie de produit de tous vos produits dans Retail POS.
  • Si vous souhaitez associer les rabais à un article différent, créez une réduction dans QuickBooks Online.
  • Configurez un article de service ou un produit correspondant dans QuickBooks Online pour chaque catégorie de produit définie dans Retail POS.
  • Configurez un compte de passif et un compte de charges pour les crédits en boutique et les cartes-cadeaux dans QuickBooks Online.

Vous ne pourrez envoyer vos écarts d’inventaire et de ventes que vers vos produits ou services QuickBooks Online. Vous ne pourrez pas sélectionner l’ensemble de vos comptes. QuickBooks Online a défini un produit de vente par défaut. Consultez cette page (en anglais) pour en savoir plus sur les produits et services QuickBooks Online ou pour créer un nouveau produit dans QuickBooks Online. Vous devriez effectuer cette action avant d’activer l’intégration.

Vous pouvez maintenant lancer la configuration.

Configurer l’intégration QuickBooks Online

  1. Accédez à la page Configuration > Applications.
  2. Dans la section Suivez vos finances, cliquez sur Connecter à Lightspeed Retail sous QuickBooks Online. Si vous n’êtes pas déjà connecté à QuickBooks Online, vous serez invité à vous connecter.
  3. Cliquez sur Authorize (autoriser) pour confirmer que vous souhaitez associer votre compte QuickBooks Online à votre compte Retail POS. Vous serez alors redirigé vers la page des paramètres QuickBooks Online dans Retail POS.
  4. Sélectionnez le produit QuickBooks Online auquel vous souhaitez transmettre vos totaux de ventes quotidiens. Si vous optez pour leur répartition en catégories de produits, ce compte ne recevra que les ventes des produits dont la catégorie n’a pas été configurée. Vous devez configurer votre article Quickbooks en ligne en tant qu’article non inventorié ou de service. Pour en savoir plus, consultez cette page (en anglais).
  5. Sélectionnez le compte QuickBooks Online auquel vous souhaitez transmettre les écarts dans votre compte de fin de journée.
  6. Sélectionnez le compte QuickBooks Online vers lequel envoyer vos écarts d’arrondi. Retail POS inclura une ligne d’arrondi pour s’assurer que la facture associée à la fermeture de caisse correspond au total des paiements reçus. Le montant total des paiements doit TOUJOURS correspondre au montant reçu dans Retail POS, toutefois, en raison de différences de système de calcul entre QuickBooks et Retail POS pour le total des ventes, la facture peut présenter quelques différences. Une ligne d’arrondi sera utilisée si les totaux diffèrent.
  7. Si vous souhaitez que les rabais soient associés à un article différent dans QuickBooks Online, sélectionnez-le dans le menu déroulant. Sinon, laissez ce champ vierge.
  8. Si vous souhaitez utiliser des rapports de catégories de produits, cochez la case, puis associez chaque catégorie de produit au produit ou service correspondant dans QuickBooks Online.
  9. Vous pouvez choisir de transmettre les renseignements sur les dépenses à QuickBooks Online. Laissez ces champs vides si vous ne souhaitez pas enregistrer les informations relatives au coût des marchandises vendues (CMV) dans QuickBooks Online. Vous devrez sélectionner à la fois un compte de coût des marchandises vendues et un compte d’actifs de stocks. Si vous n’êtes pas sûr de l’option à choisir, consultez votre comptable. Vos bons de commande seront envoyés au compte que vous aurez sélectionné pour les actifs de stocks.
  10. Si vous utilisez le crédit en boutique, sélectionnez un compte de passif et un compte de charges pour le crédit en boutique dans les menus déroulants de la section Liabilities (passifs).
  11. Si vous utilisez des cartes-cadeaux, sélectionnez un compte de produits et de passif pour les cartes-cadeaux dans le menu déroulant de la section Liabilities (passifs).
  12. Pour chaque type de paiement, sélectionnez le type de paiement correspondant dans QuickBooks Online.

  13. Pour chaque type de taxe, choisissez le type de taxe correspondant dans QuickBooks Online. Les groupes de taxes dans Retail POS doivent être associés à un groupe de taxes dans QuickBooks Online.

    Si vous êtes basé aux États-Unis ou au Canada, QuickBooks en ligne propose une taxe de vente automatisée et calcule le taux de taxe correct en fonction du statut d’exonération fiscale du client, de l’emplacement, et du type de produit vendu.

  14. Cliquez sur Enregistrer pour activer l’intégration.

Mapper les frais de traitement de Lightspeed Payments avec QuickBooks Online

Vous pouvez désormais rapprocher vos transactions effectuées par le biais de Lightspeed Payments et voir vos frais de traitement de Lightspeed Payments plus facilement dans QuickBooks Online. Lors de la synchronisation avec QuickBooks Online, les frais de traitement sont indiqués sur vos factures et déduits de vos versements pour un rapprochement encore plus simple.

  1. Accédez à Retail POS, puis cliquez sur Configuration > Applications > QuickBooks Online.
  2. Sur la page de QuickBooks Online, cochez la case Dépenses Lightspeed Payments. Lightspeed Pyments expense2.png
  3. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez ou ajoutez un compte de charges lié aux frais de traitement de Lightspeed Payments, puis cliquez sur Enregistrer. Create account expense.png

Si vous ajoutez d’autres types de paiement, taux de taxes ou catégories de produits, n’oubliez pas de mettre à jour vos paramètres QuickBooks Online en conséquence. Consultez notre guide Utilisation de l’intégration de QuickBooks Online pour en savoir plus.

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